税务公文写作常见问题分析

2．公文标题缺少文种或生造文种
常见的病例如：①《×××地方税务局关于
2010年春节慰问的方案》，②《关于完成年度 地方税收任务有关问题的紧急请示》。
税务机关的公文种类主要有：命令 (令)、决定、
公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要，共12种。在病例①中， “方案”显然不是一个正式的文种。此外，总 结、计划、规定、办法、制度等，均不是公文 的文种。病例①应当改为《×××地方税务局 关于印发2010年春节慰问方案的通知》。在病 例②中，“紧急请示”的“紧急”虽然能让受 文单位更清楚作者行文的意图，但失之规范， 是典型的生造文种。在日常工作中类似的情形 还有“请示报告”、“情况报告”、“补充通 知等。
此外，正文的结构层次序数也应当注意规范。
《办法》明确规定，公文结构的第一层为 “一、”，第二层为“（一）”，第三层为 “1.（容易标为、号）”，第四层为“（1）”。 在公文草拟中，我们应防止层次序数过多和层 次顺序颠倒。有的公文，到处都是“其一”、 “其二”，“第一”、“第二”，“首先”、 “其次”，“一是”、“二是”等，使整个公 文显得呆板枯燥，应当尽力避免。

（三）公文语言不简洁
“能文者惜墨，善辩者寡言”。公文语言应 当简明扼要，字字珠玑，简练有力，文约事丰， 惜墨如金，努力做到“篇无累句，句无累字”。 从实际工作看，公文语言不简洁主要表现在交 代多、过程多、引据多、阐述多、议论多、修 饰多、套话多、数字多。

例如《××市地方税务局关于印发加强依法治
（3）一个公文标题中出现两个动词。如《关于加 强信息化建设增拨硬件购臵经费的请示》，“加 强”和“增拨”这两个动词就构成了两个事由， 模糊了行文的目的，也产生了语病。
二、公文语言中的常见问题分 析
行政公文是行政机关的意志的载体，精当 地使用语言是机关公文正确达意的前提。 机关公文的性质和功能，决定了公文语言 的风格和要求。总的来讲，机关公文语言 应当规范、准确、简洁、庄重、得体。在 我们的公文语言运用方面，还存在以下一 些问题：
关于顿号的使用。
顿号主要用于内部并列词语之间的停顿。为了
做到公文标题的简洁，标题中能不用顿号的尽 量不用。几个单位联合发文时，公文标题中的 发文机关之间不用顿号，只需空格标示。当标 题中有两个并列词或短语时，可以空格，也可 以用“及、和”等并列连词代替顿号。如《XX 市地方税务局关于免征XX公司房产税 城镇土 地使用税的批复》、《XX省地方税务局关于评 选全省地税系统纪检监察先进集体和先进工作 者的通知》
在病例① “截止4月底，全市地税系统共组织
各项收入3亿元”中，用词不当。该用“截至” 而用了“截止”，这种现象非常普遍。“截止” 是不再延伸、到一定期限停止的意思，而“截 至”是表示没有结束、到某个时点为止的意思。 其它常见易混、易错的词还有：启用与起用， 反应与反映，制定与制订，权利与权力，必须 与必需，以至与以致，效益与效率等，需要我 们在日常的公文处理中正确区分，准确使用。 （第三部分举例详细介绍）
行文，标题中应当标明发文机关。病例② 《×××地方税务局关于×××公司企业所得 税投资抵免税的请示》是上行文，标题中一般 不标明发文机关。在税务机关的公文文种中， 上行文主要有“请示”、“报告”。另外， “意见”也可以作为上行文用，其作为上行文 时，标题中也不必标明发文机关。
4．公文标题制作不精练
（二）公文语言不准确
公文语言的准确运用是行文意图正确表达的基
本前提，公文中，字、词、句、概念、数据、 提法、引语等都必须准确无误，否则，会产生 歧义，影响效用，贻误工作。
常见的病例如：①“截止4月底，全市地税系
统共组织各项收入3亿元”，②“为了防止不 再发生类似的XX事件的发生”，③“提高了公 民的纳税意识”。
