第四讲__秘书协调工作

协调工作 沟通协调
1、协调的概述 2、协调解决冲突 3、秘书与领导关系协调 4、秘书与同事关系协调 5、秘书与部门，单位关系协调
一、协调概述
1、协调的概念
从管理学角度看， 协调是指管理者从系统 整体利益出发，运用各 种手段，正确妥善地处 理系统之间、人们之间 的各种关系，为实现系 统目标而共同奋斗的— 种管理职能。
D：老板也是人，也有自己的喜怒哀乐，也有
不能自制的时候。当他的感情一旦平静下来， 必然会自我反省。在这个时候，秘书把打印 出来的信件递给老板征求他的意见，实际上 就是给他创造一次重新决策的机会； 老板有自己思考问题的角度和方式，他必 须经常权衡与各方面的关系和利益的问题， 包括与这家代理商的关系。他提出中止与这 家代理商的关系，也许并非出自一时之怒， 只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已； 总而言之，在不明白老板的真实的思想和感 情之前，秘书作为老板的助手仅仅是助手而 已，既不是政策的制定者，更不是最后的决 策人。
性格特征






浮 夸 型 性 格
狐 疑 型 性 格
實 幹 型 性 格
粗 獷 型 性 格
細 膩 穩 重 型 性 格
優 柔 寡 斷 型 性 格
自 信 型 性 格



首先，李主任应向王主任汇报，但李主任发现王主任情绪 不佳，便问发生了什么事情。 当王主任大致说完与小张争执的经过后，李主任首先表示 歉意： “对不起，我来晚了一些，否则不会发生这种事情。” 接着，李主任就介绍了他了解到的几户农民所买的两类稻 种的时间、价格，以及种籽的成色、颗粒均各不相同。最后， 他说： “看来是一真一假，有人冒种子公司之名行骗。” 县政府办公室与粮食局办公室虽然没有直接的隶属关系， 但仍然有上下级关系，何况王主任是受县长委派，在这三人 小组中，他是临时负责人，年纪最大。所以李主任应担负起 协调责任来。生气的王主任见年龄比他大的李主任向自己道 歉，情绪也逐渐平静。 李主任与小张谈心，一方面鼓励他工作热情，另一方面还 应批评他的焦躁的缺点，同时说服小张向王主任道歉。 当三人统一认识后，再一起进行深入的调查。
பைடு நூலகம்

协调概述
1）协调的范围 （2） 纵向协调 纵向协调，又称上下级协调，即本单位 与上级领导机关或本单位与下属基层单位或 业务部门之间关系的协调。（上下级之间的 关系，包括上下级机关、领导与群众之间的 关系）

案例：
王县长收到一封 “县粮食局下属的种子公司卖给当地农民杂 交水稻稻种是假冒伪劣品种”的控告信，控告人要求县长“为民 作主”。县政府组成由县政府办公室王主任、粮食局办公室李主 任、种籽公司女技术人员小张的三人调查组。王主任办事雷厉风 行；李主任经验丰富，年龄最大；小张朝气蓬勃，只有20多岁。 在王主任的率领下，第二天上午便分头深入农户了解情况，没想 到一开始王主任和小张就发生了激烈的争论：
二、协调解决冲突
1、冲突产生的原因 1) 信息传达障碍。 2) 目标、意见、利益不一致。 3) 分工、角色不明确。 4) 个性不同。
图：网上流传的“重庆最牛钉子户”图片
协调解决冲突
2、冲突的处理方式
1）．退缩 指冲突的一方或两方在身体上或心理 上使自己离开冲突的情境。 2）.妥协 指放弃自己的利益或想法以避免冲突。
提示：
(1)将小杨不愿合作的事直接告诉办公室 主任，并向主任表明责任不在自己，由主任 去处理； (2)和小杨摊牌，告诉他：“你到底愿不 愿意干，不干我找别人去”； (3)凭自己的关系，另外请一个人来帮忙， 不去求小杨，如期把黑板报搞好； —(4)抱着与人为善的态度，采取委婉的 劝说方式，启发他与自己合作。


答案：d。
a对于老板的命令忠实和坚决，作为秘书的确
需要这种品质，但是仅仅具备“忠实和坚 决”，对于秘书来说，是一种失职。 b是从整个公司利益出发的，对于秘书来说， 这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的，但 是，它和后面的c行为一样超越了秘书的权限， 所以是不正确的。 c从秘书是老板的助手这个角度来看是可取的， 但是，秘书干预老板的最后决策，就是一种 越权行为。

王主任找到写信的农民，并察看了稻种和该农民试育的种籽， 出芽率仅为20%左右。回到驻地，他见小张正哼着流行歌曲，便 劈头盖脑地责备起来：“你们种子公司为了小集团的私利，昧着 良心，竟然干出坑害农民的事情来„„”年轻气盛的小张还未等 他说完便竖起脖子跟他吵起来。 这时李主任回来了，见王主任一声不吭地吸香烟，觉得气氛 不对头。
结果分析：

