科技档案的整理

科技档案的整理

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科技档案的整理工作,就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点,进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。科技档案整理的原则:遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系,充分利用档案原有的整理基础,便于保管和利用。

科技档案的整理方法:一般讲，基层档案部门对科技档案的整理,大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

（一）分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次,从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

１、工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类,就是在本单位全部基建档案范围内,以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。

2、型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类,就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。

３、课题分类法。适用于对科研档案的分类,以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。

４、专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。

５、地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。

6、时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。

以上几种基本方法，在实际应用时,可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目,其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多,各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上,派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。

(二)案卷组织与排列

案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的,因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下,组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种:按结构组织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组织案卷、按名称或文件性质组织案卷。此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。

科技文件材料的排列要注意以下几点：（1)基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。(2)设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备

运行、设备维护等排列。(3) 案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。(４)图样材料的排列。有两种情况:一是对于有图样目录的图纸,可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸,可以按总体与局部的关系排列。(5）图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后。

(6）有译文的外文资料的排列。译文在前，原文在后。

三、案卷编目

科技文件组成案卷并进行系统排列后,就要对案卷进行编目，装订。案卷编目是以案卷为对象,通过一定的形式，固定案卷系统整理成果,揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。通过案卷编目来固定案卷内科技文件的位置,揭示其内容,便于日后查找和利用。案卷编目工作内容包括编制卷内科技文件材料页号,填写卷内科技文件材料目录,填写卷内备考表,装订案卷、编制案卷封面和案卷脊背五项工作。

（一)编制卷内科技文件材料页号

编号为案卷内每一页文件编制页号，其目的是固定案卷内科技文件的顺序,便于确切统计案卷内科技文件的数量，有利于保护和查找利用。其方法是：

１、案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号，以每卷为单位按卷内科技文件排列顺序采取阿拉伯数字从“１”开始依次逐页标注。

2、页号编写的位置：单页书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

3、成套图样或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的，原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号,可在备注栏中注明总页数。

4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

(二）填写卷内科技文件材料目录。

卷内目录是案卷内每一份科技文件材料或每一张图样的明细表，它放在卷内文件之首,它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。案卷内科技文件目录幅面为Ａ4型（2９7ｍm×21０mm）,其项目有:

１、序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号，序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序；

2、文件编号,应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等；

3、责任者，填写科技文件材料的形成部门或主要责任者,即对科技文件内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦称文件的署名者，用全称或规范简称填写;

4、文件材料题名：填写每份科技文件材料的全称，一般应照实抄录;