秘书常识：当上司不在的时候
秘书常识：当上司不在的时候
秘书常识：当上司不在的时候
一、上司不在时的工作
上司的工作一般都很忙，经常因开会、外出、出差而不在公司。
当上司不在公司的时候，秘书应注意以下问题：
1、如果上司是出差在外地，那每天应在事先约定好的时间联络。
2、如遇有紧急事件，应马上与上司取得联系，请求指示。
3、在处理上司交办的工作时，严格按上司指示的范围办。
4、如果是替上司处理个人私事，就要替上司严格保密。
5、不要随便将上司的出差地点告诉外人。
6、上司不在时，如果上司有些个人事情需要处理，应与上司的夫人商量。
7、未经上司许可不能在文件上盖章签字。
8、上司回来时将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹的最上面。
二、上司不在时紧急情况的处理
在上司不在时也会有电话来找他。
秘书接到找上司的电话，无论对方是什么事，你都要知道它的紧急程度。
如果事情不急，就等上司回来再说或定时向上司汇报；如果是合同或协议急等上司签字，应马上与上司联系，请上司直接打电话答复对方。
如果是要确认上司是否参会时，秘书不能根据自己的判断答复是否出席；遇到这种时间比较紧急的问题时，应这么答复对方：“我向上司请示以后再与您联系。
”之后挂掉电话，马上与上司取得联系，听取上司的的指示，然后将上司的意思转达给对方。
秘书常识：秘书办事、办文、办会工作知识汇总
秘书办事、办文、办会工作知识汇总请示报告使用电话陪同首长接待工作处理文电承办会务组织培训请示报告工作请示报告是机关一项经常性工作。
所谓请示，是下级机关在工作中遇到问题，需要上级领导机关给予答复和审批，而向上级领导机关提出的请示；报告是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。
请示须在事前或工作进程中进行，待上级批准后执行；报告通常在某项工作完成和结束后进行。
这就是我们常说的“事前要请示，事后要报告”。
（一）请示报告主要形式和程序请示报告主要分书面和口头两种形式。
书面请示有两种：一种是请求批准性请示，指的是在本级对某一事项无权解决或无权做出决策而请求领导或上级给予指示或批准时提出的请示。
另一种是请求解决性请示，指的是在本级对某一事项无力解决而请求领导或上级给予具体帮助时提出的请示。
书面报告分三种：一是工作情况报告。
一项工作完成后，所向领导或上级拟写的专题报告；二是建议性报告。
指的是提出意见和方案，供上级决策参考或报请上级批转有关方面执行的报告；三是检讨性报告。
指本单位发生违纪问题、责任事故、失职行为、群众来信等，向上级做出的报告。
书面请示报告通常有呈批件和制式文书两种，其主要程序有三点：①定题和拟称。
请示或报告的问题，要由主管首长审阅确定，以哪一级名义请示报告，就要由哪一级首长同意后再行起草。
拟称时要按首长的意图表述清楚。
请示和报告的问题应当区分开来，同一份公文中，不能既有请示又有报告，要么是请示要么是报告。
②签发和邮寄。
需要呈报上一级的请示或报告，起草后，要由主管领导审阅签发。
以哪一级的名义请示和报告，就由哪一级主要领导签发。
寄发时要有登记，可以采取特快专递、挂号或由保密室寄发的办法办理，不能用平信，以防丢失和泄密。
请人代捎要办好登记手续，防止遗漏和遗误。
③登记和留存。
书面请示和报告要及时到保密室登记，并一式三份，一份上报，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以备查考。
口头请示报告适用于不是特别重要的问题或临时性、随机性的事情，拟请示报告的对象是直接首长。
秘书沟通常识：沟通中应注意的问题
1 秘书沟通常识：沟通中应注意的问题一、选择合适的方式 1、直接沟通 在一般情况下，秘书应选择直接的方式与对方沟通，只有在不得已的情况下通过第三方传话与对方迂回沟通。
一般来说，如果双方关系密切，有一定的交情，交流的内容又不希望被另外的人所知道的话，那就采用直接沟通的方式进行交流。
