会议工作指南与准备检查清单

会议工作指南与准备检查清单

1.出席

预期出席会议总人数

2.日期

（1）大多数会议出席者到店日期

（2）大多数会议出席者离店日期

（3）未使用客房可销售日期

3.住宿

（1）大约所需客房数，按标间、大床房、套房分类

（2）会议出席者房价

（3）预订确认：会议代表、会议负责人或协会秘书长

（4）预订复印件地送给________

4．VIP室

（1）数量价格

（2）服务时间、小吃、茶水

（3）服务人员称呼、联系方式

（4）是否有小费/服务费产生

5. 客人

（1）是否邀请当地名人

（2）是否提供入场券

（3）重要嘉宾的交通安排

（4）关于发言的提前沟通

（5）是否安排欢迎/接待

6. 设施设备

（1）专门通知是否放在了贵宾席或包厢里

（2）会议资料是否齐全，分装好了？

（3）签到台、VIP休息室、会议出席者、欢迎条幅等指示标识

（4）灯光——灯光师、聚光灯、追光灯等

（5）舞台——大小、规模、是否需要一次性地毯

（6）黑板、磁性板、法兰绒板

（7）图表架、黑板/白板、板架

（8）有照明的讲台、小台架、演讲辞提示器、会议主席用的小木槌、座位划区（9）会议参加者所需座位是否足够了

（10）冷/热空调是否正常

（11）扩音系统是否正常

（12）录音设备工作是否正常

（13）麦克风的配备数量和类型是否符合预订要求

（14）讲坛是否到位？照明灯亮否？

（15）是否有会议主席用的小木槌？席位划区否？

（16）讲坛上水杯是否到位？

（17）会议出席者所需水杯是否摆放到位

（18）入场处警卫是否到位

（19）是否放置烟灰缸和火柴

（20）是否有投影机、屏幕、架子、现场放映员

（21）演讲词提、示器工作是否正常

（22）铅笔、拍纸簿、纸是否到位

（23）图表架、黑/白板、板架

（24）钢琴、风琴是否按要求放置

（25）告示牌、旗帜是否到位

（26）灯光设备是否符合预订要求

（27）花卉植物是否符合预订要求

（28）其他特殊设备是否按要求到位

（29）会议厅如果难找的话，楼层是否需放置方向告示牌（30）如果会议室更改，是否在明显之处张贴告示

7. 会议

（1）会议召开前的检查内容

A.提供场所楼面布置图

B.每次分会的正确日期和时间

C.每次分会的分配厅、租金

D.组委会办公室

E.每次分会的席位数、席位图、演讲者台子

F.错开安排会议、以保人流畅通、电梯不拥挤

G.需要舞台——规模、大小

H.每个分会所需设备——对照设备清单检查

I.其他特殊要求

J.速记是否在场

（2）临开会前的检查内容：

A.会议室门是否打开，服务人员是否到位

B.席位是否按照预定要求排好

C.电费

D.货运箱包的储存保管

E.场地分隔、背景

F.警卫服务

（3）会议结束清场工作

A.撤走会展主办单位用品

B.检查是否有遗忘物品

8. 展览信息（如穿插展览）

（1）展品数量和楼面布置图

（2）展出时间

（3）布展时间

（4）撤展日期

（5）展示用场地

（6）各展位参展公司名称

（7）每日租金

（8）方向告示牌

（9）劳务费用

（10）电工、木工及美工服务（11）电力、蒸汽、煤气、水、废水管道（12）特殊节庆录音或现场演奏（13）演出录音或现场演奏

（14）演员或管弦乐队排练

（15）乐队或者管弦乐队是否提供乐谱架（16）扩音系统、话筒类型、数量（17）录音设备、操作人员

（18）投影放映设备、灯光控制操作人员（19）特定花草植物

（20）钢琴、风琴

（21）留声机唱片、录音机和磁带（22）印刷服务

（23）演员化妆间

（24）停车场、修车问题

（25）装饰布置应与消防规定核对（26）特殊设备

（27）关于额外服务和总价的协议（28）电话

（29）摄影师

（30）速记员

（31）旗帜、国旗、其他国家国旗（32）无线电广播和电视播放（33）闭路电视

（34）实况播送与工程费用

9. 签到

（1）签到天数

（2）签到表、内容、数量

（3）签到桌、数量和尺寸

（4）填写表格所需桌子、数量及尺寸

（5）椅子

（6）烟灰缸

（7）打字机、数量、类型

（8）电脑、数量、类型

（9）人员——展出单位人员或展会工作人员（10）水罐、杯子

（11）照明

（12）布告栏、数量、大小

（13）指示牌

（14）便条纸、钢笔、铅笔、杂物

（15）现金抽屉、数量、大小

（16）扩音系统、话筒类型、数量

（17）保险箱、数量、大小

（18）开始签到前要检查：

A.签到工作人员以及对签到程序的了解

B.文件箱、数量、大小

C.保险箱

D.接受支票的规定

E.退款的规定

F.需要填入签到卡的信息

G.胸卡信息

H.入场券价格及有关规定

I.贵宾与名流的接待

J.个人票的销售

K.接待台口废纸篓

L.应急遮盖物

（19）在签到期内应有人：

在签到台停止接待后，安排与会者的签到和住宿

执行有关决策

在停止接待签到时，检查收取钱款是否有误

10. 音乐

招待会用录音或现场演奏

宴会用录音或现场演奏

11. 杂项

（1）是否为男士、女士和儿童策划了有趣的文艺节目（2）婴儿照看人员