Project工具使用指南

Project工具使用指南

(GS-PP-G-01)

变更记录

1．项目计划编制

该部分主要讲述如何编制项目计划、如何优化项目计划、如何发布项目计划、如何把计划保存为项目基准计划及如何跟踪计划等内容。

1.1操作规范

1.确定项目的开始日期

通过菜单点击[项目]---[项目信息]，确定项目的开始日期。

例如：

从此处输入开

始日期

2.工作任务分解

A.依据Project计划模板，进行WBS任务分解，任务识别要全面。把分解好的工作任务录

入到project 中，可使用或直接用鼠标在任务名称列拖曳来调整任务之

间的级别层次。

B. 把属于里程碑的工作任务工期改为0。

3. 给每项任务分配资源

A. 在[视图]---[甘特图]中，在资源名称列中直接给每项任务分配资源，多个资源时，

中间用逗号分隔。如图：

4. 确定项目任务工作量

在[视图]---[甘特图]中，在资源名称列中直接给每项任务分配工时，工时＝工期×资源。

5. 建立各项任务之间的联接关系 可使用

或用鼠标直接在甘特图中拖曳来联接任务之间的关系。例如：

分配资源，多个资源，中间用逗号分隔

可直接拖拽以建立

关联关系

6.分析并优化项目计划

A.调整项目工期

如果项目计划的工期超出了原来预计的工期，需要对工期进行优化。由于项目工期是由关键路径决定的，而关键路径是由关键任务组成，所以工期的调整应从调整关键任务的工期入手。

a)找出关键任务：点击菜单[项目]---[筛选]，选择[关键]，即可选出关键任务。

b)从工期最大的任务开始分析，能否对工期进行优化。在工作量一定的情况下，

优化的方式一般是增加资源的投入量（新增资源或给人员安排加班工作量）

c)更改工作时间：点击菜单[工具]---[更改工作时间]，在‘例外日期’中输入加

班或调休日期，可以增加多条记录。

B. 调整资源分配

资源被过度分配，表示该成员被分配了太多的任务而不可能完成，所以需要对这些任务重新进行分配。造成资源过度分配的原因一般是由于某个项目组成员在同一天被分配了多个工作任务造成的。

打开[视图]---[资源使用状况]，通过红色标示可以查询到哪些资源被过度分配，并分析是哪些工作任务导致的过度分配。

优化资源过度分配的一般方法包括：

a) 减少资源在各个任务上的投入量，使资源在同一天内有时间完成多个任务。 b) 改变任务之间的联接关系，例如使并行变为前后关系。 c) 把任务分配给其余空闲的成员。

7. 确定里程碑

Ａ、设定里程碑任务作为阶段完成的标记。

Ｂ、选择‘格式’->‘文本样式’菜单，将‘里程碑任务’字体改为红色。

标记里程碑任务

8. 计划确认

项目相关干系人对排定的进度计划进行确认评审。 9. 保存为比较基准

把项目计划保存为比较基准后，便于以后项目的比较分析、跟踪考核。 点击[工具]---[跟踪]---[设置比较基准]，把项目计划保存为比较基准。比较基准可以保存多个，不要覆盖以前的比较基准。

10. 特殊需求的处理

A. 计划中体现周末工作的需求

项目软件经理在编制工作计划时，往往受工期的限制，在计划中要体现周末的工作时间。例如一项工作工期是7天，如果是从周一开始工作，不考虑周末时间，则计划要到下周二结束；如果考虑周末工作时间，则计划会到本周末结束。

如果计划中要体现周末工作的需求，则在双击任务后，点击[高级]，把[日历]选为周末工作，并且把右边的[排定日程时忽略资源日历]选中。 如下图所示：

B. 连续不间断工作的处理

有些工作是需要每天24小时不间断的处理，项目软件经理把工期改为X ed即可，其中X代表天数。

1.2数据规范

2．项目计划的跟踪与控制

2.1操作规范

1．频度：每周至少一次。

2．由项目组成员向项目软件经理上报任务的完成情况，包括任务名称、实际工时、实际开始时间和实际完成时间。

3．项目软件经理确认任务完成情况，更新Project计划，主要更新任务的完成百分比、实际工时、实际开始时间及实际完成时间列。

4．对于实际工时与计划工时不同的情况：

（１）如果实际工时小于计划工时，例如计划１６小时完成，实际８小时，则在更新实际工时的时候，实际工时为８，此时剩余工时也为８，需要将剩余工时改

为０，则任务的完成百分比会自动更新为１００％。任务更新后，其链接的

任务会自动调整开始时间和完成时间

（２）如果实际工时大于计划工时，例如计划１６小时完成，实际工作１６小时后，估计仍需要８小时才能完成，则更新实际工时为16的同时，要将剩余工时改

为８小时。

项时的计划，可以通过比较基准工期、比较基准工时、比较基准开始时间和比较基准完成时间等列来查看。

更新任务的实际工时、剩余

工时以及实际开始时间和实

际完成时间列

2.2数据规范

1．项目非正常进展（提前或拖期），需要通过备注来说明原因。

2．项目软件经理对有重要成果的任务进度批准时应慎重，要严格检查工作成果的质量，必要时组织相关人员进行评审。