秘书与礼仪pptPPT课件
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第二章 秘书形象礼仪 第二节 秘书仪表礼仪
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秘书礼仪课程教案四是不要出现鞋袜不配套;五是不要出现“三截腿”。
三、男士的着装的礼仪1.合身得体2.配好衬衫3.系好领带4.系好纽扣5.用好衣袋6.穿好鞋袜7.注意细节知识拓展:※1.男士穿着西装的“三个三”三色原则全身的颜色限制在三种颜色之内。
三一定律鞋子、腰带和公文包的颜色要一致,最好以黑色为最佳。
三大禁忌一忌商标不拆掉以显示自己穿着的是名牌;二忌袜子的色彩、质地不符合要求。
正式场合不穿尼龙丝袜,不穿白色的袜子;袜子的颜色应以深色为佳或应与鞋子的颜色一致;三忌领带打法出现问题。
领带的质地和颜色要符合要求,穿非职业装、短袖装、夹克不宜打领带。
※2.领带的系法方法特点图示温莎结是最正统的领系法,打出的结成正三角形,饱满有力,适合搭配宽领衬衫,用于出席正式场合。
切勿使用面料过厚的领带来打温莎结。
四手结通过四个步骤就能完成打结,故名为“四手结”,它是最便捷的领带系法,适合宽度较窄的领带,搭配窄领衬衫,风格休闲,适用于普通场合。
交叉结交叉结的特点在于打出的结有一道分割线,适用于颜色素雅且质地较薄的领带,感觉非常时髦平结与四手结的系法相似,非常方便,领结呈斜三角形,适合窄领衬衫。
四、饰品的佩戴礼仪1.以少为佳2.佩戴有方3.同色同质课内练习1.练习领带系的系法。
2.根据你所学的知识,下列图示中符合西装的穿着要求的有:不符合西装的穿着要求的有:请指出每幅图不符合穿着要求的原因:图1 图2 图3图4 图5 图6课后作业1.简述女士穿着西装套裙的礼仪要求。
2.简述男士穿着西装套装的礼仪要求。
3.练习系领带的技巧。
4.根据所学的知识,并结合自身的特点,以秘书岗位为准,设计自已的整体形象,并依次展示设计的效果,老师和同学一起点评并给出建议,最后评出最佳形象奖。
秘书的日常工作(上)PPT课件

▪ 5、如果自己上司的地位比对方的地位高 (特别是在本公司内),应该是先拔通对 方的电话,对方接听电话之后,自己才把 电话转给自己的上司。如果对方的地位比 自己上司的地位高或相同,则在拨通对方 秘书电话请求转接之后,马上把电话转给 自己的上司。
2021/3/12
25
▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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39
▪ a、胡总,对不起!我们总经理正在开会,不能 接听电话。
▪ b、胡总,实在不凑巧,我们总经理正在参加董 事会,估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话,您看这样可以吗?
▪ c、胡总,请您稍等一下,我们总经理刚刚散会, 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总,请您等一下,我马上叫我们总经理来 接电话!
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤,删除不必要 的邮件,然后进行分类 。
2021/3/12
10
▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到,就要设置回执;如对方未 能及时回复,就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改,那就 要打印出来送给上司,然后负责回复或传 达。
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44
印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人,秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章,比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里,则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放,避免破损。同时要注
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26
接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔,养成作电
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▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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▪ a、胡总,对不起!我们总经理正在开会,不能 接听电话。
▪ b、胡总,实在不凑巧,我们总经理正在参加董 事会,估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话,您看这样可以吗?
▪ c、胡总,请您稍等一下,我们总经理刚刚散会, 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总,请您等一下,我马上叫我们总经理来 接电话!
