电子档案归档和管理PPT培训课件
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档案管理--电子文件归档与管理(ppt 71页)
三、电子文件收集的时间与方法
电子文件一般应在电子文件形成或任务完成 后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要 分阶段收集。
电子文件的收集，有的用计算机网络系统进 行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文 件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收 集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方 式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个 人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程， 因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方 案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集 工作。
（ 1）按载体形式分的归档范围 A．磁带 B．磁盘 C．光盘 D、 优盘
（ 2）按文件内容分的归档范围（电子文件 归档的变化）
A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正 式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的 无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位 用电子计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助 制造（ＣＡＭ）的各种电子文件材料。
6、电子文件的格式必须统一。
文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ， 并注明文字处理工具，如 WORD 等。
扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ， 如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转 换时，应收集其相关软件。
视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩 算法和相关软件。
二、电子文件的分类
• 一是文本文件（ text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、 数字或符号表达的文件。
• 二是数据文件(date，数据库电子文件)。以
数据库形式存在的具有文件属性的记录。 数据库、记录、字段是其三个层次。
• 三是图形文件（graphic）指根据一定算法
《电子文归档与管理》PPT课件
电子文件归档与管理
档案载体的演变
1、甲骨档案 甲骨档案是以龟甲和兽骨 为载体的原始记录，主要 产生于商代后期（约公元 前14～前11世纪）的占卜 活动中。
档案载体的演变
2、金石档案 金石档案，指的是以金石为载体， 以文字和图画书史纪事的，并且 在历史研究中能起到档案的凭证 和参考作用的金文、刻石，碑刻、 墓志、经幢等。
通常分辨率（像素）与文件大小成正比， 不同格式的图像文件不能任意交换使用， 不同格式的图像文件可以转换。
图形文件
根据一定的算法规则绘制的图表、曲线 图等。
常见的图形文件dwg、dgn、gif、tiff、 png、dxb、dxf、eps等。
各行业所使用的图形文件格式存在各自 的专业性。
影像文件
用数字视频捕获设备录入数字影像或用 动画软件生成的二维、三维动画等动态 画面。
常见的程序文件有EXE文件等。
机构开发（自主开发、委托开发、购买） 应用软件必须归档。
数据文件
以数据表格和数据库形式存在的具有文 件属性的记录。 常见的数据文件有DAT文件等。
数据库也是一种常见的电子文件的形式。
电子文件的管理原则
电子文件的管理核心 ——必须确保真实、完整、有效和安全。
真实性 完整性 有效性 安全性
——实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。
档案形成部门 档案管理系统
档案部门
形成部门 档案部门
1
2
3
4
赋予文件以 归档标识
将归档信息提 示给档案部门
给归档文件加上 档案管理信息并
存入数据库
《归档电子文 件登记表》 签字并保存
电子文件的归档方式和过程
物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独 立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，
档案载体的演变
1、甲骨档案 甲骨档案是以龟甲和兽骨 为载体的原始记录，主要 产生于商代后期（约公元 前14～前11世纪）的占卜 活动中。
档案载体的演变
2、金石档案 金石档案，指的是以金石为载体， 以文字和图画书史纪事的，并且 在历史研究中能起到档案的凭证 和参考作用的金文、刻石，碑刻、 墓志、经幢等。
通常分辨率（像素）与文件大小成正比， 不同格式的图像文件不能任意交换使用， 不同格式的图像文件可以转换。
图形文件
根据一定的算法规则绘制的图表、曲线 图等。
常见的图形文件dwg、dgn、gif、tiff、 png、dxb、dxf、eps等。
各行业所使用的图形文件格式存在各自 的专业性。
影像文件
用数字视频捕获设备录入数字影像或用 动画软件生成的二维、三维动画等动态 画面。
常见的程序文件有EXE文件等。
机构开发（自主开发、委托开发、购买） 应用软件必须归档。
数据文件
以数据表格和数据库形式存在的具有文 件属性的记录。 常见的数据文件有DAT文件等。
数据库也是一种常见的电子文件的形式。
电子文件的管理原则
电子文件的管理核心 ——必须确保真实、完整、有效和安全。
真实性 完整性 有效性 安全性
