咨询报告的写法(6页)

正确地撰写报告

在咨询工作中，书面交流能够弥补口头的不足。而在某些情况下，书面报告会成为主要的或唯一的交流渠道。报告除了归纳和传递信息、激励客户采取行动之外，对客户还具有其他重要的作用，报告的质量和说明在很大程度上决定着咨询师在执行咨询任务过程中的影响报告还影响咨询师的总的信誉。当咨询师和客户个人之间的交往受到限制时（比如，客户从好几个咨询师那里得到不同的书面报告而从中择一时），报告的说服力就成为报告至关重要的作用。

一份出色的咨询报告应达到以下三个基本标准：

·第一，要友好面对读者，针对客户的背景、需求和爱好，选择报告的结构、文体、术语、论点以及其他特点。最根本的问题是："什么样的报告能最好地服务于客户，并易于客户阅读并理解"，而不是"我们公司愿意出具什么样的报告？"当然，在大多数情形下，客户对报告并没有什么特殊的偏好，而是让咨询师替他们选择。尽管如此，还是要征求他们的意见，直接和客户讨论报告是会有很大的帮助的。

·第二，报告应便于咨询师撰写。便于撰写的文章才便于阅读。况且，这样做可以为客户节约时间和费用。因为客户要为咨询师撰写报告所花费的时间支付费用，而且要花费自己的时间来研究报告。在极端的情况下，一份撰写得很不好的报告会使客户心烦起到事与愿违的作用。

·第三，也是最重要的，每一份报告的目的都是为了传递特定的信息。在撰写报告前，需要明确这一信息（或目的）。这样做有助于确定报告的结构，选择适当的文体，并针对要向客户传递的这一信

息，组织论据的事实和信息。

做为自检，可以通过以下问题来检查要撰写的报告的必要性和目的

--为什么这份报告是必要的？

--它想表达什么内容？

--如何达到这一目的？

--有没有达到这一目的的更好的方法？

--时机成熟了吗？

--谁会是这份报告的读者？谁会是这份报告的使用者？

在试写报告的开场白时，可以采用这样的开头："本报告的目的是……"。

如果完成这个句子有任何困难，说明写这份报告的必要性有待商榷。从上次报告到现在的时间间隔长短并不重要，重要的是咨询任务在此过程中取得的满意进展，而且也为客户所知晓，即使是在按照咨询合同规定，非提交报告不可时，也应该先考虑上述问题，环境可能已发生变化，先前定的时间表也许不再适宜，也许根本不再需要这样一份报告了，等等。

原则上，除了直接证明结论或工作所产生的文件的信息外，咨询报告不应重复从客户那里得到的或早为客户熟知的信息及有关背景情况的一般信息。信息的精华在于新闻。因

此，报告的信息内容应包

括：

--咨询师首先发现的事实；

--对已知事实重要性的新发现；

--新发现的已知效果和迄今未知原因之间的联系；

--客户存在问题的解决方法及方法的正确性；

--向客户表明他/她需要采取行动的情况以及其他能引起客户注意的任何情况。

报告的结构

应当根据报告的性质和目的以及期望得到的反映，对内容进行"最佳顺序"的编排。做到这一点可能不容易。作者可能希望能够对整个咨询任务以及咨询小组的整个分析思考过程，给予全面的描述，但客户则更急于了解将为业务带来可见改进的结果和建议。尽管作者希望读者能从头读到尾，但谁也无法保证这一点，这也是书面交流的一个弊端。报告具有说服力就需要一个理性的推理积累过程而读者却不愿意重复这一过程。

解决的办法是在报告的开头最好有一个吸引人的提要，提要主要描述报告的总旨及关键信息。这样大多数工作繁忙的高级管理成员，即使不会逐章阅读，也可以通过阅读提要来了解报告的结构和主要结论。再根据高级管理人员的归纳，他们会选择更加仔细地看一下报告的某些部分。

内容目录也很重要（十分简短的报告除外）；遗憾的是很多报告恰恰缺少这一项。内容目录最好是放在报告的最开始，即开头是内容简介、前言、提要或任何其他章节。这样做可能有助于在单独的纸张或卡片上编写标题和内容摘要。然后可对这些卡片作出妥善的分类，以便拟定提纲和起草报告。

对大标题、小标题等采用一套正规的数字和/或字母体系，有助于将报告的本文整理成合乎逻辑的结构。每个数字后的文字可以用不同的格式打印。

可以应用十进制方式，如：

1、大标题

1.1小标题

1.1.1次小标题。

或者用数字和字母方式，如：

I、大标题

1、小标题

A、次小标题

（1）列举项目

（2）列举项目

这种方式的优点在于，它能够使作者考虑到问题的轻重缓急，确定哪些题目实际上是别的题目的小节，它可以促进报告结构更有条理性，并可提出合理的布局，避免重复。

例如，一份报告包括三个方面：采购、储存和生产，对此作出的三个方面的说明：调查结果、做出结论和提出建议。下面的三种布局哪一种最好呢？

1、调查 1. 采购 1.采购

1.1采购 1.1调查 1.1调查

1.2储存 1.2结论 1.2结论

1.3生产 1.3建议

2.结论 2. 储存 2. 储存

2.1采购 2.1调查 2.1调查

2.2储存 2.2结论 2.2结论

2.3生产 2.3建议

3、建议 3.生产 3. 生产

3.1采购 3.1调查 3.1调查

3.2储存 3.2结论 3.2结论

3.3生产 3.3建议

4.建议

4.1采购

4.2储存

4.3生产

对于任一特别的报告，这些布局中总有一种是最简单易行的，但是如果"调查"对客户没有什么新东西，那也无需对它们化力气了。"结论"通常会直接导致"建议"，甚至可能整个报告只需按照上述第三栏第4项的格式编写，建议本身要写得使调查和结论更为清楚了。咨询报告不同于研究论文，它所表达的内容是为了激发和引导行动。

每件事情都有轻重缓急、重要程度、利弊和目的；整理的方案有助于把上述诸点分选出来。

附录有助于把一份报告中的详细说明、清单、表格、图表、图解等抽出来，把它们放在报告中会打破阅读的连贯性，而且在版面上也难于安排。报告的正文应便于阅读，便于对概括性资料作快速的查阅，附录能对报告中的某些项目作出补充。如果读者遇到几页密密麻麻的数字表格，就不利于他们阅读报告。但小表格或图解，则无碍。它们有助于打破报告的单调性，传递有选择的或总体性的信息，应在正文中予以保留。

举例来说，如果一份报告包括办公系统的详细说明，这种情况几乎注定要入在附录里面。这样，在不破坏报告保密性的前提下，附录在以后可以作为客户通过操作手册的一部分。