知识产权外来文件与记录管理程序(含表格)
知识产权获取管理程序(含表格)
知识产权获取管理程序（GB/T29490-2013）1、目的对本公司知识产权获取过程进行控制，确保知识产权获取过程符合法律和保密性要求，特制订本程序。
2、适用范围适用于本公司所有知识产权获取过程的控制。
3、职责3.1知识产权办负责知识产权获取的组织和实施工作；3.2技术安环部及其他知识产权需求部门根据知识产权分解目标编制各自的知识产权获取工作计划，并根据工作需要提出知识产权获取申请。
4、工作程序4.1知识产权获取工作计划技术安环部及其他知识产权需求部门根据知识产权目标及分解指标，制定部门《知识产权获取工作计划》，明确知识产权种类、获取方式、完成人员、时间节点及技术领域等信息。
知识产权获取种类包括专利、商标、著作权（版权）的申请和商业秘密的形成。
知识产权获取方式包括自主研发或购买等。
4.2知识产权获取申请知识产权需求部门根据《知识产权获取工作计划》提出具体技术内容（专利申请需要提交技术交底书），填写《知识产权获取审批单》，提交给知识产权办。
4.3知识产权署名权保护专利、著作权等知识产权的发明人或作者署名依据贡献大小确定先后顺序，填入《知识产权获取审批单》相关栏目中，并经发明人或作者签字确认，以保障发明人或作者的署名权。
4.4知识产权获取前的检索、评估知识产权部根据《知识产权获取审批单》的申请内容，确定检索数据库和关键词，对其进行检索、评估，形成《知识产权评估报告》。
知识产权部将评估意见填入《知识产权获取审批单》，经总裁批准后，即可组织获取。
4.5专利的获取4.5.1属于专利申请的，知识产权办委托专利代理机构或自主撰写专利申请文件，撰写完成后，经发明人确认后提交国家知识产权局。
4.5.2知识产权办负责跟踪专利申请，并办理相关手续。
收到国家知识产权局发出的“意见通知书”等情况，知识产权办组织专利代理机构和发明人共同应对，选择复审或放弃，在有效期内答复。
4.5.3知识产权办根据专利各阶段情况，及时更新《知识产权分类分级台帐》，该记录不限于专利获取阶段，应覆盖专利的全生命周期。
知识产权争议处理程序(含表格)
知识产权争议处理程序（GB/T29490-2013）1.0目的为了及时发现和监控公司知识产权被侵犯的情况，选取适宜的知识产权争议解决方式，并预防或者减少可能对公司产生的不良影响。
2.0适用范围适用于公司研发、生产、采购、销售或服务过程中，可能发生的知识产权争议。
3.0职责和权限3.1管理者代表负责决策处理公司的知识产权纠纷。
3.2知识产权办公室负责知识产权纠纷发生时的组织工作，并不断总结、完善本管理办法。
4.0程序4.1发现和监控知识产权被侵犯的情况4.1.1营销部在走访客户、市场推广、市场销售、参加展会等活动过程中，当发现有侵犯我公司知识产权的情况发生时，及时将侵权信息进行反馈给知识产权办公室，并对侵权线索进行跟踪，对侵权的证据和记录予以及时的固定、收集和保留；知识产权办公室不定期的通过网络了解知识产权被侵犯的情况；其他部门的人员当发现有侵犯公司知识产权被侵犯的情况时，及时反馈相关信息至知识产权办公室；4.1.2知识产权办公室对信息进行分析和判别，判断是否构成侵权；当构成侵权时，上报管理者代表，在适当的时候可以采取行政（请求知识产权行政管理部门或工商局等部门进行协调处理）或者司法途径进行处理。
4.2公司发现专利侵权4.2.1准备工作无论公司任何部门或者任何人发现公司的专利权被侵害的事实时，须立即通报知识产权办公室。
知识产权办公室首先确认公司专利权是否有效、专利权是否成立，确认专利权有效后，组织相关技术人员进行预分析，判断对方的技术特征是否确实落入公司专利的保护范围内，初步确定专利侵权是否成立。
初步确定专利侵权成立后，由知识产权办公室报管理者代表决定是否采取进一步的措施。
如果管理者代表决定暂时不采取进一步措施的，由知识产权办公室保存获得的证据材料，等待时机。
管理者代表决定采取进一步的措施的，由知识产权办公室负责聘请对行业比较熟悉、经验丰富的专利律师；由专利律师、知识产权办公室和专利发明人组成应急小组。
外来文件资料管理程序(含表格)
外来文件资料管理程序（ISO9001-2015）1.目的：为了规范管理客户产品的文件、软件等，特制定本规定。
2.适用范围:适用于非本公司品牌的所有产品。
