办公室精细化管理阶段性实施办法探讨(PPT 28页)
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4.2.4办公室文件收发岗根据本所存档和有关部门、 单位所需文件的份数印制文件。
4.2.5办公室文件收发岗将文件分发给有关部门、 单位，并分送给分管领导。
4.2.6文件拟稿版、会签和签发版、最后定稿版存 档备查。
4.3 文件的更改
4.3.1 对外来文件本公司无权更改。
4.3.2 拟发过程中的文件更改，必须经会签或签 发人审阅同意，必要时重新会签或签发。对已发 文件的更改，应按照原发文渠道重新拟发、收回 或撤销原件，或拟发更正、补充文件。
集中整块时间办大事。
利用零星时间办琐事。
利用黄金时间办要事。
整体：强化精品意识、精细意识，集中人、 财、物，全力以赴抓好重要文稿起草、重 要公文传输、重要信息报送、重要事项督 办、重要会议和重大活动筹办
个人：每日上班前用5分钟，排出由急到缓、 由主到次、由重要到一般事务顺序。写在 便条粘贴在电脑屏幕一角备忘。
芝加哥和西北铁路公司的董事长罗 南·威廉士说：“一个桌上堆满很多种 文件的人，若能把他的桌子清理一下， 留下手边待处理的文件，就会发现他 的工作更容易，也更实在，我称之为 家务料理，这是提高效率的第一步。”
一个公司无论如何简单，管理如何有序，公 司有待完成的工作总是远远多于用现有的资
源所能做的事情
4.4失效文件的管理
公文被撤销，视作自始不产生效力；公文 被废止，视作自废止之日起不产生效力。
5 支持性文件 5.1《国家行政机关公文处理办法》 6 记录 6.1《收文登记簿》 6.2《发文登记簿》 6.3《文件轮阅表》
强化对下道程序的服务意识
认真掌握并严格按照指导书的程序操作， 是充分体现精细化管理的必然要求。
3.1所办公室文件收发岗负责所部公文收发 管理。
3.2各部门配合办公室对公文处理工作实行 规范化管理。
4 程序 4.1 收文管理 4.1.1办公室文件收发岗收到密级文件和事先不能
公开的有关内部事项的文件，直接送有关领导阅 办。 4.1.2办公室文件收发岗对收到的文件按规定程序 进行登记，交办公室主任提出拟办意见，送主管 领导阅批。根据主管领导批示意见，送分管领导 批办。 4.1.3办公室文件收发岗根据分管领导批示意见将 文件送相关部门。
更高标准：强化对下道程序的 服务意识。
有没有多次返工现象？ 有没有初审、会签文件被领导退回现象？
态度问题：对下道程序的责任意识就是对 大桥的责任意识。从精出发、从细要求。
定置管理在办公室同样有重要意义
1.合理的摆放文件物品并固定下来；橱柜 存放的文件物品要有标识；
2.电子文档要归类清晰，标识清楚。不得 存放在系统盘。
3.建立位置台帐或索引，对需要保存的文 件资料进行登记。
4.会场等场所人员位置安排按部门固定。 不同类别会议所使用会议室相对固定 。
没有优良的工作习惯，是绝不可能 获得高效的
为什么开大会前，领导总要花几分钟亲自 指挥坐在最后的人员移到前排？
为什么白天忙杂事晚上忙正事可工作还是 做不完？
很多时候，让你感到疲惫不堪的往往 不是工作中的大量劳动，而是因为没 有良好的工作习惯——不能保持办公 桌的整洁、有序，从而降低了办公室 生活的质量。也就是说，是这种不良 的工作习惯加重了工作任务，从而影 响工作热情。时间久了，会感到厌倦、 懈怠。
（三）按流程办事办公室工作的 要领
员工最应该掌握的制度应该是“工作指导 书”
举例：公文处理作业指导书
1 目的 本作业指导书对公文处理工作进行规范，
以及时、准确传达贯彻党和国家的方针、 政策、法律、规章、制度，确保相关文件 资料的传递与处置。
2 范围
本作业指导书适用于本所各类公文处理。
3 职责
标准就是最低要求
办公室的精细化管理，说到底就是每个人 对于各自职责的明确并把事情做到位。来自百度文库
但是这个只是常规要求，是标准。 什么是标准？标准就是最低要求。
