论秘书工作艺术性

十一世纪是一个竞争激烈的信息社会，现代企业要生存和发展，需要各类专业的优秀人才，而具有良好素质和丰富经验的企业秘书作为一种复合型层次人才，将在现代企业的动作中发挥辅助与参与决策的作用。

秘书是领导者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文，办会，办事等为为主要职能，是领导者的参谋和助手。

既然秘书在企业中地地位和作用如此之大，那么使我们对秘书的要求非常高，所以要做一名好秘书，不仅要找准自己的位置，具备广博的知识，还需要掌握一定的工作方法和工作艺术。

针对秘书工作的艺术性，我想从以下几点谈谈：一、秘书要悉心服务而不贪图功劳。

秘书是为领导工作服务的，领导者是企业的主干，心系全局，往往顾及不上企业中发生的一些琐碎的事务性工作。

在这种情况下秘书人员要善于为领导拾遗补阙，领导没有想到的事，秘书人员要想到。

当领导需要物品，秘书应提早准备好。

如：领导者要公务旅行，秘书应充分了解这方面的规范及需求；按领导的意图排出行程和程序表；准备好私人事务，如必要的现金，信用卡，换洗衣服，地图等；住宿和饮食要满足领导的要求，不要做事杂乱无章，要分清急缓轻重。

领导在工作上，生活上遇到困难时，秘书要在不违反原则的情况下尽力帮助解决，这是秘书人员应该尽的责任。

但是，秘书切不可因为提供了周到的服务就动辄邀功，请赏，或者要求领导者为自己为这办那，不可以因领导做不到而心存忌恨，做事就不认真，秘书应明确悉心服务是自己的职肥所在。

二、秘书要谦虚处事而不缺乏主见。

秘书人员在工作中要始终保持谦虚谨慎，不骄不躁的作风，不可目中无人，自作主张，毕竟，秘书在企业中处于中介的位置，职务算不上高，但也有一定的权力，所以在工作中，秘书要小心从事，如果做的不好，会被小人有机可趁，做的太好，又会遭到忌妒。

工作中，我们要肯定别人的优点，批评自己的不足。

遇到问题时，在职权范围内自己可以解决尽量解决，但事后一定要向领导汇报。

当遇到较大问题时，切不可善自做主，这不仅是因为自己没能力做到，而且涉及到工作程序的先后问题时，切不可善自做主，这不仅是因为自己没能力做到，而且涉及到工作程序的先后问题，一定要先向领导汇报，待领导协商后再做决定。

但是，秘书也应该明白，谦虚并不等于无知，不等于任何事情都不发表自己的见解和主张。

在工作中，当需要表明态度时，秘书应该提出自己意见，不论最终是否被认可，都应该试着去尝试，尤其当领导要做决策时，经常会处于妆局者中，不能果断的判断，这时秘书应该提出自己正确的见解给领导一个参考，同时在服从工作需要的前提下，注意到发挥自己的个人专长，并在实际工作中引导其专长的发展。

如果秘书当需要表明态度时不表明，这就意味不敢承担，没有主见，这对个人和企业的发展和成长都是不利的。

三、秘书要尊重拥护而不奉承吹捧。

处理好与领导的关系，对秘书工作者来说很重要。

首先，秘书应了解自己，控制自己的情绪，以适应自己的上司。

其次，秘书应了解上司，设身处地的为他着想。

作为上司，工作压力环境压力相当大，烦心烦神，自然难免会有脾气或说错话办错事的时候，秘书作为其助手，理应为其排忧解难，分担压力。

再次，秘书应当了解和掌握各种类型上司的特征，以便因人而异，采取不同的工作方法搞好服务。

秘书应以领导为核心，在工作目标上，与领导者工作目标保持高度的一致性；在工作计划上，以为完成领导工作计划服务为依旧；在工作行为上，围绕领导工作展开；在工作谋划上，围绕领导工作目标出谋献策；在沟通联略上，充分发挥纽带和桥梁作用，树立和维护良好的领导形象和组织形象。

良好的领导形象是领导者以其奉献精神，智慧能力，道德等得到群众心目中树立领导良好形象的。

在尊重时我们要注意，不要吹捧：如：秘书当着甲领导面吹捧乙领导，当着乙领导面吹捧丙领导，这样不仅使领导者觉得你不真诚，虚伪，而且传到其它领导的耳边也会给自己带来不必要的麻烦，久而久之，领导会对秘书失去信任，觉得秘书不可靠，不放心将事情交给秘书做，所以秘书一定要切记不可吹捧。

四、秘书要适度挡驾不阻拦干涉在日常接待工作中，秘书接待的大多数是事先约定好的客人，但不能排除有些来访者事先未约定就找来，而且不分事情大小就要直接面见领导，这样会给领导者的工作带来一定的麻烦。

为领导挡架既是秘书替领导排忧解难，减轻领导者负担和不必要干扰的一种手段，也是秘书帮助下级或群众解决困难和提高自己交际能力的良机。

秘书在接待工作中，要先了解来访者的大致情况，并简单记录下来，弄清对方的意图；其次，领导者对于是否接待来访者是根据不同的来访者，不同时间，不同问题所决定，秘书应依据情况做决定；最后秘书还需具备良好的心理素质和较强的判断分析能力，毕竟有相当的来访者会坚持自己的要求，在要求遭到拒绝后会以种种方式发泄自己的不满，此时，秘书应控制自己的情绪，对来客态度要冷静，谦和，设法使对方情绪稳定，做好说服工作。

