电子档案的形成及归档
档案管理中电子文件的归档方式
档案管理中电子文件的归档方式【摘要】电子文件归档是现代档案管理中至关重要的一环。
本文通过探讨按照文件类型、时间顺序、项目或部门、文件重要性以及访问频率等多种归档方式，旨在帮助机构更好地管理和保护其电子文件。
选择适合实际需求的归档方式能够大大提高档案管理的效率，并确保文件的安全性和可访问性。
针对电子文件归档，本文提出了一些建议，如建立统一的归档标准和流程，定期对档案进行审查和更新等，以帮助提升档案管理的质量。
未来，随着技术的不断进步和档案管理理念的不断完善，电子文件归档的发展方向可能更注重智能化、数字化和可持续发展，为档案管理带来更大的便利和效益。
【关键词】电子文件归档、档案管理、文件类型、时间顺序、项目、部门、文件重要性、访问频率、效率、发展方向、选择、建议、未来、研究意义、重要性1. 引言1.1 电子文件归档的重要性电子文件归档的重要性在当今信息化社会中变得越发突显。
随着科技的不断发展和信息量的持续增加，各类组织和机构都在大量产生、收集和存储电子文件。
如果这些文件没有得到有效的归档管理，就会导致文件混乱、无法快速检索和共享，甚至造成文件丢失或泄露的风险。
电子文件归档是保障组织信息资产安全、提高工作效率、保证决策科学性的必备环节。
电子文件归档可以帮助组织规范管理信息资源，确保文件存储有序并符合法律法规的要求。
通过按照一定的规则和标准进行分类、整理和命名，可以提高文件的可管理性和可检索性，降低因混乱不清导致的错误和损失的可能性。
电子文件归档还能方便信息共享和协作。
合理的归档结构可以使不同部门、个人快速找到需要的文件，实现信息快速传递和共享，提高工作效率和团队协作能力。
电子文件归档对于组织来说是一项至关重要的工作，它不仅能够保障信息存储安全，提高工作效率，还能够为组织决策提供有力支持。
建立科学合理的电子文件归档管理机制是组织信息化建设的重要一环，也是推动组织持续发展的基础保障。
1.2 本文的研究意义本文的研究意义在于探讨和总结电子文件归档的方式，为档案管理工作提供可行的方法和思路。
电子文件归档制度
电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。
档案管理中电子文件的归档方式
档案管理中电子文件的归档方式【摘要】电子文件归档在档案管理中起着至关重要的作用，对于提高效率和保障质量至关重要。
本文首先介绍了电子文件归档的重要性和特点，然后详细说明了按文件类型、时间顺序、部门或项目、关键词、权限设置等不同归档方式，以帮助读者更好地理解如何选择适合自己的归档方式。
本文强调了合理选择归档方式对于提高档案管理效率和质量的重要性，并呼吁相关管理者加强对档案管理的重视，提高管理水平和标准化程度，以更好地保护和管理电子文件。
通过合理归档电子文件，可以更好地保护信息安全，提高管理效率，提升档案管理质量，为企业的发展和运营提供更有力的支持。
【关键词】电子文件归档，档案管理，文件类型，时间顺序，部门，项目，关键词，权限设置，效率，质量1. 引言1.1 电子文件归档的重要性电子文件归档是档案管理中非常重要的一个环节，它对于组织的信息管理、业务流程和决策效率起着至关重要的作用。
电子文件归档可以帮助组织实现信息的有序存储和快速检索，避免了传统纸质文件管理中容易出现的文件丢失、错放和翻阅不便等问题，极大地提高了工作效率和准确性。
电子文件归档可以有效保护文件的完整性和安全性，防止文件被篡改或丢失，确保文件的可追溯性和可信度。
电子文件归档还可以节约时间和成本，减少了纸张、印刷和文件柜等物资的消耗，降低了人力和空间成本。
电子文件归档不仅是档案管理的需要，更是现代信息化管理的必然选择。
通过科学合理地制定和执行电子文件归档政策，可以帮助组织更好地管理和利用信息资源，提高工作效率和竞争力。
在档案管理中，电子文件归档的重要性不容忽视，需要引起各级组织的高度重视和重要政策支持。
1.2 档案管理中电子文件的特点在档案管理中，电子文件具有许多特点，这些特点对于有效的归档方式至关重要。
电子文件具有易复制和易传输的特点，使得信息可以快速传递和共享，但也增加了信息安全的风险。
电子文件的数量庞大且种类繁多，需要有效的分类与归档才能方便检索和管理。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。
2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
二.电子文件的收集与积累1•收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子档案管理制度及流程规范
一、目的为加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位在处理业务过程中产生的电子档案。
三、电子档案管理制度1. 电子档案的收集（1）各部门在办理业务过程中，应按照规定收集、整理相关电子文件，确保电子档案的完整性。
（2）电子档案的收集应遵循以下原则：真实、准确、完整、及时。
2. 电子档案的整理（1）电子档案的整理应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行。
（2）电子档案的整理应遵循以下原则：分类清晰、编号规范、标题准确、日期正确。
3. 电子档案的归档（1）电子档案的归档应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行。
（2）电子档案的归档应遵循以下原则：归档及时、归档完整、归档规范。
4. 电子档案的存储（1）电子档案的存储应选择安全、可靠的存储设备。
（2）电子档案的存储应遵循以下原则：存储设备安全、存储环境适宜、存储介质可靠。
5. 电子档案的利用（1）电子档案的利用应遵循以下原则：合法、合规、及时、高效。
（2）电子档案的利用应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行检索。
6. 电子档案的销毁（1）电子档案的销毁应按照国家相关法律法规和公司制度要求进行。
（2）电子档案的销毁应遵循以下原则：合法、合规、安全、环保。
四、电子档案管理流程1. 收集：各部门在办理业务过程中，收集相关电子文件。
2. 整理：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行整理。
3. 归档：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行归档。
4. 存储：选择安全、可靠的存储设备进行存储。
5. 利用：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行检索，提供档案利用服务。