如果你与对方关系不太密切，你又认为对方不太好打交道的话，那就请朋友帮忙，用间接的方式迂回沟通。
秘书在直接沟通过程中有些问题应当注意。
比如总经理直接让你调查某件人事纠纷，虽然你上面还有办公室主任，但由于事属机密，所以，你调查的结果还是应该直接向总经理汇报，不适合由主任转给总经理。
你越级向总经理报告，一般来说，即使主任知道了，他也不会介意。
但是，你也不能大肆张扬，否则就有可能让主任感到没面子。
但是，如果只是一般性的工作，你就不应越级汇报，这样可以避免不必要的误会。
如果一般性的工作也越级汇报，那就会被人当作打小报告，不仅办公室主任会疏远你，其他的同事也会讨厌你这种小人行径。
2 如果出现紧急情况需要立即请示，那你首先要向自己的直属上司请示，如果找不着，你才能越级请示。
不过，事情处理完毕之后，你要立即将事情的来龙去脉完整地向直接上司汇报，以免造成误会。
2、迂回沟通 迂回沟通就是透过第三方把你想说的话转告对方。
比如，秘书因误会而遭到总经理的批评，如果不及时说明情况，自己背黑锅在其次，最后还会影响工作。
怎么办？如果直接找总经理说明真相，总经理怒气未尽，现在去找他只能再挨批评。
于是，秘书向自己的顶头上司办公室主任说明情况，请主任代自己向总经理说明自己的苦衷。
主任了解了事情的经过之后，可能会马上找个机会向总经理说明了情况，这样，笼罩在秘书头上的乌云马上散开了。
这就是迂回沟通的效果。
二、学会“铺垫” 秘书在沟通过程中，特别是在你在不赞成对方观点的时候，你一定要注意先肯定对方，比如“您说的这些我非常理解，不过，我们是不是也可以这么来看问题……”这种先给对方以肯定的方式就叫铺垫；铺垫语能起到一种缓冲的作用，使双方不会陷入紧张关系，你既说明了自己的观点，对方也不会认为你反驳了他。
优秀秘书应该具备的条件
集有关天地证券公司的信息；将有关天地 公司的信息连同“马总要求见面”这个信息一起 传递给上司，以方便他决策。所以，于雪的 问题就出在没有给老板提供“天地公司”的相关 信息，也就是说，于雪在这里只是一个简单 的传声筒，在传递这个信息过程中给它增加 任何“附加值”。如果于雪在与刘总通话时，问 清对方的意图和公司背景，并到网上去查“天 地证券公司”的网站，了解有关情况；做好相 应的准备，那么，一旦总裁问起来，她就能 提供天地公司的相关背景资料和马总来访的 意图，这样，总裁就能作出自己的决策。
3、充分发挥职务优势 一般的上司工作都非常忙，不可能将自己所有的工 作和要求都向秘书“汇报”，所以，秘书必须学会利 用自己的职务优势来收集自己工作的信息。那么， 作为秘书，在日常工作中应如何利用自己的职位优 势充实自己呢？第一，对从自己经手转发的各种文 件和资料仔细阅读和琢磨。第二，留意上司的电话 和上司与各部门经理的谈话。第三，留意网上和报 刊杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不清楚的 问题就向同事请教。只要做到了这几点，那你就能 基本了解公司运营状况和上司的工作重心。通过这 种日积月累，你的工作视野自然就会开阔，想上司 所想，急上司所急，与上司在工作中形成默契，自 然而然成为上司的得力助手。
点 评
于雪应该看到，上司这种大包大揽的工作方式，固 然有他工作习惯的问题，但在更深层次上反映了上司对 你能力或人品的不放心。所以，于雪的问题在她仅有主 动积极的精神，她还缺乏勇气。 如果于雪大胆主动坚持帮上司订票，即使老总再“顽 固”，他也不会拒绝你的“主动”；即使他再三拒绝你 帮助他订票，那你还可以帮上司做出差的其他准备工作， 比如，帮他查询上海的天气情况，把上海客户的其他资 料一起找出来，把每个客户的资料分别用大信封好……
张总到下午7点多才回到办公室，于雪马 上把李行长的意思向张总作了汇报。 “你说送多少钱比较合适？明天还要带 些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗 让张总不知所措，还是张总对这种世态 人情没有什么了解，他这样反问于雪。 “？”于雪只好摇头，她看到了张总眼里 对自己的不满。 问题出在哪里？