秘书对来客要热情接待，在不违反原则的情况下尽可能给予帮助，遇到棘手问题要有耐力，不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。

挡驾是代表领导机关进行的，秘书应该注意，做到不要阻拦干涉，应该克服：“话难听，脸难看，事难办”的作风，要公私分明树立机关的良好形象。

挡驾时需要运用语言艺术和应变能力，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚，磋商，供参考的口气，但又不能离开大原则；对上级的语言语言基调则是多用请示报告，提询的口气，切不可不懂装懂。

五、秘书要主动而不越轨在工作实践中，领导者是上级，处于主体地位；秘书是下级，处于辅助地位。

主辅配合默契，关系和谐，对领导工作和秘书工作都有是极为有利的，工作职能上的主辅配合关系，决定了领导工作的需要及有效地发挥领导职能，是两者配合的主体和关键，秘书工作要围绕领导工作需要开展，当好领导的参谋助手。

这种主辅关系，还决定了秘书工作的被动性，但秘书工作不能一味的被动，应适当的变被动为主动。

如：积累和储存有关工作资料。

秘书职业技能是一种专业化很强，综合性很高的特殊行为能力，它主要包括办公事务处理，企业行政事务处理，人事管理等方面，是衡量秘书是否能够主动帮助上司打理公司的重要性。

秘书在平时工作中积极主动，会为今后的工作带来一定的方便，不至于临时需要五、秘书要主动而不越轨资料时而手忙脚乱。

在资料的收集过程中要把握好哪些有用，哪些没用，要确定标准，保证住处的价值性和准确性，同时要将有关信息归类，便于信息间的联系，这样主动的工作可以随时准备应对领导的咨询，工作中可以超前思维，与领导有共同语言。

秘书在主动时要注意，不要越位脱轨，有些起主导作用的领导者能力低下，有野心的秘书言听计从，自己变为傀儡，而秘书则无职掌权，背后操权，形成“秘书干政”和“秘书专政”，有的领导者缺乏科学的工作方法，对决策，指挥等领导的职能有所疏忽，事无巨细亲自动手，而秘书则无事可干，无所事事。

有的领导者感情用事，对秘书该管的不管，只有授权和放权，没有制约和监督，秘书则越权越位，甚至目无组织，目无法纪。

有时领导者不了解秘书，不去引导和指导秘书，只要秘书听话办事就行；秘书也不了解领导，不去主动领会领导意图，仅被动应付，只要不受批评就行，这种脱越关系，对事业发展和工作效率的提高都是极为不利的。

六、秘书要沟通而不封闭堵塞秘书承担着对领导层与被领导层，职能部门之间，本机关和外部有关公众及本机关与上，下级机关中介沟通的任务，对组织内部是中介沟通的枢纽；对外部是对外中介沟通的门户。

上情下达，下情上达，内外联络在工作中都能充分的体现。

秘书在上情下达时，要站在上级的角度把情况讲清楚；在下情上达时，要站在下级角度把问题说明白。

现在工作中，上下级能总会有一些程度不同的差异，但是，能不能缩小这种差异或找出差异中的共同点，则与秘书的沟通能力和协调水平密切相关。

领导成员之间，如果沟通不畅，就很可能产生误会，造成关系失调。

秘书人员应做好信息沟通工作，使领导成员能全面了解情况，避免由于不能全面了解情况而产生会。

在现代管理中，管理要素日益增多，变化节奏日益加快，组织运转中随机出现的矛盾和失调现象也不断干扰管理的秩序稳定。

同时，现代管理需要谋求多方合作，以实现效益的最大化，而多元化合作经常受到不同利益主体需求的冲击，若不能不断地强化协调整合，多元合作关系就会出现失调，甚至解体。

秘书处于组织运转的信息枢纽地位，对随机出现的失调现象，应能够敏锐地发现；对一般性的，浅层次的失调，秘书主动进行协调，便于把问题化解在萌芽状态，避免酿成更为严重的失调；对突发性的重大失调，秘书进行协调，有利于控制事态，缓解冲突，为领导解决问题作好准备；对严重的，深层次的失调，秘书及时调查失调的状态，对领导者采取协调举措，具有重要的参考作用。

如：领导班子开办公会，某领导成员因公未能出席，办公会决定的事和讨论的问题，缺席的领导成员均不了解。

当这位缺席的领导者成员出差返程后，主要领导人若因为工作太忙未能及时传达办公会精神，以记录员身份列席办公会的秘书人员，应主动将会议记录和会议纪要送给缺席的领导者人，使其了解领导班子办公会的基本情况，以及作出的决定。

这样有利于领导者班子的统一认识，工作协调。

在实际的工作中经常出现“各印各的号，各唱各的调”的现象，这是不利于办公室工作的开展。

因为在现代组织中，学习的基本单位是团体而不是个人，注重团队学习，开发的是整个团队人力资源，不仅能提高整体智能素质，而且能在高智能的基础上形成共识，强化合力。

所以，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立。

办公室是个“不管部”，许多交不到具体部门承办的事，都可以交到办公室去办。

秘书碰上了就不能说不管，管了之后再沟通，协调，解决，一定要避免堵塞。

秘书工作是一个广泛的概念，在工作中讲究的艺术性是很多的，以上六要求虽然不能概括所有方面，但是，我想秘书在工作上参照这几点一定对工作有所帮助。

如果还有我没有想到的地方，我也愿意和大家共同探讨，争作一名出色的秘书。