6. 销毁：按照国家相关法律法规和公司制度要求进行销毁。
五、监督检查1. 公司内部审计部门定期对电子档案管理制度及流程的执行情况进行监督检查。
2. 对违反电子档案管理制度及流程的行为，依法依规进行处理。
医院电子病历档案的归档
医院电子病历档案的归档1. 引言1.1 医院电子病历档案的归档在医院中，电子病历是一种非常重要的医疗记录形式，它记录了患者在医疗过程中的诊断、治疗和病情变化等信息。
为了更好地管理和利用这些电子病历数据，医院需要进行归档存储。
电子病历档案的归档是指将电子病历数据进行整理、分类和存储，以便日后查阅和利用。
医院电子病历档案的归档对医疗工作至关重要。
通过对电子病历进行及时、完整、准确的归档，可以方便医务人员查阅患者的历史病历信息，为患者提供更精准的诊断和治疗方案。
电子病历的归档也是医院管理和质量控制的重要手段，对于医疗事故的调查和责任追究具有重要意义。
医院电子病历档案的归档工作必须高度重视，并借助先进的技术手段进行支持。
只有建立完善的电子病历归档流程，保障电子病历数据的安全性和完整性，才能更好地为患者服务，提升医疗质量水平。
2. 正文2.1 电子病历的重要性电子病历作为现代医疗信息化建设中的重要组成部分，具有极其重要的意义和作用。
电子病历可以提高医疗服务的质量和效率。
通过电子化记录患者的病历信息，可以避免纸质病历的丢失或错乱，减少医护人员的工作量，节约时间和人力成本。
电子病历还可以促进医疗卫生信息的共享和交流。
不同医疗机构之间可以通过电子病历实现患者信息的快速传递，方便患者就医和医生诊疗。
电子病历还可以为医学研究和临床决策提供支持。
病历数据的数字化和统计分析可以帮助医生更好地了解疾病的发展规律，探索有效的治疗方法，提高临床诊疗水平。
电子病历的重要性不仅在于提高医疗服务质量和效率，更在于促进医疗卫生信息的共享和交流，支持医学研究和临床决策。
随着医疗信息化建设的不断深化和完善，电子病历将在医疗领域发挥越来越重要的作用。
2.2 电子病历归档的意义电子病历归档的意义在于确保病人的医疗信息能够被准确记录、方便查找、安全保存。
电子病历归档可以提高医疗信息的准确性和完整性，避免因信息丢失或错误而导致的医疗事故发生，保障患者的安全和权益。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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电子档案制作流程详解
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1. 文件收集。
收集所有相关纸质文件、电子文件、图片、音视频等原始资料。
国家电子档案管理制度规范
一、总则为加强我国电子档案管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本规范。
二、电子档案的界定本规范所称电子档案，是指以数字形式存储、处理、传输和利用的，具有保存价值的文件、图表、照片、录音、录像等资料。
三、电子档案的管理原则1. 遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则。
2. 依法依规、分级分类、统一标准、科学管理。
3. 坚持信息化、网络化、智能化、规范化发展。
四、电子档案的收集与整理1. 电子档案的收集应全面、准确、及时。
2. 电子档案的整理应按照国家档案分类标准进行。
3. 电子档案的整理应包括电子文件的收集、整理、归档、移交等环节。
五、电子档案的归档与移交1. 电子档案的归档应按照国家档案归档标准进行。
2. 电子档案的移交应确保档案的完整性和安全性。
3. 电子档案的移交应当与纸质档案同步进行。
六、电子档案的存储与保管1. 电子档案的存储应采用可靠的存储介质和技术。
2. 电子档案的保管应确保档案的长期可用性和安全性。
3. 电子档案的备份应定期进行，并确保备份的完整性和一致性。
七、电子档案的利用与开发1. 电子档案的利用应遵循国家档案法律法规。
2. 电子档案的利用应优先保障国家安全和利益。
3. 电子档案的开发应注重保护档案的原貌和真实性。
八、电子档案的安全管理1. 电子档案的安全管理应遵循国家网络安全法律法规。
2. 电子档案的安全管理应采取物理、技术、管理等措施，确保档案的保密性、完整性和可用性。
3. 电子档案的安全管理应定期进行风险评估和整改。
九、电子档案的管理责任1. 各级档案行政管理部门负责电子档案的监督、指导和协调。
2. 各级档案馆负责电子档案的接收、整理、保管、利用和开发。
3. 电子档案的形成单位负责电子档案的收集、整理、归档和移交。
十、附则本规范自发布之日起施行。
原有规定与本规范不一致的，按本规范执行。
本规范由国家档案局负责解释。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法1 范围本标准规定了在公司活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
2 总则2.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保真实性、完整性和有效性。
电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2.2 对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
2.3 明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
2.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
归档电子文件：具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。
归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
2.6 保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
3 电子文件的真实性、完整性和有效性保证真实性：对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
有效性：电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3.1 建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，以保证电子文件的产生、处理过程符合规范，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，其内容包括：3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。
