基层事业单位档案管理现代化实现路径 王学清

基层事业单位档案管理现代化实现路径王学清

发表时间：2018-05-21T16:51:58.037Z 来源：《基层建设》2018年第4期作者：王学清[导读] 摘要：信息时代背景下，基层事业单位要想实现更进一步的发展，就必须要采用现代化的方式实施档案管理工作。

泗水县老年大学山东济宁 273200摘要：信息时代背景下，基层事业单位要想实现更进一步的发展，就必须要采用现代化的方式实施档案管理工作。本文首先简要阐述了档案管理现代化的含义，然后分析了当前档案管理工作中存在的一些问题。最后结合实际情况，探索了基层事业单位进行档案现代化管理的路径，希望能为相关人员提供参考和启发。

关键词：事业单位；档案管理；现代化 1档案管理现代化含义简述所谓档案现代化管理，具体包括了两点，即档案管理的无纸化和档案管理的社会化。首先，当前时代属于信息技术时代，无纸化和虚拟化的管理工作体现出了不可替代的作用，并且促进了档案管理形式朝着多元化方向发展。在这样的背景下，利用互联网技术能够进一步丰富档案信息资源，并确保档案管理工作高效、快捷地实施。其次，社会化的管理也能够对档案管理工作起到非常重要的作用。这一管理方式可以提升对档案管理的维护力度，并展示出管理工作中的共享机制，从而最大限度地发挥出档案管理的价值。 2档案管理过程中存在的问题分析 2.1资金投入不足

大多数基层事业单位对于现代化档案管理还没有引起足够的重视，所以也并未在档案管理方面投入足够的资金成本，这便导致档案管理的现代化发展遭受阻滞。一些基层事业单位没有引进和采用新型科学技术，于是在技术和管理的层面产生了落后问题，没有跟上时代发展脚步。还有的基层事业单位至今尚处在传统的手工状态下，进而导致档案信息资源不够丰富，档案的作用没有被全面开发出来。

2.2管理制度缺失问题

就当前的事业单位档案管理工作而言，仍存在着一定的问题，包括档案序号缺失、案卷标题缺失以及组卷不统一等，限制了档案管理工作实际效用的发挥。造成上述问题的根本原因就是管理制度缺失，直接导致档案管理工作人员的管理意识薄弱、档案管理操作不规范等问题。虽然部门事业单位可以对自身的制度进行完善，但在实际执行过程中，工作程序化、形式化问题严重，制度规定的相关条例得不到有效的落实和实施，从而降低了档案管理的工作价值。

2.3档案利用率相对较低

事业单位档案利用率相对较低，目前还没有实现事业单位档案的向社会免费开放，档案管理、查阅、使用和指导作用没能有效地发挥出来，严重地浪费了档案资源。首先，事业单位档案的查阅程序较为烦琐，需要大量的申请和长时间等待才能查阅到相关档案，没能体现出信息传递的有效性和时效性。其次，档案检索工作较为落后，事业单位档案管理仍以纸制档案为主，没能体现出信息技术在档案查阅中的实际作用，缺乏科学现代化的信息检索工具，影响了事业单位档案的作用效率。第三，事业单位档案没能在经济社会发展建设中贡献力量，大量珍贵的社会信息被淹没在档案当中，事业单位没能有效地对档案信息进行开发利用。

2.4没有树立起现代化意识

档案管理工作人员的认知和意识对于管理工作来说十分重要，能够决定档案管理的质量高低。但有的基层事业单位中，管理人员还未树立起现代化档案管理意识，并且没有积极引进和采用先进的管理方法。这部分人员在工作中容易产生疏漏，并时常将重心放到了其他方面，忽略了现代化档案管理的重要性。有的管理人员甚至会将管理工作积累到一定程度再一并处理，这都会使档案管理显得杂乱而缺少规范性。

