4.检索工具与参考工具

文献信息检索与利用课程教案授课内容：第五讲检索工具与参考工具5.1 检索工具的概念检索工具是指以存储、报道和检索文献的工具。

如前所述，科技文献的数量庞大、交叉重复、高度分散，而且增长的速度越来越快，这就给文献的利用带来很大的困难。

为此人们在长期的实践过程中，提出了压缩文献内容的办法，即提取文献特征，加以标引，并按一定的顺序排列起来，从而形成检索工具，便于人们用较少的时间从不同角度获取大量文献。

一般检索工具必须具备四个基本条件：⑴必须详细记录文献的外部特征和内容特征。

⑵必须具有既定的检索标识。

如主题词、分类号、著者姓名和文献序号等。

⑶必须根据标识的顺序，系统地、科学地排列文献，使其成为一个有机的整体。

⑷能够提供多种检索途径。

5.2 检索工具的作用：⑴检索工具能将不同类型、不同语种的文献按学科或主题加以集中组织在一起，避免了直接检索的分散性、盲目性和偶然性，从而在查全率和查准率两个方面都能保证其检索效率。

⑵借助于检索工具检索文献可以缩短检索过程、节省读者的时间。

检索者不必去阅读大量分散的各种类型及文种的原始文献，因为检索工具使科技人员所面对的不再是文献的全文，而是反映原文状况的一些著录事项，因而大加快了检索速度。

⑶检索工具中的标识〔分类号、主题词等〕是按照一定的检索语言来排列的因此，它可以提供有规律的检索途径，使检索者可以根据需要灵活地从多种角度进行检索。

⑷帮助科技人员消除了语言文字的障碍。

目前世界上出版的科技文献所使用的语言有60～70种之多，科技人员直接查阅文献时，常常受到语种的限制而漏查一些有重要参考价值的文献，而一种检索工具可以用一种语言来收录和报道不同文种的文献，检索者只要掌握少数几种语言后，就能查阅多种文字的文献资料。

5.3检索工具的类型:⑴文献检索工具文献检索工具是进行文献检索时提供原始文献的线索不提供原文的的控制型检索工具。

这一大类检索工具的功用是向用户提供经过加工、整理、并按照一定方式排列的文献资料线索、出处等。

换言之，就是此类工具书不直接提供读者所需要资料的原文信息，但读者可凭借此类工具书提供的线索，在浩如烟海的文献中，较方便地找到自己所需的文献资料（原始文献），从而获取有用信息。

这类检索工具大都是连续出版物，一般是被称作文摘、题录（目录）索引的这样一些二次文献，如“《全国报刊索引》、《科学文摘》、《工程索引》”等。

①目录（Catalogue）目录是对出版物进行报道和对图书资料进行科学管理的工具。

它是历史上出现最早的一种检索工具类型。

对于科技文献检索来说，下列目录比较重要。

国家书目：这是对一个国家出版的全部图书所作的登记统计性书目，可以反映一个国家的文化、科学和出版事业的水平。

例如：《全国总书目》和《全国新书目》就是我国的国家书目。

它对检索图书信息很有用处，但由此查到的图书，其内容却比较陈旧。

出版社与书店目录：这是及时报道图书出版情况的目录，往往称之为“在版目录”（Books-in-Print）。

这类图书目录对于检索国内外科技新书，有比较重要的作用；但对那些专业面较窄和小语种的图书报导较少。

馆藏目录：包括图书馆、信息部门的文献馆、资料室等部门的藏书目录。

由于它代表实有之书，因此，主要是查找原文时使用。

联合目录：联合目录是汇集若干图书馆和信息部门的馆藏信息的目录。

它的作用是把散在各处的藏书，从目录上联成一体，从而为充分发挥藏书潜力，开展馆际互借和复制，进行采购协调等工作创造有利条件。

从检索角度来讲，它可以免去分别查阅各个馆藏目录的麻烦，扩大文献取得的范围。

专题文献目录：这是根据生产、科研的需要，围绕某些专门课题，不仅根据馆藏文献，而且网罗国内外的文摘、索引、目录中所著录的有关文献线索而编成的，报道一定时期内各种文字、各种类型文献检索工具。

②索引（Index）所谓索引，就是将书籍、期刊等文献中所刊载的论文题目、作者以及所讨论的或涉及到的学科主题、人名、地名、名词术语、分子式、所引用的参考文献等等，根据一定的需要，经过分析、分别摘录出来，注明其所在书刊中的页码，并按照一定的原则和方法排列起来的一种检索工具。

借助于索引的指引，人们可以“按图索骥”地获得“隐藏”在文献中的各种信息资料的出处，因此，索引是揭示包含在出版物中的信息的钥匙。

索引和目录有时容易混淆，其实二者是不同有。

一般来说，目录所著述的，是一个完整的出版单位，例如一种图书、一种期刊、一种报纸、一份标准等；而索引所著录的则是一个完整出版物的某一部分、某一观点、某一单元，例如揭示期刊中所刊载的论文等。

