资产租赁系统操作手册V1

资产租赁系统操作手册资产租赁系统架构一、面积管控系统1、面积管控面积管控系统是用于管理项目铺位以及铺位面积的独立系统，所有的铺位面积导入、变更、合铺、拆铺、失效、生效都在此系统操作，审批完成后，结果将传给“租赁系统” 注：面积管控系统规则：每个项目首次导入时，应选择“新增”，后期的都必须通过“变更”来操作具体操作：面积管控系统 资产租赁系统➢ 品牌库管理 ➢ 商机管理 ➢ 招商通知管理 ➢租金分解管理基础信息合同管理多经管理租费管理报表台账1、此系统为独立系统；2、此系统为管控项目铺位、面积；1、将合作的品牌入库；2、将商户的信息维护系统；3、将项目指标录入系统（主次力店+一般铺位（楼层）；4、一般铺位：通过面积系统传过来的铺位进行，进行一铺一价录入；1、合同管理是指上商业的铺位合同录入、变更、转租、续租的基础录入操作； 2、多经管理：通过规划项目点位，进行审批项目的多经商务条件，审批完成后，进行合同审批管理1、定期账单+应收账单=合同内的应收金额；2、提成商户管理3、财务收退款管理1、收缴率统计：资金口径数据汇总（租金、管理、多经）2、权责收据统计：根据资金账单进而统计合同的权责应收、已收；3、其他台账：水电费、保证金类等；➢通过EKP进入面积管控系统（OA页面的左侧）：➢进入页面后，鼠标放在“面积管控-面积管控”处，单机，选择筹备或者营运期；➢首次导入，由信息部门设置项目楼层，然后将招商通知数据维护到系统中（此步骤由总部操作：➢后期的面积变更、新增、合铺、拆铺、铺位生效、失效，都选择“变更”➢点开“变更”后，系统自动跳出“变更页面”，如只需要“变更铺位面积”，选择“选择-面积变更”；➢合铺、拆铺操作方案，先选择铺位，然后点击“合并、拆分”系统自动跳转操作页面：➢启用、停用（操作此步骤前，必须保证铺位“未出租”，如已出租，必须终止后操作）；➢新增铺位操作，点击“变更”，然后在点击“新增”，填写新铺位的信息：注：营运期操作方法同上：2、数据查询此功能便于项目查询，可通过铺位面积管理，时时统计铺位的出租状态，以及项目的出租率具体操作：➢鼠标放在“面积管控-项目总览”，点击，然后输入项目名称，查询：➢然后选择查询的项目“蓝色字体”，将跳转到信息信息➢检查已租铺位信息、或者未签批铺位信息：（点击数量的数字—蓝色字体），系统将跳转到铺位信息；二、系统基础信息维护1、品牌库管理品牌库是用于合同发起的一个“选择项“，当合同发起时，必须要选择合同的“经营品牌“、以及“签约人”.模块：集团管控-品牌库具体操作：➢鼠标放置“集团管控-品牌库“处，单机“品牌库“，系统自动调整页面，此页面可查询，有可进行新增（附件按只能部门约定添加）.➢打开页面后，按照页面的要求，进行填列，带”*”键为必填项目（按职能部门要求，填列和上传附件）.➢填列完成后，保持—然后提交审批2、商机管理商机管理为合同“乙方”的，为线下的签约人，当合同发起审批时，必须通过系统的数据库，选择乙方，保存提交审批；具体操作：➢打开系统的“招商运营-商机管理”，点击进入，点击右上角“增加”系统自动跳转页面：进入商户信息录入页面：3、招商通知招商通知管理为线下的“招商通知”数据，招商通知签批完成后，录入系统审批（此步骤由总部操作）具体操作：➢打开“筹备期管控-招商通知”，系统调整后，点击增加，选择需要增加的项目；系统跳转后（主次力店面积由：面积系统传输过来）：保存后提交审批即可；4、租金分解租金分解为：二版图后的租金分解，铺位面积通过面积系统审批，审批完成后，传输到租赁系统，业务人员录入每个铺位的单价后，提交审批即可；具体操作：➢打开“筹备期管控-租金分解”，系统调整后，点击增加：系统跳转后，选择“租金分解”，填好基础信息，然后导入铺位，或新增铺位：三、合同管理1、租赁合同1.1、合同基础信息录入具体操作：➢鼠标放在”合同管理-租赁合同”处，然后单机，进入操作页面，此处可查看“首次合同”的审批记录，以及审批情况；同时也可“新增”合同，进行提交审批.