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第一章公文的概念与分类
概念：公文即公务文书，是党政机关、企事业单位以及群众团体在公务活动中形成并固定使用的一种具有特定格式的文书材料。

（对公文基本含义的理解）
判别要件：最基本的条件是“公务活动”。

公务活动所指的范围是很广泛的，小到居民小组研究胡同的清扫，大到中共中央制定方针政策，凡处理国家、集体公共事务的活动，都属于公务活动。

只有在公务活动中形成并使用的应用文，才叫公文；离开了公务活动，就不成其为公文了。

《国家行政机关公文处理办法》中指出了公务活动的七个方面内容：“传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验。

除此之外，公文的其他几个必备条件是：
第一，公文的作者必须是法定的机关、团体、企事业单位，即一切合法存在的组织。

第二，公文要有固定使用的特点。

第三，公文有特定的格式。

公文的分类
1、公文的地位：法定公文和非法定公文
2、公文使用范围：通用公文和专用公文
3、公文的作用：指挥类、知照类、报请类、规范类、其他类别
4、行文方向：上行、下行、平行
5、行文关系：内部、对外、收入、发出、公布
6、内容繁简：单一文件、综合文件
7、制发机关性质：党内公文、行政公文、群众团体公文
8、办理时间的要求：特急、紧急、常规
9、机密程度：绝密、机密、秘密、普通
按公文的作用分
指挥类公文，如命令（令）、指示等；
知照类公文，如公告、通告、通知等；
报（提）请类公文，如议案报告、请示；
规范类公文，如章程、条例、办法等；
记录类公文，如总结、记录、纪要等；
联系类公文，如介绍信、函等；会务类公文，如开幕词、闭幕词、演讲稿等；
契约类公文，如合同、协议书；书信类公文，如祝词、贺词、感谢信等等。

按行文方向
上行文，是指下级机关或其职能部门向上级领导机关或上级业务主管部门发送的公文。

如：报告、请示等
下行文，是指上级领导机关向其下级机关、上级业务主管部门向对口的下级业务部门发送的公文。

如：命令、决定、公告、通知、批复等
平行文，是指同级机关或不相隶属机关之间发送的公文。

如：函、议案等，有时通知也可用作平行文
按行文关系和具体作用
内部文件，即党政机关、社会团体及企事业内部使用的文件。

对外文件，即为了完成自己职责范围内的任务，在与上下级有关机关进行联系中制发的文件。

收入文件，即主管上级、所属下级单位及其他外部单位发来的文件。

发出文件，即本机关、单位向外发出的文件。

公布文件，即向人民群众传达或通过报纸、电台、电视台向国内外公开宣布的文件。

公文的行文关系
一、行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。

机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。

行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的
二、建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。

一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。

行文方向是行文关系的反映。

行文方向分为上行文、平行文和下行文。

在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。

三、遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。

四、行文其他注意事项：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。

第二章公文的特点和作用
一是公文的特点：法定性、政策性、真实性、规范性、实用性、时效性。

二是公文的作用：公文的领导、指导、规范、联系、凭证、备考作用。

公文的特点
一、从公文写作者方面看，其特点有：
1、公文有法定的写作者；
2、写作的受命性
二、从公文的效力方面看，其特点有：
1、权威性与约束力；
2、实用性与时效性
三、从公文制作方面看，其特点有：
公文的格式是规范化的，可分为页面格式和写作格式。

四、从公文内容方面看，其特点有：
公文的内容总体上，可分为事由和事项两大结构。

五、从公文语言看，其特点有：
定性定量；庄重严谨；简洁明晰。

概括公文写作的特点
（1）被动写作，遵命性强；（2）对象明确，针对性强；（3）集思广益，群体性强；
（4）决策之作，政策性强；（5）急迫之作，时限性强；（6）讲究格式，规范性强。

第三章公文的要素
公文的主旨
概念：公文主旨，是指公文撰写者在传达政策、发布指令、周知事项、汇
报工作、总结经验、交流信息时，通过所拟公文表达出来的基本精神、基本观点。

简单地说就是指一篇公文所表达的中心思想或基本观点。

公文主旨应当包括：1.解决现实问题的意见、要求、办法等。

2.公文所述事物或事件的背景。

3.公文的写作目的。

公文主旨必须明晰、正确、深刻、集中。

主旨的表现方法：表现原则是明白显露、直陈其旨，主旨句的表现方法，大体说来有以下几种——题目明旨；开宗明旨；片言居要；一线贯穿。

公文主旨在公文中的作用
首先，公文的主旨决定着材料的取舍；其次，公文的主旨支配总结构的安排；再次，公文的主旨限定着语言的风格；最后，公文的主旨制约着表达方式的运用。

