如何成为主管得力助手.pptx
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28
与秘书相关的节目
国际秘书周 四月的最后一周（The last full week of April)
国际秘书日 秘书周的周三（Wednesday of secretaries week)
➢ 协助主管达成工作目标 ➢ 加强、扩大主管的社会关系 ➢ 辅助主管的例行业务 ➢ 沟通协调联系中心 ➢ 部门窗口 ➢ 促进部门工作推展 ➢ 参与工作小组推动专案工作 ➢ 办公室管理/资讯管理 ➢ 客户服务/公共关系
3
秘书工作特性
服务性 复杂性 事务性 时效性 主动性 创造性
4
秘书应具备的工作技能
11
搞定主管有一套
How to Manage Your Boss
12
与主管共事需知1
了解他的工作重心及紧急度 了解他的人际风格类型 了解他的人际网络 了解他的情绪和压力 正确接受及传达指令 保持良好的沟通 对主管的地位及能力表示敬意
13
了解他！
- 细心的上司 你工作更要谨慎 - 性急的上司 你要维持高效率 - 爱交际的上司 你要具备公关知识，礼貌的对待他的朋友 - 脾气坏的上司 你要有绝大的耐心及包容心 - 没有时间观念、松散的上司 你要有组织力、协助他争取时间
疑心病的上司 - 你要更坦然、更尽忠职守取得信赖
14
与主管共事需知
我接受命令时是否留意到：
❖主管呼叫时，是立刻有精神得回应？ ❖是否用5W1H的方法记下命令内容？ ❖是否耐心听主管把话说完？ ❖是否向主管重复确认命令的重点？ ❖不清楚的地方是否问明白？ ❖是否就自己的能力、完成期限、命令的难易度…
下主管时间 ❖ 提出具建设性建议
21
替主管安排约会
注意时间 分辨轻重缓急 去轻就重 酌留弹性 时间边更尽早通知 适时将相关文件交给主管 确认重要约会 提醒主管准时赴约
22
老板最不喜欢的六个理由
那不是我的工作 我忘记了 我不知道 你没告诉我 我猜想 我的工作太多了
23
设定工作优先级 了解主管个性 需求 对所有主管一视同仁 不抱怨 不批评主管 沟通彻底一次做对 保持工作水准 同类工作一起做 避免拖延-过手一次处理 请求他人协助
Do 实施
17
回报
注意时效 向发出命令的人回报，不可越级 先说结论，再说过程 报告简洁
18
结论 [非常抱歉，还没有做好]
理由 [由于刚才接到客户抱怨电话，处理上费了些时间…..]
经过 [现在大概完成了三分之三……]
对策 [我尽快办好。再三十分钟完成，来得及吗？]
19
传递讯息的注意事项
正确，忠实，完整 不可添加已意 不可歪曲事实 不可遗漏重点 不可模棱两可 不可妄加判断 Confirm!Confirm!Confirm!
20
与主管共事（2）
❖ 协助主管事先发现问题 ❖ 迅速响应主管要求 ❖ 主动提供主管需要的讯息资料 ❖ 剔除不必要的工作及接触电话 访客 信件等 省
9
成功秘书的特质
大将之风 解决问题的企图心与技巧 从公司的眼光看事情 完善的基本技能 积极正面思考 广大人际关系 承担责任即时回馈 敏锐的观察力及反应力 自我提升的期许
10
A Secretary Is Expected to
Look like a Girl Action like a Lady Think like a Man Work like a Horse
把[我]的工作做好。 主管不在公司时，我能把办公室工作安排得顺畅吗？
26
为了把工作做得更好，我 该加强哪些能力与知识？
27
人生过程阶段
幼儿学习 基础学习 经验累积 发挥专长 高原期 就业第二春，退休计划
1 --- 6岁 6 --- 25岁 25 --- 35岁 35 --- 45岁 45 --- 55岁 55 --- 65岁
作模式及想法
7
新世纪秘书的挑战
关键才能
客户导向 人际建立 分析思考 说服影响 积极主动
发挥关键才能的原则
了解需求 快速回应 顾客满意度
8
数位秘书工作八大法则
严守机密，取得信任 公私分明资讯，传递资讯 随时随地做好联络工作 先一步做好所有准备工作 诚恳有礼，时常微笑
24
主管心目中的理想秘书
五心
做事要细心 工作要专心 学习要用心 经常保持开心 后援工作要做得令人放心