秘书实务之领导出差讲义
书面讲话稿及素材
2份
出访地联系人通讯录
准备现金或信用卡注款 礼品
备用笔等文具 *包装 应急药及常用药品
*准备一支 彩色笔
相关知识
❖ 〔一〕上司出差时，秘 书应准备些什么？
❖ 1，旅行方案； ❖ 2，搜集相关商务洽谈
资料； ❖ 3，旅馆信息； ❖ 4，旅行用品； ❖ 5，差旅费； ❖ 6，行李准备。
在船上就餐时如同在酒店宾馆用餐，虽然要自己动手且 有些喧闹混乱，但仍应不失礼貌和风度，一要排队，二是找 空位时要向旁边在座者问好，经过允许后才可就座。下船时 不要抢先或拥挤，对曾经帮助过我们或有缘相遇的乘客和船 员，应友好地辞别，说些令人好感的辞别语。
❖ 〔三〕乘机
❖ 乘坐飞机旅行是件令人惬意的事，由于飞机内空间 面积较小，人际关系特别紧密，而且各色人等聚在一起， 对礼仪要求更高。
人员的名单背景，会晤主题 ❖ 7、旅行日程表 ❖ 8、上司或接待人的特别要求 ❖ 9、差旅费用
制作旅程表
思考 1、旅程方案表主要包括哪些内容？ 2、旅程表和旅行方案，哪个更详细？
制作旅程表
❖〔一〕、旅程方案表主要包括哪些内容？ ❖时间、地点、交通工具、 ❖具体事项、备注
旅行方案的内容
旅行方案是领导出差是否能顺利完成 工作任务的重要前提，一份合理、周全、 程序标准的旅行方案，能保证领导在最 短的时间内完成工作任务。一份周密详 细的旅行方案主要从以下几方面进行考
❖ 2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差 的有关规定
❖ 3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地 交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的 货币、外汇管理规那么，经商特点及有关护照、签证、健 康规定等常识
秘书工作常识：上司办公室的管理（2）
⼆、应该保存的资料 秘书应保存的资料⼤致可以分为两种，⼀种是秘书部门共⽤的；⼀种是秘书个⼈专⽤的。
有些资料虽然可以是⼤家共⽤，也可以是个⼈专⽤，但如果是归个⼈专⽤，那么，在保存的时间、使⽤的范围以及保存的⽅式与秘书科共⽤的都有很⼤的不同。
哪些资料归个⼈专⽤，哪些资料属⼤家共⽤，公司⼀般都有明确的规定。
1、属秘书部门共⽤的资料 a、政府法律和公司内的各种规章制度。
⼀般的公司都有⾃⼰的“⽂件保存年限规定”或“⽂件废弃规定”。
根据这些规章制度，分别确定各种资料的保存期为5年或10年。
秘书必须妥善保存的⽂件有“公司股东⼤会章程”、“公司年度决算报告”等。
这些⽂件⼀般要⽴卷存档。
b、各种规定和标准：如董事会规定、出差旅差费规定、车辆管理规定、⽂书管理规定等。
但是，每过⼀段时间公司就要对这些规定进⾏修订，因此，在保存这类⽂件时，应注意及时更新换旧。
c、各种业务⼿册，如国外出差指南、召开董事会程序等具体业务⼿册。
2、归秘书个⼈专⽤的资料 a、上司指⽰的记录。
对于秘书来说，如果事事都要等待上司的指⽰，那么，秘书的⼯作就相当轻松简单。
但是，对于上司来说，秘书就起不到什么助⼿的作⽤了。
即使上司⾃⼰不忙，他也不会事事都给秘书作指⽰，除⾮⼀些特别重要的⼯作，上司会给秘书下达书⾯的命令以外，⼀般的指⽰都是⼝头的，⽽且这些⼝头指⽰也不会是⼀字⼀眼，显得那样正经，⼀般都是随便说那么⼏句，点到为⽌，其余的就让秘书⾃⼰去理解和发挥。
所以，秘书事后都应把上司的指⽰记录下来，到⼀定的时候让他确认⼀下。
b、上司的资料。
作为上司的专职秘书，要把上司的⼀些往来书信、报告原稿、谈话记录以及以上司的名义签发的将⽰和命令保存起来。
还有要保存的就是上司⽬前处理⼯作所需⼀些资料和业务处理问题的复印件。
另外，像上司的⾝份证、驾驶证等⼀定要有复印件备份，⽐如你上星期为他买飞机票跟他要⾝份证，今天买机票⼜跟他要⾝份证，那他就会烦你。
c、秘书个⼈的资料， 根据上司⼯作的需要或当前正关注的⼀些问题，秘书专门收集的杂志、剪报、还有⼀些⽇后也许⽤得着的资料。