➢打开登记页面，按照文本合同签订条款录入（租赁信息+合同主体）➢其他信息：按照实际签约情况，进行“选择“1.2、合同费用录入请将合同中约定的费用进行录入注：一般指合同中约定的定期征收或者一次性征收的费用；1.2.1、一次性收入合同约定费用：装修管理费、活动推广费，特殊服务费等等具体操作：➢基础信息：费项名称：一次性征收的费名称；费用标准：固定金额；是否自然月：否；支付方式：一次性付清；➢费用信息：付款日：租期开始前期限（日）：此框是填数字，同“付款日”挂钩；➢计费单位：按照一次征收的标准填列（此处如果填“月”，下列“固定金额”区间对应按照“月区间”填列；如果填列“天”，下列可直接填入“天区间”即可计价方式：按面积总价（基本按照月租金）整月、非整月天数：因为为一次性费用，无需填列，默认即可➢首期付款日期：按照合同约定（一般首期费用为进场装修前征收，如此处不填列固定日期，系统默认按照“付款日+期限”生成应收账单日期；➢补差信息：一次性收入，无此条款；➢固定金额：此列需要填的区间，以及标准费用填列方式，以在上方说明“总价=标准（计费单位）“；注：计费单位、总价、区间（开始时间、结束时间），这三项填列为互相对应，如填列错误，将会导致账单生成错误；1.2.2、定期征收费用一般指租金、管理费、活动推广费(周期征收)、垃圾清运费等;具体操作➢基础信息：费用名称：租金或管理费等；费用标准：固定金额、保底+提成、纯提成、固定抽成+年底补差等支付方式：费用的结算周期；是否自然月：现标准合同都为自然月（除非标合同）；➢费用信息：付款日：租期开始前期限（日）：此框是填数字，同“付款日”挂钩；➢计费单位：此处如果填“月”，下列的”保底+提成“费用的”总价“也为月租金标准计价方式：按面积总价（基本按照月租金）；整月天数：默认系统数据（因为整月，则不需考虑是实际天数，还是30天计算）➢补差信息：补差方式：按照合同方式填列补差周期：按照合同约定填列；补差付款日：按照合同约定填列；➢抽成或者保底+提成，必须预估销售来计算“预估费用”请按照以下填列：以下为重点：非整月天数：现标准合同约定，非正月则按照30天来计算租金标准，则此处需录入“30（天）“—非标合同或合同有特殊约定除外；首期款金额：合同如无明确金额，此除填“0“，即可；首期开始日：按照合同约定期间，自己填列首期租费日期（如是自然月，此处必填）首期结束日：按照合同约定期间，自己填列首期租费的结束日期（如果是自然月，此处必填）；首期付款日：针对特定费用，约定此费项的首期收款日期（此处如填列，系统首期费用则不会按照“付款日+期限“）注：1、非整月天数：如果使用公司的标准合同，此处必须填列30天；2、首期付款日：标准合同有条款约定，首期费用则按照“装修装修日“前XX天征收（按照合同约定）；3、首期开始日-首期结束日：如自然月征收，系统无法判断首期费用的征收区间，必须手工介入（以下举例）举例一：商户：A品牌；月租金标准：10000元支付方式：3个月；是否自然月征收：是非整月天数：合同约定为30天；开业日期：2017.8.25首期费用区间：2017.5.26-2017.8.31（三个月+6天）录入情况如下：以下图片埋下一个地雷，具体将在“举例二”中表述.注：1、首期开日日期-首期结束日期：考虑自然月，公司执行的标准为收取大月（首先保证收取3个月+多余天数）；2、非整月天数录入计算方式，可保存数据后，手表放在合同处，右键“缴款计划“，检查账单数据； 首期租金=10000/30*6+10000*3=32000元举例二：考虑费用递增率问题，怎么解决，无递增区间怎么填列？