相对地说，索引揭示文献内容比目录更为深入和细致，这是它与目录相比较的一个非常主要的不同点。

因此，索引法的运用比目录广泛得多。

在不少目录、文摘甚至索引的正文后面，往往还附有辅助索引。

在这种情况下，索引和目录最易使人混淆。

索引大体可分为篇目索引和内容索引两种。

篇目索引：主要揭示期刊、报纸、论丛、会议录中所包含的论文。

它把这些论文一一分析出来，按分类或按主题、作者、篇名的字顺排列起来，是供查找各篇论文的工具，常以期刊的形式出版发行。

它是最简单的文献报道形式，著录项目包括题目、作者、出处、（所在期刊名称、卷期、页码等）。

一般无简介或摘要，因此它又称为“题录”。

内容索引：是将图书、论文等文献中所包含的实物，即人名、地名、学术名词等等内容要项摘录出来而组织成的索引。

它常常附于年鉴、手册和专著的后面，也可以单独成书。

它是帮助查阅文献中所包含的各项知识的有效工具，是揭示文献内容的钥匙。

内容索引比篇目索引更深入，更能提供文献中所包含的信息。

③文摘（Abstract）文摘是系统报道、积累和检索文献的主要工具，是二次文献的核心。

其结构与内容及出版发行方式都类似于篇目索引（题录），只是增加了论文的内容摘要。

其目的在于使简单扼要工作者能以较少的时间与精力，掌握有关文献的现状及基本内容，了解本专业的发展水平和最新成就，从而吸取和利用别人已有的工作成果，避免重复劳动。

文摘可以节省科技人员的时间与精力。

在某些情况下，阅读文摘可以代替阅读原文。

当然，它不能全部代替阅读原文，但是通过文摘来选读原文就比较准确和省事，可使科技工作者在寻找和选择资料上避免消耗大量时间。

文摘对于没有能力阅读外文和掌握语种不多的人，更是掌握国外文献的重要途径。

文摘即可查寻文献，又可简单要地了解文献内容，具有多方面的职能。

但是它的主要作用还是解决查找问题。

只有在找得全、查得准的前提下，阅读摘要才更有意义⑵参考工具书参考工具也就是我们常说的用于数据与事实检索的资料型检索工具。

这类工具书本身便可提供读者所需的资料信息，如百科全书、字（词）典、年鉴、手册、名录和指南等等。

参考工具书是对知识进行分类、提炼、加工、浓缩和重组而形成的一种检索工具。

这类检索工具大都以图书的形式出版，属于三次文献。

从外部特征看，它就是一本图书，但在内容与编排方面，它与普通图书有本质的区别。

如在内容知识方面，它收集材料广泛，文字简明，信息高度浓缩；而在内容编排方面，它采用了具有检索功能的序列方式，或按分类方式或按主题方式排列。

此外，它还备有完备的检索系统，使人们能快速、准确地查到所需要了解的有关知识与资料。

参考工具书集检索性、汇编性、浏览性等特点于一身，具有丰富知识面，解难释疑、提供参考资料、节省时间与精力等作用，是一类非常重要的工具书。

类型：百科全书、字、词典、年鉴、手册、名录、历表、年表、年谱、家谱、工具书指南①百科全书(encyclopedias)人们常说：“百科全书是一座没有围墙的大学。

”它包罗万象，涉及人类一切知识领域，以内容广博、资料准确、释文严谨、文字简明，体例严密，插图装帧精美，卷帙浩瀚而著称。

具有“工具书之王”的美誉。

由于它反映了人类过去的历史和知识，更重要的是反映了现代的科学文化新成就，因此，读者可以从百科全书中查到各学科的著名专家学者撰写和审定的，条目具有可靠性和权威性，代表一个国家、一个学科的学术水平。

如《中国大百科全书》、“Encyclopedia of Science & Technology”、“Encyclopedia Britannica”等。

但百科全书篇卷帙浩瀚、出版周期较长，难以及时反映最新科研成果。

为此，有些著名的百科全书还出版相应的百科年鉴以弥补百科全书的不足。

②字典、词典(dictionaries)是汇集语言和事物名词等词语，解释其词义、发音、概念和用法，并按一定的秩序排列，供人们查考的工具书。

分有多语种词典，单语种词典，综合性、科技性、专业性词典、人名、地名词典，缩略语、词组词典等等。

如《辞海》，《英汉技术词典》，《最新英汉缩略语词典》，《英语成语词典》、《日汉世界名人译名词典》、《美国地名译名手册》等。

③年鉴（yearbook）是汇集某一年内重大新闻、事件、数据统计资料并逐年出版的工具书。

它报道最新的事实（包括最新科研成果），其内容新颖、精炼、简明，取材可靠，出版稳定，具有较广的用途。

即可用于查找最新资料和数据，也可用于阅读。

如《中国经济体制改革年鉴》等。

④手册（handbook）从字面讲就是常置手边供随时查阅的书，是某一范围内基础知识的基本数据的汇编。

常以数表、规格、条例作为表述方式。

有些不标明手册而称为便览、大全等等的图书，也属于手册的性质。

如《世界飞机手册》、《机械设计手册》、《数学手册》、《出国留学便览》等。

手册内容广泛、数量庞大、品种繁多，应根据实际需要选择贴切的手册。

⑤名录（directories）名录包括机构名录、名人录（who's who）、地名录等，提供学术机构、政府机构、事业机构、公司企业、知名人士、城市地区等有关资料，是进行经济、文化、学术交流的参考书。

机构名录（也称指南或机构名称字典）；是各种组织机构名称的汇编，可以用于查考组织机构的概况包括机构全称，业务活动，人员情况等等。

这类工具书如《中国企事业名录大全》，“The National Faculty Directory 1990"(《1990年美国大学教师名录》)，"Peterson's Guide to Four year Colleges 1988"等；名人录：是介绍某一范围、某一领域内著名人物的简历的工具书。

主要介绍人物姓名、生卒年月、学历、学术活动情况，主要论著及通讯地址等。

这类工具书如《世界名人大词典》，“The International Who's Who”（《国际名人录》）等。

名录一般按学科、行业、地区划分出版，编排整齐清楚，其书名常常可以反应书中内容，使用方便。

⑥历表、年表历表是查考和换算不同历法年、月、日的工具书。

如《中西回史日历》、《二十史溯闰表》、《两千年中西历对照表》等。