为主管分担工作，使主管在竞争激烈的商场上，得以更有充足 的时间及精神全力以赴，立于不败之地(自己的饭碗也保得住)。 做好份内工作，让主管在客户或上司面前拿出漂亮的成绩单
25
专业秘书自我检核表
我了解组织的任务与经营理念吗？ 我了解主管的工作执掌吗？ 我了解主管的工作目标吗？ 我了解主管的工作习惯吗？ 我了解主管的长处与短处吗？ 我了解主管的工作压力吗？ 我了解主管对我的工作期许吗？ 我了解自己在部门中扮演的桥梁角色吗？ 我工作时想到的是如何把[我们]的工作做好，而不只是
等，检讨自己执行的可能性？
15
主管交办事项 MEMO 表
交办事项
What 做什么 When 何时完成 Where 使用场所 Who 相关人员 Why 理由与目的 How 方法与手段
How many 多大与多少 How much 预算
具体内容确认
16
PDS
下个计划
See 检讨
Plan 计划
5W 1H
如何成为主管得力助手
专业秘书训练
1
专业秘书的定义
一位秘书可以说是一位主管的助理，他（她）们： 具备熟练的办公技能 无需旁人指挥而能负责完成任务 表现积极主动，运用判断力行事 在他（她）的许可权内做决策 他（她）们同时也是沟通，协调及合作的中枢， 使大家能合力为达成公司目标努力
2
专业秘书的工作职能
电脑 语言 人际关系/沟通技巧 - 口头，文字 资讯搜寻整理 组织计划能力 专案管理 其他基本秘书工作技能
5
秘书应具备的工作知识
公司组织、人事、产品、产业 公司、部门、主管及个人之工作目标 公司制度、惯例、规定及作业程序 基本管理知识 电脑及网际网络知识
6
我们的优势
常能取得第一手信息 掌握先机 拥有宽广的个人发挥空间 良好的人脉关系基础 较多机会应用观察敏锐度 了解主管的工
与秘书相关的节目
国际秘书周 四月的最后一周（The last full week of April)
国际秘书日 秘书周的周三（Wednesday of secretaries week)
➢ 协助主管达成工作目标 ➢ 加强、扩大主管的社会关系 ➢ 辅助主管的例行业务 ➢ 沟通协调联系中心 ➢ 部门窗口 ➢ 促进部门工作推展 ➢ 参与工作小组推动专案工作 ➢ 办公室管理/资讯管理 ➢ 客户服务/公共关系
3
秘书工作特性
服务性 复杂性 事务性 时效性 主动性 创造性
4
秘书应具备的工作技能
11
搞定主管有一套
How to Manage Your Boss
12
与主管共事需知1
了解他的工作重心及紧急度 了解他的人际风格类型 了解他的人际网络 了解他的情绪和压力 正确接受及传达指令 保持良好的沟通 对主管的地位及能力表示敬意
13
了解他！
- 细心的上司 你工作更要谨慎 - 性急的上司 你要维持高效率 - 爱交际的上司 你要具备公关知识，礼貌的对待他的朋友 - 脾气坏的上司 你要有绝大的耐心及包容心 - 没有时间观念、松散的上司 你要有组织力、协助他争取时间
疑心病的上司 - 你要更坦然、更尽忠职守取得信赖
14
与主管共事需知
我接受命令时是否留意到：
❖主管呼叫时，是立刻有精神得回应？ ❖是否用5W1H的方法记下命令内容？ ❖是否耐心听主管把话说完？ ❖是否向主管重复确认命令的重点？ ❖不清楚的地方是否问明白？ ❖是否就自己的能力、完成期限、命令的难易度…
下主管时间 ❖ 提出具建设性建议
21
替主管安排约会
注意时间 分辨轻重缓急 去轻就重 酌留弹性 时间边更尽早通知 适时将相关文件交给主管 确认重要约会 提醒主管准时赴约
22
老板最不喜欢的六个理由
那不是我的工作 我忘记了 我不知道 你没告诉我 我猜想 我的工作太多了
23
设定工作优先级 了解主管个性 需求 对所有主管一视同仁 不抱怨 不批评主管 沟通彻底一次做对 保持工作水准 同类工作一起做 避免拖延-过手一次处理 请求他人协助
Do 实施
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回报
注意时效 向发出命令的人回报，不可越级 先说结论，再说过程 报告简洁
18
结论 [非常抱歉，还没有做好]
理由 [由于刚才接到客户抱怨电话，处理上费了些时间…..]