3.1.2 登记处理过程中的各类操作者（打印者、发文者、收文者、存储管理者等）。
3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。
电子文档档案管理制度
一、目的和意义为加强和规范电子文档档案的管理，确保电子文档档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥电子文档档案的作用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有涉及电子文档档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
三、职责分工1. 电子文档档案管理员：负责电子文档档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 电子文档档案形成部门：负责提供、更新和保管本部门形成的电子文档档案。
3. 信息部门：负责提供电子文档档案管理所需的软硬件设备和技术支持。
四、管理要求1. 电子文档档案的收集：电子文档档案的收集应遵循真实性、完整性、准确性和及时性原则。
电子文档档案形成部门应按照规定将形成的电子文档及时提交给电子文档档案管理员。
2. 电子文档档案的整理：电子文档档案的整理应遵循统一分类、统一命名、统一格式原则。
电子文档档案管理员应定期对收集到的电子文档进行分类、整理和命名。
3. 电子文档档案的归档：电子文档档案的归档应遵循及时、准确、完整原则。
电子文档档案管理员应按照规定将整理好的电子文档归档到电子文档档案库中。
4. 电子文档档案的保管：电子文档档案的保管应遵循安全、保密、完整原则。
电子文档档案管理员应定期检查电子文档档案的保管状况，确保电子文档档案的完整性和安全性。
5. 电子文档档案的利用：电子文档档案的利用应遵循合法、合规、及时原则。
电子文档档案管理员应按照规定提供电子文档档案的查阅、复制和借阅服务。
6. 电子文档档案的销毁：电子文档档案的销毁应遵循合法、合规、安全原则。
电子文档档案管理员应按照规定对超过保管期限的电子文档档案进行销毁。
五、安全与保密1. 电子文档档案的安全：电子文档档案管理员应采取必要的技术和管理措施，确保电子文档档案的安全。
2. 电子文档档案的保密：电子文档档案管理员应严格遵守国家保密法律法规，确保电子文档档案的保密。
六、监督与考核1. 电子文档档案管理员应定期向单位领导汇报电子文档档案管理工作情况。
电子档案的归档方式有哪些
Word 文档1 / 1电子档案的归档方式有哪些电子档案的归档方式有哪些我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。
商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，现统一称作“档案”。
以下是我为大家整理的电子档案的归档方式有哪些相关内容，仅供参考，希望能够关怀大家！一、选择电子文件信息的汇合点由计算机与信息管理部门负责归档。
为适应办公自动化工作进展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的'开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。
计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇合点，又具有确定的技术设备及人才条件。
由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最正确归档途径之一。
清华大学计算机与信息管理中心准备利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、商量生院构成数据交换网。
注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成果等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与商量生院负责学籍、教学准备、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。
计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。
随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
二、借助计算机资料管理系统开通电子文件归档专递网线。
随着各单位计算机信息管理网的建立与进展，越来越多的重要文件被传输上网。
这些文件经过各业务管理部门选择，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在确定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。
电子文件归档与电子档案管理
当前电子文件归档与电子档案管理发展情况
——— 近期我国电子文件管理的主要任务
◇ 提升电子文件管理能力 ◇ 加强电子文件资源管理 ◇ 规范业务电子文件管理 ◇ 促进凭证电子文件规范应用 ◇ 加强电子文件管理支撑
完善体制机制 健全制度规范 制定标准规范 加大宣传教育力度
强化电子文件安全保护 促进电子文件共享利用 推进电子文件归档保存
计算机辅助档案管理系统
◇ 管理对象不同 ◇ 主要功能不同 ◇ 技术水平不同
电子文件/管理系统（ERMS） 《电子文件管理系统通用功能需求》
信息环境下传统文档业务管理的变化
——— 电子文件/档案管理流程的规范化
网络环境
管理流程优化
各个部门协同
传统文档管理流程的简单模拟
◇ 各业务部门
◇ 综合性办公部门
证明电子文 件具有凭证 价值的工具
有助于保障 电子文件准 确性、完整 性、可用性
理解电子文件与电子档案
各类元数据标准
———什么是电子文件元数据标准？
传统的目录数据 数据结构、格式、支撑软硬件环境的数据 描述电子文件产生背景、形成过程的数据
档案管理视角下的 电子文件元数据
形成 整理归档 封装转换 移交迁移
电子文件是指可以经过归档成为电子档案的文件 电子文件归档后称电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件&电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
