跟单人员 要点,过程,注意事项

跟单心得---不定时更新

最近总是力不从心，总是为了一点小事忙个半天，工作效率实在是忒底。现对自己的工作做一下总结，细分，希望能从中找到更好的方法，能充分利用自己有限的时间做更多的事情，减少失误。

1，产品打样阶段

1）需要填写如下资料：

《现金外采申请单.xls》——报销费用时使用

《材料打样明细.xls》---记录产品打样阶段的材料明细，包括材料材质，尺寸，供应商资料，方便报价和大货料采购。

《业务员开支记录表.xls》---记录所有费用支出明细，报价时算入成本，或向客户收取打样费用的依据。

2）需要将所有部件都留样，留样要注明日期，部件名称等方便大货时核对。每款产品的留样单独放入1个袋子里，方便查找。

3）寄样品时要注明寄样日期，拍照记录。存入文档《寄板图片存档》，方便以后查找。《寄板图片存档》要分客户建立，不同的客户不同文档，也要标明时间。

4）寄样品时要仔细检查产品，对照客户的试样书，核对尺寸，LOGO位置等。尤其是寄最终确认板时，要核对一下留板和给客户的板，是否一样，包括材料颜色，材质，尺寸，LOGO位置等，防止寄板和留板不一致，导致量产错误。

5）寄板时要总结问题点，发现跟客户试样书有区别的地方，要标明出来，告诉客户下次改进。有的需要拍图片，以后做成作业指导书，在量产时尽量避免这些问题。

6）寄板后一定要告诉客户单号，方便的也可以发张产品图片，让客户对将要收到样板的情况有个大概了解。

7）客户反馈的问题点，要分别总结在一个文档里《XXX样品反馈问题点》，方便查找，也方便量产时做作业指导书，以免用时邮件里到处找。

8）客户下单前要开产前会议，将客户反馈的问题点提出，找到解决方法，找不到解决方法的，要告诉客户有哪些问题点是克服不了的，如果客户接受后才能接单，开始量产。如果不接受就不接此单。（接单也要衡量什么单可以接，什么单不可以接，如果什么单都接，那将得不偿失，我曾经接了两单货，财务说亏了6万多。当时那个产品就一块皮料+纸板+两块木板相裱就可以了，我们都认为相当简单，结果做货时才发现，相当的难，员工有的做着手都起泡了，最后不良品忒多.）

2，量产阶段

1）收到客户PO后，要做PI给客户，PI需要上级，老板签字盖章后再发给客户的。由于PO都是日文，上级和老板都是不会帮忙核对的，这需要自己更加仔细，要认真阅读PO上的要求，关于交期和付款方式，如果和谈判的不一样，要跟客户提出。关于单价，要再次复核单价是否变动，如果变动在接受范围之外，也要跟客户商量。列出变动的原因，比如材料单价上涨，汇率变低等，一般合理的理由客户还是可以接受。还有就是订单数量，因为装箱数量的原因，有可能订单数量不能构成整箱，会产生尾数箱，如果客户接受尾数箱就没问题，有的客户就不希望有尾数箱，那他就会更改订单数量。无论他改不改，如果你告诉他，会显得你比较认真。

2）生产大货时需要建立《供应商资料表.xls》，根据《材料打样明细.xls》表来建立，再将《供

应商资料表.xls》提供给采购，采购去采购物料。

3）核对资料组做的《生产单，耗料表，产品提示表》时，要仔细核对，有问题点要问上级或技术人员，以免造成后续问题，因为整个订单的生产依据就是这些表单，一旦出错，后果很严重。新产品的《包装单》是业务自己制作，需要更加仔细，包装辅料，纸箱等都是要打样后才订购的，所以在确认时要仔细，确认好的材质，尺寸等一定要做好记录，留好样板，一旦订错，后果将自己承担。

4）包装辅料打样好后，要给客户确认。带印刷的产品可以先拍图片给客户确认印刷内容，然后再寄样板给客户确认材质。

5）作业指导书，分为生产作业指导书和包装作业指导书。生产作业指导书由生产部制作，业务能做的就是把相关问题点用图片标示出来，生产过程中需要避免的问题。包装作业指导书，要把包装每一步用图片直观的，简单的展示出来，以免包装错误。工厂的包装资料只是一些文字描述，而这些包装资料只有管理才有，员工是看不到的，员工看到的只是管理人员的现场演示，如果管理人员忘记说一点，那后果也可能很严重。我有一款已经返单8次的产品，老员工包装都很熟悉了，那天某个环节换了一个新员工，本来此环节有2个注意事项，结果管理人员在演示时只说了一个，忘记了一个，结果当我巡查车间，发现不对时，已经包完有好几百个产品了，没办法，又得重新返工包装了，如果没发现就出货了，那后果更严重。所以图文并茂的作业指导书是相当重要的。

6）生产和包装过程中，本厂做的产品要经常去看，了解各个生产环节，增加自己对产品的专业知识。每个环节要对照试样书核对，有疑问的要请问技术人员。比如压印LOGO，有的压印很深，有的又很浅，这样及早发现，可以及早改善。我曾经遇到一个事情，某产品第一次订单出了很大问题，第二批订单时，我自己去全检了很多，之前的问题几乎都改善了，就有一些很细小的问题，我个人觉得此批订单还不错，就放心了很多。几乎是包装了三分之二左右的时候，经理问我：你这个产品有LOGO吗？我说有啊。他说你看看此批订单有压LOGO吗？一看才知道，所有的产品都没有压LOGO。我全检的是包装完毕准备入箱的环节，刚好有个印刷纸遮住了LOGO,没有拆开包装就不能发现。后果可想而知，包装完毕的又拆掉包装，重新压LOGO。巡查时一定要带着式样书，仔细核对每个环节。

7）在生产过程中，如果有影响外观和功能的问题是属于严重不良的，一定要及时更正，就算交期赶不及也只能延期，品质第一，不能冒险出货。直接对外贸易和跟外贸公司合作是不一样的。跟外贸公司合作，他们会派人验货，只要过了他们那一关，后面发生的所有问题，都是外贸公司负责，工厂没有任何责任。但是直接对外贸易，客户都是在国外，一般都会聘请第三方验货，如果客户没有请第三方验货，而是到了国外再抽检，按照AQL值通不过的，那就死定了。到时候退也不能退，只能任客户宰割了。前段时间同一个客户出了两次批量性问题，直接导致工厂亏了7万多。货出到日本，客户抽检，不良率太高，不得不安排全检，所有费用都必须我们出，要不就退回给我们自己全检，退货是不可能，只能让客户安排全检。这是工厂本身的问题，发现问题还安排出货，抱着侥幸的心理，结果却如此惨重。如果不想失去客户，赔款也只能认了。从另一个角度看，作为业务的我也有失误，没能对客户的品质要求把握好，如果能深刻认识到，品质永远第一位，那也许结果就不一样了。

3，出货

海运散货，整柜出货都很简单，下次总结一下信用证出货，单据真是折磨人。