(档案管理)磁性载体档案管理与保护规范
声像档案管理标准
声像档案管理标准1 范围本标准规定了声像档案的职责、管理内容与要求、检查与考核、形成的报告和记录.本标准适用于大唐新能源宁夏公司声像档案的管理工作.2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款.凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本.凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准.中华人民共和国档案法照片档案管理规范 GB/T11821—2002磁性载体档案管理与保护规范 DA/T15—19953 定义和术语3.1 声像档案是指我公司在政工、生产管理、经营活动形成的具有重要保存价值的照片包括正片和底片、录音、录像、影视片等专门载体材料.4 职责4.1 档案室4.1.1 负责公司声像档案的收集、整理指导和保管、利用、鉴定等工作.4.1.2 负责在工程建设初期编制拍摄大纲,规定工程建设过程中必须拍摄照片和录像录音的活动和事件内容,明确拍摄要求和整理归档的职责.在基建过程中,再根据基建工程的实际情况扩充和丰富内容.4.2 党群部4.2.1 负责公司在行政管理、生产管理、经营活动中形成的有保存价值的照片、录音、录像载体材料的收集、整理、归档工作.5 管理内容与方法5.1 归档范围5.1.1 上级领导人来公司视察工作或从事其它活动形成的声像材料.5.1.2 外国贵宾来公司访问、洽谈等活动中形成的声像材料.5.1.3 公司领导在重要的活动中形成的声像材料.5.1.4 公司召开的重要会议如党代会、职代会、团代会、先进表彰会等和举行的重要活动形成的声像材料.5.1.5 模范先进人物在重要活动中形成的声像材料.5.1.6 公司参加市级以上展览会的展品照片、录像带,以及荣获市级以上奖励的文艺创作节剧日、体育运动项目和外地参加表演,竞赛等活动中形成的声像材料.5.1.7 本公司荣获的市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片. 5.1.8 本公司人员参加国内外重要学术活动和被授予荣誉称号以形成的声像材料.5.1.9 重要科技发明、荣获市级以上奖励的科研课题所形成的声像材料.5.1.10 反映公司基建工程原貌,从奠基、开工典礼、工程建设施工过程特别是隐蔽工程的施工过程、竣工落成典礼等全过程建设活动中形成的照片、录像带、录音磁带等声像材料5.1.11 重大人身、设备事故现场形成的声像材料.5.1.12 本公司名称牌匾的照片.5.1.13 本公司大型建筑、设备的照片.5.1.14 在不同时期录制本单位情况介绍或汇报的声像材料.5.1.15 5.1.15其它具有特殊意义和保存价值的声像材料.5.2 声像档案的归档要求：5.2.1 凡属归档范围的声像档案,由摄制部门指定专人于每年第一季度将上年形成的照片包括底片、录音带、录像带、光盘进行整理,向档案室归档.5.2.2 归档的声像档案材料必须清晰、完整,质量良好,底片和照片一并归档.5.2.3 归档的声像档案要详细记录时间、地点、人物、活动内容及摄录人姓名. 5.2.4 归档的磁性载体档案材料必须是原版、原件.5.2.5 照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、反映原貌、未加修饰剪裁.5.2.6 数码照片采用JPEG格式存储,分辨率不低于500万像素,并刻录光盘归档. 5.2.7 归档的声像档案要填写归档目录一式二份,交接双方验收后各存一份备查声像档案的移交清单式样见附录A.5.3 声像档案的保管5.3.1 声像档案的保管,按类别和不同的载体,不同的装具分别排列存放.5.3.2 为便于声像档案的保管,可按不同载体和规格分为照片、底片、录音带、录像带等编号存放,与文字档案同一内容的应互相注明见某卷.5.3.3 声像档案置于专门的铁制装具中保管和存放.5.3.4 保存声像档案的温度应控制在规定范围内：温度14－24℃,相对湿度40－60℃.5.3.5 归档的磁带要装在密封盒里,按编号顺序放在专用柜内.5.3.6 声像档案应有防火、防盗、防光、防潮、防虫、防霉、防磁措施.5.3.7 定期检查声像档案保管情况.对长期保管且不常用的录音带、录像带,至少隔半年得绕一次；对经常使用和污损的声像,要及时修补、复制.5.3.8 归档的声像档案,未经鉴定批准,任何人不得私自抽出,清洗、消磁、涂改、销毁.5.4 声像档案鉴定与销毁5.4.1 成立声像、实物档案鉴定小组,由主管领导、档案人员及有关业务部门人员组成,定期对已超过保管期限的特种档案进行鉴定.并注明鉴定意见和签名.5.4.2 销毁档案必须严格掌握,销毁前应造具清册,提出销毁报告,经主管领导审核,报档案鉴定委员会批准,销毁时应指定两人监销,监销人必须在档案清册上签字. 5.5 声像档案的借阅和利用5.5.1 档案管理人员要编制声像档案的案卷目录等检索工具,为查找利用提供方便.5.5.2 声像档案原版一般不得借出档案室外.如有特殊需要,须经主管领导批准后,方可限期外借.利用高的声像档案可将复制件外借、外租.5.6 声像档案的统计5.6.1 建立声像档案的统计制度做好声像档案的收进、移出、现存数量、提供利用及效果等项工作的统计.5.7 声像档案的整理5.7.1 声像档案的整理原则5.7.1.1 声像档案的整理工作,应按照各种载体档案自然形成规律,有利于保持其相互的有机联系, 有利于保管、利用为原则,使档案能正确地反映公司的各项工作活动情况并便于查找、利用.5.7.2 录音像、影音光盘档案的整理：5.7.2.1 一般以年度为界,按问题内容、用途进行分类.分类时尽可能做到：永久性和周转性分开；机密性和一般性分开；原版本和复制品分开.5.7.2.2 按年度─问题─盘号编写档号.同一内容的按归档时间编一个流水号,数量少的可以不分类, 直接按归档时间顺序编流水号.5.7.2.3 每盘、盒的外套贴上标签标签式样见附录B,注明形成日期、版本、主要内容、主要人物、职务、带长时间、编号、机器型号、种类、保管期限、密级等,并填写卷内目录卷内目录样式见附录C.5.7.3 照片的整理5.7.3.1 照片分类：按电力企业档案0-9大类进行分类同纸质档案.一个年度一个大流水.无论单张照片还是一组若干张照片,都自成为一个单元,为区别于纸质档案照片序号后加照片档案代号“Z”, 分类方案应保持前后一致,不应随意变动.5.7.3.2 将同一类的照片按时间顺序依次嵌进装具.5.7.3.3 照片按年度结合问题整理,照片和底片、负片和反转片要分开保管.5.7.3.4 照片文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素.——事由：照片影像所反映事件、事物的情由.——时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间.——地点：被摄物所在的具体地点.——人物：照片影像上主要人物的姓名、身份.——背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景.——摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人.5.7.3.5 底片的文字说明：底片分负片和反转片两种.