市政工程文件档案管理制度

文件档案管理制度

一、总则

1、为加强公司档案工作，全面提高档案管理水平，有效地保护档案增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。公司档案分为绝密、机密、秘密三个级别。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。文件材料及时归档。工作变动时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

公司文件材料的管理由行政部负责。人事档案的管理由人力资源部负责，财务档案的日常管理由财务部负责。工程档案资料日常管理由项目部负责，竣工工程的档案由工程技术部负责存档，经营档案资料日常管理由经营管理部负责。

文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交公司档案室归档。

一项工作凡由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、文件的印发管理

1、公司公文的打印由行政部负责，并分部门记录清晰。

2、各部门需要复印的资料，由行政部统一登记在册，年终后按实际发生的成本计入各部门成本费用中。

3、公司不对外复印，特殊情况必须经行政部经理同意。违反规定者，对当事人及负责人罚款50元。

4、每季度根据各部门用纸量进行统一考核，部门用纸废纸率按照20%的比例进行考核。凡因递交甲方或监理用纸张不能存档时，必须记录递交的页数，以便年终考核。

5、公司内部日常事务用纸，能够重复利用的纸张尽量重复利用（无装订痕迹的），凡能够双面利用的纸张而没有双面利用，每发现一张罚当事人5元。

6、属保密性的文件资料作废不得重复利用，所有保密性的文件作废资料需由行政部统一处理。

四、档案分类（档案包括各种文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料）

1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议纪要等。

3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。

4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属单位的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指标、调度记录等。

6、凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

9、劳资人事资料。包括企业及下属单位的人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

10、声像制品资料。包括企业及下属各单位在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外单位提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

五、资料的收集与整理

1、公司的归档资料实行“年度归档”制度，即每年3月份为公司档案资料归档期。各部门档案应于每年2月底归档完毕。

2、在档案资料归档期，由行政部向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门应积极配合与支持。

3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

六、档案的借阅

1、董事长、总经理、行政部经理借阅非密级档案可直接通过档案管理人员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送行政部经理核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由董事长或总经理批准，二人因公外出时可委托行政部经理审批，具体按委托书的内容执行。未经公司董事长、总经理批准，私自将档案资料借出，给予档案管理人员罚款200元/次，造成档案资料丢失给予档案管理人员罚款500元/次，造成档案资料损坏，给予档案管理人员罚款300元/次。

4、档案借阅者必须做到：

（1）爱护档案，保持整洁。严禁涂改、不能在档案原件上划线、圈点、加注、勾抹、涂改、污损，如在档案资料上涂改、划线等，给予借阅人罚款100元/处，造成污损给予借阅人罚款500元。

（2）注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失、拆散或损毁档案，如发现有上述行为，给予借阅人罚款500元。

七、档案的保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三

级。

3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，须经公司董事长、总经理批准。

4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经董事长、总经理批准。

5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和行政经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

7、档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密，给予200-1000元的处罚，情节严重的依法追究刑事责任。

8、企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由行政部经理监督办理，档案交接之后，方能调离。

八、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当档案资料到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交行政部经理审核，经总经理批准后执行。

3、经批准销毁的公司档案，档案管理人员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。

4、在销毁公司档案资料时，必须由董事长或总经理指定二人以上专人监督销毁，并在销毁册上签名。

5、对未销毁或销毁过程中出现错误时，对档案管理人员处200-1000元罚款。

十、档案室的管理

1、档案室要建立档案的登记、统计台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年核对、检查一次，做到帐实相符。

2、要保持档案库房的清洁、卫生、整齐，严禁在库内吸烟、生火、存放易燃、易爆物品。

3、对破损、褪变档案，及时进行修复、抢救；对保管期满的档案，要按照规定办理鉴定销毁手续。

4、要对室藏档案划定密级，对秘密以上档案必须妥善保管，严格借阅手续，