知识产权外来文件与记录管理程序(含表格)

知识产权外来文件与记录管理程序

（GB/T29490-2013）

1、目的

为做好本公司经营过程中与知识产权相关的外来文件的接收、审核、发放等管理工作，保证外来文件在受控状态下使用；为了对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置等进行有效控制，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，也作为管理过程的追溯和改进的依据，特制定本程序。

2、范围

本程序适用于集团公司知识产权体系相关外来文件和记录的管理。

3、职责

3.1知识产权办公室是集团公司知识产权体系外来文件和运行记录的主管部门，负责监督、审查外来文件、记录控制的实施情况。

3.2集团办公室负责对外发文的统一管理及外来公文的接受、登记、审查、标识、分发和保管等。

3.3公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。

3.4记录的填写人员，对所记录的每一个数据和文字负责。

3.5各部门接受外来公文，转交集团办公室处理。

4、工作程序

4.1外来文件的控制

4.1.1知识产权办直接对行政决定、司法判决、律师函件等重要知识产权类外来文件进行直接管理，确保其来源与取得时间可识别，形成《知识产权外来文件清单》。

4.1.2每年各部门对文件进行整理归档，交档案室保存，保存期限按《档案管理制度》执行。

4.1.3法律法规等外来文件的进一步控制，详见《法律法规和其他要求管理程序》。

4.2记录的编制、评审、批准和发布

记录可以是固定表格的形式或其他形式，固定表格形式的记录可以作为所附属程序文件或三级文件的附件进行编制、审核和批准，也可以单独作为文件进行审核批准，但审批权限必须和相关程序或三级文件一致。

4.3记录的标识和填写

4.3.1记录的标识内容应包括记录的名称、格式、编号、填写日期、签署。4.3.2记录的编号可按照《文件编写及编号规则》进行编制。各部门为临时工作需要而编制的记录可由各部门自行编号，报集团办备案。

4.3.3其它媒体形式的记录（如光盘、软盘、磁带、照片等），可采取贴标签的形式进行标识。

4.3.4对有标准格式的记录的填写,应按照记录格式内容的要求填写，对无格式要求的记录的编写应根据实际情况进行编写。

4.3.5记录的填写内容应准确，字迹清晰，采用的书写工具应满足长期保存的要求。

4.3.6记录有签署要求的应进行手签。

4.4记录的收集和归档

4.4.1各部门在知识产权管理活动中产生的记录，由该部门指定人员负责收集和整理。

4.4.2公司进行新、改、扩项目中产生的记录，由项目班子指定专人组织收集和整理。

4.4.3来自供方和顾客的记录由接收部门负责收集和整理。

4.4.4记录的归档要求详见《档案管理制度》及《记录清单及保存期规定》中的有关规定。对该两项规定中未列出的各部门自身管理活动中产生的其他记录，由各部门自行保管。

4.4.5新、改、扩建项目产生的记录由项目负责人指定专人进行归档处理。

4.4.6记录的密级划分应按照《保密管理制度》执行。凡属于绝密级别的记录由项目负责人转交档案室负责。

4.4.7以录像带、照片、录音带、磁盘、光盘等其它媒体形式形成的记录的归档，参照《档案管理制度》的要求执行。

4.4.8记录归档时,交接双方应履行签字手续。

4.5记录的查阅和借阅

4.5.1合同要求时,在商定的期限内记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。4.5.2对属于保密范围的记录，由管理者代表负责审批管理性的记录，技术资料的查阅由分管副总裁批准。绝密级的资料由总裁负责审批才可查阅复制。4.5.3各部门的记录应便于检索，公司外有关部门因工作需要要求查阅记录时，由记录提供部门填写《记录借阅登记表》，写明原因经主管领导审核签字，管理者代表批准后外借；公司内人员因工作需要查阅／复制相关记录时，到记录保存部门填写《记录借阅登记表》，记录管理人员详细记录借阅／复制内容、页号，经记录保存部门领导批准后允许借阅，记录借阅记录要留存备案。

4.5.4所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/个人。

4.5.5查阅归档记录时，应按照《档案管理制度》的要求办理查阅手续。

4.6记录的保管

4.6.1记录的贮存和保管应确保贮存场所防火、防潮、防淋雨、防盗、防止损坏和变质。

4.6.2记录的保管部门应确保记录的贮存便于检索和查阅。

4.6.3记录的保管期限,按照《记录清单及保存期规定》执行。对该两项规定中未列出的各部门自行保管的记录,根据其使用价值及其重要性,由部门负责人确定其保管期限。

4.7记录的发放、印刷管理

记录的印刷由记录的使用部门填写《记录印刷申请表》，写明印刷的记录名称、格式、编号、印刷数量等，使用部门负责人签字确认后，由安全生产处核对记录格式和编号，无误后联系印刷。记录的发放由使用部门进行验收，确认后进行签收。每月由安全生产处对记录印刷情况进行汇总，报管理者代表。

4.8记录的处置

4.8.1各部门保管的记录由部门负责人组织每年进行一次整理，对已超过保管期限或无保留价值的记录进行销毁，对于需要长期保存的记录，应整理并填写清单转交档案室归档。

4.8.2各部门保管的记录的销毁，必须填写《记录销毁清单》，经知识产权办负责人审核，管理者代表批准后予以销毁。

4.8.3被批准销毁的记录做好记录。

5、相关文件

《知识产权文件控制程序》

《文件编写及编号规则》

《档案管理制度》

《保密管理制度》

《记录清单及保存期规定》