——实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。
档案形成部门 档案管理系统
档案部门
形成部门 档案部门
1
2
3
4
赋予文件以 归档标识
将归档信息提 示给档案部门
给归档文件加上 档案管理信息并
存入数据库
《归档电子文 件登记表》 签字并保存
电子文件的归档方式和过程
物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独 立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，
电子档案管理 ppt课件
电子文件管理与纸质档案数字化汉中市档案局郭金光20155281课件?电子档案目前遵循的原则是?存量数字化增量电子化?对应的移交方式是?1移交档案数字化的副本?2文书类电子档案的移交?3电子文件归档的几个技术2课件档案数字化副本移交1档案数字化副本是指将纸质档案照片档案声像档案等档案采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工将其转化为存储在磁带磁盘光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本
• 3.2系统形成的原格式电子公文原件（word、wps等形成的），包括电子公文定稿 （签发文）、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。
• 3.3文件处理单及领导审阅签署的重要意见。 • 3.4基于系统管理的电子公文元数据。 • 3.5基于系统管理的电子签名、电子印章等。 • 以上内容的保管期限应当一致。特殊格式的电子公文，应当将相应的查看软件一并
电子文件管理与 纸质档案数字化
PPT课件
1
• 电子档案目前遵循的原则是 • 存量数字化，增量电子化 • 对应的移交方式是 • 1、移交档案数字化的副本 • 2、文书类电子（档案）的移交 • 3、电子文件归档的几个技术
PPT课件
2
档案数字化副本移交
1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声
像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字 加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被 计算机识别的数字图像或数字文本。
PPT课件
21
文书类电子档案的移交
• （六） 电子公文的归档整理
• 6.1电子公文归档以件为单位整理。电子 公文按照文件办结时间排序，一份电子公 文作为一件；归档整理以年度为单位相对 集中，具有联系的文件标注文件题名作为 相互间的关联。档案管理软件或具有辅助 归档整理功能的软件要具有元数据捕获、 手工调整文件顺序等功能。
• 3.2系统形成的原格式电子公文原件（word、wps等形成的），包括电子公文定稿 （签发文）、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。
• 3.3文件处理单及领导审阅签署的重要意见。 • 3.4基于系统管理的电子公文元数据。 • 3.5基于系统管理的电子签名、电子印章等。 • 以上内容的保管期限应当一致。特殊格式的电子公文，应当将相应的查看软件一并
电子文件管理与 纸质档案数字化
PPT课件
1
• 电子档案目前遵循的原则是 • 存量数字化，增量电子化 • 对应的移交方式是 • 1、移交档案数字化的副本 • 2、文书类电子（档案）的移交 • 3、电子文件归档的几个技术
PPT课件
2
档案数字化副本移交
1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声
像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字 加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被 计算机识别的数字图像或数字文本。
PPT课件
21
文书类电子档案的移交
• （六） 电子公文的归档整理
• 6.1电子公文归档以件为单位整理。电子 公文按照文件办结时间排序，一份电子公 文作为一件；归档整理以年度为单位相对 集中，具有联系的文件标注文件题名作为 相互间的关联。档案管理软件或具有辅助 归档整理功能的软件要具有元数据捕获、 手工调整文件顺序等功能。
档案管理电子文件归档与管理课件
总结词
该大型企业通过制定电子文件归档与管理制度、建立 专门的组织机构、采用专业的技术手段等措施，实现 了电子文件的全面、及时归档与高效管理。
详细描述
该企业在电子文件归档与管理工作中，注重制度建设， 结合企业实际情况制定了切实可行的归档与管理制度， 明确了归档范围、归档流程和保管要求等；同时，建立 了一支专门的归档与管理工作队伍，负责电子文件的日 常收集、整理、鉴定、保管和利用等工作；在技术手段 方面，采用了先进的电子文件管理系统，实现了电子文 件的全面数字化存储、检索和利用等功能，提高了管理 效率。
电子文件利用与开发
电子文件检索与利用
检索方式
01
检索技术
02
检索服务
03
电子文件数字化转换
数字化意 件信息挖掘与知识发现
信息挖掘
1
知识发现
2
应用场景
3
电子文件共享与协同编辑
共享平台 协同编辑 安全控制
CHAPTER
案例研究与实践经验分享
案例一：某大型企业电子文件归档与管理实践
案例二：某政府机构电子文件安全管理探索
总结词
该政府机构通过强化安全意识、建立完善的安全管理制度、采用先进的安全技术手段等措施，保障了电子文件的 安全性和完整性。
详细描述
该政府机构在电子文件安全管理方面，注重加强工作人员的安全意识教育，提高安全防范意识；同时，建立了完 善的电子文件安全管理制度，明确安全管理职责和流程，加强了对电子文件的保密和安全管理；在技术手段方面， 采用了多种安全措施，如加密技术、权限控制等，保障了电子文件的安全性和完整性。
档案管理电子文件归 档与管理课件
目 录
• 电子文件归档概述 • 电子文件归档流程 • 电子文件管理策略 • 电子文件安全管理 • 电子文件利用与开发 • 案例研究与实践经验分享
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
