第二章账务处理子系统(4)日常业务处理.pptx

度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性 检查。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符， 会计分录是否正确等 如果审查认为错误或有异议的凭证，应交与填 制人员修改后，再审核。经过审核后的记账凭 证才能作为正式凭证进行记账处理。
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注：审核人和制单人不能是同一个人, 取消审 核只能由审核人进行。 凭证一旦进行了审核，就不允许对其进行修 改和删除，必须通过取消审核操作后才能对凭 证进行修改和删除。
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记账处理过程
▪ 记账凭证的检验：检验凭证是否平衡， 如果有不平衡凭 证时不能记账。
▪ 保护记账前状态：记账前，系统将自动进行硬盘备份,保 存记账前的数据。
▪ 开始记账:由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合 法性检验、科目汇总、登记账簿等操作
➢ 打开科目发生额 /余额表及银行对账、辅助核算的信 息，从凭证文件取记录，按照科目发生额 /余额表的 数据要求分类汇总相关科目的发生额/余额，-逐级汇 总、更新上级科目的发生额/余额，同时更新辅助核 销信息。
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2、辅助核算数据的ຫໍສະໝຸດ 入▪ 当会计科目有辅助核算要求时，会出现辅 助核算内容，如部门，客户，职员等。
▪ （1） 外币核算科目 如 收到 外商投资款 20,000美元 ，汇率 8.05 电汇，编号 456
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▪ （2） 数量核算科目 如 新购空白光盘一批2元×100片，转账 支票号901
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▪ 记账标志：
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过账处理需注意的问题
检验上月是否过账或结账: 上月未过或结账时， 本月不能过账。 检验是否通过审核: 若有未通过审核的凭证时， 不能过账。 检验凭证是否平衡: 如果有不平衡凭证时不能 过账。 过账中断发生在正式记账过程中，先通过“反 过账”恢复上次未完整过账处理前的状态。
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审核方法有目测法 、二次录入效验（双敲 审核）, 最常用的方法是目测法。
目测法时, 可直接根据原始凭证, 对屏幕 上显示的记账凭证进行审核, 对正确的记账凭 证, 执行审核命令，计算机在凭证上填入审核 人名字；对错误的记账凭证，不予审核或执 行标错命令。
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▪ 记账凭证全（部四输）入凭完毕证后汇，总可根据输入的汇
总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生 成一张科目汇总表。
▪ 进行汇总的凭证可以是已记账的凭证，也可 以是未记账凭证，因此，财务人员可以在凭 证未记账前，随时查看企业当前的经营状况 和其他财务信息，同时还可以根据数据的异 常情况检查工作中失误，从而确保凭证的准 确性。
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（五）过账
▪ 凭证过账就是系统将已录入的记账凭 证根据其会计科目登记到相关的明细 账薄中的过程。
如非法对应科目检查:如收款凭证中借方必要有“现金”、 “银行存款”，付款凭证中贷方必要“现金”、“银行存 款”，但转账凭证中不能出现“现金”、“银行存款”
▪ 金额控制：科目金额不能为零。保存凭证时，系统安装“有借 必有贷，借贷必相等”的原则检查数据是否可接受。
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（二）凭证查询
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审核是指由（具三有审）核审权限核的凭操证作员按照会计制
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3） 业务日期：凭证录入日期，可修改 4） 附件张数，即本张凭证所附原始凭证张 数。
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（2）凭证正文部分
1) 摘要。即对本凭证所反映的经济业务内容 的说明。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘 要内容可以不同，每行的摘要将随其内容在明细账、 日记账中出现。
2) 科目。输入科目时, 一般输入科目编码， 计算机将根据科目三编、码网自络动课切程换制作为特对色应的会计科目 名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义， 必须是最底层的科目编码。录入科目代码，可以按 F7查询
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▪ 常用凭证输入功能：调入模式凭证
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▪ 凭证类型和编号：系统自动按分类编号，避免重号、漏号，不
可修改 4、凭证输入正确性控制措施
▪ 制单日期：制单日期控制不能为已结账月份，缺省用系统日期， 用户可根据情况改，但日期要随凭证编号增加而递增。
▪ 会计科目有效控制。系统对输入的会计科目进行存在性检查、 是否最末级科目检查和符合有关规定的检查。
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（一）凭证输入
记账凭证的内容一般包括两部分： 一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证 编号、凭证日期和附件张数等； 二是凭证正文部分，包括摘要、会计分 录和金额等。 如果输入会计科目有辅助核算要求，则 应输入辅助核算内容。
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辅助核算
往来业务编号
1、凭证输入内容
（1）凭证头部分
1） 凭证字。输入设置时已定义的凭证类别编号或 名称。 2） 凭证号。一般地，凭证号由系统自动产生, 并 对连续性进行控制。编号由凭证类别编号和凭证顺 序编号组成，如：收款1、收款2等。
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▪ （3） 往来科目：如收回客户欠应收帐款
在输入科目回车后， 光标移至此处
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▪ （4）部门核算
➢ 如 报销本月管理人员通讯费 借： 管理费用 –通讯费—市场部 –李丹
贷：库存现金
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▪ （5） 银行类科目
➢ 如 提取现金10 000元备用，现金支票号123
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3、凭证输入的辅助功能
常用摘要输入功能（按F7）：
第四节 账务处理子系统的日常处理
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主要内容
➢ 凭证管理 ➢ 账簿管理 ➢ 期末处理
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▪ 总账系统的日常处理是通过凭证处理、记 账、期末处理等过程完成会计核算，并通 过输出各种账表输出系统处理结果。此系 统是一切财务数据的收集点。
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总账业务流程图
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一、 凭证管理
▪ 会计凭证是整个会计核算系统的主要数据 来源，会计凭证的正确性将直接影响到整 个会计信息系统的真实性、可靠性，因此 系统必须能保证会计凭证录入数据的正确 性。包括凭证输入、凭证审核、凭证输出、 凭证汇总和记账等过程。
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3） 金额。金额不能为“零”；红字以“－” 号表示（冲销业务时）；会计科目借贷双方金额必 须平衡。
4） 核算项目的内容。如果在科目设置时定义 了相应的“核算项目”， 则在输入每笔分录时， 同时输入核算项目的内容。
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5） 合计。自动计算借方科目和贷方科目的金额合 计数。 6） 制单人签字。系统根据当前进入本功能时的操 作员姓名自动输入。