第一，电子文件是处理公务的凭证和工具，加强电子文件管理是保障经济社会运行、 维护公民合法权益的内在要求 。
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
理解电子文件与电子档案
——— 什么是电子文件的元数据？
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的飞速发展，电子文件和电子档案在各个领域的应用日益广泛。
为了确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，提高电子档案管理的规范化和科学化水平，特制定本制度。
一、电子文件的定义与分类电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子文件主要包括文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件等。
二、电子文件归档的原则1、完整性原则归档的电子文件应包括内容、背景信息和元数据等，确保文件的完整性。
2、真实性原则电子文件的内容、结构和背景信息应与形成时的原始状况一致，确保其真实性。
3、可读性原则归档的电子文件应采用通用的格式和标准，以便在不同的计算机系统中能够读取和使用。
4、时效性原则电子文件应在规定的时间内完成归档，确保其及时纳入档案管理体系。
三、电子文件归档的流程1、收集各部门指定专人负责电子文件的收集工作，将本部门产生的电子文件按照规定的分类进行整理。
2、鉴定对收集的电子文件进行鉴定，确定其保存价值和保管期限。
3、整理对鉴定后的电子文件进行整理，包括文件的分类、编号、命名等。
4、审核由部门负责人对整理后的电子文件进行审核，确保其准确性和完整性。
5、归档审核通过的电子文件按照规定的格式和存储介质进行归档，同时建立相应的归档目录。
四、电子档案的管理1、存储电子档案应存储在安全、稳定的存储介质中，如磁带库、磁盘阵列等，并定期进行备份。
2、保管建立专门的电子档案保管库房，控制库房的温度、湿度、防尘、防火、防盗等环境条件，确保电子档案的安全保管。
3、利用建立电子档案利用制度，明确利用的权限和流程。
利用者需提出申请，经批准后按照规定的方式进行利用。
4、销毁对于超过保管期限的电子档案，应按照规定的程序进行销毁，并建立销毁记录。
五、电子档案的安全管理1、访问控制建立严格的访问控制制度，对电子档案的访问进行授权和认证，防止未经授权的访问。
电子文件归档与电子档案管理方法
电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。
今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。
一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。
示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。
5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。
6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。
示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。
10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。
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电子档案的形成及归档
1. 电子档案的产生
2. 电子文件的特性
3. 电子文件归档的组织管理
4. 电子文件的收集与积累
5. 电子文件的整理与归档
6. 电子文件的鉴定工作
7. 电子文件使用的载体与归档载体的推荐
8. 电子档案的保存与维护
9. 电子档案的利用与管理
10. 保证电子文件信息安全的技术措施
11. 保证电子文件信息安全的管理措施
12. 管理电子档案的设备配置
1. 电子档案的形成
1.1 电子计算机的诞生及发展为电子档案的形成创造了先决的技术条件。
1.2 电子计算机的广泛应用，办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业的飞速发展，是形成电子档案的源动力。
2. 电子文件的特性
2.1 电子文件是数字化信息技术的产物。
2.2 电子文件对设备的依赖性。
2.4 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。
2.5 电子文件信息与载体的相分离性。
2.1 电子文件是数字化信息技术的产物
电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。
人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。
而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。
2.2 电子文件对设备的依赖性
电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。
其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。
不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。
2.3 电子文件载体的非直读性
电子文件的非直读性体现在很多方面。
一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到。
此外载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600MB一4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。
即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。
另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。
以上种种因素均
2.4 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性（一）电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致的。
