档案的检索
档案的检索
识的过程。
分类标引：就是赋予档案分类号的过程，使用《档
案分类标引规则》和《中国档案分类法》。
主题标引：就是赋予档案主题词的过程，使用《档
案主题标引规则》、《中国档案主题词表》。
（二）编制检索工具
在档案存储阶段，著录标引之后就是编制检索工具。
即对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各
种检索工具，或输入计算机，建立计算机检索数据
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申新纺织企业联合全宗 （全宗号 Q193）
荣宗敬、荣德生从1915年创办申新一厂起，先后创办了沪申新二厂、 无锡申新三厂、汉口申新四厂、沪申新五、六、七、八、九厂，由申新 纺织总公司管理。1937年日军占领上海后，除申新二、四、九厂维持 生产外，均被日方控制。抗战胜利后，各厂逐步恢复生产，但申新纺织 总公司仅控制申新一、六、七厂，申新二、三、五厂归荣德生于1948 年成立的申新二、三、五厂总管理处管辖，申新四、九厂则基本独立。 1950年5月，申新一、二、五、六、九厂协议成立申新纺织厂总管理处， 次年申新三厂和广州纺织二厂加入，直至1956年公私合营。
库。
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常用的档案检索工具： 1. 案卷文件目录 案卷文件目录又称全引目录，是以全宗为单位将案卷目录与卷 内文件目录相结合按一定次序编排而成册。
2. 分类目录
分类目录是依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一
种档案目录。
3. 主题目录
主题目录是依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的
2，《中国档案主题词表》 是一部由反映档案内容的主题词和词间关系组成的 规范化词典，是进行档案主题标引和主题检索的词 语控制工具，主要供档案馆（室）及文书处理部门 标引和检索档案、文件、资料之用。
档案的检索
层累制的优点在于它能够清楚地现实类目之间的从属和并列关系，但由于每一级只能使用9 个数字表示9 个同位类，而无法表示同位关系较多的类目，所以，档案分类表采用了两种变通的编号方法是（ ）和（ ）。
1、八分法
其办法是只有1-8 八个数字来标记同位类，当同一级类目的号码顺序超过8 时，不用9，而用91、92、93……来标记。例如：
二、《中国档案分类法》的结构与使用方法
《中国档案分类法》由编制说明、基本大类、主表、辅助表四个部分组成。 主表是分类的正文和主体，由词汇、符号体系和注释组成。
（二）符号体系
档案分类表采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个大类，以字母的顺序反映大类的顺序。 在“工业”类等若干大类中采用了双字母制，如NA 地址、NB 石油.…..字母之后，用数字表示下属类目的划分。 类号编制采用层累制原则，即用字母和数字的位数代表类目的级位，一位字母或数字代表一级类，二位代表二级类，依此类推
（一）作为概念转换的依据 （二）揭示检索标识之间的逻辑关系 （三）对检索标识进行系统化排列
档案检索语言的含义和作用
（一）作为概念转换的依据
在使用分类法和主题法检索档案时，必须以检索语言作为概念转换的依据，由此而形成的检索标识才能明确而规范化。 检索语言的单义性，可以保证对同一概念在存储和查检时采用一致的表达形式，以提高检全率和检准率。
工作内容
档案信息存储，是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的全过程；档案信息查找，是指利用检索工具或档案数据库实际搜取所需档案的过程。存储是查找的前提，查找则是存储的目的。 档案信息存储工作的内容有： （1）著录标引。 （2）编制检索工具。
档案检索名词解释
档案检索名词解释
档案检索是指通过特定的检索工具或方法,从大量档案中检索出与特定主题或关键字相关的档案信息的过程,是档案管理的重要组成部分。
档案检索工具通常包括档案检索表、档案目录、索引、检索工具等。
其中,档案检索表是一种用于检索档案内容的表格,通常包含一组有序的字段,用于描述档案中的各种信息,如年代、类型、名称、作者、主题等。
档案目录是一种用于指示档案内容的有序列表,也是通过档案检索表进行检索的基础。
索引是一种用于在档案中查找关键词或主题的数据库,可以加速档案检索结果的返回。
检索工具则是一个可视化的界面,用于输入检索条件和查询结果的展示,方便用户进行快速高效的档案检索。
档案检索的应用场景非常广泛,包括政府机构、企事业单位、档案馆、学术研究机构等。
在这些场景中,档案检索人员需要使用档案检索工具来查找与特定主题或关键字相关的档案信息,如历史档案、人事档案、财务档案等,以便进行更深入的研究、管理或利用。
除了使用传统的档案检索工具外,随着数字化档案的普及,档案检索技术也在不断发展。
例如,现代计算机可以使用自然语言处理技术来生成档案检索表和索引,还可以通过机器学习算法来进行档案主题和关系的自动分类和关联发现,进一步提高档案检索效率和准确性。
档案检索是档案管理的重要组成部分,对于提高档案管理的效率和精度具有重要意义。
随着数字化档案的普及和发展,档案检索技术也在不断进步,未来档案检索将更加便捷和高效。
档案内容查询方法
档案内容查询方法一、前言档案是指记录历史事件、个人信息、组织机构等各种信息的文件或资料。
档案管理是一项重要的工作，而查询档案内容也是其中一个重要的环节。
