档案管理服务外包工作规范.doc
档案外包服务管理制度
第一章总则第一条为规范档案外包服务管理工作，提高档案管理水平，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案外包服务活动，包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁等环节。
第三条档案外包服务管理应遵循以下原则：1. 安全第一原则：确保档案安全，防止档案丢失、损毁、泄露；2. 规范管理原则：严格按照档案管理相关法律法规和标准进行外包服务；3. 诚信合作原则：与外包服务单位建立良好的合作关系，确保服务质量；4. 效率优先原则：提高档案管理工作效率，降低管理成本。
第二章外包服务单位选择与审核第四条外包服务单位的选择应遵循以下程序：1. 审查资质：审查外包服务单位的营业执照、资质证书、相关业务许可等，确保其具备开展档案外包服务的资格；2. 考察实力：考察外包服务单位的硬件设施、人员素质、技术力量等，确保其能够满足本单位档案管理需求；3. 比较报价：比较不同外包服务单位的报价，选择性价比高的服务；4. 考察信誉：考察外包服务单位的信誉度、客户评价等，确保其具有良好的商业信誉。
第五条外包服务单位审核标准：1. 具备独立法人资格；2. 具有完善的档案管理制度和保密制度；3. 具有专业的档案管理人才和设备；4. 具有良好的商业信誉和服务质量。
第三章外包服务合同管理第六条档案外包服务合同应包括以下内容：1. 合同双方基本信息；2. 服务内容、范围和标准；3. 服务期限、起止时间；4. 服务费用及支付方式；5. 违约责任及争议解决方式；6. 合同生效、终止和解除条件；7. 其他双方约定的条款。
第七条合同签订前，双方应就合同内容进行充分协商，确保合同条款清晰、明确、完整。
第八条合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务，确保档案安全和服务质量。
第四章外包服务过程管理第九条外包服务单位应按照档案管理相关法律法规和标准，建立健全档案管理制度，确保档案安全。
档案服务外包管理制度范本
一、总则第一条为了规范档案服务外包工作，保障档案安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位将档案管理业务外包给具有合法资质的外包服务机构的情况。
第三条档案服务外包工作应遵循以下原则：1. 合法合规原则：严格按照国家法律法规和政策要求，确保档案服务外包工作的合法性。
2. 安全保密原则：加强档案安全保密工作，确保档案实体与信息安全。
3. 效率效益原则：提高档案管理效率，降低管理成本，实现效益最大化。
4. 责任明确原则：明确各方责任，确保档案服务外包工作顺利进行。
二、外包服务机构选择与管理第四条外包服务机构应具备以下条件：1. 具有合法营业执照和档案管理相关资质。
2. 具有完善的档案管理制度和专业的档案管理团队。
3. 具有良好的信誉和社会责任感。
第五条档案服务外包工作应按照以下程序进行：1. 发包方提出档案服务外包需求，制定外包方案。
2. 对外包服务机构进行筛选，确定合作意向。
3. 双方签订档案服务外包合同，明确双方权利义务。
4. 发包方对外包服务机构进行考核，确保服务质量。
第六条发包方应定期对外包服务机构进行监督检查，发现违规行为及时纠正。
三、档案安全与保密第七条档案服务外包期间，外包服务机构应严格执行国家档案安全保密法律法规，确保档案实体与信息安全。
第八条发包方应与外包服务机构签订保密协议，明确保密内容和责任。
第九条档案服务外包期间，双方应加强沟通与协作，确保档案安全与保密。
四、档案服务外包合同管理第十条档案服务外包合同应包括以下内容：1. 发包方、外包服务机构的名称、地址、联系方式。
2. 档案服务外包的项目、内容、范围。
3. 服务期限、质量要求、验收标准。
4. 服务费用、支付方式、支付期限。
5. 保密条款、违约责任、争议解决方式。
6. 其他约定事项。
第十一条档案服务外包合同签订后，双方应按照合同约定履行各自义务。
档案外包人员管理制度
第一章总则第一条为规范公司档案外包人员管理，确保档案工作的顺利进行，保障公司档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有涉及档案外包业务的部门和个人。
第三条本制度遵循以下原则：1. 依法合规：严格按照国家相关法律法规和公司规章制度执行；2. 安全保密：确保档案信息的安全和保密；3. 责任明确：明确外包人员的职责和权利；4. 激励约束：建立激励与约束并重的机制，提高外包人员的工作积极性。
第二章外包人员定义及范围第四条外包人员是指公司因档案管理需要，委托具有相应资质的外部机构或个人，承担档案收集、整理、保管、利用等工作的专业人员。
第五条外包人员范围包括：1. 档案收集、整理、保管、鉴定、数字化等工作；2. 档案利用、查询、咨询等工作；3. 档案库房建设、设备维护等工作。
第三章外包人员选拔与聘用第六条外包人员的选拔应遵循公开、公平、公正的原则，严格按照公司相关规定进行。
第七条外包人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具有档案管理专业知识和实际操作能力；3. 具有较强的责任心和服务意识；4. 具有国家认可的相关专业资格证书。
第八条外包人员的聘用程序：1. 由业务部门提出外包需求，经人力资源部审核后，报总经理审批；2. 人力资源部根据审批结果，与外包人员签订劳动合同；3. 外包人员正式上岗前，应接受公司组织的岗前培训。
第四章外包人员职责与权限第九条外包人员职责：1. 严格遵守国家档案法律法规和公司规章制度；2. 负责档案的收集、整理、保管、鉴定、数字化等工作；3. 负责档案的利用、查询、咨询等工作；4. 参与档案库房建设、设备维护等工作；5. 配合公司内部审计、检查等工作。
第十条外包人员权限：1. 根据工作需要，查阅和使用公司档案；2. 对档案管理工作提出合理化建议；3. 对违反档案管理规定的行为进行制止和报告。
第五章外包人员管理与考核第十一条人力资源部负责对外包人员进行日常管理，包括：1. 组织开展外包人员的岗前培训；2. 定期对外包人员进行业务考核；3. 对外包人员的工作绩效进行评估；4. 对外包人员的工作纪律进行监督检查。
档案管理服务外包工作规范第1部分总则
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。
DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX本标准主要起草人：XXX XXX XXX引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。
目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。
