2019归档文件整理规范
中华人民共和国档案行业标准DAT22-2015
（5）保管期限 — 年度分类法 永久：2012年、2013年、2014年…… 30年： 2012年、2013年、2014年…… 10年： 2012年、2013年、2014年…… 即先将归档文件按保管期限分类，再在保 管期限下按年度分类。
2019/3/29
（6）年度—保管期限分类法 2013年：永久、30年、10年 2014年：永久、30年、10年 2015年：永久、30年、10年
2019/3/29
3、件：归档文件的整理单位。
4、档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符
代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
2019/3/29
整理原则：
1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文 件之间的有机联系。 2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利 用。 3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便 于计算机管理或计算机辅助管理。 4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理 协调统一。
与2000版相比主要的不同：
参照执行。有 特殊规定的除外。 2015年10月25日发布，2016年6月1 日起实施。
基本要求
整理文书档案必须学习领会的标准
1、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 2、国家档案局第8号令 《机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定》 3、国家档案局第10号令 《企业文件材料归档范围和档案保 管期限规定》
另外：
（1）会议记录应按照时间先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排 序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其 他材料依工作流程顺序排列在后。
2019年1竣工资料编制、整理、归档规定.doc
第一部分竣工资料编制、整理、归档规定第一部分竣工资料编制、整理、归档规定一、基本要求1. 编制依据：①石油天然气工业基本建设工程竣工验收手册；②GB/T11822—2000：《科学技术档案案卷构成的一般要求》；③GB/T 50328-2001：《建设工程文件归档整理规范》；④行标DA/T 28-2002：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。
2. 竣工资料必须与工程实际情况相符，要在工程建设过程中汇集和形成，确保其原始性、真实性、准确性。
归档的竣工资料应为原件，签署手续要完备。
3. 竣工资料应采用耐久性强的书写材料，如炭素墨水、蓝黑墨水、喷黑或激光打印机打印；字迹要清楚，图面要整洁，不得用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等。
竣工资料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不得以破损或不清洁的施工图编制竣工图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
4. 竣工资料中文字材料幅面尺寸宜为A4规格（297mm×210mm），图纸宜采用国家规定的标准图幅。
5. 竣工资料所使用的法定计量单位、符号、文字及书写应符合国家有关规定。
6. 交公司归档的竣工资料应编制三套，分别在建设单位的基层站队、生产（使用）单位档案室以及公司档案馆各保存一套。
凡是在施工过程中产生的资料三份要求全为原件，不得使用复印件。
处级单位负责的规模较小的工程可做两份竣工资料。
7. 有关单位在申请工程验收时，应将竣工资料的编制情况和档案部门对竣工资料的预审情况随竣工报告一起报工程管理部门。
在工程竣工验收时，参加验收的各专业人员应对竣工资料的完整性、准确性及案卷质量进行审查。
从工程竣工验收之日起三个月内竣工资料必须归档，有收尾工作的项目应在收尾工作完成后及时归档。
二、竣工资料的分类(一) 前期工作资料1. 项目建议书及批准文件；2. 可行性研究报告书及批准文件；13. 环境影响评价报告及有关文件；4. 设计（计划）任务书及批准文件；5. 项目开发方案及批准文件；6. 涉外的有关资料。
建设工程文件归档规范2019版 宣贯
2.0.3 工程准备阶段文件 pre-construction document
工程开工以前，在立项、审批、用地、勘 察、设计、招投标等工程准备阶段形成的 文件。
（五）、新旧《规范》的主要内容对比、条文释义 2 术语
建筑工程行业标准 JGJ XX—XXXX
3、标准的属性—-强制性和推荐性
3）推荐性标准 推荐性标准——--行业标准代号后加“T” 城镇建设工程行业推荐标准 CJJ/T XX——-XXXX 建筑工程行业推荐标准 JGJ/T XX——-XXXX
3、标准的属性—-强制性和推荐性
3）推荐性标准 档案推荐标准 DA/T 1—--2000
（二）、新规范参考的法律、法规、规范、标准
1、《档案法》 2、《建设工程质量管理条例》（中华人民共和国国务院令第279号） 3、《建筑工程资料管理规程》 （JGJ/T185—2009） 4、《建设工程文件规档规范》 （GB/T50328—2014） 5、《建筑地基基础工程施工质量验收规范》（GB50202—2002） 6、《混凝土结构工程施工质量验收规范》（GB50204—2002） 7、《屋面工程质量验收规范》（GB50207—2002） 8、《地下防水工程质量验收规范》（GB50208—2002） 9、《建筑地面工程施工质量验收规范》（GB50209—2002） 10、《建筑给水排水及采暖工程质量验收规范》（GB50242—2002） 11、《通风与空调工程施工质量验收规范》（GB50243—2002） 12、《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300—2001）
（二）、新规范参考的法律、法规、规范、标准
