备件采购及外委维修管理规定

备件采购及 外委维修管理规定
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文 号： QG/SENPEC 12.2043 修改号：0
开始实施日期：2014-10-08
QG/SENPEC 12.2043 修改号：0，第一次发布
1、目的及适用范围
为加强公司备件采购及外委修理的管理工作，明确职责，提高工作实效，合理控制设备及设施维修费用和修理质量，制订本规定。

适用于公司范围内所有设备（含生产、理化、计量、探伤、特种设备）及设施的备件采
购和外委维修管理。

2、部门职责
2.1装备安全部：负责生产类设备、特种设备及设施的备件采购及外委维修申请工作。

2.1.1设备、设施维修外委时，负责提供技术参数、技术要求并负责签订技术协议（协议中必须体现服务的内容、方法、工期等内容，如有检测项目的，还须提出检测的要求，规定乙方所携带的检测设备情况），设备类外委项目维修时须提供维修方案、设施类项目外委维修时须提供施工要求。

备件采购须提供：名称、型号、规格、数量等参数。

2.1.2对生产性设备的大项目维修，指定设备维修项目管理人员，负责对维修过程中采购的备件进行验收、对施工项目过程中的关键技术环节进行过程监督、跟踪，项目结束后配合验收。

2.1.3根据合同要求，负责对更换下备件进行技术鉴定，损坏件（无利用价值）备件移交物资管理部处理，可利用的备件由装备安全部留存作为备件使用并填写记录单，由项目管理人员和保管员共同签字确认。

2.2 质量控制部：负责理化、计量、探伤等检测外委维修申请工作。

2.2.1提供支撑信息与资料（报修单或损坏部件照片等证明材料，需注明设备损坏的具体部位或现象）。

如人为责任事故需提供事故报告及处理意见书。

2.2.2 参与设备维修后的验收工作。

2.3市场采购部：
2.3.1负责按照装备安全部提交的备品备件采购流程中规定的技术要求采购。

2.3.2负责按照装备安全部提交的外委维修流程中的技术要求（维修方案或施工要求）签订合同。

2.3.3负责办理备品备件采购入库手续。

2.3.4 负责在项目完工后组织各方验收。

2.4各设备使用部门参与设备维修后的验收工作。

3、工作流程
3.1 备件采购
3.1.1 装备安全部负责SAP管理系统采购备品备件物料编码号的申请。

3.1.2 备品备件采购由装备安全部负责提交“非固定资产采购申请”KOA流程，在流程中写明备件的信息（名称、单位、数量、物料编码、采购申请号、指标要求及参考数据等）经批准后、流程进入市场采购部流转，实施采购活动。

3.1.3 到货通知
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备品备件到货后，由市场采购部根据入库类型，提交“到货通知”流程（物资管理部/到货根目录下），经由装备安全部经办人员现场验收后，备件入库。

3.1.4紧急采购
备件的紧急采购，参见QG/NPEC13.2011《紧急采购审批管理规定》。

3.1.5设备备品备件领用由装备安全部负责，提交领料流程（物资管理部/领料根目录下），经由物资管理部相关人员批准后，领取备件。

3.2 外委维修
经装备安全部确认，本公司无能力修复（含不具备条件），需提出外委修理的设备及设施的申请。

3.2.1 申请流程
3.2.1.1 设备类外委维修
生产性设备外委维修由装备安全部负责提交“设备维修、保养、标定采购申请”；
检测设备外委维修由使用部门负责提交“设备维修、保养、标定采购申请”。

3.2.1.2生产性设施外委维修
各生产类设施使用部门如遇设施维修须提交“作业区域物业及设施外委维修申请”流程（市场管理/采购流程根目录下），信息包含地点、所需维修项目及要求，经批准后、流程进入市场采购部流转，实施外委维修。

注：行政管理部负责办公类设施维修（不在本规定中）。

3.2.2大项维修（合同金额预计超过10万元或维修工期预计超过2周的），生产性设备由装备安全部以《设备、设施外委修理任务书》形式提出技术要求，技术人员编制，主任审核，部长批准；检测设备由质量控制部以《设备、设施外委修理任务书》形式提出技术要求，审批流程经KOA执行，使用部门（室）提交，部门领导审核后流转至装备安全部及市场采购部领导及经办人员复核。

所有小项维修只在采购流程中注明维修的技术要求，直接在KOA中流转即可。

3.2.3市场采购部组织，装备安全部负责技术谈判，并与乙方签订技术协议，作为工程验收依据，必要时请工程技术部会签，技术协议市场采购部与装备安全部各留一份，同时将过程验收报告（如有）、最终验收报告，付款确认表作为设备、设施全生命周期管理的档案归档。