但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。
本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。
《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。
主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。
档案服务外包实施方案范本
档案服务外包实施方案范本一、前言随着信息化时代的到来，档案管理工作变得越来越繁杂，各类档案不断增加，管理难度也在不断提升。
为了更好地保护和管理档案，许多单位开始考虑将档案服务外包给专业的机构，以提高档案管理的效率和质量。
本文档旨在为各单位提供一份档案服务外包实施方案范本，帮助其更好地确定和实施档案服务外包计划。
二、档案服务外包实施方案范本1. 外包服务内容（1）档案整理：对单位现有档案进行分类、整理、归档，建立档案目录和档案数据库。
（2）档案数字化：将纸质档案进行扫描、数字化处理，建立电子档案库。
（3）档案保管：提供专业的档案保管服务，包括档案库建设、环境控制、安全防护等。
（4）档案销毁：对已经达到保存期限的档案进行销毁处理，确保信息安全和合规性。
（5）档案咨询：提供档案管理咨询服务，协助单位建立档案管理制度和流程。
（1）需求确认：与外包服务机构充分沟通，确定外包服务的具体内容和范围。
（2）合同签订：双方签订档案服务外包合同，明确服务内容、服务标准、服务期限、服务费用等。
（3）档案移交：单位将需要外包的档案移交给外包服务机构，确保档案移交的完整性和准确性。
（4）服务执行：外包服务机构按照合同约定，进行档案整理、数字化、保管等工作。
（5）验收交付：单位对外包服务的成果进行验收，确认符合要求后接收外包服务机构的交付成果。
（6）服务评估：对外包服务的质量和效果进行评估，及时调整和改进外包服务的工作。
3. 外包服务机构选择（1）资质和信誉：选择具有良好资质和信誉的外包服务机构，确保服务的专业性和可靠性。
（2）服务经验：优先选择有丰富档案服务经验的外包服务机构，能够更好地理解单位的需求并提供专业化的服务。
（3）服务能力：外包服务机构应具备完善的档案管理设施和技术支持，能够保障档案管理工作的顺利进行。
（1）沟通协调：与外包服务机构保持密切的沟通和协调，及时解决出现的问题和困难。
（2）监督检查：对外包服务的执行情况进行监督和检查，确保外包服务按照合同要求进行。
档案服务外包工作规范 档案管理咨询服务
I C S01.140.20A14中华人民共和国档案行业标准D A/T68.3 2020档案服务外包工作规范第3部分:档案管理咨询服务S p e c i f i c a t i o n s o n t h ew o r ko f a r c h i v e s s e r v i c e o u t s o u r c i n gP a r t3:A r c h i v e sm a n a g e m e n t c o n s u l t i n g s e r v i c e2020-05-18发布2020-06-01实施国家档案局发布92D A/T68.3 2020前言D A/T68‘档案服务外包工作规范“分为如下部分:第1部分:总则;第2部分:档案数字化服务;第3部分:档案管理咨询服务;第4部分:档案整理服务;第5部分:档案保管服务;第6部分:档案销毁服务;本部分为D A/T68的第3部分㊂本部分按照G B/T1.1 2009给出的规则起草㊂本部分由国家档案局提出并归口㊂本部分起草单位:国家档案局经科司㊁浙江省档案局㊁浙江省档案事务所㊁杭州中大档案管理咨询有限公司㊁杭州远大档案技术有限公司㊂本部分主要起草人:姜延溪㊁蔡盈芳㊁张晶晶㊁许春芝㊁赵真㊁夏振华㊁莫剑彪㊁金波㊁陈晓霞㊁胡志华㊁徐林娟㊁袁瑞㊂03D A/T68.3 2020档案服务外包工作规范第3部分:档案管理咨询服务1范围D A/T68的本部分规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作,包括档案管理咨询服务内容㊁发包方工作规范㊁承包方工作规范㊁工作流程㊁信用评价与质量监督等要求㊂本部分适用于机关㊁团体㊁企业事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作㊂2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的㊂凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件㊂凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T17242投诉处理指南G B/T22119信用服务机构诚信评价业务规范D A/T68.1档案服务外包工作规范第1部分:总则3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1档案管理咨询服务a r c h i v e sm a n a g e m e n t c o n s u l t i n g s e r v i c e承包方受发包方委托,运用先进的管理思想㊁科学方法和技术手段,通过调查㊁研究㊁分析为发包方提供档案工作体系设计㊁档案管理方案设计㊁档案信息开发利用方案设计㊁档案信息化方案设计㊁档案外包服务项目方案设计㊁档案科研㊁档案工作用房建设咨询㊁档案工作评估㊁档案培训等服务的行为㊂3.2档案管理咨询服务机构a r c h i v e sm a n a g e m e n t c o n s u l t a t i v e a g e n c y依法设立㊁提供档案管理咨询服务㊁实行独立核算的社会组织㊂3.3项目经理c o n s u l t i n gp r o j e c tm a n a g e r档案管理咨询服务机构(3.2)派出的,对整个项目策划㊁实施进行全面管控的管理人员㊂3.4咨询员c o n s u l t a n t档案管理咨询服务机构(3.2)派出的,在项目经理领导下具体承担咨询工作的人员㊂4档案管理咨询服务内容4.1档案工作体系设计服务为发包方提供档案工作战略规划编制㊁档案工作机制策划㊁档案管理制度和业务规范编制㊁档案工13D A/T68.3 