而精细化的原则是把最平凡的 事情做到极致。
（二）从精细化出发追求效能
我在几分钟之内找到领导急需的书面或电 子文档？
我明明记得把一份材料放在办公桌上，怎 么不见了？
办公室精细化管理阶 段性实施办法探讨
本阶段目的：夯实基础，提高效率， 落实职责，发挥职能。
夯实基础，练好内功 从四个方面入手 提高职业能力，办好事，反应快，不疏漏，有条理。 办好事，是业务水平问题。能较好完成职责范围内的工作。
常规事情做到位。 反应快，是工作效率问题。是减少无效工作，迅速准确应
对。 不疏漏，是严格按流程办事，养成良好习惯。强调把下一
个流程责任人作为服务对象的工作意识。 有条理，是工作作风问题。诸多事务把握轻重缓急，单个
事情讲求善始善终
如何着手？
（一）以下是办公室基本业务工作清单， 包括：
文稿起草、综合协调、会议管理、财产管 理、劳动工资、人事教育、宣传工作、信 息反馈、督促检查、接待安排、后勤保障、 临时交办、外联接待等等
4.2.2拟稿部门将初审或会签后的文件送办公室文 件收发岗办理文件审批程序:办公室文秘初核无误 →移交办公室主任审核同意→送主管领导签发。
4.2.3主管领导签发后，送办公室文件收发岗对文 件进行登记、编号、输入、排版，由办公室文秘 岗负责对文件进行校对、复核。经复核需要对文 稿进行实质性修改的，应按上述程序复审。
每个人在所有这些事务中找到与自己相关 的工作
如果是分工，那么要明确自己在其中承担 的份额
输入是谁？输出是谁？协作者是谁？相关 工作的时限要求，质量要求？可能发生的 导致无法完成的因素是什么？在什么环节 上容易出错？预防性措施是什么？可借助 的帮助有哪些？
存世一千三百多年的赵州桥， 其奥秘就是在于每一块砖石 都完美的分工并很好地肩负 起自己的职责。
4.1.4承办部门负责人根据所领导批示提出批办意 见，落实承办人员。
4.1.5办公室文件收发岗对文件办理情况进行跟踪， 及时催办。
4.1.6办公室文件收发岗每年年终将当年全年纸质 文件移交档案管理岗。
4.2 发文管理
4.2.1部门工作人员拟稿，送部门负责人初审。需 要会签的文件，由拟稿部门送相关部门或单位会 签。
4.2.5办公室文件收发岗将文件分发给有关部门、 单位，并分送给分管领导。
4.2.6文件拟稿版、会签和签发版、最后定稿版存 档备查。
4.3 文件的更改
4.3.1 对外来文件本公司无权更改。
4.3.2 拟发过程中的文件更改，必须经会签或签 发人审阅同意，必要时重新会签或签发。对已发 文件的更改，应按照原发文渠道重新拟发、收回 或撤销原件，或拟发更正、补充文件。
集中整块时间办大事。
利用零星时间办琐事。
利用黄金时间办要事。
整体：强化精品意识、精细意识，集中人、 财、物，全力以赴抓好重要文稿起草、重 要公文传输、重要信息报送、重要事项督 办、重要会议和重大活动筹办
个人：每日上班前用5分钟，排出由急到缓、 由主到次、由重要到一般事务顺序。写在 便条粘贴在电脑屏幕一角备忘。
芝加哥和西北铁路公司的董事长罗 南·威廉士说：“一个桌上堆满很多种 文件的人，若能把他的桌子清理一下， 留下手边待处理的文件，就会发现他 的工作更容易，也更实在，我称之为 家务料理，这是提高效率的第一步。”
一个公司无论如何简单，管理如何有序，公 司有待完成的工作总是远远多于用现有的资
源所能做的事情
4.4失效文件的管理
公文被撤销，视作自始不产生效力；公文 被废止，视作自废止之日起不产生效力。
5 支持性文件 5.1《国家行政机关公文处理办法》 6 记录 6.1《收文登记簿》 6.2《发文登记簿》 6.3《文件轮阅表》
强化对下道程序的服务意识
认真掌握并严格按照指导书的程序操作， 是充分体现精细化管理的必然要求。
3.1所办公室文件收发岗负责所部公文收发 管理。
3.2各部门配合办公室对公文处理工作实行 规范化管理。
4 程序 4.1 收文管理 4.1.1办公室文件收发岗收到密级文件和事先不能