李秘书协调领导之间的关系，缓和领导之间的矛盾是非常 成功的。领导之间在感情上有距离，在工作上有分歧是正常现 象。如果领导之间的矛盾和分歧是原则问题，对于秘书来说， 只要坚持原则，站在正确的一方就行了。事实上，领导之间的 矛盾，绝大多数是工作中的分歧 ：有的也隐藏着“谁说了算” 的意气之争。秘书人员对这种非原则性的问题，就要善于“和 稀泥”，避免事态扩大，尽量缓和矛盾，促进矛盾化解，增进 团结，而不能搬弄是非，挑拨离间，扩大矛盾。 一个称职的领导要尽力促进领导双方的沟通和理解，使之 统一认识，消除内耗，把精力用到工作上。有时，为了消除领 导之间的误解， 秘书可以说点善意“谎言”，这是秘书的协调 艺术，而不是品质问题。
协调概述
1）协调的范围 （3）横向协调 横向协调，也称外部协调，就是同级组 织或不相隶属组织之间各种关系的协调。 （社区公众之间的关系，包括所在地区的其 他单位、部门、个人之间的关系。 ）
协调概述
2、协调的内容
1,项目协调：客户，实施组
2,政策协调:人事政策（生产）等
3,工作计划协调
4,会议协调

b.如果将信寄走，对公司和老板本人都非常不利。秘书觉得 有责任提醒老板，为了公司的利益，于是这样说：“老板， 这封信不能发，别发算啦！” c.秘书不仅没有退下去写信，反而前进一步向老板提出忠告： “老板，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎 么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地 方吗？” d.当天快下班的时候，秘书将打印出来的信进给已经心平气 和的老板：“老板，可以将信寄走了吗？”
三、秘书与领导关系的协调
尊重与服务领导
加強与领导沟通 矛盾关系的处理 相处的技巧
如何成为领导的参谋高手
1)
2) 3) 4) 5) 6)
熟悉情況 正面参谋（案例） 勇敢进言 切忌媚态 分析辩证 精心巧答
案例： 一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位 交往多年的代理商寄了一封无礼的来信。他让秘书记录自己 口述：“我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已 有那么长时间的往来，但我不得不中止我们之间的一切交易， 并且让所有的同行知道你的行为！”命令秘书立即将信打印 寄走。 a.“好，我马上就办！”说完立即将信打印寄走了。
协调概述
4、协调的艺术
1）沟通的艺术 善于观察；巧用幽默；私下交往。 2）应变的艺术 一鼓作气；迂回前进；变通执行。 （ 庄主与高手案例） 3) 驾驭的艺术 捕捉时机；把握环境；留有余地。

有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公 室，问道： “听办公室的同志说，就差你们 工会的学习计划没有报上来。刚才打电话找 你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会 议工会主席也没有出席，你们工会这样拖拖 拉拉的作风要改一改。” 小张心想，工会主 席最近因为儿子出差，小孙子患病住院，没 有参加会议。小张在书记面前不便解释，只 好回去向工会主席汇报：“党委书记批评我 们工作拖拉，还说上次没有参加会议，计划 也没交。”工会主席听了以后心中十分不快： 讨论：你是小张，你会怎么说？ “我孙子住院一个多星期的，我也向党委办 公室请了假，怎么党委书记还不知道？他太 官僚了！”
协调概述
2、 协调的范围、内容和程序 1）协调的范围 （1）内向协调 内向协调，也称内部协调，这是同一组 织机构中部门与部门之间各种关系的协调， （同级之间的关系，包括平行的部门、单 位、职位之间的关系）
案例分析： 南方冶金设计院张院长与王副院长，长期以来因工作上 的矛盾，两人之间隔阂越来越大。院长办公室李秘书看在眼 里急在心里，总想方设法在其间进行协调，但收效甚微。 有一天张院长病了，住进了医院，李秘书长认为调解的 机会到来了。当天李秘书就到医院看望张院长，他把带来的 礼品放在张院长的床头：“我是代表王副院长来看你的，今 天听说你生病了，王副院长就约我和他一齐来看望你，谁知 在半路上被科技处的刘处长叫去了。临别前，王副院长再三 叮咛要你好好休息，单位上的事情他会妥善处理，处理不了 的他会给你联系，请你放心。”张院长听了以后十分感动。 过了一段时间，王副院长的爱人病了，李秘书到医院看 望，又买了礼品放到床头，而后对王副院的爱人说：“我是 受张院长委托来的，张院长原来决定下班后与我一齐来医院 看望你，临时人事部门有个急事，硬把他拉走了。张院长要 我转达他对你的问候，并祝愿你早日恢复健康！”事后王副 院长十分感动，责怪自己过去错怪了张院长。
协调概述
3、协调的原则和方法 1）协调的原则
1、及时性原则 4、沟通情况和信息传 递原则 2、关键性原则 5、全局性原则 3、激励性原则 6、长远性原则
协调概述
3、协调的原则和方法
2）协调的方法 ◇ 行政方法 ◇ 经济方法 ◇ 法律方法 ◇ 疏导方法
2）协调的方法
◇交谈法 ◇冷处理法 ◇求同存异法 ◇信息沟通法


分析与对策 本案例提出了一个问题：秘书应该怎样 “上传下达”？不 论是“上传”还是“下达”，都要忠实、准确、客观、全面。 但是不是原封不动地传达就叫忠实了呢？秘书小张就不加过 滤地传达领导的批评，结果是工会主席对党委书记的批评产 生抵触情绪，影响了领导意图的贯彻执行。 秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤。 党委书记在不了解实情的情况下批评工会主席，显然失当。 但是秘书在这时候不能够把党委书记的原话向工会主席传达， 应该换种方式。例如，他可以向工会主席说： “书记问你 上次怎么没有出席会议，显然他不知道你已经向党委办公室 请了假，你有机会可以向他说明一下。至于书记催交的工作 计划，听说就差我们了，这几天我会抓紧时间把计划定下 来。”这样的工作方法才真正是秘书应该做到的工作方法， 它既传达了书记的意见，又不会激化矛盾，这就是所谓的 “过滤术”。