3.名词定义:无4. 职责：4.1文控：负责BOM、外来文件等受控管理。
4.2工程部：负责接收外来文件、软件、原理图、geber文件管理及保密保存工作。
4.3物控部：负责客户生产计划安排及出货数据及客户信息保密工作。
4.4生产部：负责客户产品按照客户要求来生产。
4.5品质部：按照客户文件要求来检验。
4.6人力资源部：负责检查员工及外来人员禁止带手机及相机到车间。
5.作业流程：5.1BOM管控：客户资料及外来文件由客户发到工程部，BOM转换为内部资料后下发到文控，文控盖受控章发行到相关部门，文控每次文件发放保留好文件发放记录表，文件版本更新后文控发放最新版本，同时回收旧版本文件。
5.2软件应用管控：客户软件发放到工程部，工程部保留软件文件，工程部制作软件对应生产机型单，发放到文控盖章受控发放到生产、品质，确保不同批次产品使用对应的软件。
5.2.1软件保存方式：软件在工程部电脑上要文件加密处理，USB加密保存，每次软件升级时由工程部负责将软件资料COPY到相应的电脑上，生产使用的电脑要采用加密文件保护，COPY文件由专人来操作并签订保密协议复制文件内容外泄。
软件发放要有管理台账登记，确保文件发放的及时性及准确度。
5.3原理图及geber文件发布管控：原理图及geber文件由工程部负责接收及保管，文件保存要加密处理，此文件的发放只限于工程技术部门，其它部门无权获得。
工程部保存人员要签订保密协议。
5.4生产过程管控：已建立不同客户有不同的封闭式生产车间，禁止非生产车间的人员随便进入。
禁止外来人员参观及拍照。
5.5销售数据管控：物控部安排专人来负责管控不同客户的生产及销售数据，数据使用加密文件管理，其它无关人员无权查看相关信息。
5.6保密管控：涉及到客户资料需要保密工作的人员要签订保密协议，复制文件资料泄密，对泄密者要做到相应的处罚。
知识产权-知识产权文件与记录控制程序
1 目的为规范企业内部文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新所需的控制，以及外来文件与记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，特制定本程序。
2 适用范围适用于公司对所有知识产权管理体系文件的管理。
3 定义3.1 一级文件：知识产权手册。
3.2 二级文件：知识产权程序文件。
3.3 三级文件：知识产权相关的部门管理规定。
3.4 四级文件：知识产权表单/记录。
3.5 外来文件：本程序所指的外来文件包括行政决定、司法判决、律师函件等，不包括法律法规和其他要求文件。
法律法规和其他要求的识别、获取与管理按《法律法规和其他要求控制程序》执行。
4 相关文件4.1 《法律法规和其他要求控制程序》4.2 《保密管理程序》5 职责5.1 总经理负责策划和管理知识产权管理体系，对体系文件进行统筹规划。
5.2 研发部5.2.1 负责一级文件、二级文件的归口管理；5.2.2 控制、分发外来文件及存档原件和处理作废文件；5.2.3 负责指导和监督各部门形成资料的归档工作；5.2.4 负责各级体系文件的分发、原稿的存档及作废版本处理；5.3 各职能部门5.3.1 负责三级文件的归口管理；5.3.2 负责在本部门职责范围内执行相关文件；5.3.3 负责管理本部门使用的外来文件；5.3.4 负责编制和管理本部门的记录文件。
5.4 各级文件的制订、审核、批准与控制职责：5.4.1 一级文件由研发部编写，管理者代表审核，总经理批准，研发部归口管理。
5.4.2 二级文件由研发部组织编写，管理者代表审核，研发部归口管理。
5.4.3 三级文件由研发部组织编写，管理者代表审核，研发部归口管理。
5.4.4 四级文件随二级、三级文件一同提交审批，由使用部门归口管理。
6 内容6.1 总则6.1.1 受控文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新，以及外来文件与记录的标识、贮存、保护、检索和处置，按本程序执行。
6.1.2 本程序所称的文件及资料包括：《知识产权管理手册》；知识产权程序文件；知识产权相关的部门作业文件；知识产权记录文件；知识产权外来文件、资料。
知识产权记录和外来文件控制程序