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤,删除不必要 的邮件,然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到,就要设置回执;如对方未 能及时回复,就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改,那就 要打印出来送给上司,然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人,秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章,比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里,则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放,避免破损。同时要注
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接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔,养成作电
2024版《秘书培训》ppt课件
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提升职业技能
通过不断学习和实践,提升职业技能和素养,为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识,包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等, 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯,如细心、耐心、守时、保密等,提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动,拓展人际关系,建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料,熟悉谈判内容和目标;尊重对方意见 和立场,保持冷静和客观;注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯,尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力,避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题,避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等,能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管,确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法,避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈,确认信息是 否准确传达,确保沟通顺畅。
2024/1/29
通过不断学习和实践,提升职业技能和素养,为职业发展打下坚实 基础。
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提升自身竞争力的方法
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学习新知识
持续学习新知识,包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等, 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯,如细心、耐心、守时、保密等,提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动,拓展人际关系,建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料,熟悉谈判内容和目标;尊重对方意见 和立场,保持冷静和客观;注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯,尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力,避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题,避 免触犯对方的文化底线。
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02
秘书的基本技能
Chapter
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文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等,能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管,确保文件的完整性和保密 性。
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05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
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22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法,避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈,确认信息是 否准确传达,确保沟通顺畅。
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2024年度九段秘书工作法培训PPT课件
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01
树立保密观念,严格遵守保密规定,不泄露公司机密和客户隐
私。
信息安全措施
02
加强网络安全管理,定期更新密码、防范病毒攻击;对重要文
件进行加密处理,确保信息安全。
应对泄密事件
03
发现泄密事件时,立即报告并采取补救措施,最大限度减少损
失。
19
CHAPTER 05
四段秘书:会议筹备与记录
2024/3/23
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项目进度监控与报告制作
制定详细的项目进度计划,明确各阶 段的时间节点和关键任务。
定期制作项目进度报告,向项目干系 人汇报项目进展情况。
2024/3/23
监控项目实际进度,及时发现进度偏 差并进行分析。
根据项目实际情况,调整项目进度计 划,确保项目按时完成。
35
项目资源协调与支持提供
识别项目所需资源,包括人力、物力、财力等。
20
会议筹备流程与注意事项
会议筹备流程
确定会议主题、目的和参会人员
安排会议时间和地点
2024/3/23
21
