OFFICE2007OUTLOOK操作技巧全解

本文档介绍了Outlook 2007 仅供：金龙联合汽车一.更改内容及更改原因在Outlook 2007 中，首次创建新邮件或打开收到的邮件时，您会看到功能区。

它是横跨窗口顶部的条带。

(见图一)(图一)Outlook 2007中最大的变化之一就是增加了功能区，它使Outlook 2007的外观焕然一新。

但是当您慢慢熟悉时，您会看到变化不止这些，它可以帮助您更轻松、更快捷地完成任务。

不只是有功能区。

还有许多新功能可以帮助您更快、更高效地完成工作。

待办事项栏、日历中的新导航和联系人的新格式只是其中的几个例子。

注意如果要查找有关Outlook 2007的所有新功能的信息，或者要了解有关Outlook 2007的早期版本和此版本之间的差别的更多信息，请登陆微软网站查询1.功能区简介新电子邮件。

功能区位于窗口顶部。

(见图二)(图二)每次在Outlook 2007中创建或编辑内容时，功能区都可见。

尤其是，当您创建或修改电子邮件、日历项目、联系人、任务或日记条目时，您会遇到功能区。

为什么我们转向到此新系统？我们就人们在Outlook 2007中如何使用命令进行了大量研究。

根据此研究，我们使某些命令更醒目，并将一些常见命令组织起来，以便这些命令按照易于查找和使用的方式进行显示和分组。

注意如果您已经使用过Microsoft Office Word 2007，则Outlook 2007邮件的功能区对您来说会很熟悉。

由于Outlook 2007 编辑器是基于Word 2007 的，因此当您在Outlook 2007中创建邮件时，可以使用Word 中的许多命令和选项。

2.进一步了解功能区为了更好地帮助您了解如何使用功能区，我们将介绍它的基本排列,见(图三)(图三)选项卡：功能区由不同的选项卡组成。

此处我们已经介绍了“邮件”选项卡。

每个选项卡都与您在Outlook 2007中完成的特定种类的工作有关。

您之前使用的命令和按钮都在选项卡上。

组：每个选项卡都有几个显示相关项目的组。

“基本文本”是一个组。

命令：“加粗”按钮和“字体”列表属于命令，“字体”列表显示宋体。

命令是一个按钮、用于输入信息的框或菜单。

最常用的命令，如“粘贴”命令，按钮尺寸最大。

3.功能区显示您所需的内容正如前面提到的，当您进行某些操作时，会遇到功能区，例如创建邮件、日历条目或联系人，在此仅列出其中几种您可能会在Outlook 2007中执行的操作。