秘书常识：秘书工作的原则
秘书常识：秘书工作的原则原则是指人们的言论和行为所依据的法则或标志，是行为主体用来规范、约束自己言行的：而要求是希望得到满足和实现的愿望或条件．是外界（对于秘书来说就是服务对象领导、部门、人民群众等）希望行为主体做到的。
秘书工作作为一项专业化的社会职业，它具有秘书工作特有的原则与基本要求。
1、准确原则准确原则，是对秘书工作的质量要求。
秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。
衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误。
遵循这一原则，就可以在很大程度上确保领导工作和机关工作的正确性，维护了领导工作和机关工作的权威性。
坚持秘书工作的准确原则，必须做到：要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策；要准确地收集和提供领导工作需要的信息资料；要准确地判断和贯彻领导意图；要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项；要准确地进行文字表达和口头表达。
2、及时原则及时原则，是对秘书工作的效率要求。
坚持秘书工作的及时原则，必须做到：要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中；要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果；要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下功夫去做，直到取得满意的成果；要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时出手。
3、严谨原则严谨原则，是对秘书工作的作风要求。
秘书工作属于事务性工作。
由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。
坚持秘书工作的严谨原则，必须做到：要严密地思考，尽量做到没有疏漏；要周详地运作，尽量做到万无一失；要谨慎地行事，尽量做到谦虚而又谨慎。
4、同步原则同步原则，是对秘书工作的态势要求。
秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。
保持秘书工作与领导工作同步运行的态势，理应成为秘书工作的原则之一。
办公室接待礼仪
办公室接待礼仪办公室接待礼仪文字像精灵，只要你用好它，它就会产生让你意想不到的效果。
所以无论我们说话还是作文，都要运用好文字。
只要你能准确灵活的用好它，它就会让你的语言焕发出活力和光彩。
下面，小编为大家分享办公室接待礼仪，希望对大家有所帮助！办公室接待礼仪篇11、当面接待扎仪上级来访，接待要周到。
对领导交待的工作要认真听、记；领导了解情况，要如实回答；如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。
领导告辞时，要起身相送，互道"再见"。
下级来访，接待要亲切热情。
除遵照一般来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复；来访结束时，要起身相送。
2、电话接待的基本要求(1)电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图。
(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。
(3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。
(4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以"再见"为结束语。