会议筹备流程与注意事项
准备会议议程和资料
布置会场和调试设备
注意事项
2024/3/23
22
会议筹备流程与注意事项
01
02
03
04
提前与参会人员确认时 间和地点
确保会议资料完整、准 确
检查会场设施和设备是 否正常运行
13
时间规划技巧与工具应用
时间分块法
时间管理工具
将时间划分为不同的块,分别用于处 理不同类型的工作。
使用时间管理软件或APP,辅助进行 时间规划和任务提醒。
番茄工作法
采用25分钟工作+5分钟休息的方式, 提高专注力和工作效率。
秘书基本礼仪
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▪ ②服饰的选择要与自身的条件相协调。服饰 的美化作用是借服饰本身的质地、色彩、图 案和款式等因素引起人视觉的变化,从而达 到美化自身的作用。为了达到这一目的,在 了解服饰诸因素的同时,也要充分了解自身 的特点。身材矮小的人适宜穿着款式简洁、 色彩明快的服装;条形深色服装会使身材肥 胖的人看起来苗条些;肤色较黄者最好不要 选择与肤色相近的颜色;如此等等。优秀的 秘书人员一定是热爱美、热爱生活的有心人。
▪ (3)与上级领导的握手礼仪。上级为了表 示对下级的友好、问候,可先伸手,下级则 应等对方有所表示后伸手去接握,否则会被 视为不得体或失礼。当遇到几位都是你的领 导时,应尽可能按其职位的高低顺序握手。 如同来的领导职位相当,则应按照长者、女 性、其他人的顺序分别握手。
▪ (4)与同辈、下级的握手礼仪。无论和上 级领导还是和同辈、下级握手时都要表现 出同样的热情和诚意,应面带微笑、正视 对方的眼睛,切忌用指尖相握或敷衍了事。 更不能在握手时,东张西望,漫不经心, 使对方感到你的态度淡漠。在众多的同辈、 下级面前,要一视同仁,不要只同其中的 一两人握手而冷落其他的人;握手之后不 能急忙用手帕擦手。否则,都会被视为轻 慢和无礼的行为,是个人修养低下的表现。
▪ (1)服饰礼仪。
▪ 服饰是人形体的外延,它既起到御寒遮体的作 用,又能起到美化人体的作用。现代社会是一个 包装的社会,产品需要包装,人也需要包装。服 饰已是一种无声的语言。个体的穿着品位可以显 示出一个人的性格、身份、修养等多种信息。当 服饰与穿戴者的气质、个性、身份、年龄、职业 以及穿戴的环境、时间达成某种和谐一致时,就 达到了真正美的境界。秘书人员服饰的美要达到 和谐统一的整体视觉效果就要遵循一些穿戴的基 本原则。
▪ ①服饰的选择要与所处的环境相协调。秘书人员 常常会出席各种不同的场合。在办公室,着装要 以端庄典雅的职业装为主。出席宴会,服装可适 当鲜艳活泼一些。一般说来,秘书人员的服装要 采用较好的面料,注重衣服的平整、挺括和合身, 较少、最好不要使用复杂的饰物。在色彩选择上, 一般以蓝、灰、黑等深色为主。蓝色代表严谨, 灰色代表沉稳,黑色代表高贵。这一类的颜色和 秘书的职业要求相吻合,也符合大多数秘书工作 场合的需要。在色彩的搭配上,要注意“三色原 理”,即一个人身上的色彩总量最好不要超过三 种。在服装款式的选择上,秘书人员最好不要选 择袒胸露背等过于性感的衣服。出席重要场合时, 千万不要选择薄纱型的衣裙,因为过“透”的衣 服不仅有碍观瞻,还有不自爱之嫌。
2024版九段秘书培训课件(PPT)

根据任务的紧急程度和重要性,合理分配时间和精力,优先处
理重要且紧急的任务。
合理利用碎片时间
03
充分利用等待、休息等碎片时间,进行简单的任务处理或学习
提升。
16
工作效率提升策略
2024/1/24
保持专注
避免多任务处理,专注于当前任务,减少干扰和打断,提高工作 效率。
制定工作流程
优化工作流程,减少不必要的环节和浪费,提高工作效率和质量。
九段秘书培训课 件(PPT)
2024/1/24
1
contents
目录
2024/1/24
• 九段秘书概述 • 日常事务处理 • 商务礼仪与职业形象 • 时间管理与工作效率 • 沟通协调与团队合作 • 保密意识与信息安全 • 情绪管理与压力应对
2
2024/1/24
01
CATALOGUE
九段秘书概述
3
2024/1/24
24
信息安全基础知识
2024/1/24
信息安全的定义
解释信息安全的定义,包括信息的保密性、完整性、可用性等要 素。
信息安全威胁
列举常见的信息安全威胁,如黑客攻击、病毒传播、网络钓鱼等。
信息安全防护技术
介绍信息安全防护技术,如防火墙、入侵检测、加密技术等。
25
防止信息泄露的措施
加强物理安全 通过门禁系统、监控摄像头等措施, 加强物理层面的安全防护。
强化网络安全
采用网络隔离、访问控制等手段,确 保网络安全。
2024/1/24
数据加密与备份
对重要数据进行加密处理,并定期进 行备份,以防数据泄露或损坏。
员工培训与监管
定期开展信息安全培训,提高员工的 安全意识;同时加强对员工的监管, 防止内部泄密事件的发生。
秘书日常工作课件ppt

印文用中文宋体或简体, 自左向右环行或自左至右 横行,一般用全称
椭圆形或方形 国际公章
一般是外文居右上方,中 文居左下方,且须用繁体 字
图6-38 公章的分类
公章一般由上级制发,如需自行刻制必须
报经公安机关批准,并在指定处刻制。
专用章是为某种专门业务刻制的印章,如 “财务专用章”,“合同专用章”等,它不代 表机 关、单位,只反映某项专门业务内容和一定的
表6-9 印章的应用应注意的事项
要求 管理印章要有制度 具体内容 对什么情况下用公章,什么情况下用专用章, 什么情况下用负责人印章都要有明确规定,并且责 成专人管理和使用,未经上级批准,任何人不得管 理和使用印章 要有批准手续,并进行登记。登记项目有用章 日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批 准人、用章印数等 看手续是否齐全,材料是否完备,对不合法和 不合手续的可以提出异议,甚至拒绝用印 要印在文件日期上方,做到上不压正文、下要 骑年盖月,印文字迹要端正清晰 须放在安全可靠的地方,或保险柜中,或抽屉 中,并随时上锁。节假日须加贴封条,以防被盗。 如发现被盗,要马上报案,并迅速通报有关方面
(二)证明信
证明信是证明一个人的身份、经历或一件 事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称 为“证明”或“证明书”。
1 证明信的种类
证明信可以有以下几种分类,如表6-11所 示。
表6-11 证明信的种类
分类标准 从内容上
从格式上
种
类
以组织名义出具的证明信和 以个人名义出具的证明信
固定形式的证明信和非固定 形式的证明信
的情况,以客观、公正的态度向用人单位提供
真实情况。如果以个人名义写推荐信,要在信
中介绍自己的身份,说明自己与被推荐人的关
秘书礼仪_2【精品ppt】

自我介绍: 姓名、职务---公务场合 与主人之间的关系---社交场合 为他人介绍: 先把男性介绍给女性,把年轻人 介绍给老年人,把职位低者介绍给 职位高的,以此表示对后者的尊重。
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介绍的姿势:
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相关知识:
• 为他人介绍时:先要了解被介绍双方有无相识的 愿望或必要。一般来说,身份和地位悬殊的双方 就没有必要介绍了.