见(图四)(图四)功能区显示与您要执行的操作对应的选项卡和命令。

也就是说，功能区上的选项卡会因您使用的Outlook 区域而有所不同。

我们在图片中显示了其中的一些差异：新邮件显示“邮件”和“选项”选项卡，这些选项卡包含您在撰写和发送邮件时将使用的组和命令。

新约会显示“约会”选项卡，该选项卡包含处理日历条目时具体使用的组和命令。

新联系人显示“联系人”选项卡，该选项卡包含有助于您使联系人信息保持最新的组和命令。

4.这里提供的信息多得超乎您的想象组底部的小箭头意味着可以查看更多内容。

例如，要查看字体选项的完整列表，需要单击新电子邮件“邮件”选项卡上“基本文本”组旁边的箭头。

如(图五)所示(图五)5.浮动工具栏在需要格式命令时，可以使用浮动工具栏快速访问它们。

在电子邮件正文中会用到格式命令。

见(图六)(图六)通过拖动鼠标选择文本，然后指向所选内容。

浮动工具栏将以渐变样式显示。

如果指向该工具栏，它将变为实体，这时您可以单击某个格式选项。

6.快速访问工具栏快速访问工具栏是位于功能区上方的一个小工具栏。

在这里很容易找到您所需的命令以及最常用的命令。

(见图七)(图七)快速访问工具栏包含哪些命令最合适？其上的内容取决于您。

也就是说，只需单击右键即可向快速访问工具栏中添加您常用的命令。

在本课末尾的练习单元中，您将有机会执行此操作。

在课程末尾的课程摘要卡中，我们也包括了这些步骤。

根据您使用的Outlook 2007区域，您将看到并使用不同的快速访问工具栏。

例如，对您发送的邮件的快速访问工具栏进行的自定义不会显示在联系人的快速访问工具栏上7.键盘快捷方式如果您使用键盘快捷方式代替鼠标或其他指示设备，则会注意到某些快捷方式是相同的，但其他一些快捷方式则发生了变化。

在引入了功能区后，命令的位置发生了变化，因此一些以Alt开头的快捷方式可能与早期版本中的快捷方式不同。

要查看快捷方式的用法，请先按Alt，然后按字母访问所需的命令。

见(图八)(图八)按Alt查看键盘快捷方式。

按指示的键显示正确的选项卡，然后按字母访问所需的命令。

使用Ctrl键的大多数键盘快捷方式都没有发生变化，如Ctrl+N表示新建、Ctrl+C表示复制Ctrl+V 表示粘贴。

8.了解您的选项是否看起来很眼熟？在Outlook2007中访问程序选项的方法没有发生变化.见(图九)(图九)Outlook2007提供了许多有助于您更改内容的外观和工作方式的选项。

您设置Outlook2007所有选项的位置，如约会的标准提醒时间或保存已发送邮件的默认位置，没有发生变化。

仍然从Outlook主窗口内单击“工具”菜单上的“选项”，然后使用“选项”对话框。

但选项的某些内容已发生了改变。

这就是我们接下来要讨论的内容。

9.有关选项的详细信息刚才我们讨论了“选项”对话框，但在Outlook2007中，您可以从几个不同的位置设置选项。

见(图十)(图十)撰写电子邮件的选项如果要更改撰写电子邮件的设置，例如使拼写检查器停止忽略大写的单词，则可以从“编辑器选项”对话框执行此操作。

您可以从创建一封新邮件开始，然后执行以下操作：单击“Office按钮”。

单击“编辑器选项”。

注意某些设置在所有Office2007程序中共享，例如在“编辑器选项”窗口的“个性化”区域中所设的那些设置即是如此。

但是，在“编辑器选项”中进行的大多数更改将仅应用于Outlook2007。

发送电子邮件的选项当您发送电子邮件时，您可以对有关如何发送该邮件做出选择。

例如，您可以选择待发邮件的格式是纯文本、HTML 还是RTF。

您还可以更改保存特定的已发送邮件副本的位置，或者可以指定是否保存该邮件的副本。

您将从该邮件功能区上的选项卡设置这些类型的选项。

10.更多新增内容：待办事项栏待办事项栏位于窗口的最右边，无论您在哪里使用Outlook2007，都会显示该栏，即您可以从邮件、日历、联系人等处看到它。

待办事项栏可以帮助您跟踪近期任务和约会。

在(图十一)中，我们已经标注了它的几个关键元素：(图十一)日期选择区。

近期日历约会。

通过键入输入新任务的位置。

您的任务列表。

11.日历的新外观我们希望当您看到Outlook2007中日历的新设计时，您会立即注意到查看内容更容易。

同时前后移动也更容易。

下面是一些示例：见(图十二)(图十二)较大的按钮更易于在日历、周历和月历视图之间快速切换。

使用“后退”和“前进”按钮，可以在日历中快速转到第二天、下周或下个月。

此外，还新增了“任务”区。

可以使用此区域来跟踪完成的任务：此列表中已完成的项目显示为已划掉并“截至”到这一天；未标记为完成的任务将自动留到第二天，直到完成为止12.联系人的新外观“名片”视图中显示的联系人.见(图十三)(图十三)在Outlook2007中，“电子名片”使联系人易于查看和共享。

