合同档案管理制度

文件编号：Qzh／BJMH 11 09 08

合同档案管理制度

第一章目的

第一条为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。

第二章适用范围

第二条适用公司所有档案管理与员工。

第三章档案管理基本规定

第三条档案分类和内容：

（一）技术档案：包括产品类、项目类、设备类和资料、工具类，产品类下分：产品企业标准、图纸、软件（电子版）、计算书、用户使用说明书及实物等别，别下分子目，为具体的档案资料（以下相同）；项目类下分：工程项目基本资料、项目投标文件、工程合同协议、图纸、设备（自产、外协及购进）、设计资料软件（电子版）、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别，下设子目；设备类下分：生产设备、交通设备、设计及办公设备（计算机、工控机及其他辅助设备）等别，别下子目；资料、工具类下分：图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别，别下子目。所有类、别、子目分成三级管理目录，以L、B、ZM为代码。

（二）销售部档案：包括销售合同、客户资料、员工指标进度、

回款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、汇报和考核记录等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。其中：按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系，按年度划分构成纵向体系；客户资料按片区分，必须具备企业基本资料、人物基本信息、业务基本信息、开发业务进度等要素；具体业务专门档案是由业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化过程性档案，由有关部门转存，档案保管人（销售内勤）分类添加而成的累积性档案；地区办事处以销售档案为主，按公司档案管理制度建立档案体系，受销售部和公司档案管理员双重管理。

（三）行政档案包括：各类收发文件、商务函件（传真、邮件、电子邮件）、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行政合作协议合同文件、公司大事记、网站发布的各类信息、员工效率手册等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。

（四）人事档案包括：员工个人档案、个人历史档案和缴费档案、劳动合同、员工培训档案、公司招录辞退记录等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。

（五）财务档案包括：各类财务报表、固定资产财务档案、统计档案、各类投资档案和其他等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。

（六）公司电子档案和机密档案是公司特殊档案，纳入档案管理，但必须执行特殊政策。电子档案是所有相关文件和程序的电子版，由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保存，光盘按原档案的归属类别编码，并注明成档日期和版本号，加密档案注明密级，加上密码；机密档案是所有加密档案的总称，由公司各级具有涉密权限的保管人员

掌握，采用特殊编码方式和代码制作目录。

第四条档案的编制和要求

（一）档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，如有特殊保管要求的鲜活品，性质不稳定的化学品等），按照类、别、子目、成档日期、识别数编码；同时，档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。

（二）档案制作时，要求工作人员具备良好的档案意识和编订技能，如有特殊情况，应与档案管理人员联系要求指导；纸质载体要求采用规范的纸笔和书写、印刷方式，如不规范应及时补救（易褪色的字迹和传真件等加以复印固定并随原件附）或更换；电子版本要经解码、阅读后可入库。

（三）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。

（四）在部门或员工考核时，如需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。

（五）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。

第五条档案的密级：

（一）公司机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案；绝密

级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。

（二）经公司解密后的档案，纳入一般档案管理。

第六条档案存放编号和管理交接原则

（一）技术档案编码为 MH-DA-JS-XX--XX-XXXX---XXXX-----X

注：类别日期识别码密级（二）销售部档案编码为MH-DA-XS-XX-XX-XXXX-XXX-X

（三）行政档案编码为MH-DA-XZ-XX-XX-XXXX-XXX-X

（四）人事档案编码为MH-DA-RL-XX-XX-XXXX-XXX-X

（五）财务档案编码为MH-DA-CW-XX-XX-XXXX-XXX-X

（六）电子档案的编码与同内容的相关档案一致，如需另立，则按相同方式编码，第一个识别码为符号C，

（七）档案按照年度建立，每年度为一卷，统一的年度编码在卷首标明，并在档案封面上注明。

（八）档案管理，关键在于统一管理方法，建立健全管理制度，严格遵守规定的方法和调阅途径。凡交接档案，要求：先交验档案目录；再抽样验收档案总量的50%，各类比例相当，查验有否短缺、伪造、标注不明等；再抽取30%的档案作为流动样本，验收是否符合工作流程（查流转记录或模拟流转）。档案接转时，双方应约定最后签字交接的时间，一般为五个工作日（供接收方查对和交接方介绍的时间）。

第七条档案的存、撤、销、并、分规定和流程：

（一）档案封存，由管理员接收时确定封存档案的价值和属性，进而编码、编目，纳入档案库；