物业公司档案管理分类表

物业公司档案管理分类表8.档案类目分类一级类目编号备注行政管理类 12人力资源管理类财务管理类 3品质管理类 4物业前期介入5类6物业承接验收类7业主入伙管理类8顾客关系管理类工程管理类910公共秩序管理类环境管理类118.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存类号类目名称类号类目名称期限1 行政管理1-1组织机构1公司章程、验资报告、注册资料长期2股东会文件、董事会文件、监事会文件长期3机构变革记录、公司大事记长期1-2证照管理1 证照原件长期2 证照申办资料长期3 证照使用记录3年4 证照变更记录长期5 证照年检记录长期1-3印鉴管理1印鉴制作、变更、废止记录长期2 印鉴使用记录3年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称1行政管理1-4行文管理1内发文件、外发文件、行文审批记录长期 2 外来文件及归档记录 长期 3 请示、报告、函件 长期4介绍信、授权书、委托书以及各种证明等 长期1-5合同管理1 标准合同范本长期 2 各类合同、协议原件及评审记录 长期 3 各类合同、协议的执行记录长期 1-6会议管理 1各类会议记录、纪要和会议签到记录 长期 2 会议决议处理记录 长期 1-7采购管理1物资需求计划和采购计划3年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称2 采购比价记录 3年3 物资验收记录 3年 4供方评价记录和合格供方名录3年 1-8库房管理1 物资出入库记录 3年2 库存物资台帐 3年3 库存物资盘点记录 3年4 库存物资月报表 3年1-9物资管理1固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等 长期 2 办公设备、设施和工机具维修保养记录 1年 3物资盘点、调拨、转让、报损记录长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称1-10宿舍管理1住宿人员情况及分布情况长期 2 宿舍检查记录 1年 1-11法律事务1 法律纠纷记录长期 2 律师函件长期 3 讼诉材料、公证材料 长期 1-12新闻媒体1 新闻发布记录 长期2 专题新闻报道 长期 1-13书刊档案1 书刊目录长期 2 订阅及购买记录 3年 3 书刊借阅记录3年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称1-14档案管理1 档案目录清单 长期2 档案借阅记录 3年3 档案接收及移交记录 长期4 档案销毁记录 长期 1-15内刊管理1 内刊原件 长期2 内刊稿件记录 3年3 内刊发放记录 3年4 内刊投稿奖励记录 3年 1-16水电管理1 办公水电使用记录 1年2 宿舍水电使用记录1年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称1-17通讯管理1 办公电话申办记录 长期2 办公电话分布记录1年 3 办公电话费额管理 3年 4 移动电话费额管理 3年 5通讯录，包括各公司通讯录1年 1-18参观接待1 参观接待材料1年 2 来访领导题词签名册 长期 3 来访者赠送礼品登记长期 1-19 外协单位管理 1 外协单位名录 长期 1-20企业文化1 企业文化活动记录长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称1-21声像档案1 照片档案 长期2 光盘档案长期 3 硬盘档案 长期 4 录音带档案 长期 5 录像带档案长期1-22 实物档案 1证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等 长期8.3人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存 期限类号 类目名称 类号 类目名称2-1人力资源规划1 人力资源配备计划5年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称2人力资源2工作分析和职位说明书5年 2-2招聘管理1 招聘申请 3年2 招聘计划 3年3 招聘启示 3年4 人才库 3年 2-3教育培训1 培训需求调查 3年2 员工培训计划3年 3 内部培训记录 3年 4 外送培训记录 3年 5 培训讲议集长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称管理6 培训考核试题集 长期7 培训评估记录 3年 8内部讲师选拔、评审和管理记录3年 2-4考勤管理1 员工排班记录 3年2 员工出勤记录 3年3 员工加班记录 3年4 员工换班记录 3年5 员工休假记录 3年6 员工考勤月报表长期 2-5绩效考核1 绩效考核方案3年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称2人力资源管理2 绩效考核原始记录 长期 3绩效考核结果及应用记录长期 4 员工奖惩记录 长期 5 优秀员工评比资料 长期 2-6薪资管理1 工资表 长期2 工资调整记录 长期3 工资发放记录 长期4 个人所得税报表 长期 5工资卡办理及领用记录3年 6 行业薪资调查情况3年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称2-7福利管理1 