公开的有关内部事项的文件，直接送有关领导阅 办。 4.1.2办公室文件收发岗对收到的文件按规定程序 进行登记，交办公室主任提出拟办意见，送主管 领导阅批。根据主管领导批示意见，送分管领导 批办。 4.1.3办公室文件收发岗根据分管领导批示意见将 文件送相关部门。
更高标准：强化对下道程序的 服务意识。
有没有多次返工现象？ 有没有初审、会签文件被领导退回现象？
态度问题：对下道程序的责任意识就是对 大桥的责任意识。从精出发、从细要求。
定置管理在办公室同样有重要意义
1.合理的摆放文件物品并固定下来；橱柜 存放的文件物品要有标识；
2.电子文档要归类清晰，标识清楚。不得 存放在系统盘。
3.建立位置台帐或索引，对需要保存的文 件资料进行登记。
4.会场等场所人员位置安排按部门固定。 不同类别会议所使用会议室相对固定 。
没有优良的工作习惯，是绝不可能 获得高效的
为什么开大会前，领导总要花几分钟亲自 指挥坐在最后的人员移到前排？
为什么白天忙杂事晚上忙正事可工作还是 做不完？
很多时候，让你感到疲惫不堪的往往 不是工作中的大量劳动，而是因为没 有良好的工作习惯——不能保持办公 桌的整洁、有序，从而降低了办公室 生活的质量。也就是说，是这种不良 的工作习惯加重了工作任务，从而影 响工作热情。时间久了，会感到厌倦、 懈怠。
（三）按流程办事办公室工作的 要领
员工最应该掌握的制度应该是“工作指导 书”
举例：公文处理作业指导书
1 目的 本作业指导书对公文处理工作进行规范，
以及时、准确传达贯彻党和国家的方针、 政策、法律、规章、制度，确保相关文件 资料的传递与处置。
2 范围
本作业指导书适用于本所各类公文处理。
3 职责
标准就是最低要求
办公室的精细化管理，说到底就是每个人 对于各自职责的明确并把事情做到位。来自百度文库
但是这个只是常规要求，是标准。 什么是标准？标准就是最低要求。
而精细化的原则是把最平凡的 事情做到极致。
（二）从精细化出发追求效能
我在几分钟之内找到领导急需的书面或电 子文档？
我明明记得把一份材料放在办公桌上，怎 么不见了？
办公室精细化管理阶 段性实施办法探讨
本阶段目的：夯实基础，提高效率， 落实职责，发挥职能。
夯实基础，练好内功 从四个方面入手 提高职业能力，办好事，反应快，不疏漏，有条理。 办好事，是业务水平问题。能较好完成职责范围内的工作。
常规事情做到位。 反应快，是工作效率问题。是减少无效工作，迅速准确应
对。 不疏漏，是严格按流程办事，养成良好习惯。强调把下一
个流程责任人作为服务对象的工作意识。 有条理，是工作作风问题。诸多事务把握轻重缓急，单个
事情讲求善始善终
如何着手？
（一）以下是办公室基本业务工作清单， 包括：
文稿起草、综合协调、会议管理、财产管 理、劳动工资、人事教育、宣传工作、信 息反馈、督促检查、接待安排、后勤保障、 临时交办、外联接待等等
4.2.2拟稿部门将初审或会签后的文件送办公室文 件收发岗办理文件审批程序:办公室文秘初核无误 →移交办公室主任审核同意→送主管领导签发。
4.2.3主管领导签发后，送办公室文件收发岗对文 件进行登记、编号、输入、排版，由办公室文秘 岗负责对文件进行校对、复核。经复核需要对文 稿进行实质性修改的，应按上述程序复审。
每个人在所有这些事务中找到与自己相关 的工作
如果是分工，那么要明确自己在其中承担 的份额
输入是谁？输出是谁？协作者是谁？相关 工作的时限要求，质量要求？可能发生的 导致无法完成的因素是什么？在什么环节 上容易出错？预防性措施是什么？可借助 的帮助有哪些？
存世一千三百多年的赵州桥， 其奥秘就是在于每一块砖石 都完美的分工并很好地肩负 起自己的职责。
4.1.4承办部门负责人根据所领导批示提出批办意 见，落实承办人员。
4.1.5办公室文件收发岗对文件办理情况进行跟踪， 及时催办。
4.1.6办公室文件收发岗每年年终将当年全年纸质 文件移交档案管理岗。
4.2 发文管理
4.2.1部门工作人员拟稿，送部门负责人初审。需 要会签的文件，由拟稿部门送相关部门或单位会 签。