档案管理基本制度

湖北稳得福投资管理有限公司档案管理基本制度2015年3月档案管理制度［鄂稳投（2005）14号］为加强与规范公司内部档案资料的管理，根据本公司的实际情况，特制定公司档案管理制度。

一、档案管理部门：总公司设立档案室，档案室由总公司办公室领导管理，各单位可设置类似功能的资料室或资料柜，负责文件资料的收集和保管。

二、归档范围：总公司及各单位的下述资料：公司章程、规章制度、政策性文件，动产和不动产所有权证及债权凭证、营业执照、代码证、财务管理资料、验资报告、审计报告、评估报告、规划、年度计划、统计资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委托书、协议、合同、契约、司法文件（含诉案全过程文书及判决书）、建筑建设项目方案（含图纸批文等）、工程预决算、决定书、通告、通知、各类（承包）合同、出租车公司挂靠管理合同、当票、维修合同、政府及其部门批准文件、上级机关来文及其它具有参考价值的文件材料；会计凭证、财务报表、会计账簿、银行账户、贷款合同三、档案管理人员：由总公司及各单位指定专人专职或兼任，明确责任，保证原始资料及单据完整，涉及保密的档案资料必须保证安全。

四、文件归档规定及责任1、各单位经办的文件资料应在该业务结案后转交总公司档案室归档，其归档责任人为各单位负责人；经办部门及单位视实际需要留存复印件，特殊情况或因业务处理需要，原件必须由经办部门临时保管的，须经办公室主任同意办理借用手续，档案室则以复印件入档，并记载原件保管情况；各单位在档案资料未交总公司档案室归档前，应按本制度规定，收集整理，归类妥善保管，办结后送交档案室。

财务档案由财务部门指定专人负责保管。

2、文件结案后移送归档时，按如下原则点收：①检查文件资料的文本、附件是否完整，如有短少，应即追查补入；②文件资料如需抽存，应有领导的签认；③文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应退回经办部门补办；④文件归档后应由收件人向原经办保管人履行签收登记手续。

五、档案分类、整理1、归档文件的分类应遵循必要的逻辑规则，设置的类目要做到界限清楚，不交叉重叠，并要体现原则性与灵活性的统一。

2、归档文件应根据其形成的时间、部门按照年度——组织机构分类法分类，也可按照文件内容所反映的问题或“事由”将文件划分成各个类别，按年度——问题分类法分类。

3、归档文件按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列，并依据分类方案将案卷逐一编号、登记、造册，形成案卷目录。

填写案卷目录要认真、细致，力求做到全面准确地反映归档文件的特征，同时编制全引目录，以便于归档文件的查找。

4、档案编制档号时，一是要遵循惟一性原则，档号应批代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只能表示一个编号对象，在一本案卷目录内不能有重复的案卷号，在一个案卷内不能有重复的页（张）号。

其次要遵循合理性原则，档号的结构必须与档案的分类体系相适应，档号应保持完整，不能随意减少某种代码，按流水顺序编号时不应用空号。

三是要遵循稳定性原则，档号一经确定，一般不应改变。

四是遵循简明性原则，档号应力求简明，做到易识、易写、易记。

5、以件为单位进行档案整理。

每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。

来文与复文可为一件，其中外单位的来文与本公司的复文作为一件，简报一期一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件。

重要文件须保留历次修改稿的，其正本为一件，历次稿（包括定稿）为一件。

六、档案保管期限文件保管期限除政府有关法令及本企业其它规定外，按下列规定办理：1、文书档案：①永久保管：公司章程、股东名簿、董事会决议及股东会记录、规章制定、本公司法规政策性文件、处理重要问题形成的文件材料、重要会议的材料、政府机关核准文件、动产和不动产所有权状及债权凭证、工程设计图等核定需永久保存的文件。

②长期保管：一般工作问题的文件材料、一般会议的文件材料，各公司报送的重要报告、材料等，保管期限为16-50年左右，视各类档案的保存价值确定。

③短期保管：一般事务性的文件材料、会议材料，各公司报送的有关材料、报告等，保管期限15年以下。

2、会计档案：分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年.10年.15年.30年5种。

各单位可根据实际情况报批后确定保管年限。

七、档案的保管及销毁1、档案管理人员应随时清洁档案柜、架，维护档案清洁，并在必要时放置防虫剂，防潮防虫蛀腐朽。

2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料，若按规定需要销毁保存期已满的档案文件时，档案管理人员要登记清楚，编制“档案销毁清册”，报请公司领导审批，批准后方可销毁，并由公司指派监销专人监督销毁。