2020作流程设计等服务的行为㊂4.2档案管理方案设计服务为发包方提供文件资料的收集㊁整理㊁鉴定㊁保管㊁查询㊁统计等管理方案咨询服务的行为㊂4.3档案信息开发利用方案设计服务为发包方提供档案编研成果㊁开展档案展陈及其他档案利用形式的设计方案等服务的行为㊂4.4档案信息化方案设计服务为发包方提供档案信息化建设规划设计㊁档案信息化实施方案设计㊁电子档案管理系统需求分析等服务的行为㊂4.5档案服务外包项目方案设计服务为发包方提供档案服务外包项目在服务内容㊁质量㊁预算㊁风险防范等方面设计方案或制作招标文书的行为㊂4.6档案科研服务指导发包方或与发包方合作,进行档案科研课题申报㊁研究和成果推广应用等服务的行为㊂4.7档案工作用房建设咨询服务为发包方开展档案库房㊁技术用房㊁利用用房等建设选址㊁加固改造㊁功能布局和设施设备配置可行性研究或提供方案等服务的行为㊂4.8档案工作评估服务为发包方提供全面或局部的档案工作能力㊁效率㊁安全㊁合规性等方面评估服务的行为㊂4.9档案培训服务为发包方提供档案规章制度和标准规范的解读㊁档案管理知识传授㊁档案业务操作技能训练㊁档案馆(室)安全应急演练等服务的行为㊂4.10其他服务根据发包方需要提供的其他档案管理咨询服务的行为㊂5发包方工作规范5.1工作原则发包方应按照D A/T68.1中6.1的规定,遵循合法㊁安全㊁可控原则,经过规划与审批㊁承包方筛选与确定㊁合同签订㊁合同执行与监督㊁评估与改进等程序,实施档案管理咨询服务工作㊂5.2项目的确定发包方应遵循国家法律法规㊁工作有关标准等规定,在项目发包前,对档案管理咨询的需求进行信息敏感性评估,确定咨询服务外包的范围㊁内容,明确涉密或敏感信息项目的服务外包承包方须持有涉密资质等特殊要求,编制科学㊁合理㊁可行㊁标的明确的招标文件㊂无须对外招标的项目参照本部分23D A/T68.3 2020执行㊂5.3合同执行与监督5.3.1合同的执行与监督应符合D A/T68.1的规定㊂在合同履行中,标的量或技术要求发生重大变化的,应及时提出书面说明,必要时需签订补充协议㊂5.3.2发包方在档案管理咨询服务过程中,应全程参与并加强对档案出入库㊁承包方人员查阅档案的审批㊁登记,确保档案安全保密㊂5.3.3发包方应对合同执行情况进行监控,及时检查实施记录,掌握项目进度,督促项目实施,加强质量监督管理,防范承包方违约风险,确保咨询服务符合要求㊂5.3.4档案咨询服务成果应根据合同明确权益,未经成果拥有方同意,另一方不得擅自发表㊂6承包方工作规范6.1工作原则6.1.1承包方应按照D A/T68.1的要求,做好档案管理咨询服务体系建设,在加强基本服务能力建设的同时,提高档案咨询服务所需的专业服务能力㊂6.1.2承包方应以发包方需求为中心,在咨询服务流程中按照P D C A(计划-实施-评估-改进)循环执行,持续提升服务质量和用户满意度㊂6.1.3承包方开展工作指导㊁业务培训㊁方案设计等咨询服务工作时,应严格执行国家有关法律法规和标准规范,提出的制度建设和收集㊁整理㊁鉴定㊁统计㊁利用㊁信息化等业务建设意见须符合规定㊂6.1.4承包方的工作指导㊁意见建议应具有针对性㊁可操作性,符合发包方实际情况,应跟踪指导发包方咨询意见建议的实施,出具档案管理咨询服务报告㊂6.2服务能力建设6.2.1承包方应依法取得法人资格,并具有档案管理咨询相关业务范围的资质㊂6.2.2在开展档案管理咨询服务之前,承包方应根据发包方的实际需求进行调查研究,明确完成目标所需的人员㊁时间㊁技术㊁设备㊁制度等条件㊂6.2.3承包方应与员工签订安全保密协议,履行用人单位管理义务,维护档案安全㊂6.2.4承包方应根据项目需要,配备具有相应知识水平㊁工作经验和业务能力的项目经理和咨询员,并保证项目团队成员在服务过程中的稳定性㊂6.2.5承包方应组织项目人员参加档案管理岗位培训㊁继续教育和相应业务培训,不断提升服务能力㊂7工作流程7.1洽谈7.1.1发包方应与承包方通过商务洽谈,明确咨询服务的目的㊁内容㊁需求等㊂7.1.2根据咨询服务内容,明确服务可行性,制定咨询建议方案,确定服务目标㊁范围㊁工作方法和计划㊁工作成果㊁人员及费用等㊂7.2签订合同发包方和承包方应按照相关法律法规和D A/T68.1的规定签订合同㊂33。
档案外包监督管理制度范本
一、总则第一条为规范档案外包服务，保障档案安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案外包服务项目，包括但不限于档案收集、整理、保管、鉴定、数字化等。
第三条档案外包服务应当遵循合法、合规、安全、高效的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。
二、外包服务主体管理第四条外包服务主体应具备以下条件：1. 具有独立法人资格；2. 具有健全的档案管理制度和设施；3. 具有专业的人员和设备；4. 具有良好的社会信誉。
第五条外包服务主体应向本单位提交以下材料：1. 法人营业执照副本；2. 档案管理制度；3. 专业人员资质证明；4. 设备清单及性能证明；5. 良好的社会信誉证明。
第六条本单位对提交的材料进行审核，符合条件的，方可签订档案外包服务合同。
三、外包服务过程管理第七条外包服务过程中，应严格执行以下规定：1. 档案收集：严格按照档案收集范围和标准进行，确保档案的完整性；2. 档案整理：按照档案分类、编目、编号等要求进行，确保档案的准确性；3. 档案保管：采用科学的保管方法，确保档案的安全；4. 档案数字化：按照档案数字化标准进行，确保档案的系统性；5. 档案鉴定：定期对档案进行鉴定，确保档案的价值。
第八条本单位应定期对外包服务主体进行监督检查，确保其履行合同义务。
四、外包服务安全管理第九条外包服务主体应建立健全档案安全管理制度，确保档案安全。
1. 制定档案安全保密措施，防止档案泄露；2. 对档案进行防火、防盗、防潮、防虫害等防护措施；3. 对外包服务人员进行档案安全培训。
第十条本单位应定期对外包服务主体的档案安全管理制度和措施进行检查，发现问题及时整改。
五、外包服务终止与续签第十一条档案外包服务合同期满前，双方应提前一个月进行协商，决定是否续签。
第十二条档案外包服务合同终止后，外包服务主体应按照合同约定，将档案完整、安全地移交给本单位。
档案服务外包工作规范第四部分
档案服务外包工作规范第四部分1范围DA/T68的本部分规定了档案服务外包工作中相关主体之间的关系、发包方工作规范、承包方档案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范。
本部分适用于指引发包方科学开展档案服务外包工作,选择合格的承包方;指导承包方有效开展档案服务管理体系建设,提升服务能力;为第三方机构正确评价档案服务外包承包方提供参考依据。
2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T19000质量管理体系基础和术语GB/T19001质量管理体系要求GB/T22080信息技术安全技术信息安全管理体系要求GB/T22081信息技术安全技术信息安全控制实践指南GB/T24001环境管理体系要求及使用指南GB/T24353风险管理原则与实施指南GB/T28001职业健康安全管理体系要求DA/T42企业档案工作规范3术语和定义3.1外包outsourcing某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来,以合同方式委托给其他机构完成,以降低成本、提高效率的行为。
3.2档案服务archivesservice某一机构承接其他机构外包(3.1)的档案业务,为其提供相关服务的行为。