本文将介绍档案内容查询方法，以帮助读者更好地了解和使用档案。
二、查询前准备在进行档案内容查询前，需要做好以下准备：1.明确查询目的：明确自己要查询的内容和目的，以便更加精准地进行搜索。
2.了解查询范围：确定需要查询的档案所在机构或部门，以及是否有相关权限。
3.获取查询工具：获取可以进行搜索和浏览的工具，如电脑、手机等设备，并安装相关软件。
4.了解查询方式：掌握不同机构或部门的查询方式和规定。
三、在线查询1.国家档案馆网站国家档案馆网站是全国最大的档案官方网站之一，提供了丰富的在线资源和服务。
用户可以通过以下步骤进行在线查询：（1）打开国家档案馆网站首页；（2）选择“电子资源”选项卡，并选择“全文检索”；（3）输入关键词并点击“搜索”按钮；（4）根据搜索结果选择相应的档案文件进行查看。
2.各地方档案馆网站各地方档案馆也都设有官方网站，提供了本地区的在线资源和服务。
用户可以通过以下步骤进行在线查询：（1）打开当地档案馆网站首页；（2）选择“电子资源”选项卡，并选择“全文检索”；（3）输入关键词并点击“搜索”按钮；（4）根据搜索结果选择相应的档案文件进行查看。
3.图书馆网站一些大型图书馆也提供了档案查询服务。
用户可以通过以下步骤进行在线查询：（1）打开图书馆网站首页；（2）选择“电子资源”选项卡，并选择“全文检索”或“专题数据库”等选项；（3）输入关键词并点击“搜索”按钮；（4）根据搜索结果选择相应的档案文件进行查看。
四、现场查询1.国家档案馆现场查询如果需要在国家档案馆进行现场查询，需要先办理相关手续并符合条件。
具体流程如下：（1）前往国家档案馆办理读者证件；（2）根据自己的需求填写申请表格，如阅览申请表、复制申请表等；（3）提交申请表格和相关证件材料；（4）等待审核通过后，前往指定区域进行现场查询。
档案内容查询方法
档案内容查询方法一、引言档案内容查询是指通过一定的方法和工具，对档案中的内容进行检索和查找。
这是在大量信息积累和快速信息传播的时代，方便用户根据自己的需求快速准确地查询到所需信息的重要工具。
本文将从不同的角度和层面，详细探讨档案内容查询方法。
二、关键词检索法关键词检索法是目前最为常见和直接的一种档案内容查询方法。
用户可以通过输入关键词，利用查询工具进行搜索，系统将根据关键词的匹配程度和搜索算法给出相关的档案内容。
2.1 基本操作1.打开档案查询系统；2.在查询输入框中输入关键词；3.点击”查询”按钮；4.系统将返回相关的档案内容列表。
2.2 提高查询准确度的技巧为了提高查询准确度，以下是几个值得注意的技巧：•使用具体的关键词：尽量使用具体而明确的关键词，避免使用模糊或泛指的词汇；•利用搜索引擎的高级搜索选项：搜索引擎通常提供一些高级搜索选项，例如在特定网站中搜索、限定时间范围等，利用这些选项可以更精确地筛选出所需内容；•使用引号：如果需要查询一个固定的短语或特定的词组，可以使用引号将其括起来，以确保搜索结果更精确。
三、分类检索法除了关键词检索法，分类检索法也是一种常用的档案内容查询方法。
分类检索法是将档案内容按照一定的分类标准进行分门别类，用户可以根据自己的需求选择相应的分类进行查询。
3.1 分类标准分类标准可以根据不同档案的特点和内容进行设定，以下是几种常用的分类标准：1.按档案形式分类：如文件、图片、音频、视频等；2.按档案主题分类：如科技、历史、艺术等；3.按档案时间分类：如年代、时期等。
3.2 检索方法分类检索法的具体操作步骤如下：1.打开档案查询系统；2.选择所需的分类标准；3.在相应的分类中进一步选择具体的类别；4.系统将返回相关的档案内容列表。
四、索引检索法索引检索法是一种基于索引的档案内容查询方法。
索引是对档案内容进行摘要和关键词标注的重要工具，用户可以通过索引来查询相关的档案内容。
档案检索流程总结
档案检索流程总结档案管理是一个组织或机构内部必备的重要环节，而档案检索是档案管理中不可或缺的步骤。
本文将对档案检索的流程进行总结，以帮助读者更好地理解和应用于实际操作中。
一、前期准备在进行档案检索之前，需要进行一系列的前期准备工作。
首先，确定检索的目的和范围，明确需要检索的档案种类和时间段。
其次，制定检索计划，确定检索的时间节点和人员分工。
最后，清理档案库存，确保各个档案资料的存放位置和编号准确无误。
二、检索要求在进行具体的档案检索之前，需要明确检索的具体要求和条件。
根据检索目的的不同，可以确定检索条件包括文件编号、文件名称、文件日期、文件主题等。
此外，还可以根据需要进行模糊搜索，以更好地满足实际需求。
三、档案检索流程1. 档案查询根据检索要求，进行档案查询。
可以利用电子档案管理系统进行查询，也可以通过人工查找档案目录和索引进行查询。
根据档案编号或关键词进行查找，并记录查询结果。
2. 档案审核在进行档案检索之后，需要进行档案审核。
审核的目的是确认检索结果的准确性和完整性，避免遗漏或错误的信息。
同时，还需要核对档案的完好性和可读性，确保所查找到的档案符合要求。
3. 档案复制在确认所查找的档案符合要求后，需要进行档案复制。
复制的方式可以根据具体情况选择，可以是打印纸质档案，也可以是电子复制。
在复制的过程中，需要保证档案的保密性和安全性，并记录复制的数量和存放位置。
4. 档案归档复制完成后，需将档案归档。
归档的目的是将检索到的档案重新放回到原来的位置，确保档案的有序性和可追溯性。
归档时需要根据档案的编号和文件夹的标识归还到相应的位置，并进行档案库存的更新。
四、后期处理在完成档案检索后，还需要进行一些后期处理工作。
首先是记录档案检索的过程和结果，以备后续查询和参考。
其次是及时更新档案索引和目录，确保档案管理的准确性和及时性。