《电子文归档与管理》课件
特点
电子文件具有易复制、易传输、易修改、易删除等 特性，同时也面临着易损坏、易丢失等风险。
电子文件归档与管理的必要性
保存数字记忆
随着数字化时代的到来，大量的信息 以电子形式存在，电子文件的归档与 管理对于保存和传承数字记忆具有重 要意义。
保障信息安全
提高工作效率
电子文件的归档与管理能够实现文件 的快速检索、传输和使用，提高工作 效率。
案例分析
该大学图书馆电子文件归档与管理的成功之处在于采用了 规范的管理流程和技术手段，实现了文献资源的集中管理 和高效利用。
案例总结
图书馆电子文件归档与管理需要遵循规范的管理流程和技 术标准，提高图书馆服务水平和文献保护效果。
THANKS
感谢观看
技术更新与文件兼容性
标准化
制定统一的电子文件管 理标准，确保不同系统 、软件之间的兼容性和 互操作性。
技术更新
及时跟进新技术发展， 更新电子文件管理系统 ，以适应不断变化的技 术环境。
格式管理
选择稳定的文件格式， 确保电子文件在长期保 存过程中的完整性和可 读性。
法规遵从与标准化
1 2
法规遵从
深入研究相关法律法规，确保电子文件管理符合 法律要求和规范。
04
电子文件归档与管理的挑战与 解决方案
Chapter
数据安全与隐私保护
数据加密
采用高级加密技术对电子文件进行加密，确保数据在传输和存储过 程中的安全性。
访问控制
实施严格的访问控制策略，限制对电子文件的访问权限，防止未经 授权的访问和泄露。
隐私保护
在收集、处理和利用电子文件时，要充分考虑隐私保护，避免个人信 息泄露。
转换标准
遵循统一的电子文件格式标准，确保不同系统之 间的互操作性和长期保存性。
2024版档案管理培训课件(1)
2024版档案管理培训课件一、教学内容本节课我们将学习2024版档案管理培训教材的第二章“档案管理的基本原则和方法”，详细内容涉及档案的收集、整理、保存、利用和销毁等环节，重点探讨档案管理的规范化、标准化及电子档案管理的基本技巧。
二、教学目标1. 让学生了解和掌握档案管理的基本原则和方法。
2. 培养学生运用档案管理软件进行电子档案管理的能力。
3. 提高学生对档案管理重要性的认识，培养其档案保护意识。
三、教学难点与重点教学难点：电子档案管理的具体操作方法及档案管理软件的使用。
教学重点：档案管理的基本原则、方法和档案保护意识。
四、教具与学具准备1. 教具：计算机、投影仪、档案管理软件。
2. 学具：笔记本电脑、教材、笔记用具。
五、教学过程1. 实践情景引入（5分钟）通过展示一个企业档案管理混乱导致资料丢失的案例，引起学生对档案管理的重视。
2. 理论讲解（15分钟）详细讲解档案管理的基本原则、方法和流程，引导学生了解档案管理的规范化、标准化。
3. 例题讲解（10分钟）通过具体案例，讲解如何运用档案管理软件进行电子档案管理。
4. 随堂练习（10分钟）让学生动手操作档案管理软件，进行电子档案的创建、分类和检索。
5. 互动讨论（10分钟）讨论档案管理在实际工作中的应用，让学生分享自己的经验和看法。
六、板书设计1. 档案管理的基本原则2. 档案管理的方法和流程3. 电子档案管理技巧七、作业设计答案要点：（1）案例背景及问题分析（2）档案管理原则和方法的应用（3）电子档案管理软件的使用（4）案例启示2. 作业题目：设计一份适用于你所在单位的档案管理制度。
答案要点：（1）档案分类与编码（2）档案收集与整理（3）档案保存与利用（4）档案销毁与保护八、课后反思及拓展延伸2. 拓展延伸：鼓励学生深入了解档案管理软件的其他功能，如权限管理、备份与恢复等，提高档案管理水平。
同时，引导学生关注档案管理的最新动态和发展趋势。
重点和难点解析1. 教学难点：电子档案管理的具体操作方法及档案管理软件的使用。
企业电子文件归档档案管理PPT模板
用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖 性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件的收集与积累
07 08 09 2、收集积累要求 10 11
企业电子文件归档的必要性及其意义
企业电子文件归档的必要性及其意义
互联网、大数据的发展趋势
l 21世纪，是互联网的时代，电子文件上面所记载的信息价值越来越高，影响 也越来越大。
l 未来的时代将不是IT时代，而是DT的时代，企业组织利用相关数据和分析可 以帮助它们降低成本、提高效率、开发新产品、做出更明智的业务决策。
01
02
03
2、收集积累要求
04
05
06
记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如 果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电 子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的 标识关系。 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电 子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价 值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意 参数准确、数据完整。
用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖 性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件的收集与积累
07 08 09 2、收集积累要求 10 11
企业电子文件归档的必要性及其意义
企业电子文件归档的必要性及其意义
互联网、大数据的发展趋势
l 21世纪，是互联网的时代，电子文件上面所记载的信息价值越来越高，影响 也越来越大。
l 未来的时代将不是IT时代，而是DT的时代，企业组织利用相关数据和分析可 以帮助它们降低成本、提高效率、开发新产品、做出更明智的业务决策。
01
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03
2、收集积累要求
04
05
06