3.3档案服务外包archivesserviceoutsourcing某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案,外包(3.1)给其他机构进行管理,委托其为本机构提供档案服务的行为。
3DA/T68.1—20203.4发包方client档案服务外包(3.3)的需方。
在本部分中,发包方也称为客户。
3.5承包方serviceprovider档案服务(3.2)的供方。
在本部分中,承包方也称为组织。
3.6第三方机构third-partyorganization发包方(3.4)、承包方(3.5)之外的,为发包方(3.4)提供中介、咨询、招标、监理及其他服务,或对承包方(3.5)的资质或服务能力进行评价、认证的独立的非政府机构。
外包服务商档案管理制度
一、总则为规范外包服务商的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理质量，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有外包服务商的档案管理工作，包括但不限于合同、协议、文件、资料等。
三、档案分类及管理职责1. 档案分类外包服务商档案分为以下几类：（1）合同类：包括外包服务商与公司签订的各类合同、协议等。
（2）文件类：包括外包服务商提交的各类文件、报告、数据等。
（3）资料类：包括外包服务商提供的相关资料、手册、说明书等。
2. 管理职责（1）外包服务商应按照本制度要求，建立健全档案管理制度，明确档案管理职责。
（2）外包服务商的档案管理人员应具备相应的专业知识，负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
（3）外包服务商应定期对档案进行清理、整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
四、档案收集与整理1. 收集（1）外包服务商应按照合同要求，及时、完整地收集档案材料。
（2）档案收集应确保档案的原始性、真实性和完整性。
2. 整理（1）档案整理应遵循档案分类、编目、归档等原则。
（2）档案整理应确保档案的准确性、规范性和一致性。
五、档案保管与借阅1. 保管（1）外包服务商应设置专门的档案室，配备必要的档案保管设施。
（2）档案保管应遵循“安全、保密、方便、实用”的原则。
2. 借阅（1）档案借阅应遵循“申请、审批、登记、归还”的程序。
（2）档案借阅应确保档案的安全和保密。
六、档案销毁1. 档案销毁应遵循国家有关法律法规和公司相关规定。
2. 档案销毁前，应进行严格审查，确保档案的完整性、准确性和安全性。
七、监督检查1. 公司定期对外包服务商的档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 档案管理人员应严格遵守本制度，对档案管理工作负责。
八、附则1. 本制度由公司档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
档案外包工作管理制度
第一章总则第一条为规范档案外包工作，确保档案安全、完整、准确，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及档案外包工作的部门和人员。
第三条档案外包工作应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保档案在外包过程中的安全性，防止档案丢失、损毁、泄密等事件发生。
2. 效率性原则：提高档案管理效率，缩短档案处理周期。
3. 经济性原则：合理控制外包成本，实现档案管理工作的经济效益。
4. 合法性原则：遵守国家法律法规，确保档案外包工作的合法性。
第二章外包内容与范围第四条档案外包内容主要包括：1. 档案整理、归档、检索、借阅、销毁等日常管理工作；2. 档案数字化、备份、恢复等工作；3. 档案库房建设、设备购置、维护等工作；4. 档案咨询服务、培训等工作。
第五条档案外包范围包括：1. 国内外具有档案管理资质的企业或机构；2. 具有专业档案管理人才和设备的企业或机构；3. 能够满足本单位档案管理需求，具备良好信誉的企业或机构。
第三章外包流程第六条外包流程如下：1. 需求分析：各部门根据档案管理需求，提出外包项目申请，包括外包内容、范围、预算等。
2. 供应商选择：档案管理部门对申请外包的部门进行需求审核，确定外包项目，并向相关企业或机构发布招标公告。
3. 招标投标：企业或机构根据招标文件要求，提交投标文件，档案管理部门组织评审，确定中标企业或机构。
4. 签订合同：档案管理部门与中标企业或机构签订外包合同，明确双方权利义务。
5. 项目实施：中标企业或机构按照合同约定，开展档案外包工作。
6. 监督检查：档案管理部门对外包项目进行定期或不定期的监督检查，确保外包工作按合同要求进行。
7. 项目验收：外包项目完成后，档案管理部门组织验收，确认外包成果符合要求。
8. 合同终止：合同期满或因其他原因终止外包合同，双方进行合同终止手续。
第四章外包管理第九条档案管理部门负责档案外包工作的全面管理，包括：1. 制定档案外包管理制度，规范外包工作流程；2. 负责对外包项目进行需求分析、招标投标、合同签订等工作；3. 监督检查外包项目实施情况，确保外包工作质量；4. 对外包企业或机构进行考核，评价其服务质量。
档案外包服务工作管理制度
档案外包服务工作管理制度第一章总则第一条为规范和加强档案外包服务工作管理，提高档案管理的专业化和规范化水平，依据国家有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位档案外包服务工作，涉及档案外包服务的相关工作人员应严格遵守本制度。
第三条档案外包服务应本着公开、公平、公正的原则，提供优质、高效的服务。
第四条档案外包服务应依法保护客户的隐私权和档案信息安全，确保客户的档案信息不被泄露、篡改或滥用。
第五条所有参与档案外包服务的工作人员应严格遵守服务承诺，确保按时、按质完成所承接的档案外包服务工作。
第六条档案外包服务工作人员应熟悉并遵守相关法律法规，严格遵守工作纪律，履行岗位职责，维护档案信息安全。
第七条本单位将通过不定期的监督检查和评估，对档案外包服务工作人员执行本制度的情况进行监督。
第八条本制度由档案管理部门负责解释并对执行情况进行监督检查。
第二章工作流程第九条档案外包服务工作应遵循以下工作流程：1. 接受服务申请：客户向档案管理部门提出档案外包服务申请，档案管理部门根据客户要求的服务内容和要求确定服务类型，并出具服务合同。
2. 确认服务内容：档案管理部门根据客户的要求和服务合同，明确服务内容和服务标准，确定服务细则。
3. 外包服务甄选：档案管理部门根据服务内容和标准，进行外包服务商的甄选和比选，并与外包服务商签订服务合同。
4. 服务实施：外包服务商按照服务合同和服务细则，完成客户委托的档案外包服务工作。