可查看“举例一“中，的费用区间和租金标准（图片花圈部分）---租金第一年和第二年租金无递增，但是区间分开填列，则会造成周期年结束月租金账单错误，请看下方：计算：2018.3.1-2018.4.30=20000 2018.5.1-2018.5.25=8333.33 2018.5.26-2018.5.31=2000问题: 费用在第一、二年，租金未出现递增，但是费用区间按照年度录入，则导致周期年结束后的当月按照（月租金/30天*25天+月租金/30天*6天），如本月不是按照30天，则会导致整个合同期账单金额大于实际应收金额；操作：将无递增的费用区间，合并填列（请不要按照租约年分开填列）月租金=10333.33元修正后，结果展示：举例三：系统中费用表是针对费项设置的，如果商户出现了多种征收方式怎么办（第一年提成，第二年固定，第三年提成）如图：操作：如单合同，出现多种缴费方式（按照年限），则可在合同的费用中，增加多个（但是区间不能重复）；1.2.3、免租期按照合同的免租条款录入信息，但必须保证免租区间开始日和结束日在账单区间内；举例：首期区间：2017.5.26—20178.31减免区间开始日和结束日必须是在以上区间内错误减免：2017.8.1-2017.9.301.2.4、保证金按照合同的约定，录入相关保证金信息，主要注意信息为单据日期，此单据日期为“应收日期”.1.2.5、权责条款：此处为合同的特殊条款，可填写标准合同外的重要条款内容，用于审批（如：广告位信息、工程的消防验收等等）2、变更合同变更合同：是合同商户条件发生改变，或者合同信息录入错误，进行变更的一种审批操作具体操作：➢鼠标放在“合同管理-变更合同”处，然后点击，进入页面后，点击“增加”➢点开页面后，选择“旧合同编号”，系统自动将原合同信息引入过来；可将现页面的信息修改成正确，保持提交即可.➢合同生效日：按照约定填列此日期；1、如变更内容对系统账单无何影响，请将生效日日期改为下一期账单的首日；2、合同生效日的账单（应收账单）必须回退（回退到：定期账单中）举例：本次合同变更仅为合同录入错误，进行修正审批：开业日期：2017.5.26 （桐乡项目）第一期账单：2017.5.26-2017.8.31第二期账单：2017.9.1-2017.12.31变更合同—合同生效日期：●2017.6.30发现合同录入错误，需要变更，生效日期则需要选择下一期账单首日：则生效日期是：2017.9.1；错误表现：如生效日期选成2017.6.30，则系统会根据当天自动生成账单：2017.6.30-2017.8.31（合同商务条件未发生改变，此账单区间错误）；●必须将合同生效日后的账单进行回退（回退到定期账单中），负责合同生效后，会将2017.9.1之后的账单重新发单，则导致系统部分账单重复（未回退的账单）；●其他情况：商户已将第二期账单款项缴纳，无法回退账单，操作方法有2种：1、生效日期可以写成2018.1.1，则合同会从第三期重新生成；2、生效日期选成2017.9.1，系统又生成一个2017.9.1-2017.12.31，存现了2个重复账单，则需要删除新增的这个账单(原合账单已录收款)➢如变更铺位信息或者品牌，需要在变更合同之前，将基础信息进行完善，才可进行此合同提交：举例一：因面积发生改变，需要变更合同，需要在面积系统进行面积变更，面积变更审批完成后，才可进行“合同变更”；举例二：商户的品牌变更，需要将新品牌信息录入完毕，才进行“合同变更“➢变更信息内容：具体操作和“租赁合同“的合同录入一致，选择原合同数据后，系统自动带出原合同信息，在原合同基础上进行修改，然后保存，提交审批；注意：1、变更合同不能进行“乙方变更“，如有需要，请在”转租合同“中操作；2、请注意“变更合同“的合同生效日，确保生效日的所有账单进行回退3、操作步骤同“租赁合同“录入；4、保存后，点击合同的“缴款计划“，检查账单是否准确，无误后提交审批3、续租合同续签合同：一般是指合同到期后，商户需继续合同，签订的一种协议（操作较少）.