邮件书写规范与常识

邮件书写规范与常识行政人事/业务中心学习收益了解邮件书写礼仪在商务往来中的重要性掌握邮件结构及书写规范，养成良好的职业习惯掌握邮件结构书规范养成良好的业惯掌握邮件书写的常识与礼仪，体现更高的职业化程度目录写在前面需要使用邮件的情况邮件的书写规范关于主题称呼与问候正文附件结尾签名完整邮件范例邮件常识关于发送、抄送、密送、群发邮件关于回复、转发邮件的优先级、已读回执、自动回复向上级汇报的注意事项正确使用标点符号、时间、日期格式 正确使用标点符号时间日期格式 总结写在前面邮件是商务职场中重要的沟通方式，邮件书写的专业化程度，不仅体现了个人的为人处世态度，同时也代业化程度不仅体现了个人的为人处世态度同时也代表着公司的品牌形象。

特别是与我们初次邮件往来的人如客户这是他特别是与我们初次邮件往来的人，如客户，这是他们判断我们的唯一方法，通过专业的邮件沟通，可以传达出个专业的形象达出一个专业的形象。

在商务交往中要尊重一个人，首先要懂得替他节省时间，把有价值的信息通过电子邮件提供给需要的人；作为发信人在写每封邮件的时候，要站在对方立场考虑，要想到收信人会怎样看这封邮件；看这封邮件为促进更高效的沟通，学会使用电子邮件礼仪具有重要的意义。

需要使用邮件的情况正式工作报告部门之间事务往来正式通知知识、信息的推荐与传递没有见面交流条件的情况下，例如与外部客户的沟通 难以简单用口头说明清楚的事项邮件书写规范邮件书写规范电子邮件结构12345这些主题恰当吗？无主题含义不清主题冗长主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

邮件主题的注意事项明确主题，不要空白主题，这样比较失礼；标题要简短有意义，不宜冗长；如：“销售例会会议记录20120630”标题要能真正反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，例如“王先生收”、“请查收”；一封信尽可能只针对一个主题，便于日后查找整理；封信尽可能只针对个主题便于日后查找整理注意不要随便使用“紧急”之类的字眼；回复对方的邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，切忌出现回 回复对方的邮件时可以根据回复内容需要更改标题切忌出现“回复：回复：回复……”这样一连串的标题。

称呼恰当地称呼收件者，拿捏尺度举例：Tom HanksDear Mr.Hanks——用于初次发邮件用于初次发邮件Dear Tom,Hi Tom,Hi,Tom——用于彼此很熟悉以后举例：王刚如果清楚对方的职务，可按职务尊称对方，如“王经理”；如果不清楚对方的职务，可按通常的“王先生”称呼。

在多个收件人的情况下，可以称呼各位，各位领导、各位同事、Dear All.邮件的开头要称呼收件人，这样既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。

问候语邮件开头结尾最好要有问候语p y g y 最简单的开头可以写一个“Hi”“Hope everything well with you”，中文可以写“您好”；英文结尾常见的写g，中文可以写祝您顺利；英文结尾常见的写“Best Regards”，中文可以写“祝您顺利”；“礼多人不怪”，礼貌一些总是好的，即便邮件中有些不妥的地方，对方也能平静的看待。

1.邮件正文简明扼要，行文通顺邮件正文应简明扼要的将事情说清楚；按逻辑顺序安排邮件内容：首先：开门见山，说明问题其次：背景说明，细节描述接着：提供支持性材料或附件最后：如果有必要，可委婉给出建议或总结行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，切忌出现让人晦涩难懂的语句；正文的长度需控制在不要让收件人需要拉滚动条才能读完为宜。

2.注意邮件的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择适当的语气进行论述，以免引起对方不适；尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现；电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

3.邮件正文多用1234之类的编号，以清晰明确如果事情繁杂，最好以1、2、3、4列出清晰明确的说明。

保持每个段落简短不冗长。

举例：Main topic：1. ××××1×2. ××××3. ×××××4.一封邮件交待完整信息最好在一封邮件中把相关信息全部说清楚、准确，不宜在几分钟之后再追加补充或者更正之类的邮件。

再追加“补充”或者“更正”之类的邮件如邮件发出后，内容有错或者情况有变化，需要更新邮件，可用原邮件转发，主题后加Update或—更新，并在更新的邮件中说明更新的内容。

件转发主题后加Update或—更新并在更新的邮件中说明更新的内容5.避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查邮件中出现错别字会被认为不认真，客户由此判断一个团队做事不认真。

个有错别字的邮件可能导致订单的损失。

一个有错别字的邮件可能导致订单的损失。

如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；如果是中文邮件，注意同音别字；在邮件发送之前，务必检查阅读一遍，行文是否通畅，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息合理的用大写字母、粗体、斜体、颜色字体提示重要的信息，但是注意过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。

意过多的提示则会让人抓不住重点影响阅读7.合理利用图片、表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或者讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描很多有术或的单纯以文字式很难述清楚，如果配合图表加以描述，会让对方更加容易理解。