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5.倾听者的礼貌 要和说话者有眼光上的交流和
语言上的呼应。
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与人交谈时,注视的几种类型:
①公务注视。目光应该注视对方双眼以上的额头部 位。 以示你郑重其事地在努力理解对方的话语。
②社交注视。目光应该注视对方双眼以下、嘴唇以 上的部位。以示你在欣赏对方并享受对方的话 语。
3、男式化妆步骤
刮脸 洁面 收敛 打底 双颊 修眉 唇 胡茬
4、女士化妆步骤
洁面 收敛 修眉 画眉 眼影 润肤 打底 画唇 双颊 定妆
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二、公务礼仪
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一.称呼、致意、介绍、握手
1.称呼
在国际交往中,一般称男士为先生;对于女性,称 “小姐”、 “女士”、“夫人”。
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秘书礼仪概述
秘书礼仪
1.含义
指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互 敬的具体的行为举止。
➢礼仪是礼节和仪式的统称。 ➢ 礼节是表示尊敬、祝颂、哀悼之类的各
种惯用形式。 ➢ 仪式是使用在正式场合的具有固定程序
的一整套礼节。
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秘书礼仪概述
2.特点
(1)规范性。秘书礼仪是对人的行为举
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介绍的姿势:
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相关知识:
• 为他人介绍时:先要了解被介绍双方有无相识的 愿望或必要。一般来说,身份和地位悬殊的双方 就没有必要介绍了.
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5.倾听者的礼貌 要和说话者有眼光上的交流和
语言上的呼应。
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与人交谈时,注视的几种类型:
①公务注视。目光应该注视对方双眼以上的额头部 位。 以示你郑重其事地在努力理解对方的话语。
②社交注视。目光应该注视对方双眼以下、嘴唇以 上的部位。以示你在欣赏对方并享受对方的话 语。
3、男式化妆步骤
刮脸 洁面 收敛 打底 双颊 修眉 唇 胡茬
4、女士化妆步骤
洁面 收敛 修眉 画眉 眼影 润肤 打底 画唇 双颊 定妆
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二、公务礼仪
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一.称呼、致意、介绍、握手
1.称呼
在国际交往中,一般称男士为先生;对于女性,称 “小姐”、 “女士”、“夫人”。
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秘书礼仪概述
秘书礼仪
1.含义
指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互 敬的具体的行为举止。
➢礼仪是礼节和仪式的统称。 ➢ 礼节是表示尊敬、祝颂、哀悼之类的各
种惯用形式。 ➢ 仪式是使用在正式场合的具有固定程序
的一整套礼节。
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秘书礼仪概述
2.特点
(1)规范性。秘书礼仪是对人的行为举
现代秘书基础知识概述(ppt 95页)PPT学习课件

2.会议时间 连续进行最佳时间是3小时之内 一般上午9:00至11:00,下午2:30至4:30
3. 会议地点 ①确认租借的日期和时间 ②确认会场大小是否合适 ③确认会场租金是否在成本内 ④考虑会场的交通是否便利,会场外有无足够的
停车场 ⑤确认会场的各种设备 ⑥确认会场周围是否有配套的餐饮设施等
4.会议文件重点 ①为上司撰写会议文稿 ②为上司准备材料 ③组织好发言人的文稿 ④准备会议文件袋 ⑤拟写并发送会议通知 5. 会议通知包括以下内容 ①会议名称 ②开会起止日期和时间 ③开会地点 ④开会的议题或会议的主题 ⑤筹备会议的负责人姓名和联络方式
5. c. 日程表制作
6. 年度日程表—不能太细,表明重大活动
7. 月内日程表—出差、开会等重大项目
8. 本周日程表—一周之内主要活动
9. 当日日程表—当天重要事项
10. 注意:上司的私人预约要记录在秘书个人笔记本上, 不要
11.