1 目的对外来文件和记录文件进行管理，为公司的知识产权创造、运用、保护等管理活动提供客观证据，确保各项记录得以妥善保存，便于追溯。
2 范围适用于公司知识产权管理体系运行有关的记录和外来文件的管理。
3 定义3.1记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.2知识产权记录：知识产权的各项检索、记录表单及报告书等。
3.3知识产权外来文件：指顾客、供方、其他相关方提供的知识产权文件，行政决定、司法判决、律师函件，国家、地方政府、行业主管部门颁布的法律、法规和管理规定等。
4 职责4.1管理者代表负责知识产权记录使用、更改、处理的批准。
4.2综合部负责接收知识产权外来文件，识别其有效性并登记、发放、保存。
4.3综合部负责知识产权记录的登记编号、更改、处理和控制，以及产品实现全过程和知识产权管理体系运行记录的管理。
4.4各职能部门负责相关知识产权记录的编制、填写、保存和保护。
4.5知识产权记录的填写人员对所记录的数据、文字负责。
5 程序5.1 记录的种类5.1.1 知识产权体系运行必备的记录见《知识产权记录清单》。
5.1.2 与知识产权活动相关的其他记录。
5.2 记录的形成5.2.1 各部门负责按《知识产权文件控制程序》中规定的要求做好各类知识产权记录。
5.2.2 呈书面形式的知识产权记录需用钢笔或水笔书写，字迹清晰。
5.2.3 呈电子媒体形式的知识产权记录应有备份。
5.2.4 知识产权记录填写必须及时，内容准确。
5.3 记录的保管5.3.1 归口管理部门指定专人负责收集、整理，按年、月汇编或装订成册，分类存放。
5.3.2 为便于索引，记录汇编或装订应依其流水号或日期或产品类别等。
5.3.3 记录贮存和保管应便于存取，并有适宜环境，防止损坏、变质和丢失。
5.4 记录的使用5.4.1 公司内部人员查阅记录，经记录管理部门负责人批准。
5.4.2 合同有规定时，知识产权记录可供顾客或其代表查阅，但需经记录管理部门负责人批准。
知识产权风险管理程序（含表格）
知识产权风险管理程序（含表格）知识产权风险管理程序（GB/T29490-2013）1.0目的为了避免或降低公司的生产、办公设备、软件以及公司的产品侵犯他人知识产权的风险，确保公司无形资产的安全，并预防或减少可能对公司产生的不良影响。
2.0适用范围适用于公司研发、生产、采购、销售或服务过程中知识产权风险的管理。
3.0职责和权限3.1知识产权管理者代表负责公司知识产权风险防范预案的批准。
3.2行政部负责组织检查生产、办公软件是否侵犯他人的知识产权，分析可能发生的纠纷及其对公司的损害程度，提出风险防范预案。
3.3知识产权办公室负责定期监控公司产品可能涉及他人知识产权的状况，负责分析可能发生的纠纷及其对公司的损害程度，负责提出风险防范预案。
3.4行政部、物控部负责保障采购的生产、办公设备及软件不侵犯他人的知识产权。
3.5各部门负责检查本部门的生产、办公设备及软件是否侵犯他人的知识产权，并确保使用授权软件。
4.0生产、办公设备及软件4.1物控部和行政部根据各部门提出的生产、办公设备及软件的购买申请，在采购前对采购的产品所涉及的知识产权信息进行收集，避免采购到侵权产品；必要的时候，要求供方提供知识产权的相关证明，以及知识产权授权使用、许可使用、授权销售等证明；同时在采购合同中约定知识产权权属、许可适用范围、侵权责任承担等内容，以在出现侵权时的责任和风险降到最低。
4.2各部门负责检查本部门的生产、办公设备是否侵犯他人的知识产权，并将检查结果填写在《生产/办公设备知识产权风险检查表》内，并确保使用授权软件。
4.3行政部每个季度对各部门员工使用的软件情况进行抽检（特殊情况下，可以增加抽检次数和数量），对各部门的软件使用情况进行检查，按照《知识产权记录控制程序》的要求填写《软件使用情况检查表》，掌握各部门的办公软件的使用情况；一年内，抽查要涵盖公司所有的部门。
4.4行政部对《软件使用情况检查表》进行汇总核查，如发现某部门的办公软件涉嫌侵犯他人知识产权的，与知识产权办公室一起分析可能发生的纠纷及其对公司的损害程度，提出风险防范预案，并通知责任部门的负责人，责任部门的负责人收到上述通知后3个工作日内给出解决方案。
知识产权为外来文件记录表格_
知识产权部
秘密
5年
79
知识产权管理体系内部审核签到表（首次会议）
xx-IPF-92-02
