市场档案资料管理措施

市场档案资料管理措施

市场档案资料管理措施

1 档案管理运作环节

1.1 资料的收集

1.1.1 建立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等”六化”管理，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

1.1.2 资料的收集坚持系统、完整的原则，根据实体资料和信息资料的内容，从实际需要出发，扩大信息资料的来源，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，从空间上讲是指市场物业构成的方方面面，大到房屋本体、公共设施，小到一树一木都有详细的资料收集。

1.2 资料分类整理

1.3 资料归档管理

归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要，XX的管理应拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、

编辑并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

档案的出、入室都有严格的规定：出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出，入室时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。

档案的管理环境必须做到”三防”，即防火、防潮、防变质。

1.4 档案的运用

采用先进的检索软件，逐步建立电脑网络系统，充分发挥档案的贮存和使用价值。

1.4.1 外部网：与广大经营者及业主、主管部门进行联网，所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作监督和检查。

1.4.2 内部网：管理处内部联网，运用现代化办公手段和设施，对文件进行分级管理、分层使用。

2 档案资料的类别

2.1档案资料大体分为市场物业管理政策、法规资料，竣工验收资料、房屋的单体竣工图、经营者及住户档案、装

修管理档案、维修档案、巡视记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。

2.2 管理档案资料（含经营者及业主档案、装修管理档案巡视记录）

名称资料内容

物业资料小区基本资料、分区资料、环境文化设施资料

住户资料

A：住户迁入资料，经营者迁入资料

B：经营者，住户人员档案

C：经营者，住户维修档案

事务资料

A：事务值班表 B：事务交接记录表

C：经营者及业主搬出（入）物品登记表 D：日常事务巡视记录

E：经营者及业主回访登记表

合格分承

其他资料

A：维修申请表（附图纸） B：维修工程队安全责任书

C：临时施工人员登记表 D：施工单位营业执照2.3 投诉与回访及其他管理服务

名称资料内容

维修资料

A：维修申报表 B：维修服务派工单

C：维修回访记录表 D：公共设施维修记录

治安交通

管理资料

A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录

B：查岗记录、闭路电视监控系统录像带

C：物资搬运放行记录、紧急事件处理记录

D：车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议设备管理

资料 A：公用

设施保养维修记录

B：各项机电设备保养维修运行记录

C：设备维修保养记录

D：设备检查记录

市场社区文化

资料 A：活动计划实施方案、总结记录

B：文化活动图片及录像记录

C：传媒报导

员工管理

资料 A：员工个人资料、聘用表 B：员工业绩考核及奖惩记录

C：员工

培训计划及实施记录 D：员工培训考核记录E：员工外出考评及参加演练记录 F：员工住房及内务管理记录

业主反馈

资料 A：服务质量回访记录表 B：业主意见调查、统计记录

C：经营者及业主投诉及处理记录表

行政文件

资料 A：市场管理处主管值班及督察记录

B：政府部门文件

C：市场物业公司及主管领导部门文件

D：市场管理处规章制度、通知、通报等文件

E：市场管理处荣誉一览表

F：市场管理处接待来访参观记录表

经营者及业主管委会

资料 A：筹备成立文件 B：成立后运行文件