浅论建设工程档案管理

浅论建设工程档案管理

作者：张军娟

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第6期

【摘要】随着建设工程在我国的大力推广，在建设工程管理中，建设工程档案管理不断地出现问题，而在这种新形势下，建设工程档案管理是直接影响建设工程管理效果的关键因素之一。因此，本文主要就建设工程档案管理进行分析。

【关键词】建设工程；档案；管理

一、前言

随着近年来我国经济的高速发展，我国建设工程管理发展迅猛，建设工程档案管理也随之得到较为全面的实施建设工程档案管理不断发展，效率持续增高，取得了丰硕的成果。笔者在文中结合建设工程档案管理实际，从其中的缺陷入手，对建设工程档案管理的问题展开分析，提出相应的解决策略。

二、建设工程档案的定义及其建立的意义

（一）定义。建设工程的档案管理是贯通整个工程全过程的，对于工程中不同阶段的图表与文字信息进行档案的建立与保管。工程档案是对于基建项目管理的重要工作，所以我们必须加强档案管理的工作，使得施工企业更好地进行施工档案的管理。

（二）意义。如果我们在整个的工程管理过程中，没有健全其建设工程的档案，那么会对工程的整体工期与施工进度造成一定的影响。在进行工程档案的管理时我们必须对档案进行有效地管理，不然会对其工程造成较大的影响。首先，没有发挥出监督管理的作用；其次，也不能为工程的质量提供具有参考意义的记录材料。这些情况都对工程的施工与其建成完工的验收工作产生一定影响，对其工程质量的控制难以达到预期效果。

三、建设工程档案管理中存在的问题

（一）工作职责划分不明确。工程档案的管理是一项系统化的工作，其档案管理的过程要求具有条理清晰的内容，合理分工的管理方式。由于我们进行档案管理时人员配备不足，或是没有科学地分工等，就直接导致了档案管理工作人员没有合理的分工，不清楚其所负责的部分职责。对于后期出现的问题没有相关的责任人进行负责。施工企业进行档案管理时，其主要的管理人员对于档案管理业务开展较困难，没有经过档案管理的系统学习，也不具备相应的档案管理专业知识。城建档案的管理是一项专业性较强的工作，它不仅需要相关人员对于工程中的一些知识进行了解，还需要加强档案管理知识。这两个方面对于档案的管理都很重要，我们对于内部的档案专管人员，必须进行定期的专业培训，对于档案的管理知识进行完善，保证其档案管理工作的顺利开展。

（二）人员专业素质参差不齐。施工企业的档案管理人员，是工程施工过程中对其所有流程进行收集资料的一线人员，他们对于施工过程资料的收集工作，与后期的档案管理具有巨大的影响。但是目前施工单位的内部人员流动广，没有一个专人负责档案的管理，或是其管理人员一人身肩数职，这就需要施工单位合理分配档案管理人员，保证其档案的真实性，对于工程施工中的一些工作人员应该要求其持证上岗，而施工企业内部的管理人员必须加强其自身的档案管理能力，必须具备相应的资格证，要做到执证上岗。企业内部的档案管理人员，必须具有一定的工作经验，在上岗前通过相应的管理机构对于档案管理的知识进行培训与学习。

（三）资料收集不全。我们对工程项目进行管理的时候，必须考虑其生命周期的因素，我

们从工程的规划过程中开始，然后是工程的设计阶段，其次到设计的施工，最后是工程的验收

阶段，工程的档案管理应该是对工程全过程进行管理，但是目前的状况是进行档案管理时，档案的不完整现象十分严重。其工程前期的相关资缺失情况较为普遍，我国现在对于工程档案资

料的管理多是在其工程完工以后才开始进行的，其中对于工程施工中后半断的法规与要求没有

相应的管理，使得我们的工程档案管理只能够在其运营阶段，而档案是否得到保留与其项目的

运赢和维护企业相关，许多人员都会重拾档案的施工资料，对于一些工程准备阶段的材料没有

进行相应的重拾。

（四）整理不规范。工程档案的管理，就是对一些工程中的零散信息进行规整，然后对其

没有条理性的文件进行归纳管理的过程。对于工程档案管理，其管理的质量与我们有相当大的

关系。在日常的施工过程中，对于一些档案管理不规范的现象必须加以杜绝。必须加强档案管

理人员的意识，其管理人员必须确保其档案管理的质量，整体过程中对于档案管理人员进具体

化事宜的规范，保证档案管理的质量，对于其档案管理人员的专业技术进行培养与监督。在其

工程完工以后保证其档案内容的完整性与系统性，并且施工企业定期对档案进行检查，保证其

整理的质量。

四、提高建设工程档案管理质量的策略与方法

（一）增强档案责任意识。健全建设工程的档案管理建设，对其进行管理水平与质量的提高，这与完善的档案管理体制相关，我们必须在其工程项目开始启动时就对其进行管理。对于

不同的工程，我们要建立与工程项目相符的档案管理流程，促进二者的关系，对于档案在管理

中具体的职责，或是其进行档案管理工作的方式都要进行提高。必须由相关的内部领导进行档

案管理，而且公司内部对于管理的主要人员必须实行责任制，对于参与到建筑建设的具体单位

进行本单位内的档案管理工作，其档案管理的工作要与建设工程同步。而施工企业必须在企业

内部指定专人负责企业施工档案的管理工作，对于其岗位的责任进行明确，对其管理档案的专

业性进行要求，对档案管理的质量进行提升。

（二）依法督导档案管理。我们要保证档案管理在企业内部得到贯彻实施，那么我们就必

须对其进行监督管理。对于相关的建设管理部门，应该加强单位的档案管理，其具体的管理方

式应该依据我国的《档案法》和《档案法实施办法》其中的一些具体要求进行档案的管理，对

于工程的建设单位进行督导，使其工程建设单位的档案管理工作能够顺利进行。必须保证质量，使得工程建设企业的档案管理能够更加完善。我们对工程建设单位的档案进行管理工作时，对

其工程前期招投标文件进行档案管理，对于一些档案资料进行归档。明确档案管理中的责任，

然后通过强化履约评价监管。对于单位内的档案管理必须严格地控制，我们可以在不同的季度，或是建筑工程项目完成后对单位的档案管理进行控制。

（三）完善档案工作程序。我们进行档案管理时必须使用一定的标准，而且其标准应该是

统一的，对于其档案管理的流程进行控制，从其资料的收集，到对相关资料的整理，对于整理

完成后的资料进行分类归档，最后是将完成后的档案进行移交等，明确不同环节的具体要求，

对其操作的流程进行合理的安排，并根据文件材料产生与流转规律理顺文件归档渠道，固化归

档工作流程，我们要保证档案的管理与其工程的建设施工是同时的进行的，我们要在进行工程

施工的档案管理时能够保证其质量。我们要加强对于档案管理工作的考核力度，保证工作人员

对于档案管理时专业素养，严格按照合同中对于档案管理的要求进行，完成合同中所设定的档

案管理的目标。

（四）加强档案技能培训。建筑工程是一项较大的工程项目，其中参与的单位较多，而对

于这些单位而言并不都有专业的档案管理人员。很多的施工企业其档案的管理人就是技术人员，还有一些企业是从社会上临时招用档案管理人员，在这种情况下，我们难以保证工程项目档案