同时也可以进行档案利用评估，对档案的利用情况进行分析和评价。
总结：档案检索是档案管理中不可或缺的环节。
第六章 档案的检索
查全率
检索出的有关档案 全部有关档案
100%
2.查准率（检准率）
是指满足利用者要求的准确程度，即检索出 来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比。 与之相对应的是误检率，即检索出来的不相关档 案与检索出来的全部档案的百分比。
查准率
检索出的有关档案
100%
检索出的全部档案
注意：查全率和查准率之间存在着一种互 逆关系，即如果放宽检索范围，以求得较好的 查全率，那么，查准率就会下降；反之亦然。
二、档案检索在档案工作中的地位
档案检索是开发档案信息资源的必要条件，保 证利用工作顺利进行的基本手段。
1.检索是提供利用的先期工作
2.检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手
段
3.检索形成了档案业务中一个独立的重要环节
三、档案检索效率
1.查全率（检全率）
是指检索结果满足利用者要求的全面程度，即检 索出来的有关档案与全部有关档案的百分比；与之对 应的是漏检率，即未检索出来的有关档案与全部有关 档案的百分比。
TB552［12］+SA321［12］ 412403 2-4-31-12 天津市污染气象要素的研究= Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin/ 孙奕敏(天津市气象科研所副研 究员)；王长有，铁学熙(天津市气象科研所助理研究员)［等］.—正 本.—永久.—19821105-19851031.—8卷.—责任者还有边海；李檬；陈 英；刘学军.—19881011获天津市科技进步二等奖 通过大气边界层中的湍流与气象特征来研究大气污染物质的输送和 扩散稀释规律，为大气污染的预报提供了科学依据。本课题为“六五” 期间国家攻关项目《天津市城市生态系统与污染综合防治研究》课题中 所属的大气专题项目。 大气污染 气象要素 大气边界层 天津
档案管理规定的档案检索与利用
档案管理规定的档案检索与利用档案是组织或个人在活动过程中产生的一切书面、照片、录音、录像等信息载体的集合，具有重要的历史、政治、经济、文化价值。
为了确保档案的顺利检索和有效利用，各个机构和组织都应该遵守档案管理规定，建立科学合理的档案检索与利用制度。
一、档案检索的原则档案检索是指通过一系列方法和手段，找到所需档案材料的过程。
为了确保档案的检索工作能够顺利进行，需要遵守以下原则：1. 存储有序性原则：按照一定的层级和规律，对档案进行分类、编号和归档，形成有序的存储体系，方便检索工作的进行。
2. 知识连贯性原则：档案的分类和编号应该与实际活动密切相关，能够反映实际情况和关联性，以确保不同档案之间的信息能够连接起来。
3. 检索有效性原则：档案检索应该既要满足检索的全面性，又要确保检索过程的高效性和准确性，能够快速找到所需档案材料。
4. 保密性原则：在档案检索的过程中，需要严格遵守保密制度，确保档案信息的安全性和隐私性。
二、档案检索的方法为了提高档案检索的效率和准确性，可以采用以下方法：1. 目录检索法：编制精确的目录，将档案按照一定的分类和编号规则进行归纳，通过查找目录中的关键词或关键信息，找到所需档案材料。
2. 索引检索法：根据档案的关键词和主题，编制索引，以便于快速定位所需档案。
3. 电子检索法：利用计算机数据库和信息技术手段，建立电子化的档案管理系统，对档案进行数字化处理和存储，提供多样化、智能化的检索功能。
4. 交叉检索法：通过将档案按照不同的分类标准进行交叉组合，形成多个检索维度，提高档案的检索范围和准确度。
三、档案利用的方式档案利用是指通过档案材料对特定问题进行研究、分析和评估的过程，可以采用以下方式进行：1. 学术研究利用：将档案作为重要的历史资料，用于学术研究、专题调查和学术论文的撰写，以促进学术交流和知识创新。
2. 决策咨询利用：将档案作为决策依据，为政府和企事业单位提供重要的决策参考和咨询服务，帮助决策者做出科学合理的决策。
档案的检索
误检率= 未检出的相关档案
检出的全部档案
x100%
4
例
某利用者要求查阅党纪党风方面的文件，机关档案室 保存相关专题文件40件，检索时检出30件，有10件漏检， 那么这一过程的
检全率=30∕40 x100%= 75% 漏检率=10∕40 x100%=25%
某一利用者要求查找有关离退休干部待遇方面的档案， 机关档案室共检索出30件，利用者查阅后认为其中20件 是相关的，10件是不相关的，那么这一检索过程的
……
双位制
NK 电子 11 电子材料 12 电子元件 13 电子器件
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附注符号（辅助符号）
1、“+”并列符号：用来把两个或三个互相排列的类号组 配起来
“A251+B325”表示整党和干部审查两个并列概念
2、“：”关联符号：用来把两个或三个相互关联的类目组 配起来，表示两个或三个相交概念。
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属分关系：是指概念上具有隶属关系的一系列主 题词之间的关系。属概念词即上位词，分概念即 下位词。
统一战线属概念（上位词） F 爱国统一战线
国际统一战线 民族统一战线
爱国统一战线分概念（下位词） S 统一战线属概念（上位词）
