合约审查管理程序书

1.規格品：本公司色卡上所有顏色的成品。
2.非規格品：本公司色卡上所沒有之顏色的成品。 三、定義
3.打樣：客戶提供供應品，打樣員需於化驗室調配出相同顏色之色樣，供客戶確認。
4. Quotation：報價單。
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流
程
圖
訂單來
源
詢價/答 覆
N
不異 動
接單/取 Y消
N
A
非規格
Y 打樣
排期/重 生產製
營業部
營業部 廠務部
7 非規格品 6.7 非規格品
6.7.1 業務員或貿易組主管判定是否為規格品，若為非規格
品，則要求客戶
提供供應品，進入流程 8，進行試樣，若為規格品，則
進入流程 9，
8 打樣
進行排期生產。 6.8 打樣
客戶供應品管
6.8.1 業務員或貿易組主管依【客戶供應品管制程序書】 制
(MS-S2-0701)之相關
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營業部 5 查詢/答覆 6.5 查詢/答覆
送貨單
ຫໍສະໝຸດ Baidu
6.5.1 業務助理接獲訂單，或業務員與貿易組主管請業務助理
(MS-S4-0304)
協助查詢時，
於電腦系統中查詢成品庫存或開立暫存之客戶訂購
單，若有庫存，直
接回覆客戶並於暫存之客戶訂購單中輸入交貨日期，
轉成〝送貨單〞
(MS-S4-0304)如附件 3，進入流程 12，進行交貨，如無
七、參考文件 八、應用表單
單位 No
流程
Who，When，Where，How to do，What
6.5.2 營業部助理確認交期後，以電話或傳真方式聯絡告知客
戶，或通知業
務員與貿易組主管，以電話或傳真或電子郵件方式聯
絡告知客戶。
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營業部 6 審核
6.6 審核 6.6.1 業務助理每天早上列印前一天之〝業務(訂貨日)訂購一 覽表〞(MS-S4-
報價協議書 (MS-S4-0301) Quotation (MS-S4-0302)
XXX 線股份有限公司
合約審查治理程序書
文件編號 MS-S2-0301
制訂日期：89 年 11 月 1 日
四、權責 五、作業流程 單位 No 流程
修訂日期：89 年 12 月 1 日
版次：A.1 版
頁 次 第 3 頁共 6 頁
庫存，則不輸
入交貨日期並請客戶待排定交期後回覆，進入流程 6，
進行審核。
XXX 線股份有限公司 制訂日期：89 年 11 月 1 日
四、權責 五、作業流程
合約審查治理程序書 修訂日期：89 年 12 月 1 日
六、作業內容 8 / 16
文件編號 MS-S2-0301
版次：A.1 版
頁 次 第 4 頁共 6 頁
程序書
規定要求客戶提供供應品。
(MS-S2-0701)
6.8.2 打樣員依【配方治理程序書】(MS-P2-0502)之相關規定，配方治理程序
進行打樣。
書
(MS-P2-0502)
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營業部 9 排期/重排 6.9 排期/重排
業務(訂貨日)
廠務部
6.9.1 營業部助理每天上午十點與下午三點時，彙集書面訂單
XXX 線股份有限公司 制訂日期：89 年 11 月 1 日
合約審查治理程序書 修訂日期：89 年 12 月 1 日
版次：A.1 版
一、目的 確保合約簽訂之合理性、安全性與適用性，以確保公司與客戶之權益。
文件編號 MS-S3-0301 頁 次 第 1 頁共 6 頁
二、範圍 本公司對外銷售之產品適用之。
六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件 八、應用表單
6.2.3.2 客戶訂單訂購量較多。
6.2.3.3 同業競價時。
6.2.3.4 新產品新規格。
6.2.3.5 單一顏色之規格品，一次訂購 60 公斤時。
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營業部 3 不異動
6.3 不異動 6.3.1 以下狀況出現異常時，業務員需判定價格與交易條件是 否需要異動，
若不需要，進入流程 4，進行接單，若需要，則進入流 程 2，進行本
作業內容 6.2.3。 6.3.1.1 市場情形(如同業競價時)。 6.3.1.2 客戶付款及信用狀況。 6.3.1.3 訂單訂購量較多時。
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營業部
4 接單/取消 6.4 接單/取消 6.4.1 業務員或業務助理或貿易組主管接獲訂單時。 6.4.2 客戶以各種方式下訂單時，經查詢目前無現品庫存，預 定之交期又無 法滿足客戶要求時，應婉拒該訂單。
0303)如附件 4，分為已交貨與未交貨，呈營業所主管 或營業部主管
審核。 6.6.2 營業所主管或營業部主管判定客戶要求之交期或價 格，無法同意者，
則進入流程 4，婉拒該訂單，若能够同意，進入流程 7， 進行判定
是否為規格品作業。
業務(訂貨日) 訂購 一覽表 (MS-S4-0303)
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單位 No 流程
Who，When，Where，How to do，What
客戶
1 訂單來源 6.1 訂單來源
七、參考文件
第 2 頁共 6 頁 八、應用表單
6.1.1 口頭：如電話、親自拜訪方式下訂單時。
6.1.2 非口頭：如傳真、郵寄、電子郵件下訂單時。
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營業部
2 詢價/答覆 6.2 詢價/答覆 6.2.1 業務員接獲客戶以口頭方式詢價時，應先了解客戶性 質與要求及訂單 內容後，調閱相同性質客戶之歷史交易資料作比較 後，向客戶報價， 若客戶同意報價，則填寫〝報價協議書〞(MS-S4-0301) 如附件 1，向營 業部主管報備後，先交由業務助理建立電腦檔案，再 由營業所主管存 檔備查，若客戶不同意時，依本作業內容 6.2.3 之規 定處理。 6.2.2 業務員接獲客戶以非口頭方式詢價時或貿易組主管接 獲國外客戶詢價 時，應先了解客戶性質與4 要/ 求16及訂單內容後，調閱相
品
排
造
B
N
查詢/答 無庫
覆
存
有庫
審 YA
核 B
N存
不變 更
Y 入庫/交 貨
記錄存 查
XXX 線股份有限公司
合約審查治理程序書 2 / 16
文件編號 MS-S2-0301
制訂日期：89 年 11 月 1 日
修訂日期：89 年 12 月 1 日
版次：A.1 版 頁 次
四、權責 五、作業流程
六、作業內容
訂購
客戶
並於電腦系統
一覽表
中，以未交貨為查詢條件，查詢〝業務(訂貨日)訂購一
(MS-S4-0303)
覽表〞(MS-S4-
XXX 線股份有限公司
制訂日期：89 年 11 月 1 日 四、權責 五、作業流程
單位 No 流程
合約審查治理程序書
文件編號 MS-S2-0301