知识产权部
秘密
5年
80
知识产权管理体系内部审核检查表
xx-IPF-92-03
知识产权部
机密
10年
81
知识产权体系内部审核不符合项报告
xx-IPF-92-04
知识产权部
机密
10年
82
知识产权管理体系内部审核签到表（末次会议）
50
知识产权风险规避方案
xx-IPF-741-05
知识产权部
秘密
5年
51
知识产权纠纷处理方式评估报告
xx-IPF-742-01
知识产权部
机密
10年
52
知识产权纠纷记录台帐
xx-IPF-742-02
知识产权部
机密
10年
53
知识产权维权记录
xx-IPF-742-03
知识产权部
秘密
5年
54
输出国（地区）法律法规调查分析报告
采购部
机密
10年
69
供方知识产权调查评价表
xx-IPF-83-02
采购部
机密
10年
70
合格供方名录
xx-IPF-83-04
采购部
秘密
5年
71
采购合同
xx-IPF-83-05
采购部
绝密
终身
72
生产计划表（或其他类型生产记录）
xx-IPF-84-01
生产部
机密
10年
73
生产通知单（或其他类型生产记录）
知识产权运用管理程序(含表格)
《知识产权外来文件与记录控制程序》
6、记录及附录
产品中知识产权贡献度统计表
知识产权应用记录报告
4.1.3知识产权对外许可和转让前，知识产权办组织制定调查方案，并进行评估，形成知识产权评估报告，并填写《知识产权权属变更、放弃审批单》，报管理者代表；
4.1.4总裁对知识产权的许可和转让进行最后的确认批准；
4.1.5审批通过的，双方签订知识产权许可、转让合同。
4.2投融资
4.2.1投融资活动前，知识产权办组织对相关知识产权展开尽职调查，进行风险和价值评估，形成知识产权评估报告，报公司总裁审批。
4.3.2企业出售或剥离资产前，知识产权办组织对相关知识产权开展调查和评估，分析出售或剥离的知识产权对本企业未来竞争力的影响，形成知识产权评估报告，报公司总裁审批。
4.3.3审批通过的，双方签订知识产权许可、转让合同。
4.4标准化
4.4.1参与标准化组织前，技术安环部了解标准化组织的知识产权政策，及时获取说明函。
4.1.2根据知识产权的发展逐步评估知识产权对企业的贡献，由财务管理处对公司的知识产权贡献度进行核算和统计，完成知识产权贡献度报表或形成报告。财务管理处根据知识产权的发展逐步评估知识产权对企业的贡献，计划每年12月底前财务部对年度知识产权贡献进行汇总、统计，评估知识产权对企业贡献，完成《产品中知识产权贡献度统计表》。
4.2.2在境外投资前，知识产权办组织针对目的地的知识产权法律、政策及其执行情况，进行风险分析，形成知识产权评估报告，报公司总裁审批。
4.2.3审批通过的，双方签订知识产权许可、转让合同。
4.3企业重组
4.3.1企业合并或并购前，知识产权办组织开展知识产权尽职调查，根据合并或并购的目的设定对目标企业知识产权状况的调查内容，并进行知识产权评估，形成知识产权评估报告，报公司总裁审批。
外来文件管理程序(含表格)
外来文件管理程序
1. 目的:
1.1 2.1
页次 版本（次） 生效日期
为确保外来文件在本公司有效管理、使用、特制定本规范。
2. 适用范围:
适用于对所有外来文件的管理。
3. 权责：
3.1 资料中心: 负责整理各部门收集的外来文件并编号归档管理。 3.2 各相关部门：负责收集（具体职责见5.2.1),实施、使用外来文件。 3.3 各部门主管权责： 所有外来文件由收集部门一级主管审核。 4. 名词解释： 4.1 外来文件: 指对本公司生产经营管理活动有指导意义的法律、法规、行业
管理部
人事部
维护部
经济法类
√
√
√
劳动法类
√
合同法类 安全、环保、 卫生类 行业标准类 顾客外来文件
（含HSF相关要求）
√
√
√
√
√
√
Байду номын сангаас
√
√
√
√
√
供方外来文件
√
√
√
文件编号
外来文件管理程序
页次 版本（次） 生效日期
5.2.2 相关部门依据外来文件收集职责表适时收集对本公司经营管理活动有指 导意义的法律、法规行业标准，顾客提供文件和供方提供文件。 5.2.3 各部门收集的外来文件需经本部门一级主管审核，对适合本公司使用的 外来文件交资料中心签收,并填写《外来文件签收表》，其中有关HSF
文件编号