记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如 果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电 子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的 标识关系。 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电 子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价 值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意 参数准确、数据完整。
2024档案培训ppt课件完整版
制定档案安全管理制度
建立完善的档案安全管理制度，明确 各级管理人员和工作人员的职责和权 限，规范档案管理流程。
加强档案安全管理培训
定期开展档案安全管理培训，提高员 工的安全意识和操作技能。
建立档案安全监督机制
设立专门的档案安全监督机构或指定 专人负责监督档案安全工作，确保各 项安全措施得到有效执行。
问题一
档案材料缺失或不全
解决方案
通过调查、询问相关人员或查阅相关记录，尽可能补齐缺 失的档案材料。对于无法补齐的部分，应做好记录和说明 。
问题二
档案材料分类不准确
解决方案
重新审查档案材料的内容和性质，按照正确的分类标准进 行重新分类和整理。同时，加强档案管理人员的培训和指 导，提高分类准确性。
问题三
2024档案培训ppt课件完整版
$number {01}
目录
• 档案基础知识 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 档案信息化管理 • 档案安全与风险管理
01
档案基础知识
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案价值与作用
档案价值
档案具有凭证价值和情报价值，是历史文化的传承和发展的重要载体，也是国 家和社会治理的重要依据。
档案作用
档案在各个领域发挥着重要作用，如为领导决策提供参考，为科研工作提供资 料，为教育工作提供素材，为文化传承提供支撑等。
完善档案安全考核机制
建立完善的档案安全管理制度，明确 各级管理人员和工作人员的职责和权 限，规范档案管理流程。
加强档案安全管理培训
定期开展档案安全管理培训，提高员 工的安全意识和操作技能。
建立档案安全监督机制
设立专门的档案安全监督机构或指定 专人负责监督档案安全工作，确保各 项安全措施得到有效执行。
问题一
档案材料缺失或不全
解决方案
通过调查、询问相关人员或查阅相关记录，尽可能补齐缺 失的档案材料。对于无法补齐的部分，应做好记录和说明 。
问题二
档案材料分类不准确
解决方案
重新审查档案材料的内容和性质，按照正确的分类标准进 行重新分类和整理。同时，加强档案管理人员的培训和指 导，提高分类准确性。
问题三
2024档案培训ppt课件完整版
$number {01}
目录
• 档案基础知识 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 档案信息化管理 • 档案安全与风险管理
01
档案基础知识
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案价值与作用
档案价值
档案具有凭证价值和情报价值，是历史文化的传承和发展的重要载体，也是国 家和社会治理的重要依据。
档案作用
档案在各个领域发挥着重要作用，如为领导决策提供参考，为科研工作提供资 料，为教育工作提供素材，为文化传承提供支撑等。
完善档案安全考核机制
电子档案的管理培训课件
三、 电子文件的收集
（一） 收集范围
❖1.字（表）处理文件——数字技术形成的文字文件T ❖2.图像文件I ❖3.图形文件G ❖4.影像文件V ❖5.声音文件A ❖6.多媒体文件M ❖7.数据文件D ❖8.程序文件P ❖9.超媒体链接文件O
（二） 收集积累要求
1
记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价
进行分类。
（三）存储
按电子文件类别代码相对 集中组织存储载体。 存储载体：光盘、磁带、 硬盘等
（四）编目
1. 填 写 《 归 档 电 子 文 件登记表》 2. 填 写 《 归 档 电 子 文 件管理登记表》
二、电子档案的鉴定
（一）内容鉴定
（二）技术鉴定
真实性、完整性、有效性
1.可读性鉴定 2.无病毒鉴定 3.介质状况鉴定
（二）具体要求
1
真实有效，齐全完整
2
格式规范
3
经过鉴定
4
多套归档
5
编制归档说明
必须转换为标准的格式
物理归档一式三份 一式二份，可兼作移交 清单
二、 归档范围
三、 归档时间
参照国家关于纸质文件材料归 档的有关规定执行，并应包括 相应的背景信息和元数据。
逻辑归档可实时进行， 物理归档应按照纸质文 件的规定定期完成。
（三）鉴定程序
1. 划分密 级和保管
期限
参照国家 关于纸质 文件材料 密级和保 管期限的 有关规定 执行
2.档案室 接收时全 面鉴定
3.期满 鉴定
（四）归档电子文件的销毁
参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定 执行，且应在办理审批手续后买施。
属于保密范围的归档电子文件，如存储 在不可擦除载体上，应连同存储载体一 起销毁，并在网络中彻底清除。
电子文件归档与管理演示课件.ppt
19
2、全程管理原则
电子文件的全程管理是一种全面的管 理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理 方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子 文件全部管理活动的目标体系、程序体系和 技术方法体系。
20
3、集成管理原则
集成管理是对将电子文件生成、运行、 保管等活动有关的要素进行合一的互连与组 合，形成具有要素结构的管理体系。
管理措施：有科学、合理的电子文件管 理体系和管理制度；有足以说明电子文件 背景和结构方面的记录信息(元数据)。
技术措施：电子文件载体和信息稳定性 的提高；加密、认证、签署等信息安全技 术的提高和普及。
14
2、保障电子文件的完整性
电子文件的完整性包括三个方面的含义:
作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电 子文件及其他形式的相关文件数量齐全； 每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺 损； 与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐 全。
非正式电子文件（U）
正式电子文件（O）
7
三、电子文件的特点
(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性 (二)信息的不稳定性 (三)信息的可操作性 (四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性 (五)电子文件形成系统的异构性
8
四、电子文件管理工作面临的挑战
1、电子文件管理流程的变化
(1)流程程序：
7、命令文件，亦称计算机程序(Program)
8、多媒体文件(Multimedia)
9、超媒体链接文件（Hypermedia）
5
(二)按文件的功能分类。
主文件 支持性文件 辅助性文件 工具性文件
6
(三)按文件的生成方式分类。 原始文件
转换文件 (四)按文件的性质分类。
草稿性电子文件（R）
2、全程管理原则
电子文件的全程管理是一种全面的管 理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理 方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子 文件全部管理活动的目标体系、程序体系和 技术方法体系。
20
3、集成管理原则
集成管理是对将电子文件生成、运行、 保管等活动有关的要素进行合一的互连与组 合，形成具有要素结构的管理体系。
管理措施：有科学、合理的电子文件管 理体系和管理制度；有足以说明电子文件 背景和结构方面的记录信息(元数据)。
技术措施：电子文件载体和信息稳定性 的提高；加密、认证、签署等信息安全技 术的提高和普及。
14
2、保障电子文件的完整性
电子文件的完整性包括三个方面的含义:
作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电 子文件及其他形式的相关文件数量齐全； 每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺 损； 与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐 全。
非正式电子文件（U）
正式电子文件（O）
7
三、电子文件的特点
(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性 (二)信息的不稳定性 (三)信息的可操作性 (四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性 (五)电子文件形成系统的异构性
8
四、电子文件管理工作面临的挑战
1、电子文件管理流程的变化
(1)流程程序：
7、命令文件，亦称计算机程序(Program)
8、多媒体文件(Multimedia)
9、超媒体链接文件（Hypermedia）
5
(二)按文件的功能分类。
主文件 支持性文件 辅助性文件 工具性文件
6
(三)按文件的生成方式分类。 原始文件
转换文件 (四)按文件的性质分类。
草稿性电子文件（R）
电子文件归档与电子档案管理方法(课件)20150416
•
2、OA系统办公条件下电子文件收集：
• 公文传输系统的板式文件（GW格式，sep格式）
• 公文定稿（RTF格式）； • 法规规章等重要公文历次修改稿的电子版本（RTF格
式） • 发文审签单、收文办理单（RTF格式） • 公文传输系统收文登记单、发文登记单（可用HTM格 式）
• （二）文书电子文件保存
• 1、以发文字号为名称建立文件夹 • 2、将该文件的定稿电子版（.RTF）和版式文件 （.GW、.sep），以及相应的审签单或办理单、公文传输 系统收、发文登记单存入该发文字号文件夹。重要公文 的，还要存入其历次修改稿。 • 3、将每一份电子文件信息记入《电子文件登记表》
（三）文书电子文件移交
（三）档案馆接收电子档案
1、档案馆对照《电子档案登记表》及《电子档案移交接 收登记表》进行检验。 2、检验合格后填写《电子档案移交接收登记表》相应内 容，接收档案光盘。该表双方各存一份。
2、《电子文件管理暂行办法》（2009年12月8日中共中 央办公厅厅字[2009]39号文件印发）。 这是迄今为止我国关于电子文件管理最权威的文 件，共7章31条，对电子文件管理机构及职责、电子文件 的形成与办理、归档与移交、保管与利用，以及电子文 件管理部门及人员的奖励与处罚，都做了明确的规定。 第八条：“……各单位文秘和业务部门负责电子文 件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化 部门负责为电子文件管理提供信息化支持；……”
电子文件归档与电子档案管理
此项工作包含了电子文件的收集、鉴定、归档、保 管，电子档案的移交、接收、保管、利用及销毁。 基本程序是，立档单位内部文秘等电子文件形成部 门收集登记电子文件，并向档案室移交；档案室整理电 子档案，组盘刻盘保存，并向档案馆移交；档案馆保管 部门接收后加入新的元数据并刻盘保存，接收的原盘同 时保存5年以上时间，档案馆信息化部门将接收的档案数 据导入档案管理系统中提供利用。 下面，介绍具体的方法。首先介绍几个概念：
电子档案归档与管理PPT教材(92页)
4)题名：全宗名称+“****年”+“的数码照片文件”。 扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，建议：如需制作复制件，或者文字偏小、
参见号格式为：全宗号(-目录号-光盘号)-年 密集、清晰度较差等,可适当提高其分辨率。
10)制作软件：制作数码照片光盘使用的软件名称。
形成部门负责对应归档的数码照片进 首先，新建文件名为“全文扫描”的总文件夹；
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
行收集，按规范要求编写文字说明，一 3）纸质档案目录(案卷目录、卷内目录、文书归档文件目录)，即文件名称为全宗号-目录号目录.