公文的材料选择：1.选择材料必须紧扣主旨2.选择材料必须真实3.选择材料必须典型4.选择材料必须新颖5.选择材料必须收到文体和篇幅的限制
公文的常用用语
开头语式：常用“兹、按照、根据、为了”等领起句子。

承启语式：如由事由文字向事项文字的过渡语式“……为此，特制定如下（通知、规定等）……”。

结尾用语：如请示用“以上请示当否，请批示”等，函用“特此函告”、“专此函达”等，通告用“特此通告”等。

经办语式：如“业经、兹经、已经”等。

引叙语式：常用“惊悉、近悉”等。

期请语式：常用“拟请、报请、恳请”等。

征询语式：常用“当否、妥否、可否”等。

专用语式：常用“批转、转发”等
公文的语言
1.公文语言风格特点：准确、简练、朴实、庄重、文采
2.公文词汇特点：同义词的择优选用、词汇感情色彩的把握、介词短语的大量使用、文言词汇的使用、简称的使用、使用规范词语和公文专用语。

3.公文句式选用：长句和短句、整句和散句、双重否定句。

公文修辞原则：修辞要切合文章表达目的；修辞必须切合语境；修辞必须切合文章语体特点。

公文修辞的范围有三种情况：一是词语修辞，侧重于词语的选择锤炼；二是句段修辞，侧重于句式的选用和语段的安排；三是篇章修辞，侧重标题、开头、布局、层次、过渡、照应、结尾等的设计。

辞格的运用：综合、引用、释语、换算、联用、节省、互文、仿词、比喻、对偶、排比、层递。

第四章公文的结构及其表达方式
公文的组织结构（谋篇布局）
1、层次：纵向（时间推移、事物发展、层递关系）横向（条款式、块块式、）纵横交错式
2、段落：专一性、完整性
3、开头：概述式、目的式、根据式等
4、结尾：提出希望，发出号召、前后照应，揭示主旨、表明意见，提出
建议、补充说明相关问题、专用词语，约定俗成。

5、过渡：自然过渡、过渡词语、过渡句段。

6、照应：首尾、文题、文中。

公文写作的表达方式
表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，是辨别文章体裁的重要标志；公文写作中经常用到的表达方式：
一、记叙也叫叙述，它是一种记人叙事并陈述其来龙去脉的表达方式。

记叙在公文中用得比较广泛。

一般说来，除计划性、规范性和指令性文体不采用或少采用外，其他的文种多以记叙为基础。

记叙的方法：顺叙、倒叙、插叙、散叙、补叙等。

公文写作对叙述的要求：公文写作以顺叙为多；公文中的叙述以概述为主。

思考：报告、请示、通报等文种侧重于用哪种公文写作表达方式？记叙、描写、议论还是说明？
二、描写就是用生动形象的语言，对人物、事物、事理、环境、场面等进行具体刻画，从而唤起人们形象的记忆，给读者以深刻的感受。

公文中的描写一般用于调查报告、总结、讲话稿等极少数文种中，并且与主旨表达关系十分密切时才出现。

描写的方法：白描、细描、直接描写和间接描写等。

公文写作对描写的要求：公文中描写要求严格按照客观现实的原貌进行实录；公文中描写多采用直接的白描手法；公文中的描写多结合叙述进行局部的描写；公文中的描写往往与比喻相结合。

三、抒情：人皆有情，或喜或怒，或爱或憎，或取或弃，或反对或赞成等
等，如果作者的这些感情用明确的文字表现出来，就要采用抒情的表达方式。

抒情的方法：抒情可分为直接抒情就是直接抒发作者的思想感情；间接抒情就是借事抒情，借理抒情，借景抒情等等，它们是通过叙述、议论、描写抒发事情的。

公文写作对抒情的要求：公文写作是十分严肃的，只是在适当的时候、适当的地方，运用一些具有感情色彩的句子。

1、在讲话稿结尾处，可用几句简短的话语抒发感情，以鼓舞士气；2、调查报告中，多在摆事实的基础上通过讲道理的方式进行抒情；3、公文中的抒情多采用即事抒情，就是作者因事而动情，把感情融入叙事之中；4、公文抒情是如实的、直接的、具有强烈的客观性。

四、说明是理解事物，剖析事理的一种表达方法。

对象不同，说明的重点和说明的层次便不同。

说明实体事物时，一般要注意空间的位置、注意事物的表、里、大、小、上、下、左、右、东、西、南、北、前、后、来、去的位置和方向；说明抽象事理时，重在阐释概念、特点、来源、结构、种类、异同、比较、联系和功能等。

