物业管理公司ISO90012015版全套程序文件

A B C物业管理有限公司A B C P R O P E R T Y M A N A G E M E N T C O.,L T D 编号：PD版本号：A程序文件PROCEDURE DOCUMENTS编制：日期：审核：日期：批准：日期：文件受控章及分发号声明：程序文件未经相关人员许可，不得翻印。

责任部门：品质管理部程序文件目录企业程序文件目录01 文件控制程序A/0 1/31．0目的通过对管理体系文件和外来资料的管理控制，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、保存和更改的规定，处于受控状态。

2．0范围适用于所有管理体系文件、资料的管理和控制。

各单位是指各部门和管理处的统称。

3．0 职责3．1 品质部负责对各单位与体系有关文件的控制，并进行指导和管理。

3．2各单位文件管理员负责体系文件和相关资料的接收、登记、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。

4．0 程序4．1 文件和资料的制定、审核、批准4.1.1公司所有管理体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。

4．2 文件和资料的发放4.2.1管理手册的《文件发放名单》由总裁审批，由品质部建立发放记录。

4.2.2程序文件的《文件发放名单》由管理者代表确定，品质部负责发放。

4.2.3作业指导书由相关制定单位确定发放范围，并建立发放记录。

4.2.4设备标准、图纸等由科技公司负责管理。

工程类标准、技术图样等由品质部建档、编号。

4.2.5 法律法规类文件由品质部负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。

4.2.6 以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后2日内填写《收文记录》。

4.2.7 文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。

01 文件控制程序A/0 2/3 4．3 文件和资料的保管4.3.1企业管理手册、程序文件、部门工作手册、项目管理方案、记录表格及法规、国家及行业标准类（设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在品质部备案一份复印件。

文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。

4.3.2 对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。

4.3.3存档作废文件在封面加盖“作废章”。

4．4 文件和资料的有效性控制4.4.1为确保公司体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。

版本号用A、B、C……表示第一、第二、第三版……；用0、1、2……表示未经修改、第一次、第二次修改……。

当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次执行。

4.4.2相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。

4．5 文件和资料的更改4.5.1文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写《文件修改记录》报主管领导审批。

4.5.2文件和资料的更改一般由原审批人批准，如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。

4．6 文件和资料的分类和编号4.6.1质量/环境手册：Q&E（序号）-（文件名称）4.6.2程序文件：PD（序号）-（文件名称）4.6.3作业指导书：WI/（单位代码或专业代码）- (文件名称)4.6.4标准规范：BZ/（单位代码或专业代码）—（名称）4.6.5管理方案：FA/（管理处代码）—（文件名称）4.6.6工程图籍：TJ/（单位代码或专业代码）—（名称）4.6.7标书：BS/（单位代码或专业代码）—（名称）4.6.8合同：HT/（单位代码或专业代码）- （名称）4.6.9 程序文件记录表格： QR—（三位自然数序号）4.6.10各单位记录表格：QR—（三位自然数序号）（单位代码或专业代码）01 文件控制程序A/0 3/3 4．7 文件借阅4.7.1根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。

4.7.2 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议借阅期内沟通，并办理相关归还手续。

4.7.3对借阅文件应妥善保管，不得损坏或私自复印。

4．8 公开文件的控制4.8.1公开文件是指公司面向客户公布或发放的各类文件，如业主公约、客户手册、客户须知、收费标准、通知、公开信等。

4.8.2 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或发放的单位负责。

4.8.3 公开文件的标识应结合实际予以管理，如业主公约、客户手册等印刷品不必有状态标识，但在《文件清单》中应有明确编号和状态号；通知则应按公司统一格式和要求进行标识。

4.8.4 各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给客户，审批记录应留用备查。

如入伙阶段的资料经管理者代表审批，管理处的日常通知经主任审批。

5．0 相关文件与记录QR-001 《文件发放名单》QR-002 《文件清单》QR-003 《文件修改记录》QR-004 《发放记录》QR-005 《收文记录》QR-006 《借阅记录》QR-007 《法律法规文件清单》1．0 目的确保记录准确、完整、清晰、及时，能够为体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明，为管理体系的持续改进提供依据。

2．0 范围适用于公司各级、各类记录和表格的管理。

3．0 职责3．1 品质管理部负责记录控制程序的执行。

3．2 各单位负责与各自有关的记录的建立和检查。

4．0 程序4．1 记录包括能够直接或间接地证明管理体系运行的有效性，服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据。

分类如下：1）管理体系实施方面的记录。

如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、检验、测量记录、试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、投诉处理记录、员工培训记录等。