第一部分 数码照片归档管理 一、概述 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理 权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存 的载体上，向档案部门移交的过程。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
①将相应的数码照片机读目录、相关软 件、其他说明等一同归档，并附《归档 电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中 同时存有相应的查看软件。 ③存储载体推荐采用只读光盘，载体或
装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封 面)。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
电子文件归档与管理
电子文件归档与管理
数码照片归档与管理◆ 纸质档案数字化◆
第一部分 数码照片归档管理
一、概述 三、整理、著录 五、保管
参见号格式为：全宗号(-目录号-光盘号)-年 密集、清晰度较差等,可适当提高其分辨率。
10)制作软件：制作数码照片光盘使用的软件名称。
形成部门负责对应归档的数码照片进 首先，新建文件名为“全文扫描”的总文件夹；
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
行收集，按规范要求编写文字说明，一 3）纸质档案目录(案卷目录、卷内目录、文书归档文件目录)，即文件名称为全宗号-目录号目录.
第一部分 数码照片归档管理 一、概述 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理 权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存 的载体上，向档案部门移交的过程。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
①将相应的数码照片机读目录、相关软 件、其他说明等一同归档，并附《归档 电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中 同时存有相应的查看软件。 ③存储载体推荐采用只读光盘，载体或
装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封 面)。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
电子文件归档与管理
电子文件归档与管理
数码照片归档与管理◆ 纸质档案数字化◆
第一部分 数码照片归档管理
一、概述 三、整理、著录 五、保管
电子文件归档与管理 ppt课件
PPT课件
31
序号：2010001
随县档案局
随 县
2010年度电子档案
档
案
局
年
度 电 子
全宗号： 类别：办公室、业务科、史志科
档
保管期限：永久、30年、10年
案
存入日期：
2010
PPT课件
32
（3）归档载体应作防写处理。避免擦、 划、触摸记录涂层。
（4）单片载体应装盒，竖立存放，且避 免挤压。
（5）应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀 和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地
年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度机构(问题)等分类方案进行分类。
2、电子文件的归档可分两步进行。对实时 进行的文件先做逻辑归档，然后定期完成 物理归档。归档时，应充分考虑电子文件 的技术环境、相关软件、版本、数据类型、 格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
PPT课件
18
（二）逻辑归档方法：
PPT课件
13
物理归档与逻辑归档的区别：
物理归档安全性高，是以定期方式把 电子文件及其储存载体一起移交归档； 逻辑归档操作方便快捷，可以实现在 线归档，但安全性较低。
PPT课件
14
（三）归档时间与范围
1、归档时间
逻辑归档可在加工完结生成正式的电子文 件时即收集归档。物理归档应按照纸质文 件的规定定期完成。
方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库
房中。长期不用的磁盘、磁带，应在盒外 加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。
（6）环境温度选定范围： 15℃－25℃ ； 相对湿度选定范围： 35％－45％ 。
PPT课件
33
（7）归档电子档案的份数实行三套制。
档案整理培训课件(PPT 82页)
行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详
细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用
文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输
8
文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
理
或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数（归档章上的总页 数）。
⑦ 备注：注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、 销毁等（一般情况下空
着）。计算机文档一体化 管理系统中，备注项内可
录入其他内容，如机构或
问题名称、事由、二级目 录。
25
文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书 档
且能反映文件内容的（正 案
题名） ，填写时照实抄
的
录；文件有正副题名的， 整
正题名能反映文件内容的， 理
副题名无须抄录；文件有
并列题名的，并列题名与
相关主题
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情况而定。因涉及到数码照片的技术环 境条件，存贮介质的质量、寿命等问题， 一般以不超过2-3个月为宜。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.4 归档要求
2.4.1归档的数码照片、文字说明二者应齐全。 对归档的数码照片，每一组、每一张都应有
