欧美国家人力资源档案管理启示录

来自美国人力资源档案管理的启示
山东省济宁市技术学院魏玲
如何让人事档案管理更好地服务于人力资源管理，最大程度地体现以人为本、资源最佳配置等原则，始终是我们非常关注的课题。

深入了解欧美发达国家在该领域的成功经验，结合中国特色，将非常有助于我们探索出既符合中国国情、又与国际惯例接轨的人事档案管理制度。

下面，我们先全景式地扫描一番美国在人力资源档案管理方面的做法。

美国的人力资源档案管理分为公有系统和私立系统两大部分，再具体一些说，前者又分为现职与非现职两单元，后者则以公司、企业、私立人员为主。

美国的公有系统人力资源档案采用集中管理模式，各级政府机构以及其他公立组织的现职人员，均由所在机构的人力资源部门集中统一保管其档案。

人力资源管理总署是联邦政府管理公务员的中枢机构，全面负责公务员的任用、考核、培训、晋升和退休等事宜。

联邦各机构均设有人力资源部，负责管理本单位现职人员的人力资源档案。

州及地方政府中也设有管理现职公务员人力资源档案的相应机构。

美国联邦政府的雇员，其工作职责、行为准则等受《公务员法》《信息自由法》《隐私法》及其他许多规定、条令的约束，在联邦政府工作的人员分军人和文职两种，所产生的个人档案分别保存在其所在单位的人事档案室。

美国国家档案文件局在圣路易斯建立了全国军事人员文件中心和全国文职人员文件中心。

非现职人员的人力资源档案，由国家人力资源文件中心集中保管。

非现役军人在死亡、离职或调动工作120天后，其人力资源档案都统一向军职人员文件中心移交；其他政府雇员，在死亡、离职或调动工作120天后，其人力资源档案则统一向文职人员文件中心移交。

美国私立系统的人力资源档案通常采取分散的社会化管理模式。

与中国的人事制度不同，美国的人事档案不是终身制的，而是“人档分离”，如，在大型企业或私人公司工作的雇员，其个人档案由本单位的人事部门保管，辞职、死亡或工作调动，其档案仍留在供职单位，一般不向某个文件中心移交，到新的单位则建立新的人事档案；联邦政府和州政府规定，雇主必须为雇员建立人事档案，并在雇员离职或死亡之后为其保存一定时期。

当然，某些情况下,企业、公司或其他私立机构也把员工档案移交到商业性文件中心寄存。

美国的人事档案，内容一般包括工资／福利记录(社会和医疗保险交付情况)、受雇日期、病假／休假和奖惩记录，等等。

个人档案袋中的资料少而精，不断更新。

例如，每年提薪的材料放入个人档案袋后，则上一年的关于个人提薪的资料从档案袋中抽出，以减少个人档案袋的容积。

在美国，雇员的工作任务由其上司分配确定，每半年对其工作进行评估，年底做出鉴定。

上司对雇员的鉴定要与本人见面，如若雇员对该鉴定不满，可向更上一级领导反映，以取得公正的评语。

美国国家人力资源档案管理中心也保存着大量的个人重要数据，如，社会保障号(Social Security Number．简称SSN)，社会安全号，信用报告，等等。

美国的社会保障号记载了公民有无违规行为发生等情况，是公民日后获取退休、养老、医疗保险等各种社会福利保障的依据性凭证。

该号码可以随时调出，起初用于社会保障体系，后来逐渐发展成为社会共享的、全国联网的大型计算机微缩技术存储档案数据库。

可以说，它超越了档案的运用范围,在控制社会秩序方面具有较大的作用。

所谓社会安全号，即无论你怎样流动，通过这个无法伪造的号码，
每个人便会拥有一份由信誉局做出的信用报告，任何银行、公司或业务对象都可以付费查询这份报告。

一旦你有不良记录在案，那么将在诸多领域受到限制。

正因为社会保险号码（SSN）是唯一的，美国的许多组织和机构也开始用这个号码来管理员工。

这并不是建立SSN的初衷，因此也带来了许多问题。

一旦盗窃到了某人的社会保险号码，罪犯就可以利用它进行“身份盗窃”，例如使用他人的SSN获取身份证，以他人名义建立信用卡帐号等。

因此，已经有许多机构放弃利用SSN，转而建立自己的身份鉴别系统。

至于是否可以通过SSN查到某人的驾驶执照或犯罪记录等，这也根据各州的具体规定有所不同；以密歇根州为例，驾照和SSN是两个完全不同的系统，两者之间没有任何逻辑联系。