写进分发给其他部门的日程表内
5.上司出差日程安排
d. 制作日程表注意事项 1. 提高效率 2. 内外兼顾 3. 不要懒于确认 4. 时间上留有充分的余地 5. 上司不在是不能接受预约 6. 不能泄露上司隐私
e.注意事项
1.当上司不在办公室时:
会⑤议会资 议①料召-开一如的定时要果间多和打上地印点,司不能外多少地代表出就打差,每天应在约定好的时间与上司联络 Chapte②r 4 如遇到紧急事情,应马上与上司取得联系,请求指示
会务管理
检上查司电 的③脑身内体严需状要况格用不的是按太PP好T文上件司的要求处理他交待的事情 2①. 未经④授权如,在果各部是门送替上来上的报司告上处签字理盖章私事,要严格保密
主席台
①依职务高低,职务最高者居中,再按先左后 右、由前至后一次排列,正式代表前居中, 列席代表后居侧。
职场办公室礼仪培训PPT课件

议安排好活动日程
礼宾次序
走路
一般要请客人走在自己右边 主陪人员要和客人并排走,不能落在后面 其他陪同人员就应走在客人和主陪人员身后 在走廊里,应走在客人左前方几步 转弯、上楼梯时,要回头以手示意,礼貌地说“这边请”
乘电梯
如果有司机,要请客人先进 没有司机,应自己先进,然后让客人进 到达时要让客人先出
......
woman and man
女士裙装四大禁忌
1 鞋、袜不搭 2 光腿或渔网袜穿职业裙 3 三截腿 4 皮裙
woman
首饰佩戴的四个原则
1 符合身份| 影响工作,如炫富的首饰不能戴。 2 以少为佳| 每种不多于两件,总数不超过三件。 3 同质同色| 多首饰应同质同色,不同质至少也要同色。 4 符合习俗| 如十字架形的挂件在国际交往中不宜配戴。
非紧急事情尽量 不要在公众场所打电话
拨
问候对方
自报家门
您好!请问您是××吗?
我是××单位××部门的×××
所为何事
打电话的主要目的是……
必备用语
请问您现在说话可方便?
内容
告别用语
打搅您了,非常感谢!
接
迅速
微笑
主动问好,然后进行交谈。
如果接听较迟,先表示歉意。
不可以使用“喂” 或“你是谁呀”等话
声音适中
尽量让来访者把话说完 认真倾听他的叙述
对来访者的意见和观点不要轻率表态 应思考后再作答复 对一时不能作答的
要约定一个时间再联系
正在接待来访者时 有电话打来或有新的来访者 应尽量让秘书或别人接待
以避免接待被中断
OFFICE ETIQUETTE
远宾接待
清楚客人的 身份、人数、来意 和大致停留时间
礼宾次序
走路
一般要请客人走在自己右边 主陪人员要和客人并排走,不能落在后面 其他陪同人员就应走在客人和主陪人员身后 在走廊里,应走在客人左前方几步 转弯、上楼梯时,要回头以手示意,礼貌地说“这边请”
乘电梯
如果有司机,要请客人先进 没有司机,应自己先进,然后让客人进 到达时要让客人先出
......
woman and man
女士裙装四大禁忌
1 鞋、袜不搭 2 光腿或渔网袜穿职业裙 3 三截腿 4 皮裙
woman
首饰佩戴的四个原则
1 符合身份| 影响工作,如炫富的首饰不能戴。 2 以少为佳| 每种不多于两件,总数不超过三件。 3 同质同色| 多首饰应同质同色,不同质至少也要同色。 4 符合习俗| 如十字架形的挂件在国际交往中不宜配戴。
非紧急事情尽量 不要在公众场所打电话
拨
问候对方
自报家门
您好!请问您是××吗?
我是××单位××部门的×××
所为何事
打电话的主要目的是……
必备用语
请问您现在说话可方便?
内容
告别用语
打搅您了,非常感谢!