5. 服务验收：档案管理部门对外包服务商提供的服务进行验收，确保服务质量符合服务标准和合同要求。
6. 服务反馈：客户对服务质量进行反馈，档案管理部门收集客户意见，用于改进服务质量。
第十条档案外包服务工作的具体流程细则由档案管理部门制定并组织实施。
第三章工作责任第十一条档案管理部门是档案外包服务工作的主要责任部门，负责统筹档案外包服务工作，制定相关工作流程和规定，监督协调外包服务商的服务质量。
档案整理外包服务方案范本
档案整理外包服务方案范本外包服务方案范本：一、项目概述在当今社会，各类企事业单位的档案越来越多，档案管理的工作量也越来越大，但人力资源有限，难以胜任。
因此，我们公司提供档案整理外包服务，旨在帮助企事业单位高效、规范地管理档案，提高工作效率。
二、服务内容1. 档案整理：按照客户的要求，对企事业单位的档案进行整理、分类、编号、归档等工作，确保档案资料的有序性和易查阅性。
2. 档案保管：提供专业的档案保管空间，确保档案的安全性和完整性，防止损毁或丢失。
同时，可根据客户需求提供定期备份服务。
3. 档案检索：建立档案信息管理系统，提供快速、准确的档案检索服务。
客户可以通过系统查询档案的相关信息，包括文件名称、编号、存档日期等。
4. 档案销毁：对于已经过期的档案，可提供安全、规范的档案销毁服务。
保证档案中的敏感信息不泄露，并符合相关法律法规的要求。
三、服务流程1. 沟通需求：与客户进行需求沟通，了解客户对档案整理的具体要求和期望。
2. 制定方案：根据客户需求，制定详细的档案整理方案，并提供相关的工作计划和时间表。
3. 档案搬运：根据方案，将需要整理的档案搬运至指定地点，确保档案的安全和完整。
4. 档案整理：按照方案，对档案进行分类、编号、整理等工作，确保档案的有序性和易查阅性。
5. 档案归档：将整理好的档案归档至指定位置，并建立档案管理系统，提供档案的信息查询服务。
6. 定期维护：定期对档案进行维护和整理，保持档案的完整和可用性。
四、服务优势1. 专业团队：我们拥有经验丰富的档案管理人员和技术团队，能够针对不同行业、不同规模的企事业单位提供专业的档案管理服务。
2. 标准化操作：我们严格按照国家档案管理标准进行操作，确保档案的整体质量和规范性。
3. 信息化管理：通过建立档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和检索，提高工作效率和档案利用率。
4. 安全保密：我们重视客户的档案安全和隐私，采取严格的保密措施，确保档案中的敏感信息不泄露。
档案服务外包管理制度范文
档案服务外包管理制度范文档案服务外包管理制度范文第一章总则第一条根据国家有关档案法律法规的要求，为加强对档案服务外包业务的管理，提高档案服务外包工作的规范性和科学性，制定本制度。
第二条档案服务外包是指委托专业机构或个人负责档案管理、存储和服务的工作，包括但不限于档案的整理、分类、存储、检索、借阅、销毁等。
档案服务外包应遵循合法、安全、便捷、高效的原则。
第三条本制度适用于本单位委托第三方机构或个人进行档案服务外包的工作，同时也适用于本单位内部档案服务工作的管理。
第四条本单位应根据档案服务外包的具体情况，制定相应的档案服务外包实施细则，并按照细则进行操作。
第五条本制度的内容包括档案服务外包的委托与合同管理、档案服务外包的监督与考核、档案服务外包的安全保密和档案服务外包的终止等方面的规定。
第二章档案服务外包的委托与合同管理第六条档案服务外包的委托应严格按照法律法规的要求进行，明确双方的权利和义务。
委托单位应制定合理的委托方案，说明委托的范围、内容和标准，明确委托方和被委托方的责任和义务。
第七条档案服务外包的合同应明确档案服务方的资质和能力，合同双方的权利和义务，档案服务期限和服务内容，档案服务费用和支付方式等。
合同应由委托方和被委托方签订，并保留至少五年的存档。
第八条双方应根据合同要求制定档案服务计划，明确档案服务的具体流程和要求。
委托方应提供必要的档案资料和信息，被委托方应按照计划和要求进行档案服务工作。
第九条档案服务外包过程中，如需要变更委托方案或合同内容，应经双方协商一致，并通过书面形式进行确认。
第十条档案服务外包合同履行过程中发生的争议，双方应通过友好协商解决。
如协商不成，可向有关部门申请仲裁或诉诸法律。
第十一条委托方应对档案服务外包工作进行监督，及时了解工作进展和效果。
被委托方应配合监督工作，接受委托方的检查和考核。
第三章档案服务外包的监督与考核第十二条委托方应建立档案服务外包工作的监督和考核制度，及时掌握档案服务的质量和进展情况。
档案管理服务外包工作规范.doc
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言 3引言 41 范围 52 规范性引用文件 53 术语和定义 64 基本原则85 发包方工作规范105.1 发包工作原则105.1.1 合法原则105.1.2 安全原则105.1.3 可控原则105.2 发包工作过程与要求105.2.1 概述105.2.2 规划与审批115.2.3 承包方筛选与确定115.2.4 合同签订125.2.5 合同执行与监督 125.2.6 评估与改进136 承包方档案管理外包服务管理体系建设要求136.1 总体要求136.2 战略管理166.2.1 业务规划166.2.2 绩效管理166.3 资源管理176.3.1 人力资源管理176.3.2 财务管理186.3.3 技术管理186.3.4 基础设施管理186.4 业务管理196.4.1 合同管理196.4.2 客户关系管理196.4.3 分包商管理206.4.4 业务流程管理206.4.5 质量管理216.5 安全管理216.5.1 合规性管理216.5.2 保密管理216.5.3 风险管理226.5.4 知识产权管理236.5.5 环境管理236.5.6 职业健康管理237 第三方机构工作要求 237.1 原则237.1.1 独立原则237.1.2 公正原则247.1.3 真实原则247.2 基本要求24参考文献24附录A：档案管理外包服务合同主要参考条款26 附录B：承包方员工备案表样式33附录C：承包方员工保密协议参考条款34前言DA/TXX.1—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。
DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：——DA/TXX.2—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》——DA/TXX.3—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
档案服务外包工作规范
档案服务外包工作规范一、引言。
档案服务外包是指将档案管理业务委托给专业的档案管理机构或公司，以提高档案管理效率和质量。
为了规范档案服务外包工作，保障档案管理的安全和可靠性，制定本规范。