2.5档案管理人员素质不高

大多数单位对档案管理工作没有足够重视，没有认识到它的关键作用，而且出现工作人员素质不高的现象。有的缺乏专业的管理知识，思想观念与管理水平相对较低，从而对档案管理工作产生影响。有的管理人员只是按照数据的形式进行档案管理工作的进行，在这过程中，使很多重要档案文件流失不见。档案管理有着流动性的特点，这对管理人员的要求也就更高，不仅需要专业的知识，而且综合素质也是重要的一方面。

3基层事业单位实现现代化档案管理工作的实际措施分析 3.1加强档案管理人员培训

档案管理人员作为档案管理工作的执行者和实践者，其个人专业素质直接影响着现代化档案管理工作的开展情况。因此，事业单位应在先进档案管理理论的基础上，通过系统的技能培训和素质培训，全面提高档案管理人员专业素质，促进档案管理工作的现代化发展。技能培训需重点引入计算机档案管理内容，强化档案管理理论的实践应用；素质培训主要是针对档案管理人员责任意识、管理意识的培训，以确保各项发展措施的有效落实。

3.2强化监督和指导工作

档案室在单位各个机构与下属单位当中，都属于十分重要的部门，因此在进行档案管理时必须要强化监督与指导，只有这样才能从根本上提升档案管理水平。如果没有将档案室的管理工作做好，就难以实现基层事业单位档案管理的现代化发展。对于档案室，一定要进行科学及时的监督和指导，要让每一位档案管理人员都切实掌握专业知识。只有通过这样的途径，才能够让档案管理工作者在监督和指导下不断学习并成长，进而提升自己的专业素质和现代化档案管理水平。

3.3提升档案服务工作水平

以开放促进服务水平的提高，以开放促进档案管理现代化工作的不断前进，只有实现事业单位档案向公众免费开放，才能加快事业单位档案管理的现代化步伐。首先，提出事业单位档案向社会开放的基本要求，在上级主管部门的主持下，加快推进事业单位的开放力度和开放水平，完善事业单位档案免费开放的具体措施。其次，普及提高事业单位信息化水平，全面提高事业单位档案电子化的应用，力求发挥出电子档案的优势，在配齐基础设备的基础上，由地方档案部门主持通用的基础性事业单位档案管理软件系统，不断促进事业单位档案管理信息化。

3.4完善档案管理制度

要实现档案管理的现代化建设，就要充分利用法制层面，使其发挥出最大效用。基层事业单位需要在法制层面上加强建设力度，针对档案管理过程中的一些落后的方式，采用互联网与科技的优势实施改革。要以制度带动档案管理的现代化发展，促使档案管理工作步入一个崭新的阶段。目前互联网已经广泛普及，档案信息资源变得愈来愈丰富，档案文件的安全性与真实性也得到了有效提升。在这样的情况下，更需要加强对相关管理制度的建设，确保档案管理制度的完善，从而让文件得到更为妥当的保护。

3.5规范档案管理流程

首先，各基层事业单位应在相关制度的基础上，规范档案信息的采集、保存、处理等工作流程，确保档案信息的真实性和有效性，提高档案管理工作的实际效用；其次，基层事业单位应进一步加强信息化档案管理建设，通过计算机技术等先进技术的应用，逐渐提高档案管理工作的信息化程度；最后，基层事业单位应重点加强档案资源的有效利用。基层事业单位记录的档案资料，广泛涉及社会发展、历史进程等各个领域内容。因此，事业单位应借助现代互联网技术，提高档案资料的共享率，通过多方的共同探索，挖掘档案资料的潜在价值。

结束语

档案管理现代化是时代对事业单位提出的新要求，也是事业单位应对未来工作的重要使命。只有不断的改进档案管理的方法和手段，逐步引进先进的档案管理设备和人才，加强对档案管理操作办法的全面改革，才能发挥出基层事业单位档案的作用，使事业单位档案管理跟上时代步伐。

参考文献：

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