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相关关系：是指主题词之间不存在等同关 系和属分关系，而具有其他密切的关联， 在标引和检索时需要参考的一种相互参照 关系。 民主人士 C 民主党派工作
5、“（ ）”世界各国和地区复分号。依世界各国和地区 表对有关类目进行复分时用。
例如：日本首相对我国进行国事访问为E214（113）
6/“〔〕”中国地区复分号。依中国地区表对有关类目进行 复分时用。
例如：河北省政协主席会议为FAB〔13〕
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四、《中国档案主题词表》简介
档案的检索规则
档案的检索规则档案的检索规则档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。
那么档案的检索规则有哪些呢?一、编制索引的基本规则公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。
二、编制索引的常用方法我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。
无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。
(一)按个人姓名编制索引人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的.检索工具。
利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。
如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。
有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。
一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。
(二)按企事业单位名称编制索引我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：1.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw。
sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。
2.用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。
在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。
如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。
3.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一般就按它们的正常写法归档，除非其中有些成分是可识别的，如姓或全称，在这种情况中，可以与英文名称相似的部分处理。
档案管理学之档案的检索工作
档案管理学之档案的检索工作档案管理学是一门涉及管理、保管和利用档案的学科，其核心是对档案进行有效的管理和利用。
在档案管理学中，档案的检索工作是至关重要的一环，它涉及到如何迅速、准确地找到所需的档案信息，以满足用户的需求。
档案检索的概念和意义档案检索是指根据一定的检索要求，通过检索系统或手段从大量档案信息中准确、快速地找到目标信息的过程。
档案检索的主要目的是方便用户获取所需信息，提高信息利用效率，保证信息的准确性和完整性。
在档案管理中，档案检索是档案管理工作的重要环节，也是实现档案管理目标的重要手段。
档案检索的方法1. 手工检索手工检索是最基本的检索方法，通常通过查阅目录、索引等手段，直接在纸质档案中找到所需信息。
这种检索方法简单直接，适用于档案量较小的情况，但效率较低，容易出现遗漏或错误。
2. 电子检索电子检索是一种利用计算机或其他电子设备进行档案检索的方法。
通过建立电子档案库和检索系统，用户可以通过关键词、日期、属性等方式快速、准确地找到目标信息。
电子检索具有检索速度快、准确性高、信息容量大等优点，是目前档案检索中使用较多的方法。
3. 智能检索智能检索是利用信息检索技术和人工智能技术对档案信息进行智能化检索的方法。
通过自然语言处理、数据挖掘等技术，智能检索系统能够理解用户的查询意图，提供更加精准的检索结果。
智能检索在提高检索效率和准确性方面具有显著优势，是档案检索领域的研究热点。
档案检索的流程档案检索的流程通常包括以下几个步骤：1.确定检索需求：明确用户的检索目的，确定检索范围和检索要求。
2.确定检索策略：根据检索需求选择合适的检索方法和关键词，制定检索策略。
3.进行检索操作：按照检索策略进行检索操作，找到符合要求的档案信息。
4.评价和整理检索结果：评价检索结果的准确性和完整性，整理并输出检索结果。
5.结果反馈和优化：根据检索结果的反馈对检索策略进行调整和优化，提高检索效率和准确性。
档案检索的技术与挑战在信息化时代，随着信息量的爆炸式增长和信息形式的多样化，档案检索面临着新的挑战和机遇。
档案管理规定的档案检索与利用指南
档案管理规定的档案检索与利用指南档案是组织、个人在日常工作和生活中产生的一系列文件和记录的集合，具有重要的历史、法律和价值意义。
为了保证档案的有效管理，档案检索与利用是至关重要的环节。
本文将介绍档案管理规定的档案检索与利用的指南。
一、档案分类与编目档案应根据内容、形式、时间等要素进行分类，并编制目录或索引，以便查找；档案还应根据名称、日期、事件等信息进行编目，确保档案的有序管理。