负片与照片内容对应,编上底片号,翻拍的用字母“F”标注,不需另写文字说明.反转片要同照片一样编写文字说明,书写在插袋式的芯页.5.7.3.6 照片文字说明的编写要求a编写照片的文字说明要包括六要素,即：事由、时间、地点、人物、形成的条件背景、作者. 照片的文字说明编写要求.b综合运用六要素,概括地揭示照片档案所反映的全部信息.c文字简洁,语言通顺,一般不超过 200 字.d统一用阿拉伯数字表示时间,年、月、日用“.”隔开.5.8 照片档案目录的填写方法5.8.1 照片档案目录项目有照片底片号、照片题名、拍摄日期、档号、存放地点.以照片自然张为单元填写目录,册内照片目录样式见附录D.5.9 声像档案的保管期限5.9.1 声像档案保管期限表6 检查与考核6.1 声像档案是公司档案的一个组成部分,必须按规定收集齐全、规范整理、及时归档,由公司档案室实行集中统一管理.6.2 对于未将声像档案按时归档的部门,按经济责任制进行考核.7 报告和记录执行本标准应形成的报告和记录见表1.表1附录 A资料性附录声像档案移交清单声像档案移交清单注：录音、录像带可使用此表,将照片编号改为录音像带编号.附录 B资料性附录录音、录像档案目录格式录音录像档案封面小标签D2录音：100㎜×65㎜盘号：附录C资料性附录录音、录像档案目录录音、录像档案卷内目录附录 D 资料性附录册内照片目录册内照片目录。
企业档案工作规范(DAT42-2022)
企业档案工作规范（DAT42-2022）中华人民共和国档案行业标准DA/T42—2022企业档案工作规范（IS家档案局2022年11月2日发布，2022年1月1日实施）1范围本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。
本标准合用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或者修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
GB/T9705文书档案案卷格式GB/Tl1821照片档案管理规范GB/Tl1822科学技术档案案卷构成的普通要求GB∕T17678.ICAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T1档案工作基本术语DA/T12全宗卷规范DA/T13档号编制规DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T22归档文件整理规则DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T31纸质档案数字化技术规范DA/T32公务电子邮件归档与管理规则DA/T43缩微胶片档案数字化技术规范JGJ25档案馆建造设计规范IS015489.1信息与文献一文件管理：通则IS015489.2信息与文献一文件管理：指南3术语和定义DA/T1-2000确立的以及下列术语和定义合用于本标准。
3.1企业档案buinerecord企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
3.2 电子档案electronicrecord具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
3.4 档案信息化archivalinformationization运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。
磁性载体档案管理与保护规范
磁性载体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范(中华人民共和国行业标准DA/T l5--95)1、范围本标准规定了对磁性载体文件的积累、归档要求和磁性载体档案的管理、贮存与保护等诸环节的要求。
本标准适用于机关、团体、企字业单位的磁性载体文件和磁性载体档案的管理与保护。
不适用于计算机光盘、激光视盘和激光唱盘。
2、引用标准下列标准所包含的条文，通过佳本标准中的引用而构成为本标准的条文。
在标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。
GB 1989--80 信息处理交换用七位编码字符集在9磁道12?7mm磁带上的表示方法GB 7309--87 盒式录音磁带总技本条件CB 7574--87 信息处理一信息交换用的磁带标号和文卷结构GB 8566--88 计算机软件开发规范CB 8567--88 计算机软件产品开发文件编制楷南GB 9385--88 计算机软件需求说明编制揩甫CB 9386--88 计算机软件测试文件编制规范GB 9416.1--88 信息处理数据交换用130mm改进调频制记录的位密度为7958磁道翻转/弧度、道密度为1?9道/毫米的双面软磁盘第一部分:尺寸、物理性能和磁性能G8 11956--89 高速复制录音磁带GB/T 14306一93 VHS盒式录像磁带GB l4307--93 录像磁带性能测量方法3、定义本标准采用下列定义:3.1、磁性载体文件磁性载体文件系指以磁性材料(如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带)为俏息载体的文件。
3.2、磁性载体档案磁性载体档案系指国家机构、扯会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。
3.3、软件软件系指计算机程序和相应的数据及其它文件，包括固件中的程序和数据。
3.4、软件文件软件文件系指软件的书面描述和说明。
它规定了软件的功能、性能?组成及软件设计、测试、维护和使用方法。
电子文件管理模拟卷4(推荐文档)
电子文件管理一、填空题1、文本文件是.指以ASCII码方式(也称文本方式)存储的文件，更确切地说，英文、数字等字符存储的是ASCII码，而汉字存储的是机内码。
2、国际档案理事会电子文件委员会将电子文件生命周期查分为三个阶段：设计、形成、和维护。
3、电子文件鉴定工作的特点是多维性、连续性、分散性、风险性。
4、电子文件内容鉴定工作的要素是为谁鉴定、由谁鉴定、文件价值。
5、在电子文件归档的同时，也归档相应的纸质文件，这就是双套归档制。
6、广义的检索包括存储和查找。
7、检索语言是__根据检索的西药而创制的，表达文献主题概念和检索课题概念的人工语言8、查全率是指检索出的相关文件与检出的全部文件的百分比。
9、电子文件载体主要可分为磁性载体和光学载体两种。
10、根据《磁性载体档案管理与保护规范》的规定，磁性载体应保管在温度__15~27摄氏度________之间，相对湿度应在__40%-60%________的范围内。
二、名词解释1、1、电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件2价值鉴定根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限，对保存期限已满的电在文件进行复审，并按照复审记过对电子文件作响应处理的过程。
