(档案管理)竣工档案归档细则

北方联合电力有限责任公司和林发电厂工程部竣工档案归档细则和林发电厂工程部档案室二零一四年七月二十二日和林发电厂工程部竣工档案归档细则批准：审核：编制：和林发电厂工程部关于《竣工档案归档细则》的通知各参建单位：为了使工程竣工档案文件材料能顺利移交归档，保证工程档案的齐全、完整、准确、系统，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《火电建设项目文件收集及档案整理规范（DL/T 241-2012）》、《火电机组达标投产考核标准（2006年版）》及相关规定》的要求参照北方电力有限公司有关规定结合本工程实际情况编制了竣工档案归档细则，并以细则为准。

工程部档案室二零一四年七月二十二日和林发电厂工程部“工程竣工档案归档”实施细则1 竣工档案归档内容及要求1.1 竣工档案的表式及书写规定1.1.1 监理文件的表式采用监理现行《监理规范》中监理工作的基本表式。

1.1.2 火力发电厂基建工程中的单位工程、分部工程和分项工程的划分，质量验评表的格式和内容、一般表式的格式和内容，均按电力行业有关标准执行。

质量评定表必须使用《电力建设施工质量验收及评价规程（DL/T 5201.5-2009-2013）》的现行表式，不足部分经监理单位、建设单位认可后使用。

1.1.3竣工档案用纸统一为标准A4(210mm×297mm)幅面70克以上白色中性书写纸；施工技术记录、表格外框的标准格式白边上下左右分别为25mm、15mm、25mm、15mm，表格较大时，上边距和左边距误差必须保证3mm以内，下边距和右边距误差可在5mm左右。

例1表格中的以下空白例2表格中的空白栏用“／”1.1.4 确认标示中的“□”审查后在框内统一打√、不使用●▲。

1.1.5 竣工档案的书写要求：正文部分可用激光打印机打印，打印效果应清晰，不可使用复印件，质量评定表上的复(核)查意见，核定等级及签名、日期必须使用碳素墨水书写，书写字迹应清晰易辨认，签名应是亲笔签全名并带日期，不能用盖章或打印代替。

1.1.5 竣工档案不得有涂改，严禁出现红色、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸字迹等不耐久字迹。

1.1.6 案卷技术文件材料小于标准幅面要粘贴在A4规格复印纸上，大于标准幅面的要折叠成A4规格。

1.1.7 竣工档案均要去除金属物。

1.1.8 页面设置1）关于文字材料的页面设置：文件标题字体为小2号宋体、加粗，正文字体为4号宋体。

行距为1.5倍行距，文件书写格式应横行排列，文章段落、章节编排，按有关公文编写要求。

页眉、页脚均为小5号宋体居中，如字数较多且不是同一内容，可从左右两边均匀布置，页脚为共几页，第几页，作业指导书的结构由封面、签字页、目录页、正文及附录五部分组成。

2）关于各类表格的页面设置：各类表格标题为小2号字宋体、加粗。

表内字体为小4号字宋体。

内容较多的验评表表内字体可用小5号宋体。

表格内行高不做规定，可根据表格内需填充的内容多少而定。

所有表格外边框为加黑实线，内边框为实线。

不允许一张纸放两个以上表格。

1.2 竣工档案归档范围及要求竣工档案是竣工验收的关键，竣工文件材料必须整齐、美观、标准、一致、齐全、完整。

为确保工程顺利通过达标投产的目标。

参照《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/241—2012和北方联合电力有限责任公司的有关规定，结合本工程实际情况编制了竣工文件材料的归档范围。

应依据合同和现行标准、规范所列内容归档。

2 竣工档案组卷；2.1 组卷原则；2.1.1 前期文件、施工管理性文件、竣工验收文件，按问题、时间顺序，一事一卷，按《文书档案案卷格式》要求编制整理。

2.1.2 按照《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/241—2012档案分类表6-9大类：840土建、841热力系统、842燃料供应系统、炉化设备管线施工安装调试文件、843除灰、脱硫脱硝系统、844水处理系统及供水系统、845电气、热控安装调试文件、846附属生产工程等四级类目，进行竣工文件分类；以单位工程、遵循项目施工的自然顺序、施工文件的形成规律。

案卷厚度控制在30㎜，保持卷内文件的有机联系和成套性的原则实施组卷及卷内文件排列。

2.1.3 土建、水工施工文件；燃机炉化设备管线施工安装调试文件；电气、热控安装调试文件中的下列文件按专业集中组卷。

1) 原材料、成品、半成品、设备出厂合格证、试验报告及材料跟踪记录；2) 工程联系单（编号要求：单位缩写—机组代码＋专业—流水编号）例：HNHY—1QJ—GCLX—0013）调试文件(按专业、系统)；4）变更：设计院的设计变更单、业主方和施工方的变更设计单、材料代用单(组卷时应编制施工图卷册汇总表、设计院设计变更汇总表、业主方变更设计汇总表、施工方变更设计汇总表、汇总表中应有执行情况栏)。

2.1.4 各专业按单位工程组卷，为规范本工程单位工程各类竣工文件的排列，特规定如下：1）单位工程概况；2）开工、停工、复工报告，图纸会审、技术要求、技术交底；3）专业施工组织设计、施工技术措施、作业指导书、质量检验计划及工程建设强制性条文实施细则；4）设备、材料及构件出厂质量证明文件；5）材料试验报告；6）设计变更通知单、材料代用核定审批单、技术核定单、设备缺陷单等；7）施工定位测量、复核记录；8）施工技术记录；9）强条执行检查记录10）工程施工检测检验报告、设备试转记录；11）隐蔽工程验收签证；12）工程质量检查验收记录、中间交接记录；；13）质量事故处理报告；14）设计修改变更与材料代用单、工程联系单；15）单位工程竣工验收报告，竣工交接签证，工程总结；例如：以主厂房地下结构工程为例：“签证页、编制说明、开工报告、图纸会审记录、施工组织设计、施工方案、作业指导书、技术交底记录、强制性条文、单位工程竣工验收签证书、工序交接单”组成一卷。