而某人一旦被捕，司法部门也会给他一个单独的号码，与SSN无关。

在美国，所有的人事档案只对本人或他授权的人开放，不向公众提供利用。

以密歇根大学为例，每个雇员都可以上网查阅自己的某些人事档案，如工作履历、提薪情况等。

如果要查阅其他更隐私性的信息，如工作申请、奖惩记录等，则需要去大学的人事档案室。

在美国的某些州，让未经人事档案主体授权的人看他的档案是违法的，对执法部门也不例外。

如果联邦调查局或当地警察想要查看某人的档案，他们必须向法庭提出申请，得到搜查证后才可查阅。

概括来说，在美国想查阅某人的人事档案，必须经过以下必不可少的步骤：
一、提交书面授权。

如果是相对人本人，提交一份附有正式签名和日期的申请信；如果利用者不是本人，并且相对人健在，提交相对人授权的签名信；如果相对人死亡，提交死亡证明；如果相对人年龄已过百岁,则无需提交死亡证明。

二、提交便于文件中心确认文件所需的信息，包括相对人任职期间使用的全名、出生年月、社会保障号、任职机构的名称、任职始离时间，等等。

三、列出所需文件或信息，并说明目的。

通过以上对美国人力资源档案管理状况的走马观花，再结合中国在该领域的现状，我们会发现中美在人事档案管理方面存在不少相同之处：
1.立法规范人事档案管理。

2.重视人事档案的利用价值。

3.恪守保密原则。

但是同时，中美两国在人事档案管理方面也存在不同：
1.档案管理对象不同。

在美国，所有的人事档案只对本人或他授权的人开放，不向公众提供利用；反观我国，在这点上与美国截然不同：我国的人事档案主体不能随便查阅自己的档案，而各级党委、组织人事部门对这些档案可以做到一览无遗。

2.档案管理程序不同。

我国人事档案在管理程序上内外有别。

对于上级领导以及负责管理本单位人事档案的部门领导手续可免，非上级领导或非组织人事部门领导查阅时则要履行审批手续和查阅登记。

对于外单位，必须是党员干部且得凭借工作证、调查介绍信、行政介绍信，并在查阅单位填写《查(借)阅人事档案审批表》，得到领导同意后方可查阅。

3.档案利用实施方式不同。

在美国，人事档案利用既要遵照《信息自由法》的规定，积极提倡保障档案主体的知情权，对人事档案采取“依申请公开”的方式，只要是在法律许可的范围内，人事档案必须向符合条件的利用者开放，但同时，又必须严格遵守《隐私法》的规定，人事档案的提供、利用必须以尊重档案主体的隐私权为前提，对不能开放的内容坚决予以保护。

在我国，许多单位的人
事档案管理工作还处于手工管理阶段，全国性的人事档案网络尚未形成。

要查阅或复印人事档案信息必得经过一系列审批手续后，档案管理人员才提供人事档案原件为利用者服务，而且在整个使用过程中，档案工作人员根据利用者的需求提供相应的材料。

导致中美人事档案管理制度差异较大的原因很多，但是主要是由人事档案管理模式以及利用条件不同引起的。

通过中美两国人事档案管理制度与利用的比较，会发现我国的人事档案管理工作还有待改善，美国对人事档案的积极利用与审慎开放并重，以充分保障档案主体的合法权益等做法，以及社会化、网络化的管理模式值得我们借鉴。

我们目前推行的传统封闭式的人事档案管理制度正在受到诸多挑战，因此，调整人事档案管理模式已是刻不容缓。

针对我国国情，笔者认为，完善人事档案管理模式的关键一点是观念的创新和突破，应树立“以人为本、立档为民”的指导思想，把尊重人、爱护人作为出发点，赋予人事档案主体相应的权利，包括按照规定程序了解档案内容的权利、对有异议的数据信息提出申诉的权利、要求维护个人隐私的权利，等等。

人事档案管理部门也应当清醒地认识到，建立和管理人事档案的根本目的是为了保障档案主体依法享受医疗、保险、晋升等各方面的权利，并非是作为限制人才流动、就业的控制手段。

尽管全社会人才资源的合理流动和优化配置需要多方面的制度加以支持和保证，但人事档案管理制度的完善可以为档案的利用提供更有利的条件，为人才的合理流动与优化配置提供更有效的保障。

同时，我们还必须加强人事档案信息化建设，尽快将此建成社会各界共享的、全国联网的数据库系统，只有这样，才能推进人事档案管理工作在建设社会主义和谐社会的伟大事业中发挥更大的作用。