接
迅速
微笑
主动问好,然后进行交谈。
如果接听较迟,先表示歉意。
不可以使用“喂” 或“你是谁呀”等话
声音适中
尽量让来访者把话说完 认真倾听他的叙述
对来访者的意见和观点不要轻率表态 应思考后再作答复 对一时不能作答的
要约定一个时间再联系
正在接待来访者时 有电话打来或有新的来访者 应尽量让秘书或别人接待
以避免接待被中断
OFFICE ETIQUETTE
远宾接待
清楚客人的 身份、人数、来意 和大致停留时间
办公室(助理、秘书、办公室工作人员等)礼仪培训PPT
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保持工作区域整洁,文件、资料、文 具等归类整理,保持工作台面干净。
遵守公司规定和制度,不擅自改变办 公设施或挪用他人物品。
节约资源
节约用电、用水等资源,关闭不需要 使用的电器设备,纸张双面使用。
02
沟通礼仪
倾听与表达
倾听
在沟通中,要全神贯注地倾听对 方说话,避免打断对方或过早发 表意见,确保充分理解对方的意 图。
解决问题。
应对突发事件
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02
03
04
保持镇定
遇到突发事件时,首先要保持 镇定,不要惊慌失措。
迅速应对
迅速采取措施应对突发事件, 确保人员安全和财产安全。
及时报告
及时向上级领导报告情况,请 求支持和指导。
记录与总结
记录事件经过和处理结果,总 结经验教训,提高应对突发事
件的能力。
尊重多元文化
了解文化差异
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特殊情况礼仪
处理冲突与投诉
保持冷静
在处理冲突和投诉时, 首先要保持冷静,不要
让情绪影响判断力。
倾听与理解
认真倾听对方的诉求, 理解对方的立场和感受, 有助于缓解紧张气氛。
沟通与解释
用平和的语气与对方沟 通,解释自己的立场和 做法,寻求双方的理解
和妥协。
寻求解决方案
积极寻找双方都能接受 的解决方案,化解冲突,
配饰适度
选择适当的配饰,如领带、 手表等,避免过多或过于 华丽。
言谈举止
礼貌用语
使用“请”、“谢谢”、 “不客气”等礼貌用语, 以及“您好”、“再见” 等问候用语。
尊重他人
尊重同事、客户和上级的 意见和隐私,避免冒犯或 伤害他人感情。
保持微笑
保持微笑和友善的态度, 展现亲和力。
5-8 国际商务秘书的礼仪(工作礼仪)
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4)介绍的内容
• 一般介绍双方姓名、单位、职务,如”我来 介绍一下。这位是长远公司总经理赵国华先 生,这位是海华集团公关主任王有宾先生。” • 推荐一方给另一方,介绍时可以说明被推荐 方与自己的关系,或强调其才能、成果,便 于新结识的人相互了解与信任。如”这位是 新生公司的总经理王华先生。这位是谢雪, 她在市人事局工作,是我的妹妹,请王总多 多关照。” • 介绍具体人时,要用敬辞。如”张小姐,请 允许我向您介绍一下,这位是查金小姐”。 同时,应礼貌地用手示意,不要用手指去指 点。
三、握手
握手是在相见、离别、恭贺、 握手是在相见、离别、恭贺、致 谢时相互表示情谊、 谢时相互表示情谊、相互致意的一 种礼节。双方往往是先打招呼, 种礼节。双方往往是先打招呼,后 握手致意。 握手致意。
• 握手的顺序 • 握手的方法
起源: 起源:
• 据某些专家的考证,握手是石器时代穴居 人留下的一种遗俗。陌生人相遇,如彼此 并无恶意,就放下手中狩猎用的棍棒或石 块,让对方摸摸掌心。在人类进化过程中, 这些手势逐步演变成两手相握的形势。手 掌的张开表示向对方敞开自己的势力范围, 而手掌的接触则表示合二为一。
二、称呼
• 1.称呼的含义与要求 • 2.称呼的种类
• A: Good morning, Miss Jenny. • B: Good morning, Miss Betty. • A: You are welcome!Do please sit down. ! Did you have any difficulty finding our company? • B: Not really, I am family with this area. • A: Miss Betty, would you mind if ask you some questions? • B: Ah, never mind, please.
办公室秘书课件接待工作-PPT
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互赠 礼品
制定 方案
宴请
正式 会谈
欢送 来宾
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三、接待工作中的技巧
当客人要求面见主要领导时 当领导临时因事外出时 当客人贸然来访时 当来了不受欢迎的客人时
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谢谢听课,再见!