对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。
3、引见时的礼仪到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、在引导客人去领导办公室的路途中。
工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人；在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。
在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。
进入房间后，应先向领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方。
介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的；把男同志介绍给女同志；如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介绍。
介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。
办公室接待礼仪篇2打招呼当客人来到时，应马上放下手中的工作，并起立向来客问候致意，做自我介绍。
职场应酬工作礼仪注意事项-不可替领导做主
不可替领导做主
有陌生人拜访领导，身为秘书的你，不问领导是否愿意、不考虑是否合适就让其进入领导办公室，当时不希望有任何人打扰的领导一定会觉得你不知道秘书的职责所在。
领导外出办事，要求你记录每天的工作情况并向其汇报进展情形，你自做主张地忽略你认为不重要的地方，领导一定会觉得你玩忽职守。
替领导做主，一方面会让领导错过重要信息或重要人物，给领导徒增无谓的负担，另一方面会给他人留下不负责任、滥用职权的印象。
最主要的是，盲目替领导做主是无视领导权威、轻视领导能力、误解领导意图的做法，是对对方的不尊重。
温馨提示：
□不要在需要领导决断的事情上随便替领导做主。
□只有领导明确指示你可以自作主张时才可以替领导做主。
□替领导做主时，应保证从全局利益出发，从领导的立场上出发。
秘书常识：行政秘书日常工作程序与工作职责每日一练(9月5日)
秘书常识：行政秘书日常工作程序与工作职责每日一练（9月5日）一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)1、秘书机构信息提供的主要对象（）。
A.下级机关B.上级机关领导C.本级机关和上级机关领导D.本级机关2、归档的时间一般在（）。
A.承办后1个月内B.承办后3个月内C.第二年上半年头2个月内D.本年年底3、商业秘密的法律特征主要有（）。
A.秘密性、经济性、不可传授性等B.秘密性、经济性、可传授性等C.秘密性、非经济性、可传授性等D.秘密性、非经济性、不可传授性等4、当驾驶者是专职司机时，副驾驶座应该安排就座的人员是（）A.主人B.秘书C.客人D.翻译5、归档的时间一般在（）。
A.承办后1个月内B.承办后3个月内C.第二年上半年头2个月内D.本年年底6、客人的某项要求与拟定的接待计划有冲突时，秘书部门应（）。
A.作些适当调整B.原计划不变C.重新制订计划D.劝放弃要求7、文书催办的范围包括（）A.上级单位主送本机关需要具体落实、实施的文件B.下级单位主送本单位的请示及其他需要办理的文件C.平行或不相属的单位发送的商洽、征询意见的函件D.会议记录8、市场经济催生了一些新的道德观念，你认为不属于其中的是（）A.自主性道德观念B.重义轻利的道德概念C.竞争的道德观念D.学习创新的道德概念9、公司行政部的秘书应对（）进行安全检查。
A.办公环境B.办公设备C.生产车间D.研发部门10、市场经济催生了一些新的道德观念，你认为不属于其中的是（）A.自主性道德观念B.重义轻利的道德概念C.竞争的道德观念D.学习创新的道德概念11、当驾驶者是专职司机时，副驾驶座应该安排就座的人员是（）A.主人B.秘书C.客人D.翻译12、由核稿人对审批稿进行审核，属于（）。