同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常地显示输出。
在电子文件信息的处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。
电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息予以描述，当然这些信息可能是隐含的，无特殊需要而不显示出来。
正是由于这种原因，电子文件的物理结构和逻辑结构之间关系是很复杂的。
在电子文件归档时，如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系，是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题之一。
2.4 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性（二）电子文件的这种元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。
此外，纸质文阵由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续，则其生成和运作的背景信息也就自然地记录在文件上了。
电子文件的运作往往是在网络上进于的，操作者互不见面,体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方。
如不特意提供或补充这些元数据或背景信息，就可能给电子文件的运作和归档带来问题。
2.5 电子文件信息与载体的相分离性
电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。
同样，还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。
在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时
才临时把文件装配起来。
这些情况，不仅造成电子文件与载体的分离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关心。
这个特征给电子文冲的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。
2.5 电子文件信息与载体的相分离性
文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使得电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。
例如不同的载体往往适合存储不同种类媒体的信息，就会造成同一份电子文件中的文、图、声、像在存储时的载体分离现象。
如果脱机保管，就可能造成混乱，甚至破坏电子文件的完整性。
3. 电子文件归档的组织管理
3.1 加强电子文件归档的组织领导。
3.2 明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。
3.3 要采取措施，保证电子文件归档的质量要求。
3.1 加强电子文件归档的组织领导
从电子文件的形成到归档，跨跃了多个部门。
这些部门往往通过电子计算机网络联成一个有机的整体，有时工作互有交错，职责界界限难以区分清楚。
所以，应加强组织管理，由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。
3.2 明确电子文件归档的工作程序、内容和要求
电子文件的归档，应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性；有利于归档工作的全过程管理；有利于较好地执行有关的规范或标准。
一般来说，电子文件的归档工作程序包括：一是电子文件
形成签署、审批；二是收集积累；三是编制目录；四是整理需归档的电子文件；五是鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案属性；六是检测归档的电子文件；七是编制归档说明；八是存入磁、光介质（含压缩归档等方式）；九是复制备份；十是确定载体标识。
3.3 要采取措施，保证电子文件归档的质量要求
归档工作是由文件管理转换为档案管理的基础，它的质量关系到整个档案管理水平，因此必须有质量控制措施，以保证这项工作的正常进行。
应当搞好档案部门和电子文件形成单位的协调工作，使电子文件管理和电子档案管理形成一个有机的整体，避免相互推诿扯皮。
考虑电子文件产生的环境不尽相同，把归档工作“纳入有关管理制度”、“纳入有关人员的职责范围”，从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。
要严格电子文件归档的检查、检测程序和制度等。
4. 电子文件的收集与积累
4.1 电子文件收集积累的重要性。
4.2 电子文件的收集积累范围，按照国家有关规定执行。
4.3 电子文件的收集积累方法。
4.1 电子文件收集积累的重要性
电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔，在这一段时间内，电子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一点痕迹。
因此，为保证归档的电子文件的真实性，电子文件的收集积累工作必须从电子文件形成阶段就开始。
4.2 电子文件的收集积累范围，
按照国家有关规定执行
对于起辅助作用或正式作用的电子文件，则应及时收集积累，并与其相应的纸质文件建立标识关系。
尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。
与纸质文件不同，电子文件的读取、还原，离不开其生成的技术设备条件、相关软件和元数据，所以电子文件收集、积累还必须包括这些内容。
4.3 电子文件的收集积累方法
电子文件的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。
用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。
5. 电子文件的整理与归档
1.电子文件的整理。
2.电子文件的归档。
(1)确定电子文件的归档范围
(2)明确归档时间。
(3)归档份数。
(4)对电子文件归档的要求，
(5)归档方法。
6. 电子文件的鉴定工作（一）
电子文件的归档鉴定工作，是指鉴别档案的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁。
也可以说，是保证归档。