税能力建设规划的通知》中，开篇写道：“加 强依法治税能力建设是……重要保障，是…… 必然要求，是……重要举措，是……具体体 现”，“加强依法治税能力建设要以……为指 导，以……为中心，以……为根本，以……为 重点，以……为目标”。公文宜简，必要的道 理可以讲，但老生常谈、不言而喻的道理尽量 不讲或少讲，否则有悖于公文的实用原则，降 低公文的效果。只要提笔踩点，简洁地讲清楚 发文的目的即可，没有必要做长篇大论。
（一）公文语言不规范
所谓规范，就是要求公文语言符合标准、法式。
《办法》明确要求，人名、地名、数字、引文 应当准确规范，应当使用国家法定计量单位。 常见的病例如：①“根据《国家税务总局关于 货物运输业若干税收问题的通知》的规定”， ②“二OO五年，全市地税系统共组织各项收 入8亿元”。
在病例① “根据《国家税务总局关于货物运输
3．公文标题缺少或多用发文机关
常见的病例如：①《关于加强税源管理的通
知》，②《×××地方税务局关于×××公司 企业所得税投资抵免税的请示》。按照《办 法》，公文标题一般由发文机关、发文事由和 文种组成，上报的公文和联合行文，一般不标 明发文机关。
病例① 《关于加强税源管理的通知》显然是下
公文标题应当直观、准确、简炼地反映公文的
主旨。冗长的标题不仅读起来费劲，看起来也 缺乏美感。常见的病例如：《××市地方税务 局转发××省地方税务局转发国家税务总局关 于加强土地税收管理的通知的通知的通知》。
下级税务机关转发上级公文，特别是联合行文的 公文时，标题通常很长。根据《办法》，在转发 上级机关的公文时，除了不能以上级机关公文的 发文字号作为标题外，如标题过长，可以根据主 要事由自拟标题。因此，上述病例可直接修改为 《××市地方税务局转发国家税务局关于加强土 地税收管理的通知》，其中的多层转发，完全可 以在正文中说明。
（3）“通知”误用“决定”。一些基层税务
机关，就人事任免行文时，习惯用“决定”， 如《XXX地方税务局关于×××任职的决定》。 这种做法是明显有违《办法》的，《办法》非 常明确地把人事任免列入“通知”的适用范围。
（4）“意见”误用“报告”。例如，某市地
方税务局在《关于xxx政府批准企业暂缓执行 XXX政策的报告》中，认为市政府批准某企业 暂缓执行有关税收政策欠妥，表示不能执行市 政府的减免税决定。行文的目的，是对重要问 题提出见解和处理办法，而不是向上级机关汇 报工作、反映情况，也不是答复上级机关询问， 因而，应当运用的文种是“意见”，而不是 “报告”。
如果出现三个或以上并列词语，则应该使用顿
号，如《XX省地方税务局关于做好省局管理干 部重要情况、涉及人事工作重大突发事件和问 题类信息报送工作的通知》。对意思较为接近 的并列词或词组，如果连用时中间不加顿号不 会引起误解，也可以省去顿号，如《XX市地方 税务局办公室关于加强元旦春节期间安全保卫 工作的通知》，“元旦”和“春节”之间可以 不加顿号。
地税机关公文写作 常见问题分析
公文写作水平，在一定程度上体现了一个部门、
一个单位机关工作人员的政治理论素质、政策 业务素质、工作作风和工作效率，是机关“软 实力”、“软形象”的体现。进一步提高公文 写作质量，既是改进文风的当务之急，又是规 范机关工作的一项长期任务。本课件依照《全 国税务机关公文处理实施办法》，结合工作实 践和个人学习体会，着重对地税机关公文处理 中的常见问题与各位领导、同事共同作一个初 步的探析，不妥之处，敬请批评指正。
在病例② “为了防止不再发生类似的XX事件
的发生”中，词不达意。需要防止的，是“再 发生”，而决不是“不再发生”。在病例③ “提高了公民的纳税意识”中，搭配不当。一 般说，提高能力、提高素质、提高水平、提高 效率等，而意识、观念、活力等应当用“增 强”。常见的搭配不当还有“优化队伍”（应 当是优化队伍结构），“克服问题”（应当是 解决问题）等等。
（1）“请示”误用“报告”。在日常公文处
理中，常常出现把“请示”和“报告”混为一 谈，如下级单位口头向上级提出事项请求后， 上级要求打个报告上来，就误以为“报告”也 具有请示功能，于是容易出现《关于增拨 XXXX经费的报告》等公文。从该文标题中的 事由可以看出，行文的目的是请求上级机关批 准，而不是反映情况，将“请示”误用了“报 告”。
5．公文标题中滥用标点符号