员工保险开户记录 长期2 员工养老保险办理记录 长期3 员工医疗保险办理记录 长期4 员工失业保险办理记录 长期5 员工工伤保险办理记录 长期6 员工生育保险办理记录 长期7 员工住房公积金办理记录 长期 8员工商业保险办理记录长期 9 员工福利费发放记录长期 10 员工福利用品发放记录长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称11员工体检记录长期 2-8员工管理1 员工花名册 长期2 员工月报表 长期3 员工个人档案 长期4 员工导动记录 长期5 劳动合同签订记录 长期6 员工满意度测评记录5年8.4财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存 期限类号 类目名称 类号 类目名称文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称3财务管理3-1会计凭证1 原始凭证长期 2 记账凭证 长期 3 汇总凭证 长期 3-2 会计账薄1 总帐 长期2 明细账 长期3 银行日记账长期 4 现金日记账 长期 5 固定资产账 长期 6 物业服务费 长期 7 其它辅助账薄长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称3-3会计报表1 月、季度会计报表长期 2 年度会计报表 永久 3 其它会计报表 长期 3-4预算管理1 年度收支预算 长期2 月度资金计划 长期3 预算执行情况 长期4 年度收支决算 长期 3-5其它会计档案1 会计移交清册长期 2 会计档案销毁清册 长期 3 会计档案保管清册长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称4 银行余额调节表 长期5 银行对帐单长期8.5品质管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存 期限类号 类目名称 类号 类目名称 4 4 品质管理 品质4-1体系建设管理1 体系建设计划 5年2 体系诊断记录 5年3 体系建设记录 5年 4-2体系文件管理 1 体系文件正本 长期 2 体系文件审批记录长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称管理3 体系文件更改记录 长期4 体系文件发放范围 5年 5体系文件发放回收记录5年 6 体系文件作废记录 5年 7 体系文件销毁记录 5年 4-3体系运行控制1 体系运行检查计划3年 2 体系运行检查记录 3年 3 体系运行报告3年 4-4 发展规划 1 发展规划 长期 4-5计划总结1 工作计划长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称2 工作总结长期 4-6 创优资料 1 创优申办资料 长期 4-7资质管理1 资质申办资料 长期 4-8 CI 管理 1 CI 手册长期 2 CI 产品制作申请3年 3 CI 产品使用管理 3年 4-9推广宣传1 宣传资料制作长期 2 宣传资料使用管理 长期 3 推广渠道管理3年 4-10 法律法规1 国家法律长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称2 国家及部委法规 长期3 地方法规 长期4 国家及地方标准 长期5 适用法律法规清单 长期 4-11 服务质量控制1 服务质量检查计划3年 2 服务质量检查记录 3年 3 服备质量分析记录 3年 4-12顾客满意度测评1 顾客满意度测评计划3年 2 顾客满意度调查记录 3年 3 顾客满意度调查报告长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称4-13 管理评审1 管理评审计划3年 2 管理评审资料 3年 3 管理评审报告 长期 4-14 内部审核1 年度内审计划 3年2 内审实施计划 3年3 内审员名录 3年4 内部审核记录 3年5 不符合项报告 3年6 内部审核报告长期 4-15 不合格控制1 不合格处置记录3年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称4-16 外部审核2 外审迎检资料 3年 2 外部审核记录 3年3 外部审核报告 长期4 外部审核整改记录3年 4-17 数据分析 1 数据分析记录 3年 4-18 纠正预防措施1 纠正措施 3年2 预防措施3年8.6物业前期介入类档案二级类目表及档案归档范围和一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存 期限类号 类目名称 类号 类目名称文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称5 物业前期介入5-1物业招投标1 项目调研资料 长期2 项目可行性分析资料 长期3 投标方案和文件 长期 4投标过程中的相关文书资料 长期 5-2 规划设计介入1项目规划设计建议资料长期 5-3项目施工介入1 项目施工进度长期 2 项目施工过程中的建议资料 长期 3项目施工跟进计划及跟进记录资料长期 5-4营销配合介入1 营销活动配合记录 长期 2营销过程中有关物业法律文书长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称 5-5竣工验收介入1 