浅谈如何做好企业电子档案管理

【 关键词 】 企业
电子档案
管理
随着信息化时代的到来 ，档案管 索缓慢 、整理耗时以及制造速度慢等 发及使用信息资源。由于电子档案管 理也进入 了电子管理的进程中，通过 缺点 ，这些问题随着电子档案的推进 理人员多从 以往文档管理人员转移过 电子档案更加便于对档案进行归档处 已被逐渐替代 ，但在未来很长一段时 来 ，他们对 网络资源及计算机等方面 理 ，更加利于进行资料的增补 ，同时 期 内无法彻底解决 。这种电子档案与 的知识非常缺乏，对档案的管理也还 还具备传递方便 、信息容量大、库存 文本档案共存的情况 ，在较多的企业 停留在 以往 的模式中，无法运用先进 占有量小的特性 ，能够有效促进档案 都较为常见 ，又由于较多企业对电子 的现代 手法 。
档案等信息。运用文本档案进行管理 的文本及电子版都有相同的档号及信 对存档的文件 ， 别是重要的文件进 特
相对而言也较为稳定 ，而声像档案对 息。在提取资料时以电子版为主，尽 行备份与更新 ，还要加强身份验证、 资金与技术的要求更加严格 ，需要大 可能地避免使用文本档案 ，若在必须 数字签名、网络防火墙等 ，利用这些 量的资金对软硬件进行改装 ，但由于 使 用 的情 况下 ，可 通过 电 子检 索找到 手段 来 提升 设备 的 安全性 ， 大 限度 最
要使电子档案管理工作更好 ，首 电子 档案 管理 系统 分享 到 网络 中 ，成 档 案信 息化 也是 对服 务 方式 、服 务手 先企业领导就应 当非常重视其工作 ， 功实现了电子档案与部 门电子档案的 段的转变 ，因此，一支高素质 、高水 并投入更多的资金及给予管理支持。
对接 。
当前 企业 电子 档 案 管理 档案还处在初级阶段 ，主要表现为： 性有较好的效果。但由于多数企业未 方 面 ，对 电子档 案 进行 管理 的 工作 安装 电子 档案 管理 软件 ，因此 ，无法 的现 状
一
、
一
（ ） 一 电子档案与文本档案长期 队伍还未形成 。电子档案的管理人员 实现护、对计算 为了一大技术难题。而通过分散到部 共存 文本档案的特点主要是载体性能 机硬软件进行维护 以及对网络环境维 门进行管理 ，能够确保档案的可读性 比较稳定、内容较容易更改 、保存时 护创建等多方面人才 ；另一方面 ，由 及信息 的完整性 ，对缓解档案室人 员 间更加持久等 ，但文本档案却具有检 于工作人员缺少主动意识 ，不善于开 的工作量及技术量也有一定的帮助 ，
（ ） 二 整合 电子档 案 与纸质 档案 整洁的环境 ，并应不断加强防磁设备 作 者单 位 ：湖南 省 衡 阳华菱 钢 管有 限
的同步管理
的配置 ，条件许可的企业还应当定期
公 司
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进行改善 ，才能够确保其保存时间的 管理 系统
二 、 提 高 企 业 电 子 档 案 管 理 管理。在条件允许的情况 ，企业应当 开发出切合公司发展实际情况的管理 水 平 的途 径
（ ）注重加 强档案 管理 队伍 六
建设
企业要 走向现代 化管理 ，实现 （ ） 得领 导 支持并 制定企 业 软件。现在已有较多的企业建立起了 一 取 各 自的局域 网络 ，并通过资源共享将 电子档案管理是企业发展必然结果。 电子档 案管理 制度
将还被 企 业需 要 。要使 企 业档 案更加 （ ） 重加 强 网络环 境 的安全 五 注
