物业服务档案的建立与管理方案

物业服务档案的建立与管理方案档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规，提炼形成的物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。

1、档案资料的归档管理

（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：

凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。

l）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；

2）档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容；

3）专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等；

4）财务资料由财务部门归档管理。

（2）归档要求：

1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；

2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；

3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；

4）是传真件的应复印后以复印件归档；

5）归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁

止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；

6）每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；

7）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；

8）档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；

9）文件材料的归档必须办理移交手续；

10）声像档案归档要求如下：

①归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案；

②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；

③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；

④归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；

⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；

⑥归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据名称及备份时间。

（3）归档时间：

1）文书档案在第二年上半年内归档；

2）建设项目在竣工验收后一个月内归档；

3）各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当

归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。

（4）归档份数：

1）各类文件材料一般归档一式一份；

2）重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

（5）不归档文件材料的范围：

1）重份和无参考利用价值的事务性、临时性文件；

2）上级机关任免、奖惩非物业中心工作人员的文件、供参阅的文件材料；

3）上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件；

4）未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）影印文件的多次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

5）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

6）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

7）非本单位抄送的不需要办理的文件材料；

8）下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。

（6）经理要经常对物业中心的文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

2、档案资料的保管

（1）所有档案资料均由物业中心档案室保管，同时建立电子档案库；实行原始档案和电脑数据库存档双轨制。

（2）存放档案必须有专用柜、架，档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号, 登记造册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。业主/物业使用人档案资料的分类原则是组团按柜、每栋按位、每单元按盒、每户按册建挡。

（3）必须维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整）安全性（物质的安全和法律的安全）。

（4）底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜；

（5）存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盘和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取译制、拷贝；

（6）定期每半年进行档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，经常进行虫害消杀；

（7）为保证档案的安全和完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

（8）声像档案的保管如下：

1）按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存；

2）照片档案一般放在相册中，录音带、录像带、磁盘宜放在专用声像档案柜或密封盒中，竖放远离磁场。

3、档案资料借阅和复制管理

物业中心所有工作人员都必须严格遵守公司保密制度有关规定，保守公司档案秘密。物业中心所有工作人员都有保护档案权利和义务；经批准授权后都有借阅档案、复制档案的权利。

（1）档案资料的借阅

1）借阅档案必须向领导审批；

2）对业主/物业使用人和管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅；

3）严格档案的出、入室规定：出室必须由具备资格的人员经审批登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，若有破损，立即修复，并按规定追究有关人员责任。档案管理人员应及时收回在外文件，严防文件流失；

4）物业中心人员查阅档案，都必须办理登记手续。档案管理员必须将借阅情况存档，同时将其输入电脑中保存；

5）在借阅档案时应做到以下几点：

①按规定办理登记手续，定期归还，借阅时间不得超过10天，确实因工作需要不能按时归还者，应办理延期手续；

②要爱护档案，不得丢失；