3、逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实行件的电子文件向档案部门移交的过程4、电子文件的著录是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、北京及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程及成果三、简答题1、简述文件生命周期理论的基本内容。
文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干个阶段，文件在每一个阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一定的对应关系2、电子文件的特点是什么？一.信息的非人工识读性二.系统的依赖性三.信息与特定载体的可分离性四.信息的易变性五.信息存储的高密度性六.多种信息媒体的集成性七.信息的可操作性3、数字档案馆与数字图书馆的区别是什么？从（管理对象）上看从（运作方式）上看从（社会角色定位）上看4、电子文件鉴定工作的内容是什么？电子文件的鉴别工作，电子文件内容鉴定和技术状态鉴定，电子文件的处置，对电子文件鉴定过程的记录，5、电子文件WEB检索的特点是什么？借助超级链接表示多种检索途径，检索界面统一、友好，检索系统相对持久稳定，集成多种检索技术，传播文件、档案管理知识《电子文件管理》试卷答案要点2007.6.4考（4学分）一、名词解释（每小题3分，共12分）：1、电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（档案管理）磁性载体档案管理与保护规范
（档案管理）磁性载体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范(中华人民共和国行业标准DA/T l5--95)1、范围本标准规定了对磁性载体文件的积累、归档要求和磁性载体档案的管理、贮存与保护等诸环节的要求。
本标准适用于机关、团体、企字业单位的磁性载体文件和磁性载体档案的管理与保护。
不适用于计算机光盘、激光视盘和激光唱盘。
2、引用标准下列标准所包含的条文，通过佳本标准中的引用而构成为本标准的条文。
在标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。
GB 1989--80 信息处理交换用七位编码字符集在9磁道12?7mm 磁带上的表示方法GB 7309--87 盒式录音磁带总技本条件CB 7574--87 信息处理一信息交换用的磁带标号和文卷结构GB 8566--88 计算机软件开发规范CB 8567--88 计算机软件产品开发文件编制楷南GB 9385--88 计算机软件需求说明编制揩甫CB 9386--88 计算机软件测试文件编制规范GB 9416.1--88 信息处理数据交换用130mm改进调频制记录的位密度为7958磁道翻转/弧度、道密度为1?9道/毫米的双面软磁盘第一部分:尺寸、物理性能和磁性能G8 11956--89 高速复制录音磁带GB/T 14306一93 VHS盒式录像磁带GB l4307--93 录像磁带性能测量方法3、定义本标准采用下列定义:3.1、磁性载体文件磁性载体文件系指以磁性材料(如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带)为俏息载体的文件。
3.2、磁性载体档案磁性载体档案系指国家机构、扯会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。
3.3、软件软件系指计算机程序和相应的数据及其它文件，包括固件中的程序和数据。
3.4、软件文件软件文件系指软件的书面描述和说明。
它规定了软件的功能、性能?组成及软件设计、测试、维护和使用方法。
档案管理试题二
档案管理试题二档案管理试题二一、单选题1、我国最早的档案文字材料是 ( C )。
A、绢帛档案B、简牍档案C、甲骨档案D、金文档案2、 ( A )是电子文件最主要来源。
A办公领域B生产领域C电子商务D家庭领域3、( A )是电子文件的逻辑属性。
A数字 B电子 C文件 D档案4、( B )是电子文件的物理属性。
A数字 B电子 C文件 D档案5、电子文件的出现，最早可追溯到20世纪50年代的（ D ）A美国B英国C日本D美国和英国6、电子文件的信息和特定载体之间是（ B ）A、不可分离的B、可以分离的C、电子文件中的信息在载体上具有固定的物理位置D、以上说法都不对7、电子文件整体存在方式与宏观管理方式的特点是（ A ）A系统规定性B多媒体的集成互动性C逻辑上的自由组合性D人机双重阅读性8、电子文件组成的特点是（ B ）A系统规定性B多媒体的集成互动性C逻辑上的自由组合性D人机双重阅读性9、电子文件工作管理体制的基本原则是（ D ）A准确完整B高效易用C安全保障D集中统一10、下列哪个不属于档案馆电子文件的工作内容（ B ）A、电子档案的鉴定B、电子档案的流转C、电子档案的利用和开发D、电子档案的统计11、电子公文的成文日期是三号仿宋字体，右空（ D ）个字的距离。
A一B二C三D四12、下列选项不属于全面集中鉴定特点的是（ D ）A多维性 B间隔性 C相对模糊性 D相对清晰性13、下列选项不属于单项随时鉴定特点的是（ D ）A连续性 B分散性 C相对清晰性 D相对模糊性14、（ C ）是以美国国家档案馆为代表的鉴定方法。
A全面集中鉴定法 B单项随时鉴定法 C内容鉴定法D职能鉴定法15、（ B ）是电子文件鉴定的基本方法。
A、内容鉴定法B、职能鉴定法C、技术鉴定法D、以上都不对16、按照电子文件工作的管理体制的原则，电子文件应由（ C ）统一管理。
A、本单位信息技术部门B、文件形成单位C、档案管理部门D、专业信息服务部门17、电子文件鉴定贯穿于电子文件生命周期各阶段，其中概念阶段的鉴定工作是在（ D ）。
8特殊载体档案管理制度
库木塔格热电厂档案制度新疆万向化肥能源有限公司热电厂筹建处特殊载体档案管理制度(XWRD-GC-08)2011-10- 编写 2011-10- 实施第一条主要依据（一）《电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894—2002（二）《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 15-95（三）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T 17678.1-1999第二条管理职责与要求（一）管理职责1.档案部门是光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案归口管理部门。
2.负责本单位归档光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本企业相关业务部门特殊载体档案的形成、积累和移交等工作。
3. 相关业务部门兼职档案员，应负责本部门光盘、录像、录音等特殊载体档案的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按特殊载体档案管理规范，完成特殊载体档案的整理与移交。
（二）管理要求1. 档案部门应按GB/T 18894—2002标准，对各业务部门移交的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及移交的特殊载体档案安全、有效。