建筑工程文件归档范围(2019版)
建筑工程文件归档范围
注：1、表中符号“▲”表示所列工程文件必须报送城建档案馆归档保存，其他未列出工程文件由建设、设计、施工和监理单位按照相关规定自行保存。
2、归档的工程文件应为原件，必须经过分类整理，并应符合GB/T50328-2014的有关要求。
案卷厚度不宜超过20MM。
3、归档的工程文件必须真实、准确，应与工程实际相符。
文件内容及深度应符合国家现行有关标准的规定。
工程文件应字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
文件纸张尺寸和质量符合归档要求。
4、所有竣工图均应加盖竣工图章。
归档文件整理规则2019
归档文件整理规则20191 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3归档文件的整理单位。
3.4档号archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
归档文件整理规则.ppt
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次 校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人 民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本 机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件 材料，有关工作参考的文件材料；
（二）收集工作的法律依据 《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的 应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档 案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不 得据为己有。
2019年9月14
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8
《山东省档案条例》第十三条、规定：“单位及其工作 人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关 规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整 理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员 集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
2019年9月14
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5
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一 件。
9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件， 为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作 为一件来处理。
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2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权 益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级机关报送的重要文件材料；
2019年整理上级下发文件的收发和处理资料
上级下发文件的收发和处理上级下发文件的收发和处理收文程序包括:传递、签收、登记、分类、传阅、承办、查办、立卷、归档、清退、销毁。
,一,收文1. 机要人员每天到校收发室逐件清点签收各类文件。
2. 机要人员到上级机要部门签收领取。
,二,登记1. 机要人员及时将签收的文件启封、登记、分类、立卷。
2. 登记时须填写公文标题、密级、发文字号、发文机关、收文时间及处理情况。
,三,处理1. 按文件级别及发文机关分类立卷入夹。
2. 机要文件、公文等登记后呈两办主任阅示。
,四,传阅1. 根据阅文范围设不同级别机要阅文夹。
2. 填写传阅批办单～并付于每份文件之前。
3. 填写传阅登记本～首先呈校主要领导阅批。
4. 文件传阅后及时整理、存档。
5. 未经主要领导批示～不得擅自扩大传阅范围或复印。
6. 行政公文及函件经两办主任批示后 , 转呈有关校领导 .,五,办理1. 校领导批办的文件～登记、存档并及时转交承办部门。
2. 只有一个承办部门的～承办部门签收批办文件并办理。
涉及两个承办部门的～分送两个承办部门办理。
,六,下发1. 按照党委系统下发相关机要文件、机要文件期刊和其他非机要文件。
2. 通知各部门机要干事到两办机要室领取机要文件～并当面清点、签字。
3. 党委职能部门的阅读文件由两办机要干事送达。
,七,回收、清退1. 校领导传阅文件及时回收、存档。
2. 下发各院,机关、后勤,党委、党总支、直属党支部和党委职能部门的文件每学期末清点回收。
3. 撰写、下发文件回收、清退通知。
4. 逐一清点应回收的文件～签字验收,如有问题～及时上报。
5. 清退、销毁。
对坡镇党政综合办公室管理制度责任分工张道利:主持党政办公室全面工作，联系邓平举书记、闵若梦镇长工作。
张艳:协助党政办公室主任工作，联系付雯副书记、赵启义委员工作。
刘智勇:协助党政办公室主任工作，主要负责办公用品采购、办公设备维护等工作。
杨敏:协助党政办公室主任工作，联系肖洋委员、范禹副镇长工作。
归档文件整理工作的八个环节通用模板.pptx
2019-10-9
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7
二、文件材料的价值鉴定
第一步：对收集到的文件材料能否 转化为档案进行鉴定，去掉没有保存价 值的文件材料，把有保存价值的文件材 料留下来，进行下一步的鉴定。
第二步：对进入归档范围的文件材 料，根据它在日后保存过程可能产生的 不同作用来确定这些文件材料的保存年 限。
2019-10-9
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8