具体操作：➢鼠标放在“合同管理-续租合同“处，点击增加，选择”原合同“信息➢其他信息操作：操作步骤同上（变更合同、租赁合同），将原合同信息引入后，按照协议约定，进行填列信息，保存后，点击右上方“缴款计划“查询账单是否准确：4、转租合同转租合同：一般是指合同的“乙方“发生变更，发起的变更审批；具体操作：➢鼠标放在“合同管理-转租合同”处，点击后，跳转页面，在点击”增加”按钮➢调转页面后，选择“原合同编码”，系统自动引入原合同信息，然后在此基础变更信息（变更乙方，在发起合同变更前，必须将新“乙方”，进行信息录入—商机管理）；➢其他信息操作：同变更合同一致操作一致；如“转租合同”变更了其他内容，则根据需将信息进行修正后提交审批（保证金信息不能自动带入，如变动，需手工再次”新增”）➢合同录入完成后，保存，点击”缴款计划”检查账单，无误后提交审批；5、终止审批终止审批：是指合同因双方洽谈，提前终止合作的一种审批流程；或者该铺位面积发生变动，必须先终止审批，在面积变更，然后走合同审批.具体操作：➢鼠标放在系统的目标栏“现场管理-终止审批”，单后单机，系统自动审批页面➢选择需要终止的合同（已终止：终止合同已审批完成；未提交：合同终止已操作，未提交审批；已驳回：提交审批，被驳回，还没修改；待审批：已提交审批，但是还没批复完成；待终止：合同目前是有效状态，如需要终止，选择“待终止”）点击终止后，系统跳转操作页面：举例：合同5月30日终止，但是保证金有4万元要弥补空铺期的租费，故可将“退租日期”写为“5月30日”，计费截至日期=按照4万元金额的日期填列；（5月30日后，此铺位可正常租赁审批）----可通过右上角的“合同详情”计算合同费用标准；➢信息录入完成后，保存提交审批：➢上传附件，提交审批即可：6、现场管理进退场管理此模块项目用的较少，一般指合同签约后，进场审批的录入，或合同之中后的退场审批单据；具体操作：➢进场审批：选择商户，点击右上交按钮操作保存后上传即可➢退场审批：选择商户，点击右上角“退场“系统跳转页面：注：改流程必须连贯使用，如进场审批未使用，后期的退场也无法使用现场巡检检查➢选择巡检的项目，在点击铺位，然后点击右上角“巡检“，在点”复核“；四、租费管理1、定期账单定期账单为“商户账单数据库”，商户的账单每月由“营运人员”进行发单，单据一旦发出，此模块的单据即消失，转移到“应收账单”中，故项目人员，每月月初选择本月账单进行“发单”以后月的单据请勿发出（如收到以后月份的款项，可单独发出）具体操作：注：单据一旦发出，将体现在“应收账单”中，同时该笔单据，将显示“欠缴、未缴”状态，说明需要营运跟商户收取费用2、应收账单应收账单是指商户按照合同约定，定期缴纳的款项，由营运人员定期征收；故：1、收缴率统计不考虑账单是否发出，系统报表都将纳入考核范围，同时约束提成商户的收缴时间；2、所有的账单存在就是有效的账单，不要考核账单的“状态”，部分账单状态是“已结束”，说明此类账单是由原合同生成；2.1、固定应收固定应收一般指：租金和管理费为固定收入的，以上2费账单，都是通过合同录入，自动生成的.正常操作的情况下，是不需调整，增加账单的，可用于查询 具体操作：➢ 查询：按照页面的字段，进行查询：收缴率统计 ➢ 定期账单➢固定应收 ➢抽成应收合同生成：账单数据库4.1合同生成:固定租金（非提成）抽成租金计算得来账单由来➢手工增加账单：当账单错误，需要将错误账单删除，手工增加一条账单时，操作如下（水电、工本费等其他收入均可），点击页面上方的“增加“按钮；注：手工增加按钮权限重大，一般为账单错误，需要手工调整（需将错误作废，手工按照合同增加准确），请勿乱操作；➢合同提前终止，账单处理：合同提前终止，需要退款，具体操作如下：举例：原合同账单为：1.1—3.31 