二、档案的存储与保管档案应妥善存储，保证安全性和可访问性。
存储环境要保持整洁、干燥、通风，避免受潮、霉变等损害，同时应防火、防盗，并采取合适的防护措施，如放置防尘套或封装档案盒。
三、档案检索的方法1. 直接检索：按照分类编目的方法，通过查阅目录或索引，直接找到所需档案。
2. 间接检索：通过书写检索单、填写检索表格等方式，向档案管理人员提出请求，由其负责查找并提供相关档案。
四、档案利用的步骤1. 档案审查：在利用档案前，必须进行审查，核实档案的完整性、准确性和适用性。
2. 档案复制：根据需要，可以将档案进行复制，确保原件的安全，并方便多人共同利用同一份档案。
3. 档案解读：对于较为复杂或难以理解的档案，需要进行解读，明确其含义和价值，以便更好地利用档案内容。
4. 档案应用：根据档案提供的信息和数据，进行相应的应用，如进行研究、起草文件、证实事实等。
五、档案利用的注意事项1. 保密性：在档案利用过程中，必须严格遵守保密要求，禁止泄露档案中的敏感信息。
2. 档案保护：在利用档案时，应当爱护、保护好档案，避免造成损坏或遗失。
3. 责任追究：对于恶意损坏、篡改档案或以不正当手段获取档案等行为，应追究相应的责任。
六、档案利用的效益1. 揭示历史真相：通过档案的检索和利用，可以揭示历史事件的真相，推动社会的发展和进步。
2. 促进科研与教育：档案作为重要的历史和学术资源，对于科研和教育具有重要的支持作用。
3. 公民权利保障：档案的利用能够帮助公民维护自己的权益，并为法律和司法提供证据支持。
第八章 档案的检索
8.4 档案标引
8.4.1 含义
是指在档案著录中，对档案内容进行分析和 选择，并赋予其规范化检索标识的过程。 其中赋予主题词的过程为主题标引，赋予分 类号的过程为分类标引。
8.4.2 分类标引
8.4.2.1 分类标引的依据 《中国档案分类法》是进行档案分类标引的 基本依据。 8.4.2.2 程序和方法 1、熟悉《中国档案分类法》和《档案分类标 引规则》等规范化文件。 2、深入分析文件或案卷的主题内容。分类标 引的结果应能充分揭示档案主题内容。 3、将文件或案卷归入恰当的类目，给予恰当 的分类号。 4、认真审核校对标引结果。
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“. －”
2、保管期限* 分永久、定期（30年、10年）。其前加 “：”，若已改，应著录新的保管期限。
8.3.3.4 时间项 分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加 “. －”。 1、时间项一律用8位阿拉伯数字。历史纪年照原文著 录外，还需附公元纪年，加“（）”标注。 2、没有形成时间的，应据内容、形式特征考证出时 间著录，并加“〔〕” 3、文件时间不完整的，仍注原时间，不清楚部分以 “口”补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕”。 4、考证不出时间的，著录为“. －口口口口口口口 口”，也可注首问世间、审核时间、印发时间，但应在 附注项中说明。 5、起止时间注法：用“—”连接。
8.3.3.6 附注和提要项 1、附注* 此项著录需要解释和补充的内容。依各项目 顺序著录。每一条附注均以“—”分隔。 2、提要* 对文件和案卷内容的简介，应反映主要内容 和重要数据。附注后另起一段写，一般不超过 200字。
8.3.3.7 排检与编号项 1、分类号 依据《中国档案分类法》和GB15418—1994 的有关规定著录。 2、档案馆代号* 依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》 的代码著录。 3、档号 档号中各号之间以“—”相隔。
档案检索基础知识培训
档案检索基础知识培训一、什么是档案检索档案检索是指根据一定的规则和流程，在档案馆、图书馆或其他档案管理机构的档案库中，通过相关的检索工具和方法，找到用户所需要的档案信息的过程。
档案检索是档案管理中非常重要的一个环节，它可以帮助用户快速地找到所需的信息，提高工作效率。
二、档案检索的基本原理档案检索的基本原理包括索引化和检索化两个方面：1.索引化：在进行档案管理过程中，需要对档案进行索引化处理，即建立相应的索引表或数据库，包括档案的题名、责任者、关键词等信息。
索引化是档案检索的基础，它直接影响到检索的效率和准确性。
2.检索化：通过制定检索策略、选择检索工具和方法，将用户提出的检索需求转化为可操作的检索命令，从而找到符合要求的档案信息。
检索化是档案检索的核心环节，需要根据用户的检索需求调整检索策略和方法。
三、档案检索的工具和方法档案检索可以利用多种工具和方法，常见的包括：1.检索工具：档案管理系统、数据库系统、检索软件等。
2.检索方法：主题检索、著者检索、标题检索、关键词检索等。
3.检索策略：根据检索需求制定合理的检索策略，包括选择检索字段、确定检索词、组合检索词等。
四、档案检索的步骤进行档案检索时，一般可以按照以下步骤进行：1.确定检索需求：明确用户对档案信息的需求，包括检索对象、检索范围、检索条件等。
2.选择检索工具：根据检索需求选择合适的检索工具和方法。
3.制定检索策略：根据检索需求制定合理的检索策略，包括选择检索字段、确定检索词等。
4.执行检索命令：按照制定的检索策略在相应的检索工具中执行检索命令。
5.检索结果评价：对检索结果进行评价，判断检索的效果是否符合用户的需求。
五、档案检索的注意事项在进行档案检索时，需要注意以下几点：1.准确性：检索时应确保检索词语准确无误，避免输入错误的检索词。
