用Excel编制科目汇总表及会计报表 (2)

现已实现会计电算化，各种财务软件已经使会计核算过程更加快捷与准确，谁还用Excel表格来进行会计核算，似有多此一举之嫌。

本人承认，利用财务软件进行财务核算，可以免除编制会计科目汇总表的烦恼，财务数据非常准确。

但是，通过使用电子表格编制一套符合自己工作习惯的会计核算表格，在给工作带来方便的同时，也能使自己操作Excel工作表及数据计算与分析的能力大有长进，还可节省购买财务软件的费用。

大家知道，Excel在日常办公、数据计算非常优秀的应用程序，会电脑，不会用Excel，就如不会办公一样。

撰写此文的目的，是为大家在学习应用Excel中互相帮助、共同进步，发挥大家的创意，探讨更加灵活有效地使用Excel来处理财务核算工作的方法。

通过此财务表格的编制及使用，学习提高Excel函数应用，尤其是更能熟练掌握引用函数在实践中的应用，还能提高Excel快捷操作的能力。

在编制本会计核算表格中，通过反复实践，并与财务软件进行了三年的同步应用，通过使用比较发现，本套财务表格得出的数据与电算软件得出的数据完全一致。

目前，这套表已基本达到了以下几个要求：首先是得出的数据准确无误，“准”是会计核算最基本的要求，本表只要录入的数据正确，就能得出准确的总账、明细账表，并能自动生成资产负债表、收支决算表和支出明细表；其次，本表格操作基本符合会计人员工作习惯，界面简单实用，做账时方便快捷，查账时快速、直观；第三，能够快速正确地稽核数据，能直观地反映错误，会计人员能根据报错数据按照简便的方法快速准确查找出差错，及时纠正错误；第四，会计人员录入数据快速，不会低于财务软件的录入速度，“快”对于提高工作效率非常重要；第五，凭证输入采用会计科目编码录入方式，不同的行业，只要是采用借贷记账法进行核算的，通过对表格进行简单修改，即可用于单位的会计核算。

文中通过实例介绍，着重说明公式输入方法，可以说，公式编制输入是本表编制的基础，也是会计核算数据正确与否的关键，公式录入只要有一个错了，最后得出的财务数据就一定是错误的。

因此，要求你对于Excel函数公式尤其是引用函数要有一定了解，基本懂得函数参数的作用及用法，否则你在编制表格时容易出错。

掌握本文所介绍的方法，仅适合于了解会计学的基本原理，还未被完全掌握Excel表格做账的同好，如果你已经系统学习过会计学，而且对于电子表格进行会计核算也比较熟练，看了此文后欢迎评论，提出你的宝贵意见。

一、现金日记账现金日记账通常是由财务出纳根据现金流入流出情况登记的日记账。

财务会计核算时，先由出纳进行录入并检查正确，然后，会计记账人员再从出纳处将数据拷贝过来，并再次复核，准确无误后，方可做为记账的数据依据，这样可以节省会计录入数据的工作量。

见图表1—现金日记账表，现金日记账的编制步骤如下：⒈新建会计账簿新建Excel工作簿→命名为“会计账簿”→打开工作簿。

⒉新建现金日记账表双击Sheet1工作表标签→命名为“现金日记账”→在A1单元格中输入表标题“现金日记账”。

⒊编制标题行A2单元格中输入会计年度（例如2008年）→B2单元格中输入“业务号”（即流水号）→C2单元格中输入“摘要”→D2单元格中输入“凭证号”→E2单元格中输入“借方发生额”→F2单元格中输入“贷方发生额”→G2单元格中输入“累计余额”。

⒋编制月发生额表格如图表1—现金日记账表的黑色区域，其编制过程是：A3单元格中输入“年初”→C3单元格中输入“期初余额”（为接转上年数）；A4单元格中输入月份数1→拖动A4单元格填充序列数2～12月份数至A5～A15单元格区域中（填充序列时视情况可按住Ctrl同时拖动）→C4～C15单元格区域中输入“本月发生额”→E4单元格中输入公式“=SUM(SUMIF($Aม:$A ,$A4,Eม:E ))”→用拖动填充柄的复制方式将E4单元格的公式复制到 E4:F15单元格区域。

⒌编制月累计余额表格G3中输入接转上年的余额（例如1159.9）→G4中输入公式“=G3+E4-F4”→拖动G4单元格填充柄复制到G5:G16单元格区域中。

⒍编制全年累计发生额表格A16中输入“年终”→C16中输入“全年累计”→E16中输入公式“=SUM(E4:E15)”→E16单元格拖动复制到F16单元格中。

⒎编制流水账表格A17中输入月数1→B17中输入本月流水号1→G17中输入公式“=G3+E17-F17”；A18中输入公式“=A17”→拖动复制到A19:A1000（这非常有用，可简化输入月份数的操作）；B18中输入公式“B17+1”→拖动复制到B19:B1000（这同样非常有用，可简化输入流水号的操作）；G18中输入公式“=G17+E18-F18”→拖动复制到G19:G1000（这也是非常有用，可自动统计生成累计余额）。

⒏其它输入说明①A列月份数和B列业务号数在跨月时才输入当月的月份数和业务号数1。

②D17:F1000单元格区域为凭证号、借或贷方发生额的输入内容。

③业务量大的单位，如单元格区域的行数不够用时，可在第1000行的上方（即小于1000行之内）的任意行之间插入若干行，这样可以勿需修改已设定好公式的单元格。

当然，新插入增加的单元格区域仍可采用上述拖动复制的方法快速设定公式。

④可以将A4:A1000的数字显示设置为“×月”，方法是：单元格格式→数字→自定义→类型窗口中设置为【#”月”】（不包括【】），月的引号为半角引号。

⑤表格中的表标题、标题行、表身等，可根据需要设置不同的显示颜色，不仅会使表美观起来，还方便了对表的操作。

颜色的设置这时不再详述。

⒐注意事项①为方便大家更加直观地了解公式的编制，本表为显示公式方式，大家在单元格常规格式下编辑是不会出现公式的，只会显示值；②下面介绍的输入引号中的文字或者公式时，只输入引号内的内容，不能将连同引号输入到单元格中，否则，是不会产生显示结果的。