归档文件价值鉴定的依据是：国家 档案局令第8号《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》。
《规定》中，文书档案的保管期限 分为永久、定期两种，定期又分为30 年、10年。
2019-10-9
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三、归档文件的装订
（一）归档文件装订前的修整工作 （二）归档文件装订的几点要求
跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结 年度。
几份文件作为一件时，“件”的日期应以装 订时排在最前面的文件日期为准。
文件没有标注日期时，需要分析文件内容、 制成材料、格式、字体、以及各种标识，通 过对照等手段来考证和推断文件的准确日期 或近似日期，并据此按年度合理归类。
2019-10-9
2019-10-9
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装订时
正本在前，定稿在后； 计算机及网络环境中形成的文件，定稿无
须保存的，正本在前，发文稿纸在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后；
2019-10-9
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来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后；
2019-10-9
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归档章的填写要求
必须使用符合档案保护要求的字迹材 料填写，如碳素墨水。禁止使用圆珠
规范文件归档行政档案整理模板
规范文件归档行政档案整理模板一、引言行政档案是组织机构日常工作中产生的各类文件、资料的集合，对于保障组织机构的正常运转和信息的有效管理具有重要意义。
规范文件归档是行政档案整理的重要环节，通过制定行政档案整理模板，可以提高文件归档的效率和准确性，保证档案的完整性和可检索性。
本文将介绍一种规范文件归档行政档案整理模板，以供参考和使用。
二、文件归档行政档案整理模板1. 文件基本信息- 文件名称：（填写文件的名称，如会议纪要、通知等）- 文件编号：（填写文件的编号，如2019-001）- 文件日期：（填写文件的日期，如2019年1月1日）- 文件起草单位：（填写文件的起草单位，如人力资源部）- 文件起草人：（填写文件的起草人姓名）- 文件归档人：（填写文件的归档人姓名）2. 文件分类- 文件类型：（填写文件的类型，如通知、报告、决议等）- 文件密级：（填写文件的密级，如机密、秘密、内部等）- 文件重要性：（填写文件的重要性，如重要、一般、普通等）- 文件保管期限：（填写文件的保管期限，如永久、10年、5年等）3. 文件内容概述- 文件主题：（简要描述文件的主题）- 文件摘要：（简要概括文件的内容要点）4. 文件附件- 附件清单：（列出文件的附件清单，如附件1：会议纪要、附件2：相关报告等）5. 文件归档位置- 归档柜号：（填写文件所在的归档柜号）- 归档盒号：（填写文件所在的归档盒号）- 归档位置：（填写文件所在的具体位置，如第一层第二排）6. 文件归档记录- 归档日期：（填写文件的归档日期）- 归档人签名：（归档人在此处签名确认）三、使用说明1. 填写文件基本信息：根据实际文件的情况，填写文件的名称、编号、日期、起草单位、起草人和归档人等基本信息。
2. 分类文件：根据文件的类型、密级、重要性和保管期限等要素，对文件进行分类，以便后续的归档和检索。
3. 概述文件内容：简要描述文件的主题和内容要点，便于后续查找和理解文件的内容。
1 光伏发电项目文件归档和档案整理规范20190627最终修订版13(1)
光伏发电项目工程档案管理制度（EPC类）编号：Q/ -ZL-00x版本：A/0编制人：审核人：批准人：2019-06-30发布 2019-06-30实施XXXXXX发布文件制 /修订记录表第一章总则第一条目的为规范公司承接的EPC/PC光伏发电项目的工程档案管理，进一步加强各光伏发电项目对文件资料收集、分类、整理、归档、移交工作的规范化，确保工程档案的齐全、完整、准确、系统及提高档案合格率，特制定本管理制度。
第二条范围本制度适用于公司承建的EPC/PC工程的总承包单位、勘察设计单位、劳务承包单位、材料及设备供应单位在工程建设期间产生工程文档管理工作。
第三条术语和定义3.1建设项目建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的整体工程。
3.2项目文件建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
3.3项目档案经过鉴定、整理并归档的项目文件。
3.4电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
3.5文件归档光伏发电项目在项目建设和设备仪器安装工作完成后，各职能部门及有关单位将具有保存价值的文件经过系统整理交档案部门保存的过程。
3.6分类根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。
3.7整理按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
3.8档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3.9案卷由互为联系的若干文件组成的档案保管单位。
3.10档案移交企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。
第二章机构与职责第四条通用职责4.1 项目文件管理应与项目建设同步，在建设单位的统一领导下，对职责范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用负责。
住房和城乡建设部关于发布国家标准《建设工程文件归档规范》局部修订的公告2019年第306号
I局部修订I Modified Revision住房和城乡建设部关于发布国家标准《建设工程文件归档规范》局部修订的公告2019年第306号现批准国家标准《建设工程文件归档规范XGB/T50328—2014）局部修订的条文，自2020年3月1日起实施。
