日常业务处理

第五章日常业务处理

学习目的与要求：

掌握填制凭证、审核凭证、出纳签字和期末业务处理的操作方法。

授课方式：讲授和上机

授课班级：09会计

初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。本章结合具体业务介绍日常会计业务处理的各项基本操作。

日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询和打印输出各种日记账、明细账和总分类账，同时对部门、项目、个人往来和单位辅助账进行管理。

第一节填制凭证

记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整。

一、增加凭证

（一）常用摘要

点击“凭证”菜单→“常用摘要”→点击常用工具栏上“增加”。

常用摘要

（二）常用凭证

点击“凭证”菜单→“常用凭证”→点击常用工具栏中“增加“→弹出“常用凭证”对话框，如：提取现金

按F8键→弹出另一个“常用凭证”对话框→点击常用工具栏中“增加”

输入以下内容：

付款凭证

“摘要”里的内容可以选择参照镜中的“常用摘要”→点击常用工具栏中的“选入”即可。“科目编码”也可以使用参照镜或手工输入。（※：有的“科目编码”输入完毕后，自动弹出“辅助信息”对话框→点击“结算方式”下拉框▼，选择需要的“结算方式”，（如：101现金支票）也可以“取消”，不做任何方式结算。

（三）增加凭证

1、点击“凭证”菜单→“填制凭证”→弹出“填制凭证”对话框，→点击“增加”→“凭证类别”框参照选择→输入“制单日期”→输入“附单据”张数→参照输入“摘要”→参照输入科目名称→输入借方金额→按“回车键”输入下一行→“保存”。

2、点击“凭证”菜单→“填制凭证”→弹出“填制凭证”对话框，→点击“制单”菜

单→“调用常用凭证”→弹出“调用凭证”对话框，→点击参照镜，选择需要的一个常用凭证，点击“选入”。

注：①各项目的“发生日期”≤“制单日期”；

②借贷方金额只要有一方输入正确，另一

方按“＝”号键即可得出相应的金额。

③一张凭证输入完毕后，单击“保存”

二、修改凭证

填制凭证过程中，出现错误凭证在所难免。为更正错误，系统提供了对错误凭证修改的功能。

1、对错误凭证进行“无痕迹”修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改：（1）对已经输入但未审核的机内记账凭证进行直接修改或删除；

（2）已通过审核但未记账的凭证不能直接修改，可以先取消审核再修改。

以上情况均可在[填制凭证]中直接修

改凭证。

2、对错误凭证进行“有痕迹”修改，即留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹。如果已

记账凭证发现有错，是不能再修改的，对此类凭证的修改要求留下审计线索。这时可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行

更正。

（一）在填制凭证中，通过按〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮输入查询条件，找到要修改的凭证。（二）将光标移到制单日期处，可修改制单日期。

（三）若要修改附单据数、摘要、科目、外币、汇率、金额，可直接将光标移到需修改的地方进行修改即可。

（四）凭证下方显示每条分录的辅助项信息，若要修改某辅助项，则将光标移到要修改的辅助项处，双击鼠标，屏幕显示辅助项录入窗，可直接在上面修改即可。

（五）若要修改金额方向，可在当前金额的相反方向，按空格键。

（六）若要希望当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。

（七）按〖插行〗按钮或按[Ctrl+I]键可在当前分录前插入一条分录。按〖删行〗按钮或按[Ctrl+D]可删除当前光标所在的分录。（八）修改完毕后，按〖保存〗按钮保存当前修改，按〖放弃〗按钮放弃当前凭证的修改。

三、冲销凭证

四、删除凭证

有些作废凭证不想保留，可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除，并对未记账凭证重新编号。

（一）用鼠标单击菜单【制单】下的【整理凭证】。

（二）选择要整理的月份，按〖确定〗后，屏幕显示作废凭证整理选择窗。

（三）用鼠标选择要真正删除的作废凭证，按〖确定〗按钮，系统将这些凭证从数据库中删除掉，并对剩下凭证重新排号

第二节审核凭证

一、出纳签字

点击“文件”菜单→“重新注册”→弹出“注册［总账］”对话框，在“用户名”中选择“出纳员”进入总账。在“凭证”菜单中，选择“出纳签字”单击“确认”，在“出纳签字”对话框中，双击某一待签字凭证或者单击“确定”，选择“签字”，还可使用“成批出纳签字”功能。单击“退出”或“χ”

※涉及指定科目的凭证才需要出纳签字，凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改、删除，取消签字只能由出纳自己进行

二、审核凭证

点击“文件”菜单→“重新注册”→弹出“注册［总账］”对话框，在“用户名”中选择“帐套主管”进入总账。在“凭证”菜单中，选择“审核凭证”单击“确认”，在“凭证审核”对话中，双击某一待审核凭证或者单击“确定”，选择“审核”，还可使用“成批审核凭证”功能，单击“退出”或“χ”。

※审核人和制单人不能是同一人，凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审

核签字后才可以修改、删除，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。

第三节记帐

一、记账

在记账窗口中直接单击【下一步】按钮，系统

则将所有符合记账条件的凭证做为记账范围。

作废凭证不需审核可直接记账

操作过程：点击“文件”菜单→“重新注册”→弹出“注册［总账］”对话框，在“用户名”中选择“记帐员”进入总账。在“凭证”菜单中，选择“记帐”，进入记帐向导—选择本次记帐范围，单击“下一步”，再单击“下一步”，选择“记帐”。单击“确定”。注：1、若期初余额试算不平衡，不能记账。

2、上月未结账，本月不能记账。

3、未审核凭证不能记账

二、取消记帐

点击“期末”菜单，单击“对帐”，按Ctrl+H 键，激活恢复记帐前状态功能，