2.信息部门应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
3.光盘、磁盘、录像、录音等载体的形成部门应按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
第三条归档要求（一）归档范围记录本单位主要职能活动和重要工作成果的光盘、录像、录音等特殊载体档案均属归档范围。
1.领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的录像、录音文件。
甘肃省档案工作规范化管理办法
甘肃省档案工作规范化管理办法附件：.甘肃省机关档案工作规范化管理标准
.甘肃省企业事业单位档案工作规范化管理标准 .甘肃省档案工作规范化管理等级测评申请表
.甘肃省档案工作规范化管理测评小组成员签字表 .甘肃省档案工作规范化管理测评单位备案表
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附件
甘肃省机关档案工作规范化管理标准
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甘肃省企业事业单位档案工作规范化管理标准
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附件：
甘肃省档案工作规范化管理等级测评申请表
附件：
甘肃省档案工作规范化管理测评小组成员签字表
签字时间：年月日
说明：此表一式两份，组织测评单位存一份，申报测评单位存一份。
附件：
甘肃省档案工作规范化管理测评单位备案表
市（州）档案局或省直主管部门盖章：备案时间：年月日
说明：此表由各市（州）档案局、省直专业主管部门每年年终集中填写所管范围内已通过档案工作规范化管理等级测评的单位，一式一份向省档案局备案（同时上报电子版），并据此领取测评等级证书。
甘肃省档案局办公室年月日印发。
特殊载体档案管理制度
库木塔格热电厂档案制度新疆万向化肥能源有限公司热电厂筹建处特殊载体档案管理制度(XWRD-GC-08)2011-10- 编写 2011-10- 实施第一条主要依据（一）《电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894—2002（二）《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 15-95（三）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T 17678.1-1999第二条管理职责与要求（一）管理职责1.档案部门是光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案归口管理部门。
2.负责本单位归档光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本企业相关业务部门特殊载体档案的形成、积累和移交等工作。
3. 相关业务部门兼职档案员，应负责本部门光盘、录像、录音等特殊载体档案的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按特殊载体档案管理规范，完成特殊载体档案的整理与移交。
（二）管理要求1. 档案部门应按GB/T 18894—2002标准，对各业务部门移交的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及移交的特殊载体档案安全、有效。
2.信息部门应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
3.光盘、磁盘、录像、录音等载体的形成部门应按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
第三条归档要求（一）归档范围记录本单位主要职能活动和重要工作成果的光盘、录像、录音等特殊载体档案均属归档范围。
1.领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的录像、录音文件。
电力企业新型载体档案管理保护
浅谈电力企业新型载体档案的管理与保护0 引言随着电力企业的高速发展，企业办公自动化的普及，记录电力建设活动的形式日益呈现出多样性和复杂性，新型载体档案随之大量涌现，并以其载体与信息直接结合方式的特殊性，以及其所记载信息的重要性、集成性和易消失性，对传统纸质档案保护理论造成很大的冲击。
目前新型载体主要是以数码形式存贮于光盘、软盘、磁带、磁盘，并依赖计算机等数字设备进行阅读、处理，且可在通信网络上进行传输的文件集合形式。
由于新型载体档案与传统纸质档案在档案形成以及保管、利用技术上的差异，因此，此类档案的保护越来越凸显它的重要性和急迫性。
一、当前有关的新型载体档案保护规定我国档案保护技术贯彻“以防为主，防治结合”的原则，重在基础设施和基本保护条件的改善。
1995年，国家档案局颁布了《磁性载体档案管理和保护规范》，（da/t15-1995）；2002年，我国颁发了《电子文件归档与管理规范》，（gb/t 18894-2002）；国家档案局颁布了《电子公文归档管理暂行办法》，（国家档案局第6号令）；2005年，国家档案局发布了《公务电子邮件归档与管理规则》，（da/t 32-2005）；以上文件，明确了对电子文件、公务邮件等电子数据的传递、归档、整理以及贮存有电子数据的磁性载体的积累、归档要求和载体档案的管理、贮存与保护。
二、新型载体档案管理现状和缺陷现状：新型载体文件不同于传统文件的管理、移交，其形成部门更加分散，信息更加集成，因此，移交归档都要比传统文件更不容易集中统一管理。
目前，电力企业的新型载体档案管理大致可归纳为两种模式，一是由生产部门、信息技术中心、营销部门等专业技术部门自我单独管理。
专业生产技术部门控制着大量数据运行，载体保管的设备配置齐全，资金保障到位，软硬件更新周期短，有利于档案资源保护和档案修复等复杂的技术性问题的解决。
二是由电力企业的档案部门集中统一管理。
档案的集中统一管理是档案工作的基本原则，将新型载体档案的移交、归档、利用、保护等一系列管理工作纳入档案部门的统一管理，有利于从档案专业的视角出发，并纳入企业规范化管理轨道，能坚持对档案的长效安全保管和持续开发利用。
档案管理工作规范标准
档案管理工作规范第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用，根据〈中华人民共和国档案法》和〈中华人民共和国档案实施办法》，结合集团档案管理要求，特制订本管理规范。
第二条公司档案是指公司在生产、经营、建设和党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，主要包括文书档案、会计档案、基建档案、科研档案、人事档案等实物档案或电子档案。
第三条本工作规范适用于**公司的档案管理工作。
第四条档案采用集中与分散共用，兼职与专职并存的管理模式。
以抓好基础管理为原则，采取分散管理，统一制度，集中检查，定期培训”的措施，逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。