简明概括、准确反映照片基本内容的文字说明。 文字说明应包含事由、时间、地点、人物、背景、 摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。照片 内涉及的主要人物应标示清楚，如前排左起***， 人物说明必须是姓名全称+职务。一组联系紧密 的照片，不能只写组合照片说明而简化单张照片 说明。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.4 归档要求
2.4.3归档的数码照片必须是原件，不得对 应归档的数码照片进行技术修改，剪切版 和修改版不能作为档案保存。 2.4.4归档的数码照片格式应为TIFF、 JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数 码照片，收集时应将其在分辨率不变的前 提下，统一将其转换成通用格式JPEG、 TIFF，并在备注栏中记载。如无法转换， 则应将相关软件一并收集。以确保数码照 片的真实性、完整性、有效性。
装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封 面)。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.3 归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按 照纸质文件的规定定期完成。
形成部门负责对应归档的数码照片进 行收集，按规范要求编写文字说明，一 般在年度或任务完成后，或一个阶段之
后的一段时间内进行归档，可视其具体
第一部分 数码照片归档管理
一、概述
其次，数码照片档案的管理也要参照和执 行国家、地方及行业所制定的关于照片档 案管理方面的标准、规范和实施细则。其 中最为重要的规范就是国家标准《照片档 案管理规范》（GB/T11821－2002）， 该规范对于照片档案管理的模式、方法进 行了具体的规定，数码照片档案管理的许 多环节都可以参照实施。
2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理 权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存 的载体上，向档案部门移交的过程。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
①将相应的数码照片机读目录、相关软 件、其他说明等一同归档，并附《归档 电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中 同时存有相应的查看软件。 ③存储载体推荐采用只读光盘，载体或
照片、底片扫描后形成的静态图像文 件。
扫描件形成过程中的具体要求与标准参见《纸质 档案数字化技术规范》DA/T31-2005
第一部分 数码照片归档管理 一、概述
二、收集和归档
• 2.1收集范围 • 2.2归档方式 • 2.3归档时间 • 2.4归档要求 • 2.5移交接收
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
电子档案归档和管理
电子文件归档与管理
数码照片归档与管理◆ 纸质档案数字化◆
第一部分 数码照片归档管理
一、概述 三、整理、著录 五、保管
二、收集、归档 四、存储
一、概述
数码照片档案, 首先是电子文件 的一个种类，同时它又是一种特殊形 式的照片档案，因此国家制定的关于 电子文件和照片档案管理方面的管理 规范都适用于数码照片档案的管理。
第一部分 数码照片归档管理
一、概述
1.1 数码照片
指用数字照相机（Digital Still Camera）拍摄获得的，以数码形 式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机等数字设备阅读、处理， 并可在通信网络上传送的静态图像 文件。
第一部分 数码照片归档管理
一、概述
1.2 数码照片档案
指国家机构、社会组织以及个人 在社会活动中形成的，有保存价值的数 码照片。
1.3 数码照片的优势
数码照片与传统照片相比，具有许多的优势： 1）成像快、处理快、编辑快、查阅快、连
接快； 2）应用广泛。数码照片可以在数码相机和
计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、 刻录机、投影仪、电视机等多种输出设备连接 传输，更能在局域网中多台电脑或各个网站之 间传输，通过网上发布，从而扩展了其应用范 围。(故而造成了数码照片的独特性)
2.1 收集范围
凡是反映本单位工作活动、具有查考利用 价值的数码照片均属归档范围。主要有：
A)反映本单位主要职能活动、工作成果和 荣誉的数码照片；
B)上级领导人和著名人物参加与本单位有 关重大公务活动的数码照片；
C)本单位组织或参加的重大活动、重要接 待、重大事件处理的数码照片；
D)本单位召开的重要会议的数码照片； E)反映本单位工程项目奠基仪式、竣工典 礼的数码照片等。
第一部分 数码照片归档管理 一、概述
1.4数码照片的特点
A 对软硬件的依赖性； B 信息的易改性； C 信息与载体的可分离性。
第一部分 数码照片归档管理 一、概述
1.5数码照片的种类
按照数码照片采集渠道可以分为： 1）数码件：指利用数码照相设备
拍摄直接形成的静态图像文件。 2）扫描件：指利用扫描仪将纸质
数码照片档案由数码照片和元数 据两部分组成，元数据一般包括该照片 的文字说明与EXIF信息 （Exchangeable Image File可交换图 第一部像分文数件码照）片归档管理
EXIF信息，即 Exchangeabl e Image File 可交换图像文 件
第一部分 数码照片归档管理 一、概述
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
数码照片的归档可分两步进行，对 实时进行的归档先做逻辑归档，然后 定期完成物理归档。归档时，应充分 考虑数码照片的技术环境、相关软件、 版本、数据类型、格式、被操作数据、 检测数据等技术因素。
第一部分 数码照Βιβλιοθήκη 归档管理 二、收集和归档2.2 归档方式
第一部分 数码照片归档管理
一、概述
首先，数码照片档案的管理要执行2003年 5月1日实施的国家标准《电子文件归档与管 理规范》（GB／T18894—2002），该标准 不仅对电子文件管理的原理及实践工作的各 个环节进行了较为具体的规定，而且推荐了 图像文件的通用存档标准，强调了各类电子 文件（包括数码照片档案）元数据管理的重 要性及其管理方式。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.4 归档要求