竣工验收中存在的问题长期2竣工验收中问题处理意见记录 长期8.7物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存 期限类号 类目名称 类号 类目名称 6 物业6-1项目建设资料1 建设征用土地文件 长期2 建设用地批准文件 长期3 固定资产投资许可证 长期4 建设工程规划许可证 长期5 规划报建文件长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号 类目名称6 承接 验收 物业承接 验收6 建筑设计防火审核文件长期 7 物业各分项工程设计方案长期 8 建设工程规划验收合格证长期 9 建设工程竣工验收质量认定书长期 10 建筑工程竣工消防审核意见书 长期 11 单位工程质量综合评定表 长期 12 供水协议书 长期 13 供用电合同 长期 14 同意供电通知 长期 15申请门牌呈批表长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称16 通邮申报表 长期 17其它相关资料长期 6-2物业产权资料1 拆迁资料长期 2 销售资料 长期 3 其它相关资料 长期 6-3 建筑工程技术资料1 地质勘察报告 长期2 工程合同长期 3 开竣工报告长期 4 建筑施工图 长期 5 图纸会审记录长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称6 工程设计变更通知 长期7 隐蔽工程验收签证 长期8 沉降观察记录 长期9 竣工验收证明书 长期 10建筑材料质量保证书长期 11 新材料与构配件的鉴定合格证书 长期 12 砂浆与混凝土试块试压报告 长期 13 建筑竣工图 长期 14其它项目竣工图 长期 15 各分项工程施工单位资料长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称16其它相关资料长期 6-4设备设施资料1 供电系统 长期2 给排水系统 长期3 电梯系统 长期4 消防系统 长期5 弱电系统 长期6 其它相关资料 长期 6-5接管验收档案1 物业接收验收方案长期 2 房屋接管验收记录 长期 3设备设施接管验收记录长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称4 管理用钥匙移交记录 长期5 顾客钥匙移交记录 长期6 各类房屋及公建配套的产权清册 长期7 项目接管验收会签记录 长期8 接管验收相关往来文件长期 9物业接管验收中发现的问题记录长期10 物业接管验收中遗留问题处理意见记录 长期8.8业主入伙管理类档案二级类目表及档案归档范围和一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存 期限类号 类目名称 类号 类目名称文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称7 7业主入伙 管理 业主入伙 管理7-1入伙准备1 入伙方案 长期 2与开发商对接工作记录 长期 3 入伙物资与资料的准备情况 长期 4 入伙现场布置及商家布展情况 长期 5入伙统一说辞和入伙培训记录长期 7-2业户档案1 入住通知书 长期2 交房手续流转单长期 3 购房合同复印件 长期 4 房屋验收交接记录 长期 5 业主入伙交费记录长期一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称6前期物业管理服务协议、临时管理规约、消防安全承诺书签订情况长期7 钥匙借用和领取记录长期8钥匙托管记录及托管协议长期9验房问题记录和整改记录长期1业主资料，主要指业主身份证复印件、联系方式、家庭成员情况等长期11其它物品领用记录长期8.9顾客关系管理类档案二级类目表及档案归档范围和一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存类号类目名称类号类目名称期限8 顾客关系管理8-1房态管理1 房态信息记录长期2 空置（空关）房清册3年3空置（空关）房巡查记录3年4 出租房清册3年8-2业主管理1 业主基本信息长期2 重点业主情况长期3 出租房暂住人员情况3年8-3业主自治管理1业主代表大会形成的文件长期2业主委员会章程、公约、合同长期3业主委员会的决定长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号 类目名称8 顾客关系 管理4 历届业主委员会名单 长期5 物业维修基金使用管理情况 长期6 业主的意见、建议及处理情况 长期 7其它长期 8-4业主沟通记录1 业主访谈记录 3年2 业主意见和建议3年 3 业主纠纷处理记 3年 4 业主回访记录 3年 5小区各种公告、通知、温馨提示等3年 8-5装修管理1 装修申请及审批记录长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称2装修管理协议签订记录长期 3 装修许可证签发记录 长期 4 装修施工人员登记记录 长期 5施工人员出入证办理记录长期 6 装修现场监控记录 长期 7 装修费用收缴情况 长期 8 装修违章及处理记录 长期 9 装修验收记录 长期 8-6物业服务费用1 物业服务费用申请、请示、批复 长期 2物业服务费用收缴情况长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称3物业服务费用催缴记录长期 8-7IC 