第二章档案管理职责及人员要求第五条各部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作，并妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检查和指导，实行归口管理。
第六条办公室负责本公司档案的管理工作，指定专人负责本公司各类文件资料的收集、整理和归档工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第七条各部门应配备兼职档案管理人员。
建立档案人员岗位责任制。
根据本规范制定本专业管理细则。
1.档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平，具有专业知识。
遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精神。
2.认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定，做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。
3.加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识，接受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能力。
4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作，保持库房的整洁，维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。
第三章档案的收集归档第八条归档范围：企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围（详见附件1：公司档案分类编号大纲）。
第九条归档文件材料的主要来源有：—本企业形成的文件材料；—本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料；—本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；—本企业执行、办理的外来文件材料。
磁性载体档案管理规范
本规范规定了企业广泛存在的各类磁性载体档案的采集、分类整理和保管利用条件及要求。
本规范合用于企业各级各类档案馆(室)的磁性载体档案管理。
下列文件中的条款通过本规范的引用成为本规范的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改(不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本规范。
凡不注明日期的引用文件，其最新版本合用于本规范。
GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T17678.1-1999 CAD 电子文件光盘存储 .归档与档案管理要求GB/T17678.2-1999 CAD 电子文件光盘存储 .归档与档案管理要求DA/T15-95 磁性载体档案管理与保护规范3．1 术语录音磁带：记录音频信号的磁性存储介质。
录象磁带：记录视频信号的磁性存储介质。
数字磁带：计算机系统大容量外存设备存储介质。
仪器磁带：遥测技术、科学试验、资源勘探和自动化控制中信息记录的磁记录介质。
磁盘：计算机数字磁记录介质，分为软磁盘和硬磁盘。
3．2 定义磁性载体档案：是指企业在各项职能活动和社会重要公务活动中直接形成的，具有保存价值的磁性载体文件。
4．1 归档范围4．1．1 企业及企业领导人在各项职能活动中形成的，记录本企业主要职能活动和成果的磁性载体文件。
4．1．2 企业在与相关机关、社会组织的公务联系中形成的磁性载体文件。
4．1，3 在处理重大自然灾害及其他异常情况和现象活动形成的磁性载体文件。
4．1．4 其他具有保存价值的磁性载体信息。
4．2 归档要求4．2．1 各单位应建立磁性载体信息归档制度，完善磁性载体信息形成、采集、归档集中统一管理体系。
4．2．2 对属于应归档保存范围的磁性载体文件，应由形成部门和人员随时或者定期向本单位档案部门移交归档。
4．2．3 归档的磁性载体文件应保持其原始性和真实性。
不得随意修改。
4．2．4 归档的磁性载体文件，要保证载体物质的质量和性能良好，并保持信息记录的清晰、完整。
4．2．5 长期贮存的磁性载体档案文件要经过整理、清洁的设备录制。
《档案工作实务》练习题(1)
第一节文件一、是非判断题1、“文书”与“文件”是两个十分相近的概念，两者之间没有区别。
（×）2、文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
（√）3、中华人民共和国主席、国务院总理、各部部长、各委员会主任以及地方各级人民政府可以发布“命令”。
（√）4、决定可以经过某种会议讨论并投票通过，以机关名义下发。
（×）5、请示和批复都可以越级行文。
（×）1、如有必要，“报告”可以夹带请示事项。
（×）12、两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。
√）13、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一相互关联、衔接有序的工作√）14、拟办和批办都是对文件如何办理提出处理意见，所以两者没有区别×15、向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
√）22、凡是机关工作活动中形成的所有文件材料都要立卷归档。
（×）23、部门立卷包括集中式、部门式和“谁办谁立卷”等具体模式。
（√）24、立卷类目是平时文件立卷的指南，是年终立卷归档的参考依据。
√25、归档是将办理完毕的文件经系统整理移交档案室积存的过程。
（×）26、填写全宗名称必须用全称或通用简称。
√）1、档案收集是档案馆（室）获取和丰富档案的主要渠道和手段。
（√）2、有文必档，档案室接受本单位一切文件材料。
（×）3、既是文物，图书资料又是档案的，档案馆可为博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。
（√）（档案法实施办法第十四条）4、档案馆应从本馆的性质和职责范围出发，通过认真深入地、科学地确定应移交档案的单位并编制系统全宗名册。
（√）5、档案室应认真执行有关文件材料归档范围的规定，从组织上和制度上保证档案的完整齐全。
√）6、一般来说，综合档案馆仅收藏本级各单位形成的文书档案，而科技档案则由原单位保存×7、乡镇党委和政府及其工作部门形成的档案由其内设的档案室永久保存。
初中级档案职称《档案工作实务》电子文件管理题库一
初中级档案职称《档案工作实务》电子文件管理题库一[单选题]（江南博哥）1.最能保证利用质量、提高利用效率和保护电子文件安全的利用方式是（）。
A.网络服务B.集中阅览C.咨询服务D.复制供应参考答案：B[单选题]2.强光尤其是（）对电子文件磁性载体有很大的破坏力。
A.红外线B.不可见光C.可见光D.紫外线参考答案：D[单选题]3.在新的系统环境下重建一个兼容原始数据、设备及其管理系统的运行环境，使得原来的数据、设备和系统能在现行的软硬件系统上运行的方法是（）。
