制度流程编码规则

制度（流程）编码规则编写:

编号: 总务部内部

修改:

1 主题内容与适用范围

1.1 本规则规定了电机厂制度（流程）文件编写的编号方法、版式及编写格式要求。

1.2 本规则适用于电机厂制度（流程）文件的编写、发布、使用和调整。

2 管理制度（流程）的编号

2.1 制度类、流程类等文件的编号方法

2.1.1 编号结构

□□□□□□—□□□—□

文件版本号

------------ 文件序号（流水号）文件类别号文件编写年度号单位的组织机构代码单位的组织机构代码：即电机厂单位代码“1815。

文件编写年度号：用二位阿拉伯数字表示。

文件类别号：用一位大写字母编号表示。

文件序号（流水号）：用二位阿拉伯数字表示进行连续编号。

文件版本号：采用一位阿拉伯数字表示版本号。

2.1.2 文件类别编号

2.1.2 示例

例：581506 —A001--1

该文件代号表示：东风电机厂06年制度（流程）基础管理类的第1号文件第1版。

3 制度（流程）文件的内容构成

3.1 概述部分包括首页、目录、制度（流程）名称、编号。见第

4.1-4.2

3.2 正文部分包括目的、范围、引用标准和政策规定、术语、职责、管理程序。见第5.1-5.4 3.3 补充部分包括附录、记录表单、工作流程。见第7.1-7.4

3.4 上述文件的构成部分，不要求每一项标准都全部包括。应包括哪些部分要根据管理内容和要求及工作规程的特征选用。

3.5 经过修订的文件，在文件版本更新时，需重新编号，并需发布新旧版本的对照编号表。

4 标准的概述部分

4.1 目录

4.1.1 目录内容包括文件的编号、标题、版次。

4.2 标题名称

4.2.1 标题名称应简短、明确地反映制度（流程）的主题。

4.2.2 文件名称由制度（流程）管理分类的总名称和单项管理文件名称两部分组成，两者分别写在文件的封面和首页。

4.3 文件编号。详见第2.2 条

5 文件的正文部分

5.1 目的

5.1.1 程序中应首先简要说明文件的主题，做什么、为什么做。

5.2 范围

5.2.1 主要规定程序的范围或应用领域。必要时还应明确不适用范围，可以采用下列典型用

语：“本制度（流程）适用于……、“本制度（流程）不适用于……”

5.3 术语、符号、代号

5.3.1 文件中采用的术语、符号、代号在现行的上级文件中尚无规定时，应在该程序中给出定义或说明。在给出定义或说明时应简明、准确，注意遵守有关标准的规定。

5.3.2 文件中采用的术语、符号、代号及其定义或说明应集中写在职责的前面。

5.4 职责

5.4.1 规定该项文件所涉及的管理职能。

5.4.2 管理职能一般可通过某项管理的基本职能或通过具体管理工作体现。

5.4.3 可根据某项管理工作的基本内容归纳划分为若干个具体职能。

5.4.4 在按部门制定管理职能时应明确工作范围；还应明确与有关部门或单位的协作关系、分工界

限。

6 管理内容及要求（工作程序）

6.1 管理内容与要求的排列可按计划、组织、指挥、协调和控制等职能排列；也可按事物逻辑或时间进展顺序排列。

6.2 管理内容（工作程序）的编写应简单明确，从开始做到工作完成应形成闭环，体现制度（流程）的完整性。

6.3 工作步骤应清晰，具有指导作用。

6.4 流程图绘制原则。

6.1 绘制原则：

6.1.1 接口明确，准确、完整地反映业务有序、高效运行的客观需要，杜绝流程环节的缺项和多余。

6.1.2 职责清晰，严格体现各部门的职责分工，充分体现各部门的职责和作用。

6.1.3 贯穿或贯彻跨职能团队的工作思想。

6.1.4 强调沟通，流程图应经相关部门会审、会签和有关领导审批后发布。

6.1.5 流程中涉及的部门均应使用我厂发布的标准部门名称，一般情况下采用全称，况下采

特殊情用简称的，应有特别说明。

6.2 流程图中“说明栏目”中应对无法绘制出来的项目进行简明、详细说明。

6.3 流程图中“记录和表单”栏中应对在本制度（流程）内使用的表单在附件中一一列出。

7 文件的补充部分

7.1 附录

7.1.1 根据要求，一项文件可有若干个附录，必要时也可引用有关标准的附录。

7.1.2 附录是对文件所做的补充规定，是标准正文的外延。

7.2 记录

7.2.1 记录部分应注明编号、记录名称和保存期限等内容。

7.3 更改记录表：对文件的更改应及时记录在更改记录表中，并详细填写所有内容。

201005-28 发布201005-28 实施