③摘要栏中为简化，只录入收入和支出，实际工作应按《会计基础工作规范》的要求填制；④货币单位录入时应精确到“分”；⑤每月输入完成后应及时与出纳对账，发现错误应及时纠正；⑥表格中省去了日期一栏，如有需要，可自行插入添加；⒑公式说明我们对于常用的简单的公式一般会用，这里我们仅对月发生额中公式“=SUM(SUMIF($Aม:$A ,$A4,Eม:E ))”进行一个简要说明：SUM----单元格区域之和；SUMIF----查找符合条件的单元格区域，计算其总和；$----绝对引用符，如单元格行标或列标前面没有此符号，则为相对引用，公式中$号的位置有讲究，不要随意变动与增减，在拖动复制公式时，凡是有$符号的单元格的行或列，其引用位置不会发生变化，没有$符号的单元格的行或列，其引用位置会随着发生改变；“:”----起始单元格与结束单元格的单元格区域；“,”----函数参数分隔标志；=SUM(SUMIF($Aม:$A ,$A4,Eม:E ))----在A17:A1000单元格区域中查找与A4单元格的值相同的单元格，将其对应的E列的值全部相加总和。

二、凭证分类汇总表凭证分类汇总表的编制是财务工作的重点，也是本表格编制的重点。

见图表2—凭证分类汇总表，其编制方法如下：⒈新建凭证分类汇总表打开工作簿→双击Sheet2工作表标签→命名为“凭证分类汇总表”→在A1单元格中输入表标题“凭证分类汇总表”。

⒉编制标题行A2单元格中输入会计年度（例如2008年）→B2单元格中输入“凭证号”→C2单元格中输入“科目号”→D2单元格中输入“科目名称”→E2单元格中输入“摘要”→F2单元格中输入“借方发生额”→G2单元格中输入“贷方发生额”。

⒊编制月份及凭证号列A3中输入1（表示是本年1月份）→A4中输入“=A3”→向下拖动复制到A1000，并将A3:A1000的数字显示格式设置为“×月”，方法是：单元格格式→数字→自定义→类型窗口中设置为【#”月”】。

B3中输入1（表示是本月第1号凭证）→B4中输入“=B3”→向下拖动复制到B1000。

⒋编制科目名称科目名称较科目号更能直观、正确地反映凭证的分类，但在编制凭证分类表时，通常我们又不得不进行反复录入相同的科目名称，这既繁琐，又极大地影响了编制凭证分类表速度，也有可能出错。

这里，通过引用公式，可以较好地解决这一问题。

公式编制如下：D3中输入“=VLOOKUP($C3,'总账-明细账'!AŬ:H躔,2,0)”→向下拖动复制到D1000。

上面公式中的【'总账-明细账'!】是指引用总账-明细账表，因我们还没有编制总账-明细账表，在D3:D1000单元格区域中会出现错误提示，我们先暂且不用管他。

至此，凭证分类表格的编制基本完成，下一步即可进行实际录入操作了。

公式说明：VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。

简言之，VLOOKUP函数可以根据搜索区域内最左列的值，去查找区域内其它列的数据，并返回该列的数据。

⒌汇总应用从上述编制的表格，只能是凭证分类表，为什么又要称之为凭证分类汇总表呢？别忙，当我们录入了数据后，你可以利用你所掌握的排序方法，对标题行以下的内容进行任意排序，这就是我们所说的汇总。

但这是强调说明的是，你在进行排序操作时以前，必须将月份列和凭证号列中的公式以数字形式固定下来，这一点非常重要，否则，在包含公式时你就进行排序操作，所得到的结果会乱套，而并非是正确的结果。

那么，如何把公式以数字形式固定下来呢？方法是：选中A3:B1000单元格区域→〖Ctrl+C〗复制→粘贴→选择性粘贴→数字。

这时你再检查A3:B1000单元格区域就会发觉，先前的公式没有了，而直接以数字取而代之，这样你就可以按凭证号进行分类汇总操作了。

三、凭证校核表由于人们的个人精力有限，会计凭证录入工作既要细致，并且工作量也比较大，在操作过程中难免会录入错误的数据。

但是，会计核算是绝对不允许出现丝毫差错的，为保证核算数据准确无误，我们有必要设置下一个专门用于检查数据是否正确的表格。

见图表3 —凭证校对表，其编制方法如下：⒈新建凭证校核表打开工作簿→双击Sheet3工作表标签→命名为“凭证校核表”→在A1单元格中输入表标题“凭证校核表”。

⒉表头设计A1中输入“凭证校核表”→A2中输入“凭证号”→B2中输入“借方发生额”→C2中输入“贷方发生额”→D2中输入“平衡分析”。

⒊表身编制A3中输入1→向下拖动填充序列到A100（视情况根据需要确定序列号多少，前提是保证大于日常记账凭证的编号即可）→B3中输入公式“=SUMIF(凭证分类汇总!$Bū:$B ,凭证校对!$A3,凭证分类汇总!Fū:F )”→从B3开始拖动选择，选中B3:C100单元格区域→按住Ctrl+Shift单击Enter（即是将B3单元格的公式复制到B3:C100整个区域的单元格中）→D3中输入公式“=B3-C3”→向下拖动复制到D100。