单击“联系人”切换到Outlook 的该区域后，您会首先注意到联系人的新外观。

您可以通过电子邮件发送电子名片。

可能需要在电子邮件签名中包含您自己的电子名片。

提示另请注意，在此图片中，“导航窗格”进行了最小化，以显示“联系人”窗格的更多信息。

通过单击“最小化导航窗格”按钮，您可以从Outlook的任何区域最小化“导航窗格”。

二.查找Outlook2007中的常用命令您已经安装了Outlook2007并且已经花时间了解了它与早期版本之间的一些不同。

现在，该开始操作了。

完成您以前在Outlook中完成的任务是否容易？接下来，我会让您将了解到答案是肯定的。

当你了解后，您会发现实际上它是多么的容易。

13.创建一封新邮件假设该使用新的Outlook撰写和发送您的第一封电子邮件了。

您需要了解哪些内容？见(图十四)(图十四)某些内容没有变化要了解的第一件事情是：您并不需要了解任何新内容就可以开始。

以前的开始方法依然有效：无论您喜欢使用“新建”按钮还是按Ctrl+N，都只需要执行您以前进行的操作。

在新邮件中，您需要了解功能区。

您会看到顶部的“邮件”选项卡，它包含您每次创建和发送邮件时最可能使用的命令和按钮。

使用其他选项卡如果您查找某个命令或按钮有困难，则可能需要使用其他选项卡。

例如，要插入一个图片，以便它显示在邮件的文本行中，而不是作为单独的附件，需要切换到“插入”选项卡。

注意这不是全新的内容，但需要注意：仅当插入点位于电子邮件的正文中时，某些组和按钮才可用。

例如，当插入点位于“收件人”字段或“主题”字段中时，“基本文本”选项卡上的格式命令将不可用；要使用这些命令，您需要将插入点移到邮件正文中。

14.使用通讯簿添加收件人您是否使用通讯簿向“收件人”、“抄送”和“密件抄送”字段中添加姓名？在“邮件”选项卡上可以找到“通讯簿”命令。

见(图十五)(图十五)15.显示或隐藏“密件抄送”字段(图十六)如果您希望直接在“收件人”和“抄送”框中键入电子邮件地址，则可能还需要了解如何显示“密件抄送”字段，以便在该字段中也能键入姓名。

您可以使用“密件抄送”发送邮件而不会将收件人的姓名显示给其他每个人，这是尊重收件人隐私的一种方法。

我们已在(图十六)中说明了“显示密件抄送”命令的位置。

正如您看到的一样，您会发现它在“选项”选项卡上。

提示您还可以通过向快速访问工具栏中添加“显示密件抄送”按钮根据需要显示或隐藏“密件抄送”字段。

16.包含签名在Outlook的早期版本中，如果您在邮件末尾使用了个人电子邮件签名，在您升级到Outlook2007时，您会很高兴地发现该签名仍然可用。

见(图十七)(图十七)签名看起来可能很复杂，或者您未能记住如何创建签名或在哪里能够找到签名，不论上述哪一种原因而使您没有使用过签名，您都会很惊奇地发现Outlook2007中使用签名是多么容易。

您可以通过单击“签名”命令下的箭头来修改现有签名或创建新签名以及设置默认签名，如(图十七)中所示：如果您以前创建了签名，则会看到它们在此处列出。

要创建新签名、设置默认签名或者修改现有签名，请单击“签名”。

17.使用标志和提醒(图十八)标志和提醒可以帮助您和其他人记住执行任务。

要在创建邮件时添加标志或提醒或者添加两者，请通过单击新电子邮件“选项”组中的“后续”开始。

为自己添加后续标志假设您向同事发送一封邮件，说“明天我要去您那里”。

为确保您记住做这件事，请通过单击“后续”，然后单击“明天”为您自己标记邮件。