在商务信函里面切忌使用☺等字符，会给人轻佻的感觉。

只有在某些需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在^_^8.语言的选择和汉字编码只在必要的时候才使用英文邮件，如果有外籍人士，或者是其他国家和地区的华人，可采用英文交流；和地区的华人可采用英文交流；尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件，如果对方发英文邮件给你，不宜用中文回复；不宜用中文回复在收件人无外籍人士的情况下，对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文以免因双方的英文理解问题而影响邮件涉及问题的解决建议使用中文，以免因双方的英文理解问题而影响邮件涉及问题的解决。

选择便于阅读的字号和字体，中文可用宋体或新宋体，英文可以用Arial字型，字号宜用五号或10号字即可。

这是研究证明最适合阅读的字号字型字宜或字这究证适合阅读的字与字体。

对于公务邮件，最好不用背景信纸。

注意事项如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；附件文件应按有意义的名字命名；正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式；如果附件过大（不宜超过3MB），应分割成几个小文件分别发送。

结尾签名每封邮件在结尾都应签名，便于联系尽量使用公司要求的统一模板签名档签名档里面的信息要及时更新，保证信息的准确性。

签名档里面的信息要及时更新保证信息的准确性 签名档文字应选择与正文文字匹配。

邮件范例邮件常识关于发送收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的理应对邮件予以回复或采取行动；题的，理应对邮件予以回复或采取行动；注意不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”“收件人”；To、CC中的收件人应遵循一定的规则，比如按部门排列按职位等级都可以适当的规如按部门排列，按职位等级都可以，适当的规则有助于提升你的形象；思考：发出的邮件，数据或者内容有误，收件人会以为你的上级已经审核过，发出的邮件，数据或者内容有误，收件人会以为你的级审核过，而实际上你的上级并不知情，由此会产生误会，如何避免？关于抄送抄送的人则是需要了解此邮件事项相关的人，没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，可以回此邮件；通常包含发件人的上级以及收件人的上级，因为双方上级都要了解你做的事情事情；公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员，尤其内部讨论产品定价等问题，不能抄送给客户。

关于密送密送的人是发件人想把此邮件发送给他/她但又不想被收件人以及抄送的人知道，通常用在非常规的场合；不建议使用密送，如密送的人无意中直接在此邮件上答复所有人，会给其他人突的感觉容影响信任关系他人突兀的感觉，容易影响信任关系，通常邮件的事项需要让某人知晓，可以单独转发慎用！单独转发。

群发邮件关于群发邮件邮件群发的情形：公司邮箱发送的通知、公告，如HR部门发的任免公告；公司层面的制度发文等公司层面的制度、发文等，如内审内控的制度发文；邮件群发注意事项邮件群发注意事项：回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。

个人私事不要用群邮件来发送发送群邮件时要经过相关领导审核后方可发送关于邮件回复及时作出回应，理想的回复时间是2小时内；如果事情比较复杂，无法及时确切回复，可以回复“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”；进行针对性回复，当回复邮件答复问题的时候，最好把相关问题抄到回件中，附上答案，进行必要的阐述；到回件中附上答案进行必要的阐述不宜对同一问题多次回复讨论，如果收发双方就同一问题交流回复超过3次，这说明交流不畅，此时应采用面对面、电话等方式进行交流超过3次，这说明交流不畅，此时应采用面对面电话等方式进行交流后再做判断。

主动控制邮件的往来，为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添加“全部办妥”“仅供参考，无需回复”。

区分答复与全部答复如果只需要一个人知道的事情，单独回复即可如果对发件人提出的要求作出结论响应，应全部答复如果对发件人提出的要求作出结论响应应全部答复如对发件人提出的问题不清楚或有不同意见，应与发件人单独沟通有结果之后再告诉大家切忌全部答复通，有结果之后再告诉大家。

切忌全部答复。

不要向上级频繁发送没有确定结果的邮件，点击“全部答复”前，要三思而行。

要三思而行转发转发转发邮件的情形：需要别人知道邮件内容或者跟进；工作超出你的权限，你一定要转发给你的老板请示。

邮件转发注意事项：转发邮件要突出信息，如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理；确保所有收件人需要此信息转发敏感或者机密信息要谨慎不要确保所有收件人需要此信息，转发敏感或者机密信息要谨慎，不要把内部信息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

转发邮件时，转发过程中还要做一些批示，如XXX，pls follow。

转发邮件给领导的时候如仅仅写个FYI（for your information，仅供参考）是不合适的，FYI的语势是平等的或者是从上到下的。

邮件的优先级邮件的优先级事情很紧急，使用优先级邮件希望引起重视事情很重要，需要邮件对邮件中的事情进行处理事情很重要需要邮件对邮件中的事情进行处理 不要频繁使用邮件优先级已读回执已读回执通常很重要的邮件，需要知道对方是否读过；是个人目的看收件人究竟打开过没有。