经过 [现在大概完成了三分之三……]
对策 [我尽快办好。再三十分钟完成，来得及吗？]
19
传递讯息的注意事项
正确，忠实，完整 不可添加已意 不可歪曲事实 不可遗漏重点 不可模棱两可 不可妄加判断 Confirm!Confirm!Confirm!
20
与主管共事（2）
❖ 协助主管事先发现问题 ❖ 迅速响应主管要求 ❖ 主动提供主管需要的讯息资料 ❖ 剔除不必要的工作及接触电话 访客 信件等 省
9
成功秘书的特质
大将之风 解决问题的企图心与技巧 从公司的眼光看事情 完善的基本技能 积极正面思考 广大人际关系 承担责任即时回馈 敏锐的观察力及反应力 自我提升的期许
10
A Secretary Is Expected to
Look like a Girl Action like a Lady Think like a Man Work like a Horse
把[我]的工作做好。 主管不在公司时，我能把办公室工作安排得顺畅吗？
26
为了把工作做得更好，我 该加强哪些能力与知识？
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人生过程阶段
幼儿学习 基础学习 经验累积 发挥专长 高原期 就业第二春，退休计划
1 --- 6岁 6 --- 25岁 25 --- 35岁 35 --- 45岁 45 --- 55岁 55 --- 65岁
作模式及想法
7
新世纪秘书的挑战
关键才能
客户导向 人际建立 分析思考 说服影响 积极主动
发挥关键才能的原则
了解需求 快速回应 顾客满意度
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数位秘书工作八大法则
严守机密，取得信任 公私分明资讯，传递资讯 随时随地做好联络工作 先一步做好所有准备工作 诚恳有礼，时常微笑
24
主管心目中的理想秘书
五心
做事要细心 工作要专心 学习要用心 经常保持开心 后援工作要做得令人放心
为主管分担工作，使主管在竞争激烈的商场上，得以更有充足 的时间及精神全力以赴，立于不败之地(自己的饭碗也保得住)。 做好份内工作，让主管在客户或上司面前拿出漂亮的成绩单
25
专业秘书自我检核表
我了解组织的任务与经营理念吗？ 我了解主管的工作执掌吗？ 我了解主管的工作目标吗？ 我了解主管的工作习惯吗？ 我了解主管的长处与短处吗？ 我了解主管的工作压力吗？ 我了解主管对我的工作期许吗？ 我了解自己在部门中扮演的桥梁角色吗？ 我工作时想到的是如何把[我们]的工作做好，而不只是
等，检讨自己执行的可能性？
15
主管交办事项 MEMO 表
交办事项
What 做什么 When 何时完成 Where 使用场所 Who 相关人员 Why 理由与目的 How 方法与手段
How many 多大与多少 How much 预算
具体内容确认
16
PDS
下个计划
See 检讨
Plan 计划
5W 1H
如何成为主管得力助手
专业秘书训练
1
专业秘书的定义
一位秘书可以说是一位主管的助理，他（她）们： 具备熟练的办公技能 无需旁人指挥而能负责完成任务 表现积极主动，运用判断力行事 在他（她）的许可权内做决策 他（她）们同时也是沟通，协调及合作的中枢， 使大家能合力为达成公司目标努力
2
专业秘书的工作职能
电脑 语言 人际关系/沟通技巧 - 口头，文字 资讯搜寻整理 组织计划能力 专案管理 其他基本秘书工作技能
5
秘书应具备的工作知识
公司组织、人事、产品、产业 公司、部门、主管及个人之工作目标 公司制度、惯例、规定及作业程序 基本管理知识 电脑及网际网络知识
6
我们的优势
常能取得第一手信息 掌握先机 拥有宽广的个人发挥空间 良好的人脉关系基础 较多机会应用观察敏锐度 了解主管的工