经此次修订的原条文同时废止。
局部修订条文及具体内容在住房和城乡建设部门户网站（）公开.并将刊登在近期出版的《工程建设标准化》刊物上。
中华人民共和国住房和城乡建设部2019年11月29日国家标准《建设工程文件归档规范》GB/T50328—2014局部修订条文（2019年版）说明：1.下划线标记的文字为新增内容，无标记的文字为原内容。
2.本次修订的条文应与《建设工程文件归档规范》GB/T50328—2014中的其他条文一并实施。
3基本规定3.0.3每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。
电子档案签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案。
3.0.4建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：6在组织工程竣工验收前，应按本规范的要求将全部文件材料收集齐全并完成工程档案的立卷；在组织竣工验收时，应组织对工程档案进行验收，验收结论应在工程竣工验收报告、专家组竣工验收意见中明确；7对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收备案前,应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。
3.0.6A建设工程档案的验收应纳入建设工程竣工联合验收环节。
3.0.7城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行指导和服务，并按本规范的要求对建设单位移交的建设工程档案进行联合验收。
60工程建iS标旌化-2020年第5期。
资料整理归档要求
资料整理归档要求
资料整理归档主要有以下要求：
1. 完整性：资料必须全面，不能有遗漏。
每份资料都应包含其应有的信息，不应有任何信息的缺失。
2. 准确性：资料的内容必须真实、准确，能够反映事物的真实情况。
不能有任何错误或模糊的信息。
3. 规范性：资料的格式、内容、表达方式等都应符合规范，以便于查阅和使用。
4. 及时性：资料的整理和归档应及时，不能拖延太久，以免影响后续工作的开展。
5. 安全性：资料应妥善保管，防止丢失和泄露，确保其安全性和保密性。
6. 可追溯性：对于重要的资料，应保留其原始记录和来源，以便于后续的追溯和查证。
7. 分类清晰：资料应按照一定的分类标准进行分类，以便于查找和使用。
分类应科学、合理、易于操作。
8. 标识明确：每份资料都应有明确的标识，包括文件名、日期、编号等，以便于识别和使用。
9. 电子化管理：对于电子化的资料，应建立电子化管理系统，实现资料的电子化管理，便于存储、检索和使用。
10. 遵循法律法规：资料的整理和归档应遵循相关的法律法规和标准，确保合法合规。
以上是资料整理归档的基本要求，具体要求可能会根据不同的行业、不同的部门、不同的用途有所差异。
在实际工作中，应根据具体情况制定相应的整理和归档要求。
2019水利工程资料整理归档要求
2019水利工程资料整理归档要求要求整理水利工程和小型农田工程的竣工资料时，需要注意以下几点：1.资料装订时，要保证卷皮和页面资料的下口整齐，采用三孔一线的装订方法，孔距为7cm。
装订线不得压住字迹。
2.资料用纸统一为A4纸，装订厚度一般在0.5-1.5cm之间，最厚不得超过2cm。
若超过2cm，可分多本装订，并标明资料是一体的标志。
3.各类资料必须有封面（卷皮），资料内红印章，目录，页面要有页码，页底要有备考表。
4.资料整理成册后，必须有档案盒、卷皮、卷内目录、页面资料、页码、卷内备考表。
签字的地方必须签字到位，无遗漏，印章加盖到位。
5.施工单位应向建设单位提交竣工资料原件一份，复印件二份，并加盖印章。
资料移交时，施工单位应提供完整的资料清单供建设单位和档案室查阅（资料归档总目、分卷归档目录）。
施工单位资料包括以下部分：1.工程施工开工卷（第一卷），包括进场通知、合同项目开工令、合同项目开工申请、现场组织机构及主要人员报审表、单位工程开工令、单位工程开工申请、施工设备进场报验单、施工放样报验单、工程技术要求与图纸会审纪要、技术交底（包括设计交底）、成立项目经理部的通知等资料。
2.工程方案及报批文件（第二卷），包括施工组织设计、施工计划、方案、措施（含施工单位相应的报验资料）、质量、安全、保证体系、岗位职责、安全措施、防汛度汛预案等资料。
3.原材料及构件（第三卷），包括材料检验报告（含出厂合格证、质量复验报告）。
4.工程施工技术卷（第四卷），包括施工单位营业执照、资质、停工报告、停工令、返工处理报告、复工令、业主、监理、质量监督单位来文及通知等资料。
5.设计变更、联系单（第五卷），包括设计变更、业务联系单等资料。
6.施工定位（第六卷），包括水准点、导线点、基准线等资料。
7.基础处理（第七卷），包括桩基记录、地基验槽记录等资料。
8.施工日记、大事记（第八卷），包括施工日记、大事记等资料。
9.隐蔽验收（第九卷），包括隐蔽验收记录等资料。
【2019年整理】机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局第8号令
国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
局长杨冬权二○○六年十二月十八日机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
建设工程文件归档规范2019版广西
建设工程文件归档规范2019版广西
1、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；
3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；
4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
5、在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；
6、对列入城建档案馆(室)接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程移交。
勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程
文件，并应及时向建设单位移交。
