会议管理方法--如何有效的开会

2.项目、活动会
• • 专题讨论会：头脑风暴，激发创意，如网站评审会 读书会：知识分享，轻松互动
3.战略方向会
• • • 主管会：基层领导会 经理会： 公司半年会：全面总结公司进展，确定下阶段战略方向
公司会议成本分析
公司平均
策划部
市场部 技术部
每人，每周开会*次，每次**小 时，总耗时*×** 每人，每周开会*次，每次**小 时，总耗时*×** 每人，每周开会*次，每次**小 时，总耗时*×**
3 2 议程1： 分享话题及目标 交换信息 产生主意/作出决定 /确认行动 总结
结束会议 •总结：具体到人 •安排下次会议 跟踪 •备忘录 •跟踪计划
会议进度影响因素
L/O/G/O
直接成本：会议 资料费用+场地 费用
效率成本：不 能处理其他事 务的损失
会议成本常被忽略，但它确实是一笔可观的数目
会议的三个基本阶段
会议准备
会议过程控制
会议决定的执行
•选择适合的参与者 •制定会议议程 •确定特殊角色 •确定场地、器材 •发出会议通知 成功的会议需三个阶段都很好的把握 • 掌握会议节奏 •控制会议议题 •调整会议气氛 •会内容传达 •会议纪要及时发布
L/O/G/O
会议管理方法
主要内容
1 2 3 会议的价值 会议成本构成 会议三个阶段
4
5
公司内会议类型与成本核算 会议常见问题及对策
会议的价值
传达资 讯 资源共 享 有效沟 通
会议
激发创 意 协议与 问题 协调矛 盾
会议成本构成
时间成本可直接换算成金钱成本=开会时间×参会人员平均工资
时间成本： 人数×（会议准 备时间+会议持续 时间）
•会议决定的执行
会议准备阶段
确定参会者 •专家型参会者,对于会议中涉及的问题可以给予专业解释评判 •有决策权的人,对会议中提到的建议拍板，提高会议执行性 •沟通协调能力强的人，有助于会议内容的传达和推进
制定会议议程 •同类议题放置一块，避免话题接近造成颠来倒去说同样内容 •与个别与会者沟通议题是否合适 确定会议特殊角色 确定主持人、发言人、会议记录人 确定会议地点、所需器材、会议时间 会议时间选择原则，确保会议关键人物时间符合，尽量避开 人疲倦时间。如避开刚上班的半个小时，下班前半小时 通知与会者 通知时需同步告知会议目的、议程，方便与会者提前准备，提 高会议效率。
会议结束做的事情
确定问题的传达
确定的问题需要及时传递给需要了解和执行的人
会议纪要及时发布
规范传达会议决定，防止理解的偏颇
决定的执行与落实
会议中做的决定，专人在结束后立即推进落实
会议结束后的执行与落实 是会议效果的体现，也是 会议目的的最终实现。
公司内的会议类型
1.基层常规会议
• • • 常规例会：工作沟通、了解工作进度，如部门例会，小组例会。 项目协同会：了解进度，确定计划，保证协同。如新网站例会、博客搜索优化会议。 内部培训会：知识共享，统一规则、思想。市场部周六培训，暑期策划内容培训会
问题三：会议偏题 •邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况 •不能达成一致意见的议题，下次会议讨论 •纠正误解和不相关的话题
问题四：会议决定的执行 •选择合适的人参会——活跃性、积极性 •指定专人负责推进会议决定 •对执行的检查监督
会议管理流程
开始 •欢迎 •会议目的 •议程 •具体时间 安排 •会议的规 章纪律
会议准备
控制会议过程
掌握会议 节奏
•准时开始，按时结束 •控制参会人员发言时间 •根据议题对会议时间分块，方便把握
控制会议 议题 调整会议 气氛
•会议开始向与会人员明确会议目的和会议议程 •对偏离主题的发言果断及时进行纠正 •遵循会议议程，板块式进行
•节律性：各种议题搭配，主持人阶段性总结 •开放性：职位高的人最晚发言，保护弱者 •活跃性：会前小游戏
时每 ，周 总开 耗会 时次 ， 每 次 * ** 小
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*×**
折合成金钱？
我的一周
周一 周二 周三 周四 周五 周六
上午
8：30-12：00
下午
12：00—18：00
会议中常见问题及对策
问题一：会议延时 •一个议题开始时就确定结束的时间或时机 •达成一致意见，果断结束，转入下个议题 •及时打断、提醒过详的表达 问题二：会议沟通不充分 •会议目的、议程提前告知，会议材料共享 •会前与主要发言人沟通 •职位高的领导最后发言