3.2.4 随设备维修服务合同进来的备品备件，由市场采购部交于装备安全部与使用部门共同验收、签字确认。

3.2.5 外委维修验收
3.2.5.1关键技术环节验收，按照双方签订的技术协议。

3.2.5.1.1装备安全部设备维修项目管理人员，在必要时或技术协议有规定的关键技术环节实施前2个工作日，通知使用、采购部门，使用及采购部门视需要指派相应专业人员共同前往维修现场进行监查。

3.2.5.1.2 装备安全部负责根据《设备、设施外委修理任务书》（大项维修）或KOA流程中提出的维修项目(小项维修)，对关键技术环节质量、进度进行监查，当发现外委方的维修作业不符合技术协议中的技术要求，责令其整改，根据需要可再次组织监查，且经整改后仍达不到技术协议的要求，由装备安全部将情况汇总及相关资料交由市场采购部，由其进行后续处理工作。

3.2.
4.1.3合同变更：维修方案中所述项目，所需时间，更换备件实际情况与修理前预估情况不同时，由装备安全部提出变更修改方案，将修改后的施工方案交予市场采购部，由市场采购部根据公司相关规定对合同进行变更。

3.2.
4.1.4 合同签订中如有中间付款的，在维修作业进行到付款节点时，市场采购部组织装备安全部门对维修进度、质量进行确认，在《设备、设施外委维修项目付款确认表》上签字确认，大项维修还需提供《设备、设施外委维修验收报告》中“设备中间验收”页，市场采购部将其作为付款依据，开展报销工作
3.2.5 项目完工后验收
3.2.5.1 在外委生产性设备维修（大项目）完工后，市场采购部组织，装备安全部及使用部门配合验收，并通知工程技术部由其视情况进行工艺性测试。

验收完毕后由装备安全部及设备使用部门在《设备、设施外委维修验收报告（大项目）》签字、盖章确认（详见附件二）市场采购部与装备安全部各留一份。

3.2.5.2 在小项外委设备维修项目完工后，装备安全部负责组织使用部门验收并在《设备、设施外委维修验收报告（小项目）》签字、盖章确认并市场采购部与装备安全部各留一份。

（详见附件三）。

3.3.5.3 外委设备、设施维修经验收合格后，市场采购部组织使用部门，在《设备、设施外委维修项目付款确认表》（详见附件四）签字确认。

3.3.5.4 市场采购部在收到《设备、设施外委维修验收报告》及《设备、设施外委维修项目付款确认表》后作为付款依据开展报销工作。

3.2.5.5 装备安全部设备维修项目管理人员，负责将《设备、设施外委修理任务书》、《设备、设施外委维修验收报告》、及修理后的相关资料存档。

3.2.5.6如设备在公司外维修的，市场采购部负责按合同要求将更换下的损坏件送回公司并交由装备安全部按2.1.3条款处理。

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3.2.5.7 如外委维修设备及设施在规定的质保期内发生质量问题，由装备安全部出具报告，由市场采购部要求外委方重新修复，并由市场采购部负责向对方进行后续工作。

3.2.5.8 在合同质保期到期后，市场采购部组织装备安全部及使用部门，在《设备、设施外委维修项目付款确认表》签字确认，并交由市场采购部。

3.2.5.8市场采购部在收到《设备、设施外委维修项目付款确认表》中的质保金付款申请后作为付款依据开展质保金的报销工作
4 附件
附件一：设备、设施外委修理任务书
附件二：设备、设施外委维修验收报告（大项目）
附件三、设备、设施外委维修验收报告（小项目）
附件四、设备、设施外委维修项目付款确认表
附加说明：
本规定由行政管理部提出。

本规定由装备安全部起草和负责解释。

编制：孙坚良审核：江燕云
会签：唐辉魏明谢强李云松张良成赵丽媛苏艺
批准：徐凯祥
附件一：设备、设施外委维修任务书
设备、设施修理任务书（大项目）
编号：设备/ 设施名称：设备编号：
所在位置：设备型号：
修理类别：
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设备、设施修理内容要求
附件二：设备、设施外委维修验收报告（大项目）
设备、设施维修中间验收情况
装备安全部项目管理人员：日期：年月日装备安全部主任（签章）日期：年月日使用部门责任人：日期：年月日使用部门主管（签章）日期：年月日
设备、设施终验收情况
装备安全部项目管理人员：日期：年月日装备安全部部长（签章）日期：年月日使用部门责任人：日期：年月日使用部门部长（签章）日期：年月日附件三、设备、设施外委维修验收报告（小项目）
设备、设施外委维修验收报告（小项目）
编号：
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附件四、设备、设施外委维修项目付款确认表
设备、设施外委维修项目付款确认表
注：
1、项目进度款（若有）支付，由市场采购部组织，装备安全部填写“申请付款意见”，方可作为进度款付款依据。

2、竣工款及质保金支付时，由市场采购部组织，装备安全部填写“申请付款意见”，使用部门填写“项目确认”意见，方可作为付款依据。

3、该表一式二份，市场采购部和装备安全部各留一份。

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