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第十章商务活动与商务旅行
开放参观与签约仪式 庆典活动与剪彩仪式 新闻发布会 商务旅行
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教学目的
通过教学使学生熟悉 商务活动和商务旅行的基本 内容,掌握商务活动和商务 旅行的操作程序。解决商务 活动和商务旅行的实际操作 能力问题。
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第一节 秘书的参谋工作
❖ 一、秘书的参谋作用
❖ (一)秘书参谋作用
❖ (二)秘书参谋作用在具体工作中的体现
❖ 二、秘书参谋工作的要领
❖ (一)秘书如何正确发挥参谋职能
❖ (二)秘书参谋六忌
❖ 1、忌妄自出谋划策
❖ 2、忌传讲待行决策
❖ 3、忌炫耀参谋成果
❖ 4、忌显示先见之明
❖ 5、忌简单询问请示
第九章 接待工作
第一节 接待工作概述 第二节 接待工作的基本程序 第三节 接待礼仪
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接待工作
❖接待工作,指的是社会组织在交 往和联络中所进行的迎送招待、 联系洽谈等服务性活动。属秘书 部门的日常工作。
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第一节 接待工作概述
一、接待工作的内容 二、接待工作的类型 三、日常一般性个体接待 四、接待工作的原则与要求
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❖ (二)剪彩仪式的程序 ❖ 1、会场设立主席台 ❖ 2、请来宾就座 ❖ 3、宣布剪彩仪式开始 ❖ 4、奏国歌 ❖ 5、领导致辞 ❖ 6、剪彩 ❖ 7、陪同参观
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第三节 新闻发布会
❖ 一、发布会前的准备工作 ❖ 1、确定新闻发布会的主题
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3.2 日常公务礼仪
7、服饰搭配
基本原则 服饰的选择要与穿戴者 所处的环境相协调 服饰的选择要与穿戴者 的社会角色相协调 服饰的选择要与穿戴者的自身条件相协调 服饰的选择要与穿戴的时节相协调
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3.2 日常公务礼仪
3.2.3 得体的化妆
1.化妆的目的 为了突出优点、掩饰缺点。 是工作的需要,是敬业的一种表现; 是对主人的一种尊敬。
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3.2 日常公务礼仪
2.公务场合的着装
公务场合的着装, 要简洁、明快,适 宜工作。
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3.2 日常公务礼仪
3、 男士的着装
深色西服套装是标准的公务场合着装。
*白衬衣,黑领结,黑皮鞋。全身上下服装的颜 色不宜超过三种。
*单排扣西服可以不系扣;如果系扣,两粒扣式的 只系上扣,三粒扣式的只系中间的那粒。
仪修养表现的是自尊、对他人的尊敬以及对交 往双方平等地位的强调。 (2)有助于事业发展
不论是个人还是组织,要想使事业得到发展, 都离不开他人的帮助。适度的礼仪,能营造出 良好的合作范围。
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3.1 秘书礼仪概述
3.1.2 秘书涉外礼仪 1.涉外礼仪的含义
涉外礼仪也可称为国际礼仪。是指对外交 往时所使用的国际通行的礼节和仪式。
2、教学难点
自我形象设计能力; 各种礼仪的方法与技巧; 技能训练。
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3.1 秘书礼仪概述
3.1.1 秘书礼仪
1.含义
指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互 敬的具体的行为举止。
➢ 礼仪是礼节和仪式的统称。
➢ 礼节是表示尊敬、祝颂、哀悼之类的各种 惯用形式。
➢ 仪式是使用在正式场合的具有固定程序的 一整套礼节。
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3.2 日常公务礼仪
2、 皮肤的类型与化妆品的选择
(1)中性皮肤 : 油质和水质的化妆品都适合。 (2)干性皮肤:专为干性皮肤配制的化妆品。 (3)油性皮肤:专为油性皮肤配制的化妆品。 (4)混合性皮肤:对皮肤的不同部位进行护理。 (5)过敏性皮肤: 要慎重选择护肤品。
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(2)致意
职位低者、年轻者、男性先向职位高者、年 长者、女性致意。
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3.2 日常公务礼仪
(3)握手