2.完整性：检索时应确保检索范围完整，避免漏检或误检。
3.及时性：检索应及时进行，避免信息的过时性影响检索结果。
第九章 档案的检索
（五）著录项目细则
1. 题名与责任说明项
（1）正题名。
（2）文件编号。文件编号包括发文字号、科研实 验报告流水号、标准规范类文件的编号、图号等，著
录时按原文照录，前面加“：”号。
（3）责任者。
责任者著录的四种情况
（4）附件。附件是正文后的附加材料，著录时
只著录题名，其前加“＋”号。若正文后有多个附
关于表彰全国民政系统先进工作者和劳动模范的决定： 国人部发„2006‟116号/人事部，民政部+全国民政系统 先进工作者名单+全国民政系统劳动模范名单.—决定.— 永久.—20061031 提要（略） 民政系统 表彰 决定
二、档案标引工作
档案标引是指在档案著录过程中，对档案的内容 进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标识的过程。
馆（室）业务注记
项。
请根据档案著录规则，对下面这份文件进行著录。
人事部 民政部关于表彰 全国民政系统先进工作者和劳动模范的决定》 （国人部发„2006‟116号）
附件：1.全国民政系统先进工作者名单 2.全国民政系统劳动模范名单 二○○六年十月三十一日
分类号 档号 电子文档号
档案馆（ 室）代号 缩微号
，
用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不
同职责、身份之间。
＋ 置于每一个附件之前。 [ ] 置于下列著录内容的两端：
自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”
(
)
置于下列著录内容的两端：
责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身
份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝
档案管理规定的档案检索与查询方法
档案管理规定的档案检索与查询方法档案管理规定的档案检索与查询方法是确保档案能够被快速、准确地找到和利用的重要环节。
有效的检索与查询方法能够提高档案管理的效率和质量，确保相关信息的及时共享和利用。
本文将介绍几种常见的档案检索与查询方法。
一、手工检索方法手工检索方法是传统的档案检索方式，它依赖于人工的辅助工具和参考指南。
下面是几种常见的手工检索方法：1. 目录检索法：目录是一种系统化的将档案按照一定规则组织、分类和排序的清单。
通过目录，用户可以快速地找到所需的档案。
目录检索法对于档案目录的编制和维护要求较高，但在有限的资源下仍然是一种有效的检索方法。
2. 索引检索法：索引是根据档案的内容、特点和属性编制的索引表，通过关键词或主题的索引，可以迅速定位到具体的档案。
索引检索法对于索引的编制和查询的标准化要求较高，但能够提供更精确的检索结果。
3. 卡片检索法：卡片是档案管理中常用的辅助工具，通过将档案信息整理成卡片的形式，可以方便地进行检索和查询。
卡片检索法对于卡片的编制和整理有一定的技巧和规范，但能够提供较高的查询效率。
手工检索方法虽然需要较多的人力和时间成本，但在某些特定场景下仍然具有一定的实用性和必要性。
二、电子检索方法随着信息技术的发展和应用，电子检索方法在档案管理中得到了广泛的应用。
电子检索方法通过计算机和相关软件来实现对档案的检索和查询。
下面是几种常见的电子检索方法：1. 关键词检索：在电子档案系统中，用户可以通过关键词来检索和查询相关档案。
关键词检索方法通常能够提供快速和准确的检索结果，但需要对档案进行合理的关键词标注和索引。
2. 全文检索：全文检索是一种基于文本内容的检索方法，通过对档案全文进行索引和查询，用户可以在档案系统中搜索到含有特定关键词或短语的档案。
全文检索方法能够更全面地查询相关档案，但需要对大量数据进行索引和存储。
3. 数据库检索：数据库是一种专门用于存储和管理档案信息的电子化工具。
档案的检索
2、案卷文件目录 案卷文件目录又称全引目录，是将全宗或全 宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检 索工具。
案卷文件目录表
案卷号 题名 起止日期 卷内页数 保管期限
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ备注
3、全宗目录
全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况 的检索工具。它的内容包括全宗的名称、全宗 号、全宗内案卷数量及起止年代。全宗目录适 合于档案数量较大、全宗较多的大中型档案馆。
6、专题目录
专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关 某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具， 其功能与主题目录有相似之处。但专题目录不受 分类法和主题法的约束，更具灵活性。可以编制 某一专题苟录，将与该专题有关的所有档案集中 起来。
7、文号索引
文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的 一种检索工具它提供了一条按文号检索档案的途径。文 号索引一般采用表格形式。 文号索引适用于机关档案室和地、县级档案馆，省 以上档案馆一般不需要设此索引。文号索引应按年度、 发文机关分别编制，即将同一年度同一发文机关的文件 编一张表，然后将所有的表装订成册。