（ ） 四 电子档 案管理 资金投入 处 ，因此 ，这两种方法的使用在未来 数据库设备。 有限 由于多数企业对档案的管理方法 完善 ，就应当将两者共同使用 ，在收 管理 还停留在较为传统的方法上 ，对电子 发 文 本 文 件 时 应 当注 意 文 件 是 否 完 对相关软硬件进行检查 、更新、 档案管理没有充分的认识 ，因此对其 备 、是否 齐全 ，并 应 当在收 到 后及 时 升级 、维修 ，定 期对 相 关设施 与网络 的资金投入也相对较少。在电子档案 进行归档 ，并通过扫描将其储存在计 服务期进行检测 、维护与清理 ，要以 管理中，应 当包含文本档案以及声像 算机制定数据库里 ，并注意保证档案 此 为职 责设 立 网络安 全 监督 员 ，定期
受不 到 重视 ，因此对 企 业有价 值 的信 文档的归档位置 ，在将文档提出，也 的保 障电子档案 在传输 、储存 、运
息非常零散。此外 ，由于电子档案容 就有效提高了工作效率 ，从而减少了 用操作的过程中的保密性、发展性、 易因为外界因素使其寿命缩短 ，因此 文本档案在使用过程中造成的损失 ， 保管档案需要一个非常严格的条件限 更加便于纸质档案的长久性。 制 ，需要投入大量的资金对其软硬件
管理带来了较大的限制。通过何种方 案 ，但没有相关支持软件 ，以至于数 集中管理 ，二是分散到部门进行针对 法能够有效控制其弱点 ，发挥其最大 据打不开 ，给工作带来极大的不便 。
效用是我们需要思考和解决的问题。
管理。这两种方式均有各 自利弊 ，采
（ ） 二 电子档案尚处于初级阶段 用集中管理能够有效避免档案出现无 就 目前来 看 ，多数 企业 的电子 故销毁 、修改等情况 ，对保证其真实
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但其主要问题是档案得不到很好的保 存 ，很可能造成其他部 门无法阅读。
经 过 上 述 的 分 析 ，我 们 了解 到 对 软件 系统 进行 升级 ，对硬 件设 备进
电子档案与文本档案有着各 自的利弊 行更新 ，并提供较好的服务器主机和
平 、高技能的档案管理队伍才能够适
同时 ，还需要结合实际情况 ，制定切
（ ） 意 加 强 对 硬 件 系 统 的 应电子档案的发展。为此 ，企业应当 四 注
加大 对档案管理 工作人 员的培训 力 合实际的管理制度 ，使电子档案管理 管理 通过管理ｅ ，配置性能较好、系 度 ，以便于在未来的工作中跟进时代 口 ｒ门 ｌ ｊ 部 门逐 步 建立 ，并对 管理 工 作人 员 的 岗位职责及档案统计制度等有更加详 统较为稳定及功能较为健全的设备 ， 需 求 ，为企 业提 供 更加 先进 的 电子 档 细的规章制度 ，以保障电子档案管理 同时进一步改善硬件运行环境 ，尽可 案管理奠定基础。 工作更好 的落实。 能地为其提供一个温湿度适当、干净
管理 效 率提 高 。 当然 ，电子档 案也 存 档案的管理没有健全的制度及机制 ， （ ） 三 电子档 案 的两种 管理模 式
在信息容 易丢失、数据容易损坏等缺 使得工作人员对电子档案的管理没有 交叉使 用
点 ，同时其对计算机及支持软件环境 明确 的 目标 ，致使 出现重复及空 白 目前，企业主要通过两种方式对 的依耐性也较强 ，这些都给电子档案 的情况 ，甚至有些企业保存 了电子档 电子档案进行管理 ，一是档案室进行
更 加持 久
持续性 、安全性。同时 ，电子档案在 运用时 ，需要经过严格的要求 ，必须 改与下载 ，最大限度的防止电子文件
（ ） 三 研发功能完善的电子档案 严格规定在使用的过程中不能擅 自修 在进行电子档案管理时，需通过 被其他用户进行非法方位或者随意修 较为先进的软件系统对档案进行综合 改 ，提 高其 安全性 。
浅谈如何做好企业 电子档 案管理
口李 小 红
【 摘
要】 随着信息化时代 的不断发展 ，电子档案逐 渐被运 用到 企业 中。电子档案 管理 以其独有的优势 ，让 日 常工作变
得更加快捷 、方便。本文基于 电子档案在企业档案管理 中使 用现状进行分析 ，提 出电子档案在企业档案管理
中 的应 用策 略 。