A.更新B.仿真C.迁移D.封装参考答案：B[单选题]4.在新载体上拷贝电子文件信息来替换旧载体的方法称为（）。
A.仿真B.迁移C.更新D.封装参考答案：C[单选题]5.对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于（）。
A.5%B.10%C.15%D.20%参考答案：B[单选题]6.以下不能作为电子文件长期保存的载体的是（）。
A.只读光盘B.一次写光盘C.软磁盘D.硬磁盘参考答案：C[单选题]7.电子文件保存的最基本要求是（）。
A.载体有效性B.信息完整性C.信息可理解性D.信息可用性参考答案：A[单选题]8.负责电子档案的移交、接收工作进行监督和指导的部门是（）。
A.综合性档案馆B.档案保管部门C.档案形成部门D.档案行政管理部门参考答案：D[单选题]9.国家综合性档案馆对于接收的电子档案载体需要保存（）以上。
A.5年B.4年C.3年D.2年参考答案：A[单选题]10.电子文件的移交是指电子文件形成单位向（）转移电子文件的行为。
A.档案室B.信息技术部门C.档案局D.国家档案馆参考答案：D[单选题]11.电子文件的“双重鉴定”是指（）。
A.内容鉴定和职能鉴定B.第一价值鉴定和第二价值鉴定C.真实性鉴定和完整性鉴定D.内容鉴定和技术鉴定参考答案：D[单选题]12.国际电子文件管理领域较为认可的分类方法是（），它根据文件形成和使用的业务背景对文件进行分类。
浅论磁性载体档案的保护
浅论磁性载体档案的保护作者：陈彦彦来源：《档案管理》2015年第03期磁记录技术已成为人们信息记录、存储、传递的重要手段。
目前，档案部门中保存的磁性材料档案主要有录音磁带、录像磁带、计算机软盘、计算机磁带。
这些磁记录形成的信息载体已成为档案部门保存的重要文献类别。
为使这些新型档案更好地为人类服务，延长其寿命，除遵守档案管理一般的原则和方法外，还需要特别的要求。
保管中应注意事项归纳如下：1 保持适宜的温湿度不适宜的温湿度是影响磁性载体耐久性的重要因素之一。
在相对湿度为45%～90%范围内，随着温度升高，磁性录音带、录像带磁性能下降，在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据读写。
不适宜的湿度会加速磁性载体的老化和失效。
实验证明，保存磁性文件的理想温度为16℃～20℃，相对湿度为40%±5%。
2 远离外磁场磁记录材料在记录信息时，靠电生磁的方法使其获得磁场，其磁化状况就会发生变化，就会引起信息的丢失，对已记录了信息的磁介质档案影响很大。
当外磁场强度超过50奥斯特时，就有可能将磁性载体上的信息抹掉。
3 科学存放磁性载体档案在贮存和使用过程中要严防外来磁场的干扰。
切忌把磁记录材料放在带有磁场或能产生磁场的物体或设备附近。
在建库房时应考虑整体建筑物要有屏蔽外来磁场干扰的能力，磁性载体档案与磁场源之间的距离不少于76毫米。
磁性档案最好集中保存，与其他纸质档案分开保管。
不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房；在存有重要的档案库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。
在装具方面要特别注意，经济条件好的档案馆，可相应地购置或制造真正的磁介质档案装具——具有屏蔽作用的防磁柜。
磁性档案不宜放在铁质和一般的铁箱、铁盒中，这些铁质档案装具可能被磁化而产生剩磁，因而对磁介质档案具有或多或少的磁化作用。
没有真正的防磁装具，磁性档案最好放在木质的档案装具中，装具要加强防腐工作。
磁性载体档案管理与保护规范
磁性载体档案管理与保护规范DA/T 15—95 1 范围本标准规定了对磁性载体文件的积累、归档要求和磁性载体档案的管理、贮存与保护等诸环节的要求。
本标准适用于机关、团体、企事业单位的磁性载体文件和磁性载体档案的管理与保护。
不适用于计算机光盘、激光视盘和激光唱盘。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中的引用而构成为本标准的条文。
在标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。
GB 1989—80 信息处理交换用七位编码字符集在9磁道12.7mm磁带上的表示方法GB 7309—87 盒式录音磁带总技术条件GB 7574—87 信息处理—信息交换用的磁带标号和文卷结构GB 8566—88 计算机软件开发规范GB 8567—88 计算机软件产品开发文件编制指南GB 9385—88 计算机软件需求说明编制指南GB 9386—88 计算机软件测试文件编制规范GB 9416.1—88 信息处理数据交换用130mm改进调频制记录的位密度为7958磁道翻转/弧度、道密度为1.9道/毫米的双面软磁盘第一部分：尺寸、物理性能和磁性能GB 11956—89 高速复制录音磁带GB/T 14306—93 VHS盒式录像磁带GB 14307—93 录像磁带性能测量方法3 定义本标准采用下列定义：3.1磁性载体文件磁性载体文件系指磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件，3.2 磁性载体档案磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的保存价值的磁性载体文件。
3.3 软件软件系指计算机程序和相应的数据及其它文件，包括软件中的程序和数据。
3.4 软件文件系指软件的书面描述和说明。
它规定了软件的功能、性能、组成及软件设计、测试、维护和使用方法。
3.5 保管单位保管单位系指一组具有有机联系的、价值和密级相同或相近的文件材料的集合体。
档案信息化建设
纸质档案数字化的业务流程
档案整理。 档案扫描。 图像处理。 图像存储。 目录建库。 数据挂接。 数据验收。 数据备份。 数字化成果管理。
2002年12月，国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 188942002)
2003年7月，国家档案局发布《电子公文归档管理暂行办法》 2005年4月，国家档案局同时发布了《公务电子邮件归档与管理规则》
(DA/T 32-2005)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)等三 个标准 2006年3月，国家标准《中国档案机读目录格式》（GB/T 201632006） 2008年4月，国家档案局发布了《电子文件归档光盘技术要求和应用 规范》（DA/T38-2008）
档案数字化过程
管理流程 开展档案数字化的需求调研 制订档案数字化工作计划 组建队伍，配备相关条件。 监控档案数字化工作的开展。 评估数字化工作成果。
业务流程 包括前处理、数字化加工、信息组织、信息存储、信息服务、信息维护 等过程。
档案数字化的推荐格式和技术参数
略
纸质档案的数字化*
档案全文数据库和多媒体档案数据 库
是指通过多媒体技术、汉字扫描识别技术、压缩技术等数字化技术手段，将 文字、录音、录像、图形、照片、缩微胶片等传统载体形式档案的文本信息 内容转换成数字编码的各类档案数据，或者直接采集各类数字形式的电子档 案数据，并应用计算机技术进行存储和管理，形成计算机环境下可利用的信 息共享的档案数据库。