审批清单、档案销毁清册永久存档。

八、档案的借阅与索取1、董事长、总裁、副总裁、监事长、办公室主任借阅档案可通过管理人员办理借阅签字登记手续，直接提档。

2、各单位人员借阅档案时要经办公室主任批准，并办理借阅签字登记手续。

3、借阅档案必须爱护、保持整洁、严禁涂改、注意安全和严格保密，如确属工作需要必须复印的，属公司重大机密档案，必须经总裁批准方可复印，一般内部档案经办公室同意即可摘录或复印，均应办理签字登记手续。

九、本制度自公布之日起执行。

档案室建设制度一、档案柜的排放与档案的上架顺序1、档案柜应与窗成垂直角度，以免阳光直射并便于通风，所有柜均不能紧靠墙壁，柜之间主要通道一般应有1-1.2米的距离。

2、档案的上架顺序为：以每一组档案柜为单位，从左到右，从上到下排列。

3、安装档案柜的库房地面载重要求为每平方米800公斤。

4、档案柜标格式：45%-65%之间三、硬件设施要求1房和荣誉室。

2到恒温、恒湿和“八防”的要求：即有防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫的措施。

3、必备的设施设备：铁质档案柜、除湿机、温湿度记录仪、灭火器、空调、电脑、扫描仪、档案管理软件。

档案保管制度一、库房内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值分别编好序号，科学地系统地排列上架，认真地保管。

二、有符合要求的档案库房，配备标准的能满足需要的档案柜架，案卷装具符合国家标准。

三、保持库房整洁卫生，档案柜架排列整齐，档案存放位置索引醒目、规范。

室内严禁吸烟、点灯、用电炉，严禁存放易燃、易爆、易腐物品，库内无霉、虫及杂物堆放现象。

四、严格按照“十防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管条件。

按照通风降温四原则随时开窗通风或开机降温去湿。

在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。

五、要定期检查各种设施设备，保证各种设备的完好无损，若发现设备损坏或出现故障，要及时修理和排除。

六、库房和档案柜架的钥匙必须专人保管，不得丢失和乱放，更不能随便转借他人。

档案人员每天下班时要坚持检查电灯、电路和门窗情况，发现问题及时解决。

七、各种门类档案进入或移出档案室，必须造具清册，履行交接手续。

每半年对室藏档案进行一次全面检查和清理核对，做到目录和库存相符，确保档案完整安全。

如因保管不善造成档案损坏或丢失，要追究有关人员责任。

八、档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可不得随便进入。

九、按照《全宗卷规范》建立全宗卷，注意收集、整理、接续全宗卷内容，使全宗卷内容全面、规范、完善。

档案保密制度一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规和公司的保密制度，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全与完整。

二、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照公司制度和规定办理。

保密档案及文件材料，要妥为保管，绝密档案要单独保管。

三、档案库房设施应符合“十防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节假日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

四、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放销毁属于公司秘密的文件、档案、资料和物品。

不准将属于公司秘密文件、档案、资料和物品作为废品出售。

五、不准借阅秘密档案资料，查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于在保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透漏秘密文件的内容。

六、不准携带属于公司秘密文件、档案、资料和物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经办公室主任审查，董事长批准同时指定专人保管。

七、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。

八、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

公司档案资料保密级别划分档案利用制度一、本公司档案仅限于本公司人员利用，凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表。

二、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围、经办公室主任批准后方可查阅。

三、查阅档案人员应在阅文室内查阅，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

四、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

五、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。

六、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

七、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。

借阅档案未还人员若要长期离岗，必须在离岗前将所借档案全部归还，以利保管和利用。

八、凡遇节假日和特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。

九、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或拒不归还者，应按《档案法》及公司有关规定严肃处理。

十、复制、抄录档案资料，要经办公室主任批准，抄录复制的档案经档案管理员核对无误，加盖公章，方可有效。

十一、档案人员应根据单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率和查准率。

档案统计制度一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

二、档案统计包括登记和统计两个部分。

档案室要建立档案工作统计台账，档案人员要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编制和利用情况等登记和统计。

三、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。

四、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹要工整、清楚、不得潦草和模糊。

五、坚持做好降温去湿工作，使库内温湿度控制达到国家规定的标准。

六、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。