8、人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指 明出处的一种检索工具。人名索引包括人名 和档号两部分，即把人名引向所在档案的档 号，利用者通过索引的指引，可以查到记载 某一人物的材料。
四、档案计算机检索
档案计算机检索的特点： 档案计算机检索的特点：
1、信息储存量大； 信息储存量大； 2、检索速度快，检索效率高； 检索速度快，检索效率高； 3、检索途径多元化； 检索途径多元化； 4、检索灵活方便； 检索灵活方便； 5、音、像、意结合，直观生动； 意结合，直观生动； 6、对计算机检索系统的依赖性。 对计算机检索系统的依赖性。
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统一战线属概念（上位词） F 爱国统一战线 国际统一战线 民族统一战线 爱国统一战线分概念（下位词） S 统一战线属概念（上位词）
相关关系：是指主题词之间不存在等同关 系和属分关系，而具有其他密切的关联， 在标引和检索时需要参考的一种相互参照 关系。 民主人士 C 民主党派工作
民主党派工学科学 81 基础医学 82 临床医学 …… 88 神经病与精神病学 891 皮肤科与性病学 892 耳鼻喉科学
……
双位制
NK 电子 11 电子材料 12 电子元件 13 电子器件
附注符号（辅助符号）
1、“+”并列符号：用来把两个或三个互相排列的类号组 配起来
示例
1、文件级条目的著录：
GE5.15 2-53-107-8
41010 46 – 94
误检率=10∕30 x100%=33%
检（查）全率和检（查）准率之间存在互 逆关系： 放宽检索条件、限制 检全率高 检准率低 限制检索范围 检准率高 检全率低
二、 档案检索语言
含义
根据检索的需要而创制的一种专门语言。也称标引语 言、标识系统。也称标引语言。与自然语言不同，它 是一种人工语言。 单义性 专业性 作为概念的依据 揭示检索标识之间的逻辑关系 衡量检索效率
等同关系
非正式主题词
下位词
属分关系 上位词
分项
属项
F
S
族首词
相关词 相关关系
族词
参项
Z
C
等同关系：指两个或几个概念相同或相近 的主题词之间的关系。
精简机构———— 正式主题词 D 紧缩机构———— 非正式主题词 紧缩机构———— 非正式主题词 Y 精简机构———— 正式主题词
属分关系：是指概念上具有隶属关系的一系列主 题词之间的关系。属概念词即上位词，分概念即 下位词。
档案检索的一般过程
著录标识
编制
检索工具
确定
查找内容
查找
存储
查检
2、 检索效率
含义
检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面 性和准确性的程度。这是衡量档案检索系统性能与质 量的一个最基本指标。
指标设置
检索效率通常采用查全率查准率和两个指标来衡量。
1、查全率：检索出的相关档案与全部相关档案之间的百分比。
6、附件 只著录附件题名，其前加“+”号；多个附件的， 应逐一注明，各附件前均加“+”号；附件过长， 可节略，节略部分用“…”表示；自拟附件题
名前加“〔〕”。
7、稿本与文种项 1、稿本* 依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草 图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、 试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其 前加“. －”。
2、文种* 依实际情况著录为命令、决议、指示、 通知等，其前加“：”。
8、 密级与保管期限项 （1）、密级*
根据“GB 7156-1987文献保密等级代码”：
数字代码 0 1 2 3 4 5 汉语拼音代码 GK GN NB MM JM UM 汉字代码 公开 国内 内部 秘密 机密 绝密
名称 公开级 国内级 内部级 秘密级 机密级 绝密级
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“. －”
（2）、保管期限* 分永久、定期（30年、10年）。其前加“：”， 若已改，应著录新的保管期限。
9、 时间项 分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加 “. －”。 （1）、时间项一律用8位阿拉伯数字。历史纪年照原文 著录外，还需附公元纪年，加“（）”标注。 （2）、没有形成时间的，应据内容、形式特征考证出 时间著录，并加“〔〕” （3）、文件时间不完整的，仍注原时间，不清楚部分 以“口”补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕”。 （4）、考证不出时间的，著录为“. －口口口口口口口 口”，也可注首问世间、审核时间、印发时间，但应在 附注项中说明。 （5）、起止时间注法：用“—”连接。
（4）、电子文档号 为管理电子文档所设的一组符号代码。 （5）、缩微号 是档案馆赋予档案缩微制品的编号。 （6）、主题词或关键词 按照DA/T19—1999、《中国档案主题词表》 及本专业、单位的规范化词表进行标引。另起 一行，齐头著录；各词之间空一个汉字位置； 一个词不得分两行写。
10、 载体形态项 （1）、载体形态* 分为甲骨、金石、简牍、纸、唱片、胶片、 磁带、磁盘、光盘等。纸张载体不予著录，其 它载体据实著录。其前加“. －”。 （2）、数量及单位* 数量为阿拉伯数字，单位如“页”、“张”、 “片”、“盒”、“米”等。其前加“：”。 （3）、规格* 指载体的尺寸和型号等，其前加“：”。
