第16章 企业内部控制流程——合同管理

第 16 章
企业内部控制流程——合同管理
1

16．2
合同订立控制
16．2．1 合同签定流程
1．合同签定流程与风险控制图 合同签定流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 业务风险
总经理 承办部门 相关部门 外部单位
阶 段
未签定书面合 同可能导致企 业资产或股东 权益遭受损失
开始
合同 审批通过
商定合同签 定方式
商定合同签 定方式
现场 签定 是 确定签 定时间 否 先行签 字盖章 寄送对 方签字 盖章 2 当场签字盖章 当场签字 盖章 签字盖章 1 D1
合同信息安全 保密工作不当， 可能导致商业 秘密泄露； 不对 合同谈判资料 进行及时存档 备案， 可能导致 资料丢失、 遗漏 等， 给企业带来 损失
送交合同 正本、副本和 相关审核资料 保管正本 4 接收合同档案 副本和相关审 核资料并归档 D2 3
结束
2

2．合同签定流程控制表 合同签定流程控制
控制事项 详细描述及说明 1．对合同先行签字盖章，应当由具有审批权限或具备被授权资格的人履行签字盖章手续， 不对未经编号、缺少合同审核手续、缺少报签文件，以及代签的情况下缺少授权委托 阶 D1 段 控 制 2．当场签字盖章的合同签定方式多用于合同比较重要的情况；正式订立的合同，包括合 同书、补充协议、公文信件、数据电文等应当采用书面形式；款项即时结清的情况除 外 3．一般由合同的归口管理部门保管合同正本 D2 4．保管合同副本和其他相关审核资料的部门一般为企业的档案管理部门 相 关 规 范 应建 书的合同用章
 《合同章管理制度》 、 《合同保密制度》 、 《档案管理规定》
规范 参照
 《中华人民共和国合同法》
规范 文件资料 责任部门 及责任人
 《××××合同》  合同承办部门、归口管理部门、档案管理部门  总经理、承办部门人员、归口管理部门人员、档案管理部门人员
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16．2．2 合同登记流程
1．合同登记流程与风险控制图 合同登记流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 业务风险
总经理 承办部门 相关部门 外部单位
阶 段
合同应登记而 未登记的， 可能 导致企业未来 业务运作受到
开始
合同 审批通过
签定 合同 D1 否 需要 登记 是 明确登记 要求 否 2 准备登记 资料 符合登 记要求 是 资料存档 予以登记 D2 1
影响， 进而带来 损失
不对合同登记 资料进行及时 存档备案， 可能 导致资料丢失、 遗漏等， 给企业 带来损失
结束
4

2．合同登记流程控制表 合同登记流程控制
控制事项 阶 D1 段 控 D2 制 相 关 规 范 应建 相关文件的盖章用印是否规范等，并应将登记材料独立保管，以备登记时用 包括登记时间、登记需要携带的资料等 2．合同承办部门根据合同登记要求准备登记材料，包括向相关部门收集相关材料，查阅 详细描述及说明 1．合同承办部门对于需要登记的合同，应通过查阅相关法律法规明确登记的具体要求，
 《合同章管理制度》 、 《档案管理规定》
规范 参照
 《中华人民共和国合同法》
规范 文件资料 责任部门 及责任人
 《××××合同》  合同承办部门、归口管理部门、档案管理部门  总经理、承办部门人员、档案管理部门人员
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16．3
合同履行控制
16．3．1 合同变更解除流程
1．合同变更解除流程与风险控制图 合同变更解除流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 业务风险
总经理 归口管理部门 法律顾问 承办部门经理 承办部门 开始 外部单位
阶 段
合同的变更或 解除未经适当 审批或超越授 权审批， 可能产 生重大差错以 及舞弊、 欺诈行 为， 从而导致损 失； 合同变更或 审批 解除未签定书 面文件， 可能导 致企业资产或 股东权益遭受 损失 审批 审核 审核 审核 审核
签定合同
1 合同履行中发 现条款欠妥 申请变更 或解除 合同 D1 提出参考 意见 向对方提出 变更或解除 合同要求
2 达成变更或解除 合同的 书面说明 签定正式的变更或解除 合同的书面文件，双方 盖章确认
不对合同进行 及时存档备案， 可能导致资料 丢失、遗漏， 给 企业带来损失
3 汇总和保管变 更、 解除后的合 同及相关资料 D2 结束
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2．合同变更解除流程控制表 合同变更解除流程控制
控制事项 阶 D1 段 控 D2 制 相 关 规 范 应建 资料进行分类汇总、编号等处理，并进行存档保管 2．双方如果未能达成合同变更或解除的共识，可以通过仲裁或诉讼予以解决 3．归口管理部门作为合同的专门管理部门，负责对变更、解除后的合同及相关 详细描述及说明 1．合同承办部门在合同履行过程中发现合同条款存在的不合法或显失公平的问题
 《合同管理制度》 、 《合同变更管理办法》
规范 参照
 《中华人民共和国合同法》
规范 文件资料 责任部门 及责任人
 《××××合同》 、 《合同变更协议书》  合同承办部门、归口管理部门  总经理、承办部门人员、归口管理部门人员
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16．3．2 合同纠纷处理流程
1．合同纠纷处理流程与风险控制图 合同纠纷处理流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 业务风险
总经理 合同条款若不包 含解决纠纷的内 容， 可能导致纠纷 解决难度增加， 进 而增加企业纠纷 解决的成本 产生合同 纠纷 及时进行 协商谈判 提供纠纷 解决意见 2 根据合同约 定选择进行 仲裁或诉讼 D2 是 3 签定书面 协议 研究商讨仲裁或诉讼方案 签定 合同 1 产生合同 纠纷 D1 承办部门 开始 法务部 相关部门 外部单位
阶 段
合同协议纠纷 处理不当， 可能 导致企业权益 受损
达成 一致 协商 意见
否
仲裁或诉讼方 案未经合理审 批或存在越权 审批， 将会导致 企业增加合同 纠纷的处理成 本
审批 4 进行仲裁或 诉讼 D3
结束
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