公文标题中滥用标点符号的情况比较普遍，主
要是滥用顿号、引号和书名号。常见的病例如： ①《××市地方税务局关于加强房产税、土地 使用税征收管理的通知》。②《××市地方税 务局关于印发<税收科研工作考评办法>的通 知》。
根据《办法》规定，公文标题中除法规、规章和 规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。 这就非常明确地要求公文标题中一定要慎用标点 符号。病例①中的顿号应当删掉，或改用空格断 开。病例②中的《税收科研工作考评办法》属于 机关内部的管理制度，不属于法规、规章或规范 性文件范畴，其出现在标题中时，不能添加书名 号。
三、容易用错写错的字词和成 文日期确定原则
一、公文标题中的常见问题分析
公文标题是一份公文的提示，应当直接、
准确、简要地概括公文的主要内容，体 现公文的主题。然而在实际工作中，我 们在撰写公文时容易忽视这一点，造成 不应有的疏漏。
1．公文标题错用文种
正确选择文种是机关文字工作的基本要求。文
种的错用会弱化公文中心思想的表达效果，影 响公文的严肃性和准确性。
关于引号的使用。
在公文标题中，引号主要有两个用途。一是用
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
于缩略语。如《XX市地方税务局关于认真做好 2010年组织收入 “双过半”工作的通知》。 “双过半”是我们常用的一个组织收入工作缩 略语，如果这里使用全称，公文的标题会显得 非常臃肿。
二是一些专用名词，在公文标题中应当使用引
号。如《XX市地方税务局关于在全市地税系统 开展“税收征管能手” 和“税收稽查能手”评 选活动的通知》，这里的“税收征管能手”和 “税收稽查能手”是税务系统内专用的提法， 因此应当标上引号。
（2）“函”误用“批复”。《办法》明确规
定，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、 询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 而“批复”则适用于答复下级机关请示的事项， 主要是对下级机关“请示”的答复，没有“请 示”就没有“批复”。在工作实际中，纳税人 向税务机关书面提出请求批准或要求明确涉税 事项时，行文的标题通常以“报告”或“请示” 的形式出现，致使一些同事常误用“批复”来 答复纳税人提出的涉税事项。
6．公文标题用语不准确
（1）介词重复使用。如《××市地方税务局
关于对全市发票管理情况进行专项检查的通 知》，其中的“关于”和“对”重复，应当删 掉其中的一个。类似情况还有：“关于……有 关问题的报告”，既然有“关于”，就不能再 用“有关”了。
（2）动词和文种的重复。如《关于申请增拨
信息化建设经费的请示》，这里的“申请”就 和文种“请示”重复，应当将“申请”删除。
业若干税收问题的通知》的规定”中，引文的 运用不规范。应当先标明引文的完整名称，再 标引文的字号，不能次序颠倒或只标其一。正 确的写法是“根据《国家税务总局关于货物运 输业若干税收问题的通知》（国税发„20XX‟ 88号）的规定”。
在病例②“二OO五年，全市地税系统共组织各项收入
8亿元”。中，数字语言的运用不规范。在行政机关公 文中，数字使用汉字的主要情形有：行政机关公文的 成文日期和部分结构层次序数用汉字；星期几一律用 汉字，如“星期三”；不表示科学计量和具有统计意 义数字中的一位数，可以用汉字，如“六点要求”； 数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语 或具有修辞色彩的语句用汉字，如“十三县一区”、 “十二五规划”；邻近的两个数字并列连用，表示概 数用汉字，如“五六万元”。除上述情形外，公文中 的年、月、日和时刻均应当使用阿拉伯数字。因此， 病例②应当改为“2005年，全市地税系统共组织各项 收入8亿元”。另外，在实际工作中，有的人习惯把年 份简写，如“2010年”简写成“10年”，这都是很不 规范的。