城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。
在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。
关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知【模板】
关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知各部门：为进一步加强学院档案资源建设，根据《高等学校档案管理办法》和《XX软件职业技术学院档案管理办法》（琼软院〔2010〕50号）等要求，现就2019年档案整理归档及移交工作通知如下：一、归档范围1.2018-2019学年度或2019年期间，学院党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、外事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。
各部门文件材料归档范围请参照《XX软件职业技术学院各部门档案征集范围》（附件2）和学院制度汇编中的《XX软件职业技术学院党群类、行政类等各类文件材料归档制度》（琼软院〔2007〕96号）（网址：******/news-show-2523.html）相关内容。
2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。
各类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3.各部门获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省厅级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
4.往年应归档但尚未归档的文件材料。
二、归档要求1.各部门兼职档案员(或由部门指定专人)负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。
兼职档案员要保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学院综合档案室。
2.兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，并按要求填写目录。
3.归档的声像档案须按照电子照片存档要求编辑，内容包括：人物、事由（事件）、时间、地点及文件目录等。
4.归档文件整理具体操作要求请参照《国家档案局归档文件整理规则》（网址：******/news-show-2512.html）。
三、档案移交1.归档验收移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续归档部门移交档案材料时必须填写档案移交（接收）登记表，详见附件1(下载网址：******/news-show-2534.html），登记表一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
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归档文件整理规范(DB36/T 380—2016)1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2件 item归档文件的整理单位。
3.3整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
5.2 分类立档单位应按归档文件的某些特征对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限分类法进行三级分类。
立档单位内设机构比较健全，职责分工比较明确的，采用年度—机构—保管期限分类法；内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用年度—问题—保管期限分类法；规模较小，年度形成归档文件数量少的或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限分类法进行两级分类。
a)按年度分类将文件按其形成年度分类。
跨年度一般应以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年。
跨年度办理的文件归入办结年。
当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
b)按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(或按其内容所反映的问题)分类。
同一全宗，机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。
采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入单位承办部门或综合部门。
采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
c)按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
依据本单位制定的档案保管期限表，对归档文件进行分类。
5.3 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。
5.4 编号归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。
档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-机构（问题）代码-保管期限代码-件号。
档案门类代码与年度之间用“·”隔开，其他代码之间用“-”连接。
如“Z109-WS·2011-BGS-Y-0001”、“Z109-WS·2011-01-Y-0001”。
档号按照以下要求编制：a)全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4 位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994 编制。
b)档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。