外来文件管理程序
页次 版本（次） 生效日期
5.1 作业流程
流 程 责任单位 协办单位 参考文件与记录表单
开 始 外来文件签收表
外来文件
具体见5.2.1 资料中心
有害物质测试报告明细
知识产权-外来文件与记录文件控制程序
1 目的编制本程序的目的在于确定公司记录的内容及记录标识、储存、保管和处理等管理要求，使公司记录得到有效的控制，为证实产品质量及知识产权管理符合规定要求，以及体系有效性提供可靠的客观证据。
2 适用范围本程序适用于公司管理体系运行过程中所有记录的管理。
3 职责1、各部门负责本部门文件涉及的记录的编制，记录的审批发布执行《文件控制程序》，经批准后，记录电子文档交由知识产权管理部门归档和管理；2、各部门本部门记录的收集、标识、归档及保管工作；3、未经审批，各部门不得随意编制、使用未经批准的记录。
4 总则4.1 记录的种类与内容公司的记录主要包括：1、设计开发、生产、检验、采购、销售等各项记录，如采购品验收记录、产品检验（测试）记录等；2、知识产权管理体系、质量管理体系等体系运行的记录，如管理评审记录、知识产权内部审核记录等；3、有关顾客的记录，如顾客提供的产品的使用结论、顾客信息反馈、顾客抱怨等；4、供方的知识产权记录，如供方提供的检测报告、认证证书等。
4.2 记录的媒介知识产权记录以纸张（如书面报告、表格记录等）、软件（如磁带、磁盘）和/或照片（含胶片）三种媒体或其中一种记载。
4.3 记录控制要求记录必须满足以下要求：1、各类知识产权记录必须真实、清晰、完整，可以提供可靠证据；2、记录不得随意涂改（若一时疏忽，可采取划改，但须进行标识）；3、记录应按时分类整理归档；4、存档的记录须进行标识、编目，易于识别，并在适宜的环境下妥善保管；5、存档期限符合顾客、法律、法规的要求，一般不得少于2年；6、记录的销毁应经过审批，并记录销毁情况，参照《文件控制程序》执行；7、按有关程序、规定审核、批准、发放，并记录发放情况；8、向外部提供的记录应履行相应的审批手续；编制《记录文件清单》，规定需要保存的记录和保存期限。
记录的保管条件要适宜，注意防火、防水等，防止由于环境的恶化而损坏记录；同时须注意保密要求，防止未经许可的人员接触保密记录。
知识产权信息资源管理程序(含表格)
知识产权信息资源管理程序（GB/T29490-2013）1、目的对本公司涉及知识产权的信息收集、分析利用、发布等进行控制，确保公司信息资源得到充分利用，不损害公司知识产权利益，特制订本程序。
2、适用范围适用于公司知识产权相关信息资源的控制工作。
3、职责3.1知识产权办公室负责本公司知识产权相关信息的收集、分析和传达；负责对知识产权信息发布进行审查。
3.2管理者代表负责公司对外信息发布的批准。
4、程序4.1知识产权信息收集渠道a)专利信息收集渠道：中华人民共和国国家知识产权局官网、专利之星、Soopat 等。
b)商标信息收集渠道：中国商标网、114商标网、WIPO官网等。
c)著作权等信息收集渠道：维普、知网、百度、谷歌等。
4.2知识产权信息收集、分析与传达4.2.1知识产权办公室通过以上渠道，每季度对新检索到的信息进行筛选、分析和评估，编制《知识产权信息分析报告》，并将报告及时传达给各相关部门。
4.2.2知识产权办公室对信息进行分类筛选和分析加工并加以有效利用，分析是否对公司业务和发展产生影响，并及时反馈给相关部门。
4.2.3各部门根据工作需要对有用的知识产权信息进行研究和关注。
4.3对外信息发布4.3.1相关部门制定宣传方案或其他需要披露公司信息时，需填写《对外信息发布审批表》，经部门负责人初步审核后，提交到知识产权办公室进行审查。
4.3.2知识产权办公室对发布信息进行审查，审查内容包括发布信息是否侵权、是否泄漏公司商业秘密、是否有尚未取得的知识产权，是否涉及虚假宣传等，并在《对外信息发布审批表》中填写审查意见。
4.3.3知识产权办公室主任根据审查意见对对外发布信息进行审核，并报请管理者代表批准，若未经批准，由申报部门修改方案后再次审批或由知识产权办采取相应措施消除不利因素。
4.3.4各部门根据审批通过的申请，发布知识产权相关信息。
4.4知识产权信息数据库管理4.4.1知识产权办公室负责将收集的信息建立知识产权信息共享空间，并定期维护和更新，并对相关部门共享使用。
知识产权记录控制程序(含表格)