卡管理IC 卡月度整理 长期IC 卡发放（异常）情况记录长期 8-8居家服务1 居家服务策划记录 长期 2居家服务项目及价目表长期 3 业主报修记录 3年 4 业主报修派工记录 3年 5 业主报修处理结果记录 3年 6业主邮件报刊订阅及分发记录1年 8-9社区文化建设1 社区文化活动计划3年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称2 社区文化活动方案 3年3 社区文化活动记录 3年4 社区活动总结汇报 3年 8-10 顾客投诉1 顾客投诉记录3年 2 顾客投诉处理记录 3年 3 顾客投诉分析报告3年8.10工程管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存 期限类号 类目名称 类号 类目名称9-1设备资料管理1 设备设施台帐长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号 类目名称9 9 工程管理 工程2 设备设施使用说明 长期3 监视和测量装置台帐 长期4 监视和测量装置周期校准记录长期 9-2设备运行管理1供配电系统运行记录，含操作票记录 2年 2 柴油发电机运行记录 2年 3 电梯运行及年检记录2年 4 给排水系统运行记录 2年 5空调、通风设备运行记录2年 6 制冷站运行记录 2年 7 热力交换站运行记录2年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号 类目名称管理8 消防设施运行及年检记录 2年 9 智能系统设备运行记录2年 10 设备故障处理记录2年 9-3设备维护管理1 设施维修申请单、委托书 长期2 设施维修计划、批准文件 长期 3供配电系统维修保养记录 长期 4 柴油发电机维修保养记录 长期 5 电梯维修保养及年检记录 长期 6给排水系统维修保养记录长期 7 水箱清洗记录长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称8 化粪池清掏、隔油池清洗记录 长期 9空调、通风设备维修保养记录长期 10 制冷设备维修保养记录 长期 11 消防设施维修保养及年检记录 长期 12 停车设备维护维修保养记录 长期 13 防雷系统维修保养记录 长期 14 智能系统设备维修保养记录 长期 15 电讯系统设备维修保养记录 长期 16 室内照明系统维修保养记录 长期 17 室外照明维修保养记录长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称18 设施维修质量验收记录 长期 19 设施维修委托施工文件 长期 20 设备设施抢修（大修）记录 长期 21 设施更新、更改记录 长期9-4房屋维护管理1 房屋维修、维护申请单、委托书 长期 2 房屋维修、维护计划、批准文件长期 3 房屋本体及其附属设施维修、维护记录 长期 4 外墙清洗记录长期5 房屋维修、维护质量验收文件 长期 6房屋维修、维护预算、结算文件长期8.11公共秩序管理类档案二级类目表及档案归档范围一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存期限类号类目名称类号类目名称10 10 公共秩序管理公共10-1出入口管理1来访人员情况登记1年2物资进出情况登记1年3物资搬运放行凭证1年10-2控制中心管理1中控室值班记录3年2中控室交接班记录3年3消防主机运行记录3年4各种报警及处理记录3年10-3安全巡逻管理1安全巡逻路线1年2安全巡逻记录1年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号 类目名称秩序 管理3 安全巡逻签到1年4 安全巡逻中发现问题及处理记录 1年 10-4 停车管理1 停车位服务协议 长期2 车辆出入记录 1年3 车辆异常情况记录1年4 车辆进出凭证遗失记录1年 5 车场票据记录 1年 6 车场收费用记录 1年 7 未收费车辆记录 1年 8重要车辆情况记录长期文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称10-5 应急响应1 ERT 成员及紧急沟通电话3年 2 ERT 成员培训记录 3年 3 应急设备清单 3年 4 紧急应变预演计划 3年 5 紧急应变演练纪录3年6 突发事件调查和处理报告 长期 10-6 内部管理1 秩序维护人员培训记录 1年2 秩序维护人员值班记录 1年3 秩序维护人员交接班记录1年 4夜间查岗记录1年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称5安全工作检查记录1年8.12环境管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存 期限类号 类目名称 类号 类目名称11环境管理11-1 清洁维护1 洗手间定时清洁记录 1年2 垃圾收倒、转运记录 1年3 环境消杀计划、消杀记录、消杀效果 1年4 清洁药剂使用记录 1年5 保洁设备维修记录 1年 6保洁用品消耗记录1年文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类号类目名称7 保洁工作检查记录 1年 8 其它清洁记录 1年 11-2 园林绿化1 绿化植物养护计划 3年2 绿化植物养护记录1年3 绿化消杀计划、消杀记录、消杀效果 1年 4绿化改造计划、批准文和改造记录长期。