工程监理资料归档规定

1、编制目的

建设项目档案管理是工程管理的重要内容。将工程监理过程中所形成的文件（含电子文件）按照有关规定及要求，进行规范化、标准化管理，并实现计算机存储检索、网络运行之功能，更好地为电力工程监理和各项工作服务，特制定本规定。

2、编制依据

GB/T11822 《科学技术档案案卷构成的一般要求》

GB50319 《建设工程监理规范》

GB/T50328 《建设工程文件归档整理规范》

DA/T28 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

GB/T18894 《电子文件归档与管理规范》

3、适用范围及说明

本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、110kV 以上输变电工程、房屋建筑及市政建设工程所形成的监理资料的整理及归档。

本规定只对公司工程监理档案（第6 大类）资料的整理和归档进行了规定，不适用于其他类别资料的整理和归档。

4、职责

经营部负责将合同文件及时交档案室整理、立卷和归档。各工程项目监理部负责工程监理归档资料的整理立卷、编目、归档移交。质量安全部负责工程监理档案的验收、保管、借阅等管理。

5、工程监理资料整理、归档要求

总体要求

5.1.1部门负责人（总监）应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、编目、归档移交工作，工程监理档案应在工程达标验收后1 个月内向公司质量安全部全部移交。

5.1.2档案移交时同步移交纸质的《监理归档文件总目录》（20806-N01 ）—份、卷内目录（附

录B）2 份（一份在卷内、一份在总目录后）放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码，并将页码标注在总目录的备注栏内。

5.1.3所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件，具体移交范围按《工程

监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）执行。

纸制文字性归档文件的质量要求

5.2.1归档的工程监理文件应为原件。

5.2.2监理文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》的要求。

5.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

5.2.4工程文件载体应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5.2.5归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

526文字材料幅面尺寸规格宜为A4 （297mm< 210mm。

527文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

电子档案的归档要求

5.3.1电子档案的归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购置的档案专用光盘，刻录、移交均为一式两份，以确保数据安全。

5.3.2电子档案归档范围包括：

a）资料目录。包括《监理归档文件总目录》（电子版）、《归档资料电子版目录》，格式要

求为EXECL格式；

归档资料电子版目录（EXEC L格式）格式如下：

b）监理策划文件，包括：监理规划、监理细则、安全监理工作方案等监理作业文件；

c）监理报告及记录文件，包括：工程质量评估报告、监理工作总结，专业、阶段、专题

性报告，监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料；

d）工程影像资料文件。归档要求见。

e）纸质档案电子扫描件。归档要求见。

5.3.3电子文件档案档号按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）

制定，并按以下要求进行组卷：

5.3.3.1电子文件档案按一级目录（类目名称）进行组卷，档号省略三级分类号。如“025

号”项目的电子文件档案第一卷档号为“025-66-001 ”，档号标记在光盘包装盒上。

5.3.3.2光盘内档案资料逐级建立文件夹，一级文件夹名由项目编号和《工程监理资料档案

的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）中“工程监理电子档案”类目下所列的“归档范围名称”组成，例如“ 025号”项目“监理策划文件”电子文件档案文件夹名为“025-监

理策划文件”。若同类文件占用空间过大，需存储在不同光盘上的，可将该类文件分若干文件夹存储，文件夹名按先后顺序编制流水号，例如“025号”项目“纸质档案电子扫描件”

分为若干文件夹存储在不同光盘上，各文件夹名依次为“025-纸质档案电子扫描件（1）”、

“025-纸质档案电子扫描件（2）”等。

二级文件夹建立规则为：

a）“资料目录”文件夹可不建立二级文件夹。

b ） “监理策划文件”、“监理报告及记录”文件夹中二级文件夹按电子文件对应的纸质归

档资料卷册建立，每一卷建立一个文件夹，文件夹名为对应纸质档案的“档号

+案卷题名”。

c ） “工程影像资料”文件夹中各级文件夹以公司《工程影像资料管理规定》要求建立。

d ） “纸质档案电子扫描件”

文件夹中按对应的纸质归档资料分类号建立文件夹。

例如

“ 025号”项目“汽机专业工程质量检验记录”资料二级文件夹名为“ 025-633 ”。

5.3.3.3 光盘内存储的内容应按一级文件夹名列出目录， 一级文件夹内应附该文件夹内电子

版目录（列出一级文件夹内包含的下一级文件夹或文件即可，要求为 EXECL 格式）。

5.334 归档时应随光盘同时移交条所列两级目录的纸质文件。

工程影像资料的归档要求

541工程监理影像资料归档范围包括视屏资料、音频资料、数码照片资料，文件类型要求 为电子文件，储存载体统一要

求为光盘。

5.4.2内容要求：

a ） 能够反映上级领导及公司领导亲临现场视察指导的内容；

b ） 重大会议（有会议标题）的场景；

c ） 全面反映主要旁站监理内容和工程总体质量控制情况；

d ）

隐蔽工程验收时的质量状况（照片内要显示用黑板标注出的验收部位、

内容和时间）；

e ） 反映现场发生的有关工程质量、安全文明施工的问题及经整改后的情况；

f ）

反映现场发生的重大事件、重大质量（安全） 事故、重大

自然灾害及其它异常情况和

现象（时间、场所、人物、多视角观察记录）

；

g ） 反映工程阶段性重大形象及总体形象。

相关文件

按

«

工程影像资料管理规定» 要求建立文件夹

号 ） 02{

对应纸质

档案档案

以025号项目为例，一、二级文件夹设置示例如下:

5

02—对应纸质档

案案卷题名

> 0-002〉

案案卷题名丿

3-002X

对应纸质档