年度为文件形成年度，以4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。
c)机构（问题）代码：机构（问题）代码一般采用3 位汉语拼音字母或2位阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”或“01”等。
归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
行业另有规定的，从其规定。
d)保管期限代码：保管期限分为永久、定期30 年、定期10 年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
e)件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4 位阿拉伯数字标识，不足4 位的，前面用“0”补足，如“0026”。
归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。
电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项，见附录A 图A1。
归档章中全宗号、年度、保管期限、机构（问题）按照5.4.3 编制，件号、页数用阿拉伯数字标识。
为便于识记，归档章保管期限宜使用“永久”“30 年”“10 年”简称标识，机构（问题）宜使用“办公室”等机构（问题）名称或规范化简称标识，见附录A 图A2。
5.5 编目归档文件应依据档号顺序逐件编制归档文件目录。
编目应准确、完整、便于检索。
归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
a)序号：填写归档文件顺序号。
一个年度一个保管期限的归档文件编制一个序号。
b)档号：档号按照5.4.2-5.4.3 编制。
c)文号：文件的发文字号。
没有文号的，不用标识。
d)责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
多机关联合发文的，责任者3个（含）以下如实著录，3个以上可只著录前3个，后加“等”，责任者之间用“，”隔开，立档单位本身是责任者的必须著录。
e)题名：文件标题。
没有题名、题名不规范，或者题名不能反映文件主要内容、不方便检索的，应自拟题名，题名字数一般不得超过50个字，其中每个标点符号占半个字符，自拟题名外加方括号“[ ]”。
f)日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。
g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。
没有密级的，不用标识。
h)页数：每一件归档文件的页面总数。
文件中有图文的页面为一页。
i)备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。
目录表格采用A4 幅面，页面宜横向设置，见附录B 图B1。
归档文件目录除保存电子版本外，还应打印按年度装订成册。
装订成册的归档文件目录，应编制封面，见附录B 图B2。
封面设置全宗号、全宗名称、年度，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
归档文件目录应编制索引，置于目录前面，其内容包括保管期限、机构（问题）、机构（问题）代码、起止件号、所在页数、备注等项，见附录B 图B3。
6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架6.1 修整归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000 予以托裱、修复；字迹模糊或易褪变的，应予复制，复制件附于原件后一并归档。
归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
幅面大于A4的归档文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
6.2 装订归档文件一般以件为单位装订。
归档文件装订应牢固、安全、简便，做到不损页、不倒页、不压字，装订后平整，有利于保护和管理。
装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。
为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。
用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。
不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。
页数较少的，采取直角装订，见附录C 图C1、图C2，文件较厚的，采取“三孔一线”装订。
永久保管的归档文件，采取不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套等不能将归档文件完全固定的方法装订。
定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5 执行。
定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4 执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。
6.3 编页纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。
文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以不重编页码。
6.4 装盒将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及盒脊等项目。
不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm 等，见附录D 图D1。
档案盒封面应标明全宗名称。
盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项，见附录D 图D2。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按档案馆进馆要求编制。