知识产权记录控制程序（GB/T29490-2013）1、目的对知识产权管理体系进行有效的管理，保持知识产权管理体系符合要求和知识产权管理体系有效运行的证据。
2、适用范围适用于与知识产权管理体系所有相关的记录。
3、职责3.1管理者代表:负责组织所有知识产权管理体系管理工作。
3.2各部门：负责本部门知识产权管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的知识产权管理体系。
3.3知识产权部：负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。
4、工作流程4.1各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。
4．2记录的格式和标识：存在时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。
管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报管理者代表批准，由文件管理人员备案后使用。
记录格式的设计、更改，按《文件控制程序》有关文件更改的规定执行。
记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按《文件控制程序》执行）、记录的时间、有关责任人的签名，以及分类识别号一般为顺序号，必要时可标明部门或范围。
5、记录的填写5.1记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。
不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。
5.2如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。
修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。
5.3记录应得到部门负责人或相关主管的审核。
审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。
5.4文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。
5.5记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。
6、记录的管理和跟进6.1知识产权部编制公司《知识产权管理体系清单》，列明所有格式化的记录，并规定记录的保存部门和保存期限，并附上原始样本。
6.2在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。
【已汇编】GBT29490-2013知识产权贯标全套程序文件与表格模板共240页
企业知识产权管理规范贯标全套程序文件与记录表格模板（文件144页+记录表格94页+文件记录清单2页=240页）文件清单序号文件名称文件编号1 知识产权管理手册IPM-012 文件控制程序IPCX-0013 外来文件和记录控制程序IPCX-0024 法律法规和其他要求控制程序IPCX-0035 管理评审控制程序IPCX-0046 人力资源管理控制程序IPCX-0057 知识产权信息资源控制程序IPCX-0068 知识产权获取控制程序IPCX-0079 知识产权维护控制程序IPCX-00810 知识产权实施、许可和转让控制程序IPCX-00911 知识产权风险管理控制程序IPCX-01012 知识产权法律纠纷处理控制程序IPCX-01113 涉外贸易知识产权保护控制程序IPCX-01214 合同管理控制程序IPCX-01315 保密管理程序IPCX-01416 立项知识产权控制程序IPCX-01517 研究开发知识产权控制程序IPCX-01618 采购知识产权控制程序IPCX-01719 生产过程知识产权控制程序IPCX-01820 销售和售后知识产权控制程序IPCX-01921 内部审核控制程序IPCX-02022 知识产权检索控制程序IPCX-02123 知识产权管理总则IPGL-0124 专利管理制度IPGL-0225 商标管理制度IPGL-0326 企业著作权管理制度IPGL-0427 商业秘密管理制度IPGL-0528 知识产权奖罚制度IPGL-0629 知识产权应急方案IPGL-0730 知识产权管理绩效考核办法IPGL-0831 标准要求与体系文件对照说明IPGL-09注：序号1对应的文件为体系手册，一级文件；序号2~22为程序文件，二级文件；序号23~31为制度、指导类文件，三级文件。
