中央企业档案信息化建设工作指引20140113修改稿

中央企业档案信息化建设工作指引

目录

第一章总则 (1)

1重要意义 (1)

2指导思想 (1)

3基本原则 (2)

4工作目标和任务 (2)

5保障措施 (3)

第二章名词和术语 (4)

1规范性引用文件 (4)

2术语说明 (5)

第三章档案管理系统建设 (8)

1总体要求 (8)

2基础设施要求 (8)

3资源建设要求 (8)

4系统功能要求 (9)

第四章电子文件管理 (17)

1总体要求 (17)

2电子文件的收集与积累 (17)

3电子文件的整理与归档 (18)

4电子档案的捕获\登记与著录 (18)

5电子档案的存储与备份 (19)

6电子档案利用与网络化服务 (21)

7电子档案的转换和迁移 (21)

8电子档案的鉴定与销毁 (21)

9电子档案的移交 (22)

第五章传统载体档案数字化 (23)

1基本原则 (23)

2基本方式和流程 (23)

3组织实施 (23)

4加工流程与要求 (25)

5档案数字化加工参考标准 (34)

第一章总则

为进一步加强中央企业档案信息化建设，推进企业档案信息资源管理标准化、规范化进程，充分发挥企业档案资源优势，按照国资委《关于中央企业开展管理提升活动的指导意见》中提出的“强基固本、控制风险，转型升级、保值增值，做强做优、科学发展”的主题思想，结合中央企业档案信息化建设现状，对中央企业档案信息化建设工作提出如下工作指引：

1 重要意义

企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分,企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，与企业生产经营和改革发展密切相关，不可或缺。档案信息化是促进中央企业管理水平提高的必然要求，是实现国有资产保值增值的重要手段，是档案部门参与企业生产经营和管理活动的具体体现，也是档案部门遵循档案工作自身发展规律，进一步深化改革，推动科技进步，提高服务效率和质量的必然选择。

近年来，中央企业档案信息化建设取得了长足进步，但仍存在一些不容忽视的问题：部分企业对档案信息化建设重要性认识不足，重视不够；档案信息化建设的资金投入不足，存量档案数字化水平较低，增量电子档案管理不规范，系统建设分散，档案信息资源孤岛现象比较突出，难以适应系统集成、信息共享和业务协同的需要；档案信息化建设人才队伍匮乏等。因此，中央企业必须充分认识档案信息化建设的重要性，把这项工作作为一项重要和长期的任务来抓，采取有效措施，切实做好档案信息化建设工作。

2 指导思想

各中央企业要坚持以科学发展观为指导，认真贯彻国家有关档案、信息化的法律法规，贯彻中央企业档案工作会议和中央企业开展管理提升活动的要求，结合企业发展战略和管理特点，加快档案信息化建设，积极推

进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，全面提升中央企业档案管理水平，以适应企业生产经营和改革发展的需要。

3 基本原则

企业档案信息化建设应遵循以下原则：

3.1 统筹规划，持续推进

坚持档案信息化建设与企业信息化协调和同步发展，将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，立足全局与长远，做好档案信息化顶层设计。并通过不断的管理提升和流程再造，实现与信息化的良性互动。

3.2 统一标准，严格规范

各中央企业应加强本行业、本系统档案业务和信息技术的标准化建设，完善现行的档案管理制度和业务流程，实行档案信息化建设统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理。

3.3 注重质量，确保安全

严格遵循国家相关制度、标准和技术规范，建设安全保障体系，通过基础设施建设、组织制度完善和安全技术保障等多种手段和措施，实现和保证实体安全、数据安全和网络安全。

4 工作目标和任务

4.1 企业档案管理系统建设目标

力争在“十二五”末，基本完成重点中央企业统一的档案管理系统及相关标准规范体系建设，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的数字档案馆（室）体系。企业应将数字档案馆（室）体系建设纳入企业信息化建设规划，积极推进档案信息化建设。

4.2 档案数字化建设目标

各企业要研究制定档案数字化推进方案，为档案数字化提供资金保障,不断提升中央企业档案数字化率，并将企业档案数字化率列入中央企业档案工作评价范围。档案数字化要坚持应用与抢救并重的原则，积极将企业

重要的、利用率高的、急需抢救的档案纳入数字化范围。

4.3 推进电子文件管理

各企业要认真贯彻落实国家《电子文件管理暂行办法》和国资委《关于推进中央企业电子文件管理工作的指导意见》,将电子文件管理作为档案信息化建设的重要内容。各企业信息管理部门在开发与实施各业务信息系统时要充分考虑电子文件归档需求，统筹规划归档电子文件管理，确保归档电子文件的完整、准确与安全。各企业要加强企业特色电子文件管理研究和试点，完善管理体制机制，研究制定符合企业管理特点的相关标准规范，配备相适应的设施设备，为电子文件管理提供先进的技术和方法。

5 保障措施

5.1 加强组织领导

中央企业要高度重视档案信息化工作，建立健全档案管理机制和机构，加强领导，明确工作职责，研究解决本企业档案信息化建设的现实问题，自上而下扎实推进，确保档案信息化建设工作落到实处。

5.2 经费保障

计划、资金、设备等管理部门应当为档案信息化建设提供必要的保障措施，按照企业档案信息化建设规划，制定相应计划，确保管理经费、设施设备投入、费用开支得到落实，为档案信息化建设工作提供必要保障。

5.3 队伍建设

设立专职档案信息化管理岗位，加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，引导档案人员适应信息化要求。要认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，积极推进企业档案信息化建设。

5.4 政策保障

国资委将档案信息化建设内容纳入中央企业信息化考核指标和中央企业信息化水平评价内容。