2、并列题名 以第二种语言文字书写的与正题名并列的题 名，与正题名一并著录，前加“=”号。
3、副题名及说明题名文字 副题名是从属于正题名的另一题名，照原文 著录。正题名能够反映档案内容的，副题名不 必著录。 说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、 用途等的说明文字。必要时照原文著录说明文 字，副题名及说明文字前加“：”。
查全率=
检索出的相关档案
全部相关档案
x100%
2、漏检率：未检出相关档案与全部档案之间的百分比。
漏检率=
未检索出的相关档案 检索出的相关档案
x100%
3、检准率：检索出的相关档案与检出的全部档案之间的百分比。 检准率=
检出的相关档案 检出的全部档案
x100%
4、误检率：检索出的不相关档案与检出的全部档案之间的百分比。
4、文件编号 包括发文字号、科研实验报告流水号、标准 规范文件的统编号、图号等。除年度号用 “〔〕”外，其余照原文抄录。其前加“：”； 若著录多个文件编号，用“；”隔开。 5、责任者 即作者。只有一个责任者时，照原文著录， 其前加“∕”；多个责任者，著录居首 责任者， 被省略的用“〔等〕”表示。
档案的著录标引
含义：档案著录时档案馆（室）编制检索工
具时对档案的内容和形式特征进行分析、选 择和记录的过程。
《档案著录规则》简介
著录项目：10大项23小项
题名与责任者、文本、密级与保管期限、时间、载体形态、丛编、附注、标准 编号及有关记载、提要、排检与编号等
标识符号 1、 .— 各大项（稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体项、附 注项）。 2、 ＝ 并列题名。 3、 ： 副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、规格等。 4、 / 第一责任者。 5、 ； 多个责任者之间、多个文件编号之间。 6、 + 附件。 著录内容识别符 1、（ ） 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责 任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项、 2、〔〕自拟著录内容、载体类型标识、 3、 ？ 推测的不能确定的著录内容，与〔〕结合使用。 4、 □ 每个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字 用 5、 · 外文缩写。 6、 „用于节略内容。
著录标准格式：
分类号 档案馆代号 第一段 档 号 电子文档号 缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件 编号/责任者+附件.—稿本：文种.—密级：保管期 第二段 限.—时间.—载体类型：数量及单位：规格.—附注 提要 第三段 主题词或关键词 第四段
空两格，回行时与一、二段齐头 齐头著录、各词间空一格
稿本、文种 密级、保 管期限
时间
数量、规格
附注
著录项目说明
题名与责任说明项
1、正题名：
一般指单份文件的题目或案卷封面的题目名称。须照 原文著录。 2、并列题名 以第二种语言文字书写的与正题名并列的题名。与正 题名一并著录，前加“=”号。
3、副题名及说明题名文字 副题名是从属于正题名的另一题名，照原文著录。正 题名能够反映档案内容的，副题名不必著录。 说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说 明文字。必要时照原文著录说明文字，副题名及说明文字 前加“：”。
误检率=
未检出的相关档案 检出的全部档案
x100%
例
某利用者要求查阅党纪党风方面的文件，机关档案室 保存相关专题文件40件，检索时检出30件，有10件漏检， 那么这一过程的 检全率=30∕40 x100%= 75% 漏检率=10∕40 x100%=25% 某一利用者要求查找有关离退休干部待遇方面的档案， 机关档案室共检索出30件，利用者查阅后认为其中20件 是相关的，10件是不相关的，那么这一检索过程的 检准率=20∕30 x100%= 67%
第八章 档案的检索
一、 档案检索概述 二、 档案检索语言 三、《中国档案分类法》简介 四、《中国档案主题词表》简介 五、 档案检索工具 六、 档案著录 七、 档案标引
一、 档案检索概述
1、 档案检索的含义和一般过程
含义
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据 需要进行查找的工作。
例： 正题名
文号
责任者
附件
GE5· 75 411010 2-53-107-8 46-94 转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制 度报告的通知的通知：京政发[1989]56号/北京市人民政府 +国务院通知+国家教委报告+市计委、市高教局、市人 事局实施意见．—副本：通知．—内部：永久.—198907 02．—8页：260mm×184mm．—教委报告不全，市计委 市高教局、市人事局实施意见全无 国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进 行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。 北京市有关单位提出了实施意见 毕业生分配 高等院校 教育改革 制度