二、工作范围。
1. 档案整理，包括对档案文件进行分类、整理、装订和编号等工作。
2. 档案数字化，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案库。
3. 档案存储，提供安全、干燥、通风的档案存储环境，保证档案的安全性。
4. 档案销毁，按照相关法规规定，对无需保留的档案进行销毁处理。
三、工作流程。
1. 档案接收，外包公司应制定明确的档案接收流程，包括验收、登记、归档等环节。
2. 档案处理，根据档案管理要求，对档案进行整理、分类、编号、标识等处理。
3. 档案存储，将处理完毕的档案按照规定存放在指定的存储区域，并建立存储档案的档案目录。
4. 档案查询，外包公司应建立完善的档案查询系统，确保委托方能够随时查询所需档案信息。
5. 档案销毁，对于无需保留的档案，外包公司应按照规定进行销毁处理，并做好销毁记录。
四、工作要求。
1. 保密性，外包公司应严格遵守档案保密的相关法律法规，确保档案信息不被泄露。
2. 完整性，对于委托方交付的档案，外包公司应保证档案的完整性，不得私自删除、篡改档案信息。
3. 可追溯性，外包公司应建立档案流转记录和查询记录，确保档案流转过程可追溯。
4. 安全性，外包公司应提供安全的档案存储环境，保证档案信息不受损坏或丢失。
5. 规范性，外包公司应按照档案管理的相关规定进行操作，确保档案管理工作的规范性和合法性。
五、工作考核。
1. 外包公司应定期对档案服务外包工作进行自查和自评，确保工作的规范性和质量。
2. 委托方可以对外包公司的档案服务工作进行抽查和评估，以确保外包公司的服务质量。
六、结语。
档案服务外包工作规范的制定，有利于提高档案管理的效率和质量，保障档案信息的安全和可靠性。
外包公司应严格遵守规范要求，确保档案服务工作的规范性和合法性，为委托方提供优质的档案管理服务。
档案服务外包管理制度
档案服务外包管理制度第一章总则第一条为规范和规范档案服务外包工作，提高档案服务质量，加强档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于档案服务外包单位与委托单位之间的档案服务外包管理工作。
第三条档案服务外包管理工作应遵循合法合规、科学高效、公平公正的原则，加强档案服务外包单位的监管和管理。
第四条具体的档案服务外包管理工作由档案管理部门负责监督和指导，并在程序上参照国家规定的招投标流程。
第五条档案服务外包管理工作要坚持档案工作的保密原则，严守国家秘密和个人隐私，保证档案的安全和完整。
第六条档案服务外包管理工作应依法依规开展，各方合作，互相监督，建立健全的管理制度和风险控制机制。
第二章外包合同签订流程第七条委托单位需准备好相关文件和资料，并提出档案服务外包的需求。
第八条档案服务外包单位根据需求，编制档案服务外包的方案和报价，并通过招标或竞争性谈判等方式选定合作单位。
第九条双方签订档案服务外包合同，明确委托单位和外包单位的权利和义务、服务内容和标准、收费标准和支付方式、服务期限和解决争议的方式等。
第十条合同签订后，双方应及时履行合同义务，并按合同规定履行监督和验收责任。
第三章外包服务管理第十一条外包单位应设立专门的档案服务管理部门，负责档案服务外包业务的管理和执行。
第十二条外包单位应建立完整的档案服务质量管理体系，制定细致的工作流程，确保档案服务的质量和效率。
第十三条外包单位要建立健全的档案服务外包人员管理制度，包括招聘、培训、考核和激励机制，保证人员的素质和能力。
第十四条外包单位应加强对档案服务外包过程的监督和检查，及时纠正和改进工作中的不足和问题。
第四章外包服务质量评估第十五条委托单位应对档案服务外包单位提供的服务进行质量评估，包括服务标准的达成情况和服务效果的满意度。
第十六条外包单位应定期向委托单位提交服务质量报告，详细说明服务工作的进展情况和达成情况，并接受委托单位的评议和监督。
档案服务外包工作方案
档案服务外包工作方案简介本文档旨在为各机构和企业提供档案服务外包方案，优化档案管理流程，提高档案存储效率。
现状分析随着各行业的发展和数字化进程的加快，档案管理已成为许多机构和企业面临的难题。
传统的纸质档案管理方式不仅浪费时间和空间，还存在丢失、损坏等问题。
在数字档案管理方面，由于技术限制和经费不足等问题，许多机构和企业并没有足够的能力和资源来实现数字化档案管理。
因此，外包服务成为了一种解决方案。
外包工作范围档案服务外包的工作范围包括但不限于以下方面：1. 纸质档案整理与存储外包服务商可以提供专业的纸质档案整理和存储服务，包括档案的分类整理、数字化录入、保管、检索和销毁等环节。
对于无法数字化存储的档案可以采用安全可靠的物理存储方式进行保存。
2. 数字化档案管理外包服务商可以提供数字化档案管理服务，采用先进的技术手段对档案进行数字化处理，实现档案的网络化、集约化和共享化。
服务商可以为机构和企业提供各种形式的数字化档案备份、恢复和保护方案。
3. 档案销毁与处置外包服务商可以提供档案销毁与处置服务，包括档案归档期满后的销毁、商业机密档案的销毁、档案处置制度的制定和执行等。
外包工作流程1. 沟通与协商服务商与机构/企业进行充分的沟通和协商，了解其档案管理需求和流程，确定具体的外包工作范围和方案。
2. 签订合同根据协商结果，双方签订外包服务合同，确定具体的工作内容、期限、费用等条款。
3. 外包服务实施合同签订后，服务商按照合同约定的内容、期限和质量标准，对机构/企业的档案进行整理、存储、管理等工作。
4. 工作成果验收及反馈完成工作后，机构/企业对外包服务商提供的工作成果进行验收，对不符合合同要求的部分要求服务商进行修改和完善。
同时也根据实际工作情况对服务商进行反馈和评价。
外包服务的优点1. 节省人力物力外包服务可以使机构/企业免去购置设备、租赁场地和招聘管理人员等费用和人力成本。
2. 提高效率外包服务商具有专业的档案管理经验和技术手段，可以提高档案整理、存储和管理的效率，提高机构/企业的管理水平。
档案管理服务外包工作规范
档案管理服务外包工作规范档案管理服务外包工作具体指的是企业将档案管理工作委托给专业的档案管理服务机构进行管理。
要实施有效的档案管理服务外包工作，需要建立一套规范的工作流程和作业标准，保证档案管理工作的高效性和规范性。
以下是关于档案管理服务外包工作的一些规范要求。
一、档案管理服务外包工作的目标和原则1.目标：档案管理服务外包的目标是提高企业档案管理工作的效率和规范性，并确保信息的安全和可靠性。
2.原则：(1)合法合规：遵守国家相关法律法规，合法合规地进行档案管理。
(2)专业化：依托专业的档案管理服务机构，实现档案管理的专业化。
(3)效率优先：提高档案管理工作的效率，将资源优先用于核心业务。
(4)信息安全：保护档案信息的安全性和可靠性。
(5)客户满意：确保客户对档案管理服务的满意度，提供高质量的服务。
二、档案管理服务外包工作的组织和流程1.流程设计：根据档案管理工作的特点和需求，设计完善的流程，包括档案传递、档案整理、档案存储、档案查询等环节。