30000元（已收），合同终止日期为2.28，需要退款1万元；当终止审批完成后，系统会存在该商户的2条账单，具体展现如下：操作方法：1、删除第一条单据：应收金额30000元，收款30000元的，删除后，收款管理中这3万元，将变成“可冲余额”；2、找到这边“可冲余额”单据，选择上方的“手工冲抵”，可将这30000元，再次录入收款，可录入到另一个账单中（合同终止后生成的账单，应收金额20000元）3、可冲余额为30000元，后手工冲抵了20000元，还有10000元，点击单据，选择上方的“退还”按钮，进行退款，退款的操作页面：➢账单打印：选择右上方的“信件打印”按钮：页面跳转后，按照页面显示选择：选完后，点击右上角打印即可，系统一致自动调整（打印成WORD）,需要找信息对接设置浏览器；2.2、押金应收押金应收，一般是指合同中约定的保证金，一般是指：管理保证金、履约保证、质量保证金、装修保证金，以上保证金都是由合同录入后，自动生成的保证金账单，如合同忘记录入，也可手工增加，确保保证金台账准确；具体操作：➢进入“租费管理-应收账单”左下角“押金”，页面展现的都是保证金账单；➢保证账单的唯一性，避免重复，可将鼠标放在账单中，右键“打印”按钮，导出账单，右键打印配置.pdf进行数据透视，具体打印模块，详见“指南”:➢手工增加账单：点击右上方“增加”，按照页面展示输入信息；2.3、抽成应收抽成应收：一般是指纯抽成商户，或者保底+提成商户的提成部分，再次体现的一种账单，此模块账单无法操作，数据都是通过合同“预估销售”自动生成，转入营运期后，每个月录入实际销售（抽成租金计算），来冲减此部分账单；具体操作：➢打开“租费管理-应收账单”左下角“抽成应收”，点击后，系统进入页面：1、此页面为账单体现，状态显示“已预估”的，都是合同录入的销售额自动计算的，并不是真实的“提成商户租金账单”，所以右上角有“作废”按钮；以上账单如是预估的，同时不是有效账单，可进行“作废”2、如果是显示“未缴，欠缴，已缴”，都是说明此类应收，都是通过“抽成租金计算”得来的真实账单，录入收款后，收款详细直接反写账单状态；3、抽成租金计算的前提是：必须保证提成商户的应收账单存在“应收张帆-抽成应收”内，否则不能进行下一步“抽成租金计算”；3、抽成租金计算抽成租金计算：此模块为提成商户，或者保底+提成商户（提成金额大于保底）录入销售计算租金的审批管理职能；具体操作：➢选择“租费管理-抽成租金计算”，打开页面后，点击右上角“增加”按钮；➢点击增加，页面跳入编辑页面：➢保存后，点击审批，审批完成后，单据将传送到“应收账单-抽成应收”中，将作为有效账单保存，如发现录入错误，可对接财务人员，“撤销”后，重新录入、审批；4、账单调整计划账单调整计划：一般是指需要调整账单中的“减免后应收”的一种审批流程，比如：1.1-3.31减免后应收是30000元，如想申请减少10000元，可通过此模块调整（此模块用的较少，我们习惯使用变更协议，通过合同变更操作）；具体操作：➢打开“租费管理-账单调整计划”，系统进入页面，点击“新增”；➢点击新增后，按照页面现在进行操作：➢保存、提交审批即可，审批完成后，变更后的数据，将反写到“应收账单”中5、收款管理在录入收款时，1、必须先设置出纳账户，此模块为总部管理，在首次录入收款时，需对接：张维宁；2、必须保证录入收款的账单必须发出，同时体现在“应收账单“中押金收款：非收入类的收款，必须保证“应收账单“中存在欠收的保证金，否则无法录入具体操作：➢打开“租费管理-收款管理“，进入收款页面➢点击右上方的“增加“，进入收款录入页面：收入类收款：具体操作：➢打开“租费管理-收款管理“后，点击右下角”实收“，进入收入收款操作➢点击“新增“后，进入录入页面：6、退款管理前沿：资产租赁系统的退款管理，必须保证“退款商户”已在系统中审批过合同，同时存在应收账单和已收账单；如合同审批时候，未录入部分费用账单，但后期需要退款的，必须将账单和收款补录到系统，然后提交退款审批。