2.4.1归档的数码照片、文字说明二者应齐全。 对归档的数码照片，每一组、每一张都应有
简明概括、准确反映照片基本内容的文字说明。 文字说明应包含事由、时间、地点、人物、背景、 摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。照片 内涉及的主要人物应标示清楚，如前排左起***， 人物说明必须是姓名全称+职务。一组联系紧密 的照片，不能只写组合照片说明而简化单张照片 说明。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.4 归档要求
2.4.3归档的数码照片必须是原件，不得对 应归档的数码照片进行技术修改，剪切版 和修改版不能作为档案保存。 2.4.4归档的数码照片格式应为TIFF、 JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数 码照片，收集时应将其在分辨率不变的前 提下，统一将其转换成通用格式JPEG、 TIFF，并在备注栏中记载。如无法转换， 则应将相关软件一并收集。以确保数码照 片的真实性、完整性、有效性。
装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封 面)。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.3 归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按 照纸质文件的规定定期完成。
形成部门负责对应归档的数码照片进 行收集，按规范要求编写文字说明，一 般在年度或任务完成后，或一个阶段之
后的一段时间内进行归档，可视其具体
第一部分 数码照片归档管理
一、概述
其次，数码照片档案的管理也要参照和执 行国家、地方及行业所制定的关于照片档 案管理方面的标准、规范和实施细则。其 中最为重要的规范就是国家标准《照片档 案管理规范》（GB/T11821－2002）， 该规范对于照片档案管理的模式、方法进 行了具体的规定，数码照片档案管理的许 多环节都可以参照实施。
2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理 权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存 的载体上，向档案部门移交的过程。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
①将相应的数码照片机读目录、相关软 件、其他说明等一同归档，并附《归档 电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中 同时存有相应的查看软件。 ③存储载体推荐采用只读光盘，载体或
照片、底片扫描后形成的静态图像文 件。
扫描件形成过程中的具体要求与标准参见《纸质 档案数字化技术规范》DA/T31-2005
第一部分 数码照片归档管理 一、概述
二、收集和归档
• 2.1收集范围 • 2.2归档方式 • 2.3归档时间 • 2.4归档要求 • 2.5移交接收
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
电子档案归档和管理
电子文件归档与管理
数码照片归档与管理◆ 纸质档案数字化◆
第一部分 数码照片归档管理
一、概述 三、整理、著录 五、保管
二、收集、归档 四、存储
一、概述
数码照片档案, 首先是电子文件 的一个种类，同时它又是一种特殊形 式的照片档案，因此国家制定的关于 电子文件和照片档案管理方面的管理 规范都适用于数码照片档案的管理。
第一部分 数码照片归档管理
一、概述
1.1 数码照片
指用数字照相机（Digital Still Camera）拍摄获得的，以数码形 式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机等数字设备阅读、处理， 并可在通信网络上传送的静态图像 文件。
第一部分 数码照片归档管理
一、概述
1.2 数码照片档案
指国家机构、社会组织以及个人 在社会活动中形成的，有保存价值的数 码照片。
1.3 数码照片的优势
数码照片与传统照片相比，具有许多的优势： 1）成像快、处理快、编辑快、查阅快、连
接快； 2）应用广泛。数码照片可以在数码相机和
计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、 刻录机、投影仪、电视机等多种输出设备连接 传输，更能在局域网中多台电脑或各个网站之 间传输，通过网上发布，从而扩展了其应用范 围。(故而造成了数码照片的独特性)
2.1 收集范围
凡是反映本单位工作活动、具有查考利用 价值的数码照片均属归档范围。主要有：
A)反映本单位主要职能活动、工作成果和 荣誉的数码照片；
B)上级领导人和著名人物参加与本单位有 关重大公务活动的数码照片；
C)本单位组织或参加的重大活动、重要接 待、重大事件处理的数码照片；
D)本单位召开的重要会议的数码照片； E)反映本单位工程项目奠基仪式、竣工典 礼的数码照片等。
第一部分 数码照片归档管理 一、概述
1.4数码照片的特点
A 对软硬件的依赖性； B 信息的易改性； C 信息与载体的可分离性。
第一部分 数码照片归档管理 一、概述
1.5数码照片的种类
按照数码照片采集渠道可以分为： 1）数码件：指利用数码照相设备
拍摄直接形成的静态图像文件。 2）扫描件：指利用扫描仪将纸质
数码照片档案由数码照片和元数 据两部分组成，元数据一般包括该照片 的文字说明与EXIF信息 （Exchangeable Image File可交换图 第一部像分文数件码照）片归档管理
EXIF信息，即 Exchangeabl e Image File 可交换图像文 件
第一部分 数码照片归档管理 一、概述
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
数码照片的归档可分两步进行，对 实时进行的归档先做逻辑归档，然后 定期完成物理归档。归档时，应充分 考虑数码照片的技术环境、相关软件、 版本、数据类型、格式、被操作数据、 检测数据等技术因素。
第一部分 数码照Βιβλιοθήκη 归档管理 二、收集和归档2.2 归档方式
第一部分 数码照片归档管理
一、概述
首先，数码照片档案的管理要执行2003年 5月1日实施的国家标准《电子文件归档与管 理规范》（GB／T18894—2002），该标准 不仅对电子文件管理的原理及实践工作的各 个环节进行了较为具体的规定，而且推荐了 图像文件的通用存档标准，强调了各类电子 文件（包括数码照片档案）元数据管理的重 要性及其管理方式。