2.人员组织：按照工作流程需求，合理组织人员，确定各个环节的责任人和工作职责，确保工作的协同进行。
3.档案传递：明确档案的运输方式和保密措施，确保档案在运输过程中的安全。
4.档案整理：按照一定的规范和标准，对档案进行分类、编号、标识等工作，确保档案的整理规范。
5.档案存储：建立合适的档案存储设施，确保档案的安全性和防灾能力。
6.档案查询：建立科学、便捷的档案查询系统，方便用户查询档案信息。
三、档案管理服务外包工作的技术和安全要求1.技术要求：(1)信息化：采用先进的信息技术手段，实现档案管理的信息化和数字化。
(2)数据备份：建立档案数据备份和恢复机制，确保数据不丢失。
(3)数据安全：采取安全的网络传输技术和数据加密技术，保护档案信息的安全性。
2.安全要求：(1)准入控制：建立准入控制机制，限制无关人员进入档案管理区域。
(2)电子监控：安装视频监控设备，实时监控档案管理区域，防止违规行为。
档案外包服务管理规范
档案保管外包服务管理规范1范围本规范适用于档案保管外包服务机构及其它专业机构开展档案保管外包服务的行为。
2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件, 仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB50140-2005建筑灭火器配置设计规范DAT6T992档案装具DAT45-2009档案馆高压细水雾灭火系统技术规范JG」25-2010档案馆建筑设计规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。
档案保管外包服务outsourcing services of recordskeeping 具备档案保管外包服务能力和条件的企业法人,受委托方（法人及自然人）委托,对档案进行保管及相关服务的民事行为,又称“档案寄存和代保管服务”。
3.2档案保管外包服务机构outsourcing services organization ofrecords keeping依法设立，具备从事开展档案保管外包服务能力和条件的法人组织。
档案保管外包服务委托方outsourcing services clientsrecords keeping档案保管外包服务的购买者。
4服务原则4.1有限范围原则档案保管外包服务的范围不得违反国家有关的法规和政策。
4.2安全原则在档案保管、利用、运输等过程中必须提供安全、可靠、有效的专业服务,确保不发生缺失损毁、涂改伪造、污染霉变等安全事件。
4.3保密原则必须履行保密义务,不翻阅、不传播、不泄露所保管档案的任何信息。
4.4监管原则档案保管服务外包机构应当接受有关方面的监管5组织与人员5.1组织档案保管外包服务机构的组织,应根据保管规模和业务范围确定相应的内部管理机制,并保持相对稳定。
5.2人员5.2.1按照内部管理机制,配备符合实际需要的、具有相应岗位职业资格的员工。
一般应包括档案专业人员和其他各类专业技术人员5.2.2档案保管外包服务机构应与员工依法签订劳动合同和保密协议。
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档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言 (3)引言 (4)1 范围 (5)2 规范性引用文件 (5)3 术语和定义 (6)4 基本原则 (8)5 发包方工作规范 (10)5.1 发包工作原则 (10)5.1.1 合法原则 (10)5.1.2 安全原则 (10)5.1.3 可控原则 (10)5.2 发包工作过程与要求 (10)5.2.1 概述 (10)5.2.2 规划与审批 (11)5.2.3 承包方筛选与确定 (11)5.2.4 合同签订 (11)5.2.5 合同执行与监督 (12)5.2.6 评估与改进 (13)6 承包方档案管理外包服务管理体系建设要求 (13)6.1 总体要求 (13)6.2 战略管理 (16)6.2.1 业务规划 (16)6.2.2 绩效管理 (16)6.3 资源管理 (17)6.3.1 人力资源管理 (17)6.3.2 财务管理 (17)6.3.3 技术管理 (18)6.3.4 基础设施管理 (18)6.4 业务管理 (19)6.4.1 合同管理 (19)6.4.2 客户关系管理 (19)6.4.3 分包商管理 (20)6.4.4 业务流程管理 (20)6.4.5 质量管理 (20)6.5 安全管理 (21)6.5.1 合规性管理 (21)6.5.2 保密管理 (21)6.5.3 风险管理 (22)6.5.4 知识产权管理 (22)6.5.5 环境管理 (23)6.5.6 职业健康管理 (23)7 第三方机构工作要求 (23)7.1 原则 (23)7.1.1 独立原则 (23)7.1.2 公正原则 (23)7.1.3 真实原则 (23)7.2 基本要求 (23)参考文献 (24)附录A：档案管理外包服务合同主要参考条款 (25)附录B：承包方员工备案表样式 (32)附录C：承包方员工保密协议参考条款 (33)前言DA/TXX.1—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。
DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：——DA/TXX.2—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》——DA/TXX.3—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX本标准主要起草人：XXX XXX XXX引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。
目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。
但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。
本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。
《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。
主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则1 范围本标准适用于：——指引发包方科学开展档案管理服务外包发包工作，选择合格的承包方；——指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设，提升服务能力；——提供第三方机构正确评价档案管理服务外包承包方的参考依据。