2）服务质量验证方面的记录。

如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。

4．2 表格的分类编号4.2.1表格采用以下形式分类编号：1）程序文件记录表格编号：QR 表格序号，从001开始，按自然数开始依次排列记录标志2）各单位记录表格编号：QR —☆☆单位代码，按以下规定执行表格序号，从001开始，按自然数开始依次排列记录标志3）各专业记录表格编号：QR —☆☆专业代码，按有关规定执行表格序号，从001开始，按自然数开始依次排列记录标志4.2.2 单位代码与单位名称对应如下：1）公司领导总裁—01、管理者代表—02、副总裁—03~09、副总工程师—102）部门代码品质管理部—M、市场拓展部—S、人事行政部—R、财务部—C、顾问咨询部—G3）子公司开元同济楼宇科技公司—KJ、北京开元国际物业公司—BJ4）管理处代码聚龙湾—A100、圆龙园—A101、雅豪轩—A102、联想—A103、海富—A105、御景台—A106 5）专业代码前期管理—QQ、工程管理—GC、综合服务—ZH、设备管理—SB、房屋管理—FW、环境管理—HJ、安全管理—AQ、培训教育—RP、人事管理—RS、行政管理—RB4．3 体系文件分发号的控制（行政类文件不在范围）4.3.1管理手册（Q&E）、程序文件（PD）由品质管理部发放。

发放号：Q&E—接收单位代码、COP—接收单位代码如发放给联想的《管理手册》的发放号是：QM—A103。

4.3.2 由部门制定的作业指导书由制定单位负责发放。

发放号：作业指导书编号—接收单位代码如财务部《财务工作手册》（WI/C）给联想的发放号是：WI/C—A103。

4.3.3 服务中心负责将文件发放给各班组及相关人员。

管理手册和程序文件每个服务中心只限一本，作业指导书可由相关单位识别发放范围，由管理处实施二级发放，填写相关《发放记录》。

二级发放不需文件发放号来进行控制。

4.3.4 单位的文件发放以1年为一次记录周期，除行政类通知外，文件发放的记录为：单位代码—00X（X为自然数，依次递增排列）文件名称如品质管理部的第5次发文《管理信息》的发文记录为：M—005 《管理信息》4.3.5 第4.3.4条中文件范围包括除Q&E、PD、WI系列及QR系列以外的资料，且不属于行政类发文的。

QR系列发放不需填写发放号，只需填写《发放记录》。

4．4 记录的填写4.4.1 记录的填写必须及时、真实、准确、完整和清晰，不能出现造假和乱涂乱改等现象。

4.4.2 在填写收发记录时，根据文件的情况适当地填写收文记录，示意清楚即可。

如接收整本文件时，只需填写文件编号即可，不必按照文件目录逐一填写。

4.4.3 对特殊情况的收发记录应灵活对待，如文件以放入文件柜、传真、E-MAIL等不直接接触的形式发放的，可由执行人在发放记录中代签接收人。

4．5 记录的收集保管4.5.1 记录的收集保管由各单位指定专人负责，并在收文2日内填写《记录表格清单》。

要求记录清晰完整，不允许有破坏残缺，签字手续应齐全。

不符合上述要求的记录，相关人员不予接收。

在记录有效期内，文件管理人员必须保证记录完整无缺。

4．6 记录的借阅4.6.1根据工作需要，经单位主管批准，公司内部人员可借阅存档的记录，应填写《借阅记录》。

借阅期一般以三天为限，文件保管人员负责办理借阅手续并监督相关人员按期归还，记录归还时，应确保完整无损。

4．7 《记录表格清单》的内容包括序号、编号、名称、状态、对应文件、责任单位、保存期限等。

4．8 失效记录的处理4.8.1 超过保存期或失效的记录或表格，由各单位保管人员在接到新表格记录后负责销毁。

4.8.2 对文件已经声明失效的记录，在未接到新记录的特殊阶段，应在原表格上按新记录要求进行填写。

特指印刷成册的一类表格。

5．0 相关文件与记录QR-006 《借阅记录》QR-008 《记录表格清单》03 管理方针控制程序A/0 1/2 1．0 目的为明确本公司管理方针的制定、宣传方法和过程，特制定本程序。

2．0 范围本公司范围内管理方针的管理和运用，对外进行管理方针的宣传。

3．0 职责3．1 总裁负责批准管理方针。

3．2 管理者代表负责管理方针的具体实施。

4．0 程序4．1 管理方针的制定4.1.1 管理方针最初由公司认证工作推行小组研讨制定，形成决议，报总裁批准。

4．2 管理方针的内容要求在《管理手册》的16中2.2已经描述，除此之外应：（1）综合考虑组织活动与质量有关的因素以及对环境造成的影响；（2）确定承诺环境责任的程度；（3）保证遵守相关法律、法规的要求；（4）体现污染预防的原则。