职位高者、年龄长者、地 位尊者以及女士、主人先 伸手表示欢迎等意思,职 位低者、年龄轻者、地位 卑者以及男士、客人也应 及时伸手相握。
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相关知识
有时涉外场合需要照相,握着的手则不要很 快松开。
*双排扣的西服不宜敞开穿。 *深色西服一定要配深色袜子及皮鞋.白色袜子不 可与西服相配。
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相关知识
领带的下端应长及皮带上下缘之间,或不 短于皮带的上缘。
领带与西服的颜色要互相衬托,而不要完 全相同。暗红色、红色和青色可以用作底 色,主要的颜色和图案要精致,不抢眼。
最好选择真丝,优雅且四季皆宜。 与西装和衬衫搭配时,应选择一种单色或
2.涉外礼仪的特点
(1)强调对个人隐私的尊重 (2)强调女士优先
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3.1 秘书礼仪概述
3.涉外礼仪的原则
(1)不卑不亢,互相尊重 (2)入乡随俗,求同存异 (3)女士优先,注重次序
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3.2 日常公务礼仪
3.2.1 仪容仪表
仪容通常是指人的容貌,包括未被衣服遮住的身体 的部位. 仪表是指人的整体外貌,包括面貌、衣着和饰物。 基本要求如下:
发型要整齐美观。 面容要保持干净。 着装要得体协调。
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3.2 日常公务原则
着装的基本原则是国际通行的TPO原则: T(Time)—— 时间; P(Place)—— 地点; O(Object) —— 目的。
在为自己挑选服装时,不可忽视TPO原则。
裙摆一定要遮住袜口。 夏季的衣服切忌过薄、过露、过透。
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3.2 日常公务礼仪
5.休闲场合的着装
休闲场合的着装 追求的是舒适、自 然。健身、购物、 旅游、居家等, 都可以穿休闲装。
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3.2 日常公务礼仪
6.社交场合的着装
高雅、漂亮、时尚。 男性可以着深色西装、中山装 或近年流行的 “唐装”。 女性可着连衣裙、套裙。参加 晚间的盛宴、舞会、音乐会等 活动,可穿单色的晚服或旗袍。
3.1 秘书礼仪概述 3.2 日常公务礼仪 3.3 差旅礼仪 3.4 技能训练
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教学 目 的
通过学习,了解和掌握秘 书礼仪、秘书涉外礼仪、日常 公务礼仪、差旅礼仪方面的知 识。
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教学重点与难点
1、教学重点
秘书礼仪的知识; 正确掌握各种礼仪的方法与技巧; 熟练运用各种社交礼仪。
握手的时候,要脱下手套.女性除非戴着与 服装相配的、作为服装整体一部分的手套, 否则也应摘下手套。
日本人习惯鞠躬,一些阿拉伯人习惯行抚胸 礼,泰国人则行合十礼,我们应该尊重他们 的习惯。
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3.2 日常公务礼仪
(4)介绍
自我介绍:姓名、职务或与主 人 之间的关系。
为他人介绍,先把男性介绍 给女性,把年轻人介绍给老 年人,把职位低者介绍给职 位高的,以此表示对后者的 尊重。
3.2 日常公务礼仪
3、男式化妆步骤 刮脸 洁面 收敛 打底 双颊 修眉 唇 胡茬
4、女士化妆步骤 洁面 收敛 修眉 画眉 眼影 润肤 打底 画唇 双颊 定妆
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3.2 日常公务礼仪
3.2.4 日常交际礼仪
1.称呼、致意、握手和介绍
(1)称呼
在国际交往中,一般称男士为先生;对于女 性,称“小姐”、 “女士”、“夫人”。
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3.1 秘书礼仪概述
2.特点
(1)规范性。秘书礼仪是对人的行 为举止的规范。
(2)差异性。任何国家和民族都有自 己特别的礼仪。 (3)变化性。礼仪是社会发展的产物, 它是随着时代 和人们生活的不断变化 而变化。
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3.1 秘书礼仪概述
3.作用
(1)有助于人际交往 现代社会,人际交往非常重要。良好的礼
有两种图案或两种单色和一种图案的领带。 领带与手帕要相配,但图案不要相同。
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3.2 日常公务礼仪
4、女士的着装
西服套裙是传统的选择。颜色可以是深蓝、 深灰、浅灰、咖啡色、驼色系列等。 这些颜色传递给人的感觉是: 成熟、能干、自信、沉着。
丝袜的颜色应接近肤色,黑色丝袜只能配 黑色裙子。