档案全文数据服务 通过直接提供档案文件或其复制品的一种利用方式 。
磁性档案的保管规定
七、清洁要求：不要用手触摸磁带(软磁盘)，应带非棉制手套操作。不要使磁带(软磁盘)接触不清洁表面，如地面等。库房内禁止使用打印机，库房内门窗密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。
八、防水要求：库房内的设备要避免水淹，最低一层搁板高于地面30CM以上。
十、不允许Байду номын сангаас外线直接照射磁性载体档案。
磁带(软磁盘)、录像带、录音带应放入各自的盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置。
济南舜华园建设发展有限公司
工作文件
编号：SHYWP-21
第C版第0次修改
标题：磁性档案的保管规定
第2页共2页
一、磁性载体档案归档要求：归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关设备上演示或检测，运转正常，无病毒、清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
二、同一项目或同一类别的磁性载体文件应存贮在同一种类的磁性载体上。应将磁性载体文件目录清单与磁性载体档案一同归档。
三、归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。要求磁性载体档案一般按年度-专题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。
四、磁性载体档案的档号由分类号、年度号、顺序号组成。
五、录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。
防火要求：库房及装具应使用耐火材料，库房内及附近不得有易燃物品。
防磁要求：磁性载体档案与磁场源之间的距离不得少于76CM。可使用软磁物质(软件、镍铁合金)构成箱柜，对磁场进行屏蔽。磁性载体档案如装入有磁屏蔽的箱柜，应距箱柜内壁至少26MM。
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磁性载体档案管理与保护规范(中华人民共和国行业标准DA/T l5--95)1、范围本标准规定了对磁性载体文件的积累、归档要求和磁性载体档案的管理、贮存与保护等诸环节的要求。
本标准适用于机关、团体、企字业单位的磁性载体文件和磁性载体档案的管理与保护。
不适用于计算机光盘、激光视盘和激光唱盘。
2、引用标准下列标准所包含的条文，通过佳本标准中的引用而构成为本标准的条文。
在标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。
GB 1989--80 信息处理交换用七位编码字符集在9磁道12?7mm磁带上的表示方法GB 7309--87 盒式录音磁带总技本条件CB 7574--87 信息处理一信息交换用的磁带标号和文卷结构GB 8566--88 计算机软件开发规范CB 8567--88 计算机软件产品开发文件编制楷南GB 9385--88 计算机软件需求说明编制揩甫CB 9386--88 计算机软件测试文件编制规范GB 9416.1--88 信息处理数据交换用130mm改进调频制记录的位密度为7958磁道翻转/弧度、道密度为1?9道/毫米的双面软磁盘第一部分:尺寸、物理性能和磁性能G8 11956--89 高速复制录音磁带GB/T 14306一93 VHS盒式录像磁带GB l4307--93 录像磁带性能测量方法3、定义本标准采用下列定义:3.1、磁性载体文件磁性载体文件系指以磁性材料(如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带)为俏息载体的文件。
3.2、磁性载体档案磁性载体档案系指国家机构、扯会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。
3.3、软件软件系指计算机程序和相应的数据及其它文件，包括固件中的程序和数据。
3.4、软件文件软件文件系指软件的书面描述和说明。
它规定了软件的功能、性能?组成及软件设计、测试、维护和使用方法。
3.5、保管单位保管单位系指一组具有有机联系的、价值和密级相同或相近的文件材料的集合体。
本标准规定的保管单位形式为盒、盘等。
4、积累4.1、磁性载体文件的积累工作由文件形成部门负责，确保积累文件内容的完整性准确性。
档案部门负责监督、检查、指导。
4.2、磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件同时积累并进行登记。
4.3、磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时整理，同一盘(带)中存放多份文件的应建立磁性载体文件目录清单(格式见表1)。
4.4、软件文件的积累范围是软件生存期各阶段形成的文件，各阶段形成的文件执行GB 8566--88 、CB 8567--88、CB 9385--88和GB 9386--88的有关规定。
4.5、磁性载体文件的更改单、版本更新通知都应积累、登记。
5、磁性载体文件的归档要求5.1、磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，根据本单位情况，待项目结束后将磁性载体文件按照GB l989--80、CB 7574--57和GB 9416.1--88转换成标准格式，一式两份(A、B盘)，及时向档案部门移交归档。
5.2、归档的磁性载体文件必须是可读文件。
必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
5.3、归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合GB 7309--87、GB 9416?1--88、CB/T 14306--93的规定。
5.4、同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性载体上。
5.5、应将4.3中建立的磁性载体文件目录清单与磁性载体档案一同归档。
5.6、归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。
5.6.1、磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。
5.6.2、录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。
同时，还应归档一套可供借阅的备份录像片。
5.6.3、录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。
6、磁性载体档案的管理6.1、磁性载体文件的归档工作应执行国家、单位约有关规定和本标准规定。
6.2、磁性载体文件的归档与管理工作应遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，由各单位的档案部门归口管理。