公文中的说明要言简意赅，讲究科学，尊重客观。

说明的方法有很多种，如诠释说明、分类说明、比较说明、举例说明、数字说明、定义说明、分析说明、比喻说明、图表说明等等。

公文的说明的要求：在公文中，使用说明的情况大约有以下几种——解说概念的本质、特点；确定概念的外延和事物的范围；划分出事物的类别；说明开展公务活动的手段；说明制文机关的意见、要求、观点。

五、议论是议事论理、辨明是非、以理服人的一种表达方式。

公文中的议论在运用概念、判断、推理来阐明事物的内在联系，揭示事物的本质和规律时，一般不做理论上的剖析和见解上的争鸣，不做多方面、多层次、多角度的完整性的论证，往往是抓信要害、直截了当、一语破的。

议论的方法一般可分为直接论证（可分为举例论证、引用论证、对比论证、因果论证、直接反驳论点）和间接论证（可分为反证法、排他法、独立证明法）。

第五章公文的稿本与格式
公文的稿本
公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。

公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿和定稿两种。

同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本等形式，同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本
公文稿本的区分及不同作用
1、草稿包括“征求意见稿”、“讨论稿”、“修改稿”、“送审稿”、“代拟稿”等文稿。

它们都是草拟成文的未定稿，是用来供讨论、征求意见、修改、审核使用的非正式文稿，不具备正式公文的效用。

2、定稿也称“原稿”、“底稿”，是已履行法定生效程序的最后完成稿，已具备正式公文的法定效用，是制作公文正本的标准依据。

定稿保留了公文形成过程中的各种原始痕迹，如核稿、签发等，因而具有相应的权威性。

3、正本是根据定稿印制，发给主送机关以贯彻执行或办理的格式正规并有各种生效标志的具有法定效用的正式公文文本。

4、副本是再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份，主要勇于供抄送、传阅、分送、存查、知照等。

作为抄送件的副本，与正本在内容形式上并无区别，只是作用和使用价值不同。

比如某某经济学院向省教育厅申报新专业的函，正本送教育厅成教处，副本则送省经贸委。

文头、文腰、文尾
文头即版头，占文件首页1/3的篇幅。

这部份包括份号、秘密等级、紧急程度、文件名称、发文字号、签发人等6个项目。

文头与文腰之间，用粗横线从用纸的左端至右端隔开。

如果文头用套红印制，则称为“红头文件”；如果是党内文件，则要在横线正中印一颗红五角星，以示区别于行政公文。

文腰部分：标题、主送机关又称上款或抬头、正文实际就是行文的内容、附件是公文的附属材料、印章就是机关公章、成文时间就是公文的法定生效日期。

文尾部分包括附注、主词题、抄送机关、印发机关、印发时间和印刷份数等6个项目。

第二编机关法定公文写作
命令：概念：《国家行政机关公文处理办法》规定——命令（令）“适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定”。