“施工记录”组成一卷。

“质量验评、质量验收记录、隐蔽工程验收记录、事故缺陷报告”组成一卷。

“原材料试验报告、材质证明”组成一卷。

“设计变更汇总表、工程联系单、核定单、材料代用”组成一卷。

2.1.5 工程照片按专业以单位工程为单元，一个或多个单位工程集中组卷。

2.1.6 监理归档文件组卷：监理归档文件按：综合管理类；组织协调类；质量控制类；进度控制类；造价控制类；综合记录报告类；验收总结类；监理日志等大类组成若干卷。

2.1.7 一个单位工程分别由两个或两个以上的施工单位承包施工，其竣工文件先由各分包单位编制其承建部分的竣工文件，由监理单位组织协调，由其中一个工程量较大的施工单位进行汇总。

2.2 案卷排列顺序：按外封面、签名页、编制说明、卷内目录、文件材料正文、工程技术总结、卷内备考表、外底面的顺序排列，案卷厚度为30㎜规格。

2.2.1 外封面：文字结构由北方联合电力有限责任公司和林发电厂工程部档案室统一提供样品，各归档单位参照执行，归档单位应提供外封面样品，经档案室认可后，才能使用。

（详见附表）2.2.2 签字页：A4幅面70g白色中性复印纸（每一个单位工程有一个签字页，并放在首卷内）（详见附表）2.2.3 编制说明：A4幅面70g白色中性复印纸（每一个单位工程有一个编制说明，并放在首卷内）2.2.4 卷内目录编写：1）卷内目录应排列在案卷之首，不编写页号。

(卷内目录格式详见附表)2）文件编号，应填写文件的文号或编号、图样的图号等。

3）责任者，应填写文件形成单位的全称或规范化简称。

合同文件应填写主要的责任方；报验文件宜填写报验责任单位。

4）文件提名，应填写文件标题的全称。

对按单位工程整理的，每份文件题名前宜填写单位工程名称，对文件标题不明确、不准确、不完整的，应由立卷人根据文件内容重新拟写或补充。

5）日期，应填写文件流转结束最终责任人（单位）签署盖章的日期。

6）页数（号），应按装订形式分别编写。

装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起始页号，按件装订的，应按件填写每份文件的页数。

7）总页数，案卷内全部文件的页数之和。

8）备注，应根据实际情况填写与本条目文件有关需要说明的信息。

2.2.5 卷内备考表的编制：备考表应填写案卷内文件的总件数、总页数、图纸的张数、以及组卷和案卷使用过程中要说明的问题。

报考表排列在卷内文件之后，不编写页号。

1）互见号：应填写反映同一内容而载体不同而另行保管的档案保管单位的档号。

档号后注明档案载体形式，并用括号括起。

2）立卷人：由立卷的责任者签名并填写日期。

3）检查人：由案卷质量检查人签名并填写日期。

（详见附表）2.2.6 页号的编制：案卷内技术文件材料均须在有书写内容的页面编写页号，组卷过程中，可用铅笔整编页号。

外封面、签名页、编制说明、卷内目录(原有图纸目录除外)、卷内备考表不编页号。

文字资料以一册为单位，从正文起用阿拉伯数字1开始，卷内目录页号与文件材料正文页号必须保持一致。

页号编写的位置：单面书写的文件材料在其右下角；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角，图纸页号编写在标题栏外，所有页号的编制位置应向文件中心偏移为宜。

2.2.7 案卷题名的编写：应简明、准确的揭示卷内文件的内容。

主要包括生产、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代号（字）、结构、阶段名称、文件类型名称等。

a) 项目名称应与核准项目名称保持一致，应由建设单位统一规定，可填写全称，也可填写简称。

项目名称发生变更时，应由上级主管单位出具项目名称变更的文件。

b）外文归档材料的案卷题名应译成中文。

2.2.8 编制说明的编写内容应包括：工程范围、主要设备及系统特点、承建单位、质量验评概况、施工措施、单位工程大事记、安装与设备消缺情况等。

2.3 原件与复印件的掌握2.3.1 施工中形成的技术文件、施工记录、质量验评等，主办人亲笔签字即为原件，移交文件材料中必须有一套是原件。

2.3.2 验评表、检验报告、签证等文件材料均应为正本(必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的必须加盖单位公章)。

2.3.3 材质证件、试验报告、工程联系单、设备缺陷处理单洽商纪要、索赔文件、材料代用单等，凡签发单位均应原件归档。

文件中如有复印件应由供货单位或使用单位在复印件上加盖质检部门印章并签字。

对于多个单位工程共用的原材料合格证等资料、无法使用原件的单位工程案卷须在复印件上加盖原件出处章注明原件所在案卷。

2.3.4 热敏纸传真件不得作为原件归档，应由接收部门复印后签字并加盖部门公章，视同原件。

2.3.5 由业主或监理单位签发或反馈的工程联系单位、传真、会议纪要等如为复印件须加盖原件出处章，注明原件所在单位。

2.4 竣工文件案卷装订2.4.1 各单位竣工文件封面做出样品须经业主档案室会同相关部门审核后方可使用。

2.4.2 竣工文件材料采用左侧装订。