企业知识产权管理规范贯标全套程序文件与记录表格模板记录表格清单（文件关联的表单共79份，已全部整理到本文档中）注：因页面限制，以上未列举完的表单在手册附件2中有详细的记录管理清单，包含保存部门、保管方式、保存期限等要求。
知识产权外来文件与记录管理程序(含表格)
知识产权外来文件与记录管理程序（GB/T29490-2013）1、目的为做好本公司经营过程中与知识产权相关的外来文件的接收、审核、发放等管理工作，保证外来文件在受控状态下使用；为了对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置等进行有效控制，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，也作为管理过程的追溯和改进的依据，特制定本程序。
2、范围本程序适用于集团公司知识产权体系相关外来文件和记录的管理。
3、职责3.1知识产权办公室是集团公司知识产权体系外来文件和运行记录的主管部门，负责监督、审查外来文件、记录控制的实施情况。
3.2集团办公室负责对外发文的统一管理及外来公文的接受、登记、审查、标识、分发和保管等。
3.3公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。
3.4记录的填写人员，对所记录的每一个数据和文字负责。
3.5各部门接受外来公文，转交集团办公室处理。
4、工作程序4.1外来文件的控制4.1.1知识产权办直接对行政决定、司法判决、律师函件等重要知识产权类外来文件进行直接管理，确保其来源与取得时间可识别，形成《知识产权外来文件清单》。
4.1.2每年各部门对文件进行整理归档，交档案室保存，保存期限按《档案管理制度》执行。
4.1.3法律法规等外来文件的进一步控制，详见《法律法规和其他要求管理程序》。
4.2记录的编制、评审、批准和发布记录可以是固定表格的形式或其他形式，固定表格形式的记录可以作为所附属程序文件或三级文件的附件进行编制、审核和批准，也可以单独作为文件进行审核批准，但审批权限必须和相关程序或三级文件一致。
4.3记录的标识和填写4.3.1记录的标识内容应包括记录的名称、格式、编号、填写日期、签署。
4.3.2记录的编号可按照《文件编写及编号规则》进行编制。
各部门为临时工作需要而编制的记录可由各部门自行编号，报集团办备案。
4.3.3其它媒体形式的记录（如光盘、软盘、磁带、照片等），可采取贴标签的形式进行标识。
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知识产权外来文件与记录管理程序
（GB/T29490-2013）
1、目的
为做好本公司经营过程中与知识产权相关的外来文件的接收、审核、发放等管理工作，保证外来文件在受控状态下使用；为了对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置等进行有效控制，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，也作为管理过程的追溯和改进的依据，特制定本程序。
2、范围
本程序适用于集团公司知识产权体系相关外来文件和记录的管理。
3、职责
3.1知识产权办公室是集团公司知识产权体系外来文件和运行记录的主管部门，负责监督、审查外来文件、记录控制的实施情况。
3.2集团办公室负责对外发文的统一管理及外来公文的接受、登记、审查、标识、分发和保管等。
3.3公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。
3.4记录的填写人员，对所记录的每一个数据和文字负责。
3.5各部门接受外来公文，转交集团办公室处理。
4、工作程序
4.1外来文件的控制
4.1.1知识产权办直接对行政决定、司法判决、律师函件等重要知识产权类外来文件进行直接管理，确保其来源与取得时间可识别，形成《知识产权外来文件清单》。