注意：国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方人民政府，
有权发布命令。

党的各级领导机关一般不单独使用“命令（令）”这一种文体。

类型：公布令；行政令，又称强制令；嘉奖令和惩戒令；任免令。

决定：概念：决定是党政机关对重大事项或重大行动做出决策和安排的指导性公文。

（注意：决定适用于“重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项”。

决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。

）
特点：行政效力强；工作指导性强；有广泛的机关适用权。

（性质重要；政策性强；有约束力。

）
类型：指挥型；个案型；知照型
知照型的决定正文写作由决定缘由和决定内容两部分组成。

在写法上往往开门见山，直陈直叙，篇段合一，不分条目，至于决定的根据或理由，比较明显的可以不说，有的则需要简单说明一下。

总的来说，知照类决定行文简短，语言精练、明确、严谨。

决议：概念：决议是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。

有的决议具有法规性质。

国家行政机关内部的行文，以“决定”或“会议纪要”取代“决议”，而《条例》仍保留了该文种。

特点：表达群体意志；有权威性和约束力；决议通过的观点和对事物的评价，具有指导意义。

类型：决策部署型；结果公布型；重大问题总结型。

指示：概念：指示是上级机关对下级机关指导工作的公文。

《办法》规定：
指示适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

《条例》规定：指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

特点：针对性；原则性；发文机关级别较高。

类型：全局性指示和局部性指示。

也可分为：布置工作指示、阐明工作原则指示、规定政策要求指示和阐述重要问题指示等。

指示同命令不同之处是：命令一般由国家行政领导机关或领导人发布。

指示，党的领导机关和领导人亦可使用。

命令、指令一经发布，即产生法律效力，必须坚决执行，没有变通余地。

而对于指示，下级可根据本部门的实际情况灵活掌握，不象命令那样严格。

意见：概念：意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。

《办法》规定：意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

《条例》规定：“意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

”
注意：长期以来，意见只是党的机关公文种类之一，在政府机关中，这一文种也在使用，但不单独行文，而是通过批转、转发或通知行文。

意见都是对重要事项发表见解，但由于发表见解机构地位的不同，因而意见的类型也有不同的两种类型：直接指导型和批转执行型。

批复：概念：批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。

《办法》规定：批复适用于答复下级机关请示事项。

《条例》规定：批复用于答复下级机关的请示。

（下行文）
特点：针对性；指导性；行文具有被动性。

类型：针对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复也可以分为两类——表态性批复和指示性批复。

此外，按上级机关批复的意见分类，批复可分为：对请示事项完全同意的批复；对请示事项部分同意部分不同意的批复；对请示事项完全不同意的批复。

按请示类型分类，批复可分为：对请求指示事项的批复；对请求批准事项的批复；对请求解决问题的批复等。

第二章机关法定公文的写作（中）
公告、通告的写作
公告、通告是一种严肃庄重的公文，它内容单一，篇幅较短，或篇段合一，或分条列点，表达直截了当，语言简洁明快。

（一）标题。

标题有三种：一是完全式标题，包括发文机关、事由和文种；二是省去事由，只写发文机关和文种；有的只有文种。

标题之下，有时可单独编号。

（二）正文。

正文一般由依据、事项和结语组成。

开头要简明扼要地写出依据，有时也可以不写。

知照性公告（通告），事项简单，用篇段合一写出。

涉及法定事项的公告（通告），事项较多，可分条列点写出。

结尾一般用“现予公告”、“特此通告”作结语，也可以提出要求作结尾。

也可不写结语。

（三）落款和日期。

日期有的注在标题下方，也可注在正文末尾落款处。

重要的公告（通告）落款处除注明发文机关和日期外，还标明发布地点。

如标题部分已显示有关发文机关与发文日期，则最后可以不再另署。

通知的写作通知的类型：发布性通知；批转性通知；转发性通知；指示性通知；任免性通知；事务性通知。

1、标题。

标题多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种
形式。

批转性、转发性通知，标题中应标明“批转”、“转发”字样，并要列出原发文件和原文件名称。

如果原文件是通知，则可省略一个“通知”字样，不必写成“转发……关于……的通知的通知”。

简单的事务性通知，标题也可只有“通知”二字。

2、正文。

不同类型通知的正文有不同写法：
发布性通知的正文比较简单，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可以了。

规章全文应和通知同时下发。

批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。

多数情况下发文单位还要对原文件发表一点意见，最好是另起一段写，内容一般是对原文件的评价、对贯彻执行提出的要求和希望。

指示性通知写法相对比较复杂。

大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三个方面讲清楚。

指示性通知正文的构架大体如此：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。

任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。

也有的还写出任期、待遇。

事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。

但事务性工作往往比较琐细，稍有疏忽，就容易出现漏洞，给执行者带来不便，所以写作时要十分仔细。

比如开会通知，特别是异地开会通知，一定要把会议议题、与会人员、会议时间和地点、报到时间和地点、对与会者的要求（如准备什么材料、需要交多少钱等）等都写清楚，如果交代不清，就
会给与会者事业来麻烦。

3、其他事项。

通知一般在正文之前左上角写受文机关，在正文之后的右下角写发文机关和发文日期。

第三章机关法定公文的写作（下）
报告的告的写作
写报告的写作要注意：陈述事实要清楚扼要；表达观点要精练清晰；语言要简洁朴实。

报告的格式比较简单。

标题多半用“事由加文种”的形式，即“关于……的报告”。

正文之前，写受文单位；正文之后，署发文单位和日期。

以下着重介绍综合性报告与专题性报告的格式。

综合性报标题：事由加文种，如《关于1999年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《某市人民政府关于1999年度工作情况的报告》。

正文把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。

将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。

（2）主体，内容要丰富充实。

作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。

(3)结尾，要具体切实。

写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。

最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

专题报告的写法
1、标题
由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。

有的报告标题也可标明发文机关。

标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

2、正文
可采用“三段式”结构法。

以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。

3、结尾
通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

请示的写法
注意：要遵守行文规则，《办法》和《条例》有明确的规定；理由要充分，要求要合理；格式要正确，语言要得体。

请示结构由首部、正文和尾部三部分组成：首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。

正文其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。

落款一般包括署名和成文时间两个项目内容。

标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。

请示的语言要得体。

因为是请求上级办事，所以语气要谦虚、委婉，但又要实事求是，不能像旧社会的呈文那样用夸张的语言肉麻吹捧上级。

可以尽量用一些商量口吻的词语，如“拟”、“打算”、“准备”、“建议”、“是否”等等。

不可用要挟性语言。

第三编其他常用文书的写作与公文处理。