2 规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T19000 质量管理体系基础和术语GB/T19001 质量管理体系要求GB/T22080 信息技术安全技术信息安全管理体系要求GB/T22081 信息技术安全技术信息安全管理实用规则GB/T24353 风险管理原则与实施指南GB/T24001 环境管理体系要求及使用指南GB/T28000 职业健康安全管理体系规范GB/T28001 职业健康安全管理体系实施指南DA/T1-2000 档案工作基本术语DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范档函〔2008〕207号档案工作突发事件应急处置管理办法档函〔2013〕271号国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知档办发〔2014〕7号档案数字化外包安全管理规范3 术语和定义3.1 档案archives/records国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
[DA/T1-2000 3.1]3.2 档案管理archives/records management档案（3.1）的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
[DA/T1-2000 3.2]3.3 服务外包service outsourcing某一机构将原本由自身承担的、非核心的全部或部分业务剥离出来，委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率、优化产业链、提升自身核心竞争力的行为。
注：“外包服务”是与“服务外包”相对应的一个术语，是指某一机构承接其他机构委托的业务，为其提供服务的行为。
3.4 档案管理服务外包service outsourcing of archives/records management某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案（3.1），通过市场、以合同方式委托其他机构进行管理的行为。
3.5 发包方client档案管理服务外包（3.4）的需方。
在本标准中，发包方也称为客户。
3.6 承包方service provider档案管理服务外包的供方（3.4）。
在本标准中，承包方也称为组织。
3.7 分包商subcontractor指承接分包业务的承包方(3.6)。
总承包方（3.6）将承接的档案管理外包服务业务中的部分业务委托给分包商（3.4）完成。
3.8 第三方机构the third party organization发包方（3.5）、承包方(3.6)之外的，为发包方(3.5)提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方(3.6）的资质或服务能力进行评价、认证的独立的、非政府的机构。
3.9 监管机构regulatory authority对档案管理服务外包工作中各主体，包括发包方（3.5）、承包方(3.6)、分包商（3.7）、第三方机构(3.8)的相关行为，依法进行指导、监督的机构，包括档案行政管理部门、保密行政管理部门、工商行政管理部门以及其他行政管理部门等。
3.10 档案寄存服务service of archives/records deposit在不改变档案（3.1）所有权和处置权的前提下，发包方（3.6）将档案（3.5）委托给承包方（3.6）保管，承包方（3.6）为发包方（3.6）提供档案（3.1）保管的库房、设备、装具，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程。
3.11 档案数字化服务service of archives/records digitalization承包方(3.6)利用扫描仪、数码相机等数码设备对发包方(3.5)的实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。
参考DA/T31-2005 3.23.12 档案整理服务service of archives/records arrangement承包方(3.6)按照一定原则对发包方(3.5)形成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的服务过程。
参考DA/T1-2000 5.13.13 档案管理咨询服务service of archives/records management consultation承包方(3.6)通过口头或书面形式为发包方(3.5）提供意见、建议，指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程。
3.14 档案开发利用服务service of archives/records exploring and using承包方(3.6)帮助发包方(3.5)将其保存的档案（3.1）通过多种途径、手段和技术、方法进行开发，形成各种形式的信息、知识产品，提供利用，发挥档案(3.1)价值的服务过程。
3.15 服务能力service capability承包方(3.6)提供服务的能力程度。
4 基本原则4.1 发包方应该根据国家档案、保密相关法律法规和规章制度，确定档案管理服务外包的范围。
国家规定不得服务外包的档案不得列入服务外包的范围。
4.2 在档案管理服务外包全过程中，发包方、承包方、分包商和其他相关方应以确保档案的真实、完整、可用和安全为最基本要求。
4.3 档案管理服务外包工作主要涉及发包方、承包方、分包商、第三方机构和监管机构等5类主体。
各主体应该明确自身的义务或职责、权利，以及与其他相关主体之间的关系。
如图1所示。
4.3.1 发包方和承包方通过签订合同建立委托与受托关系。
承包方为发包方提供的服务，通常包括档案寄存服务、档案整理服务、档案数字化服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务等几类业务单元。
4.3.2 经发包方同意，承包方可将部分外包服务业务委托给分包商承担。
分包并不意味免除承包方履行合同的义务。
承包方须就分包商的服务质量向客户承担责任。
4.3.3 分包商应根据与承包方的合同履行自身义务，与承包方共同为发包方提供服务。
承包方根据与分包方的合同对分包商的服务过程和服务质量进行监督，通过沟通获取分包商的支持，确保为发包方提供优质服务。
分包商须就其服务质量向承包方承担责任。
4.3.4 第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介或咨询服务，或经相关部门批准或自行对承包方的资质或服务能力进行独立的评价、认证。
4.3.5 监管机构应依据国家法律法规，对发包方、承包方、分包商和第三方机构等的相关行为进行指导、监督和检查。