6.3、磁性载体文件管理应重视磁性载体的选择，禁止使用劣质软磁盘、磁带、录像带、录音带作载体。
6.4、严格做好磁性载体档案的保密工作。
6.5、应将5.1中归档的一式二份磁性载体档案中的一份作为保存件，不得外借。
6.6、各级档案部门应建立磁性载体档案的借阅制度，严格执行借阅审批手续。
6.7、借阅和归还磁性载体档案时，按规定进行质量检查、验收。
6.8、归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。
6.8.1、磁带(软磁盘)套、盒上需标注带(盘)编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。
6.8.2、录像带盒上需标注带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别，密级等标识。
6.8.3、录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录录制日期、密级、讲话时间等。
6.9、在贮存磁性载体档案的同时，应保存有关磁性载体档案的文字资料，内容包括:写操作日期、系列号、文件号、记录密度模式、当前目录、状态、生产者鉴定、使用日期及其它一些需要著录的内容。
不得用铅笔或水溶性墨水书写。
7、磁性载体档案贮存与保护7.1、贮存前的准备7.1.1、长期贮存的磁带性能要求应使用有背涂层的磁带；被存磁带不应损坏、污染；磁带上不允许有皱折；磁带应缠绕在刚性轮效上，绝不能缠绕在有橡胶轴套的轮毂上，并且应卷绕平整、松紧适度。
录像带、录音带各项指标应符合GB/T 14306--93、GB 7309--87、GB l1956--89的要求。
对磁带的筛选参见附录A。
7.1.2、贮存前的物理准备a.长期贮存的磁性载体档案的信息要用经过调整、清洁的设备录制。
b.贮存前，检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1-3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕，缠绕张力为1?7~2?2N(牛顿)。
c.应将磁带在干燥的环境中(相对湿度小于40%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中，以防枯和剂、润滑剂挥发。
7.2、贮存7.2.1、库房温、湿度要求温、湿度变化范围:应在温度15-27。
℃相对湿度40一60%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过士3℃、相对湿度变化不得超过士5%。
最佳环境温度是18。
C、相对湿度是40%。
7.2.2、清洁管理要求a.不要用手触摸磁带(软磁盘)，应戴非棉制手套操作；b.不要使磁带(软磁盘)接触不清洁表面，如地面、某面等；c.装磁带(软磁盘)的装具应洁净无尘；d.库房地面不应打蜡、铺地毯；e.吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；f.库房中禁上使用打印机。
7.2.3、风压要求库房宜保持为正压，减少灰尘对环境的污染;库房中应无腐蚀性气体，并保证通风良好。
7.2.4、防水要求库房内的设备要避免水淹;磁带(软磁盘)架最低一层搁板应高于地面30cm以上。
7.2.5、防火要求a.库房及装具应使用耐火材料，库房内及附近不得有易燃物品；b.库房内严禁出现明火；c.库房中应备有CO2，型灭火器；d.库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少，并且应摆放整齐，不能有路障；e.对重要档案应专柜存放。
7.2.6、防磁要求a.磁性载体档案与磁场源(永久磁铁、马达、变压器等)之间的距离不得少于76mm；b.可使用软磁物质(软铁、铁涂氧、镍铁合金等)构成容器、箱柜，对磁场进行屏蔽；c.磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器内璧至少26mm；d.使用无屏蔽的容器运擒时，磁性载体档案距容器外壁至少76mm；e.不得将任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等)带入库房；f.在存有重要档案的库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。
7.2.7、防紫外线要求不允许紫外线直接照射磁性载体档案。
7.2.8、放置要求磁带(软磁盘)应放人磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置。
7.2.9、保养及维护应定期保养及维护磁性载体档案，并应建立磁性载体档案检测、保养卡（格式见表2），包括:a、清洁要保证磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，除要定期清洗磁带外，当发现运行磁带(软磁盘)有碎片脱落时，应立即对全系统进行清洗；磁带盘、磁带盒清洗溶剂可选用二氮，氟甲烷、异丙醇、甲醇等，并在通风良好的环境中操作。
b、倒带1）倒带间隔在温度为18士loC、相对湿度为40士5%的环境中贮存的磁带，建议倒带间隔为3.5年。
如果不能保持上述温、湿度范围，倒带间隔应视保存环境不同相应缩短。
2）倒带卷绕张力倒带遵渡要慢，张力要恒定，保持1?7一2?2N(牛顿)，倒带后，磁带要保持在标准的读/写(录/放)状态。
c、检查及修复检查及修复包括:磁带(软磁盘)外观检查、计算机磁带漏码/误差检查及受损磁带（软磁盘）修复。
遭遇高温、水泡的磁带，其处理方法见附录B。
d、复制l）每年对大型磁性载体档案按3%的此例随机抽样读检，如发现有永久误差，则应对整套磁性载体档案重新检查，对发生永久误差的磁性载体档案进行复制；2)极重要磁性载体档案的复制周期由单位自定；3)正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次。
7.3、再使用磁性载体档案再使用场所的温度、相对湿度与库房的温度、相对湿度相差范围应分别为士3oC，士5%。
否则，应在再使用前，将计算机磁带在使用环境中平衡3天以上，录音带、录像带需平衡24小时以上。
在读带前还应将磁带按正常速度全程进带、倒带各两次。
7.4、运输要求7.4.1、磁带(软磁盘)应封装在塑料袋中，再放入容器里运输，运输时要轻拿轻放，禁剧烈震动和翻滚。
7.4.2、应防潮、防曝晒、防重压。
7.4.3、运输环境的温度、相对湿度范围分别为4~32oC，20~80%。
7.4.4、应避免使用金属探测器进行探测(X射线除外)。
7.5、特殊要求除遵守前面各项内容外，还应注意:7.5.1、磁带a、拿取卷轴时，要拿轮毂处，不要挤压法兰盘；b、剪掉磁带末端已经损坏的部分；c、不能将磁带末端接触脏的地方(如:不能将磁带拖到地面上等)；d、应仔细将磁带装在卷轴上，防止它的末端皱折；e、开始记录之前，应留出不少于lm的空白带；f、至少用15分钟时间运转磁带，检查带边的卷曲情况，并观察装在卷轴上的磁带是否平坦整齐，带边有任何变形迹象都是不允许的；g、贮存前应将磁带在贮存环境中重新卷绕。
7.5.2、软磁盘a、不要弯折软磁盘；b、不要用橡皮筋、曲别针来固定软磁盘的纸套；c、应先将标签写好，再贴到软磁盘上。