会议组织与管理(PPT 65页)

四、会议的要素
１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会 议方式。
２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。
３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。
４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设 施。
第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、 乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 11、会议的结束收尾工作。
二、文书工作
1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。
三、生活管理工作
1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。
四、安全保卫工作
1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 会见与会谈
前言
会议概论
第一节
会议的特点作 用与种类
一、会议的主要特点
１、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。
二、会议的作用
1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。
会议正式证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议证件 旁听证
工作证 会议工作证件 记者证
出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、 证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
11、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及 会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、 开幕词和闭幕词、其他会议材料等。
三、会议的种类
1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。
2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分： 定期和非定期。
4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。
知识点
1、会议议程一般包括以下几项，时间、地点、 主持人、参加人、会议内容。一般采用简短 文字或表格形式。
2、安排会议议程时尽量将同类性质的问题排 列在一起。
3、保密性较强的议题，一般放在最后。 4、提前编制会议议程，议程一经确定，就不
能变更。 5、提前分发会议议题，以便与会者准备。
10、制作会议证件
充 裕的情况下提供会议讨论。 5、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批。
2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议 题或主题来确定。
3、确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本 着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4.确定会议时间、会期
会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期 的长短应与会议内容紧密联系。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设 备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明 设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规 格
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具
确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
第三节
会务工作的 具体内容
一、指导会务工作的原则
1、准备充分； ２、组织严密；
３、服务周到； ４、确保安全。
14、布置会场
（1）会场的风格特点 庄严、肃穆、轻松、简洁。 喜庆、儒雅、简单、朴素。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、 所要解决的问题的概略安排，并冠以 序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具 体安排。
12、安排食住行
⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、 方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调 工作.
⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可 能地满足与会人员住宿上的要求。
⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
13、制定会议预算方案
文件资料费 、邮电通讯费、会议设 备和用品费、 会议场所租用费 、会 议办公费 、宣传交际费 、 食宿费、 交通费、其他费用。
二、会前准备工作
1、 确定会议议题
会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是
会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采
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取的措施 。
安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原
则、明确性原则、适量性原则。
确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；
二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的
目的。
知识点
1、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前 知会参会人员，以准备意见。 2、党的会议同政府会议讨论议题要有所区别。 3、临时提出的议题一般不宜仓促安排，以保证质量。 4、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间