4.1.2每年各部门对文件进行整理归档，交档案室保存，保存期限按《档案管理制度》执行。
4.1.3法律法规等外来文件的进一步控制，详见《法律法规和其他要求管理程序》。
4.2记录的编制、评审、批准和发布
记录可以是固定表格的形式或其他形式，固定表格形式的记录可以作为所附属程序文件或三级文件的附件进行编制、审核和批准，也可以单独作为文件进行审核批准，但审批权限必须和相关程序或三级文件一致。
4.3记录的标识和填写
4.3.1记录的标识内容应包括记录的名称、格式、编号、填写日期、签署。
4.3.2记录的编号可按照《文件编写及编号规则》进行编制。
各部门为临时工作需要而编制的记录可由各部门自行编号，报集团办备案。
4.3.3其它媒体形式的记录（如光盘、软盘、磁带、照片等），可采取贴标签的形式进行标识。
4.3.4对有标准格式的记录的填写,应按照记录格式内容的要求填写，对无格式要求的记录的编写应根据实际情况进行编写。
4.3.5记录的填写内容应准确，字迹清晰，采用的书写工具应满足长期保存的要求。
4.3.6记录有签署要求的应进行手签。
4.4记录的收集和归档
4.4.1各部门在知识产权管理活动中产生的记录，由该部门指定人员负责收集和整理。
4.4.2公司进行新、改、扩项目中产生的记录，由项目班子指定专人组织收集和整理。
4.4.3来自供方和顾客的记录由接收部门负责收集和整理。
4.4.4记录的归档要求详见《档案管理制度》及《记录清单及保存期规定》中的有关规定。
对该两项规定中未列出的各部门自身管理活动中产生的其他记录，由各部门自行保管。
4.4.5新、改、扩建项目产生的记录由项目负责人指定专人进行归档处理。
4.4.6记录的密级划分应按照《保密管理制度》执行。
凡属于绝密级别的记录由项目负责人转交档案室负责。
4.4.7以录像带、照片、录音带、磁盘、光盘等其它媒体形式形成的记录的归档，参照《档案管理制度》的要求执行。
4.4.8记录归档时,交接双方应履行签字手续。
4.5记录的查阅和借阅
4.5.1合同要求时,在商定的期限内记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。
4.5.2对属于保密范围的记录，由管理者代表负责审批管理性的记录，技术资料的查阅由分管副总裁批准。
绝密级的资料由总裁负责审批才可查阅复制。
4.5.3各部门的记录应便于检索，公司外有关部门因工作需要要求查阅记录时，由记录提供部门填写《记录借阅登记表》，写明原因经主管领导审核签字，管理者代表批准后外借；公司内人员因工作需要查阅／复制相关记录时，到记录保存部门填写《记录借阅登记表》，记录管理人员详细记录借阅／复制内容、页号，经记录保存部门领导批准后允许借阅，记录借阅记录要留存备案。
4.5.4所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/个人。
4.5.5查阅归档记录时，应按照《档案管理制度》的要求办理查阅手续。
4.6记录的保管
4.6.1记录的贮存和保管应确保贮存场所防火、防潮、防淋雨、防盗、防止损坏和变质。
4.6.2记录的保管部门应确保记录的贮存便于检索和查阅。
4.6.3记录的保管期限,按照《记录清单及保存期规定》执行。
对该两项规定中未列出的各部门自行保管的记录,根据其使用价值及其重要性,由部门负责人确定其保管期限。
4.7记录的发放、印刷管理
记录的印刷由记录的使用部门填写《记录印刷申请表》，写明印刷的记录名称、格式、编号、印刷数量等，使用部门负责人签字确认后，由安全生产处核对记录格式和编号，无误后联系印刷。
记录的发放由使用部门进行验收，确认后进行签收。
每月由安全生产处对记录印刷情况进行汇总，报管理者代表。
4.8记录的处置
4.8.1各部门保管的记录由部门负责人组织每年进行一次整理，对已超过保管期限或无保留价值的记录进行销毁，对于需要长期保存的记录，应整理并填写清单转交档案室归档。
4.8.2各部门保管的记录的销毁，必须填写《记录销毁清单》，经知识产权办负责人审核，管理者代表批准后予以销毁。
4.8.3被批准销毁的记录做好记录。
5、相关文件
《知识产权文件控制程序》
《文件编写及编号规则》
《档案管理制度》
《保密管理制度》
《记录清单及保存期规定》。