合同审批及付款操作指南

合同审批及付款操作指南

南京公司合同审批及付款在OA中实现电子流审批，相关的操作步骤如下：

一、发起签呈表

目前采用的纸质签呈表，对应于OA系统中的文件会签单，发起签呈表时，只需进入OA系统【综合办公】模块的“南京文件会签单”，点击“新建”即可新建一个文件会签单，如图1-1所示：

图1-1

表单填写说明：

编号：不可编辑，申请单提交后，系统自动生成（编号规则由管理员统一维护）。

✧日期：不可编辑，默认为系统当前日期。

✧文件名称：必填项，填写文件的名称。

✧文件编号：填写文件的编号信息。

✧概要：必填项，填写文件的概要信息。

✧经办人：不可编辑，默认为系统的当前用户名，可以通过“选

择“按钮重新选择经办人。

✧部门：不可编辑，默认值为系统当前用户所在部门。

✧是否需要发文：默认值为空，可以选择“是”或“否”，此处

的选择仅做为一个标识，不与其他功能相关联。

✧是否需要盖章：默认值为空，可以选择“是”或“否”，此处

的选择仅做为一个标识，不与其他功能相关联。

✧是否需要存档：默认值为空，可以选择“是”或“否”，此处

的选择仅做为一个标识，不与其他功能相关联。

✧备注：填写需备注说明的信息。

注：

需要挂载附件文件时，点击图1-1中红色标识出的回形针按钮，即可上传文件，上传成功后如图1-1所示。上传的文件大小控制在10M以内，如太大会影响上传的速度，领导查阅时，打开文件的速度也会受到影响。

流程图及说明：

图1-2

✧顺序审批

按选择人员的顺序依次进行审批，全部人员审批结束后，本环节才算审批结束；该环节的审批人可以为一个人，也可以为多个人。

✧并发审批

选择的人员必须全部审批通过后（审批不分先后顺序），该环节才算审批结束；该环节的审批人可以为一个人，也可以为多个人。

在并发审批时，如果该环节的审批人为多个（2人及以上），用户打开审批单时，系统会弹出如图1-3所示的提示框：

图1-3

点击“确定”进行审批即可。

二、发起合同申请审批

在文件会签单审批结束后，即可在OA系统中发起合同会签单申请审批，进入【综合办公】模块的“南京合同会签单”，点击“新建”按钮即可新建一个合同会签单，如图1-4所示：

图1-4

表单填写说明：

编号：不可编辑，申请单提交后，系统自动生成（编号规则由管理员统一维护）。

✧日期：不可编辑，默认为系统当前日期。

✧紧急程度：默认为普通，有“普通”、“紧急”、“特急”三个选

择项。

✧所属公司：默认为空，选项值由管理员统一维护。

✧所属项目：默认为空，选项值由管理员统一维护。

✧项目期数：默认为空，选项值由管理员统一维护。

✧合同名称：必填项，填写合同的名称。

✧合同编号：填写合同的编号信息。

✧合同类型：默认为空，选项值由管理员统一维护。

✧合同金额：填写合同的金额。

✧合作方：必填项，填写合作方信息。

✧经办人：不可编辑，默认为系统的当前用户名，可以通过“选

人员“按钮重新选择经办人。

✧拟稿人：填写拟稿人姓名。

✧核稿人：不可编辑，通过“选人员“按钮选择核稿人。

✧盖章：必填项，默认值为空，选项值由管理员统一维护。

✧存文：填写归档编号或其他内容，视实际使用情况而定。

✧概要：填写合同文本的概要信息。

✧部门负责人审批意见、会签部门审批意见、管理层审批意见：

不可编辑，供领导层进行纸质签署。

注：

在进行合同审批时，有的领导会需要查看原始的签呈表（即审批

结束后的文件会签单），这时我们可以把审批结束后的文件会签单作为附件上载至合同会签单。上载文件会签单的步骤如下：

✓保存文件会签单

✧打开审批结束的文件会签单，点击“打印“按钮，显示打印界

面，如图1-5所示：

图1-5

✧点击浏览器的“文件“选项，如图1-6所示：

图1-6

✧选择“另存为“按钮，弹出如图1-7所示的界面：

图1-7

✧选择保存文件的地址，点击“保存“即可保存当前的文件会签

单。

✓上传文件会签单

✧点击图1-4中的“回形针“按钮，把保存下来的文件会签单上

传即可。

流程：

审批的流程严格按照公司发布的管理权限划分手册执行。

三、发起付款申请审批

在合同会签单审批结束后，相关人员会把合同内容输入到明源系统，在需要进行合同付款时，即可在OA系统中发起付款申请审批，进入【综合办公】模块的“南京付款申请”，点击“新建”按钮即可新建一个付款申请单，如图1-8所示：

图1-8

表单填写说明：

✧编号：不可编辑，申请单提交后，系统自动生成（编号规则由

管理员统一维护）。

✧日期：不可编辑，默认为系统当前日期。

✧紧急程度：默认值为：普通，可通过下拉菜单选择。

✧申请部门：不可编辑，默认值为申请人所在部门，可以通过“选

择”按钮重新选择部门。

✧申请人：不可编辑，默认为系统的当前用户名。

✧支付方式：必填项，可多选。

✧币别：默认值为：人民币，通过下拉菜单选择。

✧金额：默认值为：0，填写付款的金额。

✧大写：不可编辑，系统按填写的金额信息自动转换大写样式。

✧我方单位：通过下拉菜单选择，选择项的内容由管理员统一维

护。

✧对方单位：必填项，填写对方单位信息。

✧开户行信息：填写申请人所在单位的开户行信息。

✧账号信息：填写申请人所在单位的银行账号信息。

✧付款用途及说明：必填项，填写付款的用途信息。

✧备注：填写付款时需备注说明的信息。

✧借款单编号：填写关联的借款单编号，无关联借款单时可不填

写。

✧金额：填写关联的借款单的金额，无关联借款单时可不填写。

✧借款人：填写关联的借款单的借款人信息，无关联借款单时可

不填写。

✧日期：不可编辑，通过日期控件选择；填写关联的借款单的日

期，无关联借款单时可不填写。

✧合同会签单编号：填写关联的合同会签单编号，无关合同会签

单时可不填写。

✧合同编号：填写关联的合同会签单中的合同编号，无关合同会

签单时可不填写。

✧合同名称：填写关联的合同会签单中的合同名称，无关合同会

签单时可不填写。