A.三审B.初审C.复审D.终审13、网络调研是一种（）。
A.直接调研B.间接调研C.定性调研D.面上调研14、按通话内容划分的电话类型是（）。
《秘书心理学》考试卷
《秘书心理学》考试卷1.秘书的知识结构应当具备（）A.专与博的兼容性B,较强的理论性C.精深的专业性D,无所不包的广泛性2.社会学和语言学属于秘书知识结构的（）A,基础层次B.中间层次C,最高层次D.专业层次3.快速阅读法中的“六看"不包括（）A.看目录B.看标题C.看序言或后记D.看主要段落4.科学预测中的德尔菲法又叫做（）A.函询调查法B.头脑风暴法C.思维共振法D.主观概率法5.把有限的时间安排分配在处理少数最重要事项上的时间管理方法叫做（）A.ABC分类处理方法B,甲乙丙分类时间计划法C.目标时间法D.统计时间法6.秘书参谋作用通常不具有（）A.独立性B.中介性C.辅助性D.科学性7.秘书人员应树立的最基本的观念是（）A.服务观念B.创新观念C.法治观念D.价值观念8.影响秘书参谋场的因素除了秘书的主观基础外，还包括（）A.领导的职责范围B.组织的社会功能C.组织管理的透明度D.领导的主观基础9.国家保密法规定的秘密等级是（）A.绝密、机密、内部B.绝密、机密、秘密C.机密、内部、公开D.机密、秘密、公开10.秘书能快速成文的关键是（）A.写短文章B.使用速记法C.使用电脑自打自印D.准确领会行文意图11.在秘书与领导的关系中，最能体现秘书角色关系本质特征的是（）A.辅助与决策关系B.上级与下级的关系C.政治上的平等关系D.人格上的平等关系12.思维“必要的张力〃是指既需要发散式思维也需要（）A,创造性思维B.收敛式思维C,开放式思维D.求异式思维13.客观环境影响秘书主动开展职能活动的程度叫做（）A.职能环境信任度B.职能环境和谐度C.职能环境开放度D.职能环境自由度14.科学决策的基础是（）A.群众评议B.政策设计C.情报信息D.目标管理15.在秘书职能环境要素关系中，最主要的是（）A.与上级机关的关系B,与本级组织领导的关系C,与职能部门的关系D.与群众的关系16.秘书的工作流程应是（）A.开放的B.全封闭的C.闭环运作的D.时放时闭的17.近代著名的幕府型秘书是（）A.曾国藩B.李鸿章C.左宗棠D.江辉祖18.秘书学的研究对象是（）A.秘书及其群体活动B.秘书工作现象C.秘书工作及其规律D.秘书工作机构19.清代军机处从事秘书工作的叫（）A.参军B.章京C.师爷D.主簿20.秘书学的研究起点是（）A.秘书工作B.秘书活动C.秘书现象D.秘书21.我国秘书起源于（）A.周代的史B.殷商的巫C.秦代的御史D.汉代的中书22.秘书发现上司的决策有错误时应（）A.向上级反映B.参谋提醒C.记下来，不表态D.坚决反对23.不纳入本单位大事记的是（）A.工作人员参加上级业务会议B.秘书部门编印信息简报C.中层干部任免D.主要领导人休假24.秘书部门的基本功能是（）A.辅助决策B.直接辅助与服务C.参谋与决策D.决策与服务25.进入决策层的秘书长的基本任务是（）A.掌管政务、管理事务、搞好服务B.主管政务、掌管事务、辅助服务C.掌管事务、搞好服务、主管政务D.参与政务、掌管事务、搞好服务26.直接领导县政府办公室的是（）A.县长和上级秘书部门B.县委书记C.县长、副县长D.上级秘书部门27.在建立目标管理制度时要坚持目标的（）A.灵活性B.政治性C.单义性D.技术性28.属于秘书工作本质属性范畴的是（）A.政治性B.服务性C.被动性D.辅助性29.秘书在领导决策前的信息收集、调查研究、草拟文稿等均属于（）A.拓展性工作B.技术性工作C.事务性工作D.铺垫性工作30.解决局部问题上的权力冲突和利益冲突采用（）A.融合协调方法B.变通协调方法C.沟通协调方法D.计划协调方法31.接待准备有环境准备、物质准备、（）oA.室内准备B.安全准备C.心理准备D.室外准备32.秘书人员接待来客必须遵守的原则是：礼貌、负责、方便、（）。
秘书常识：从事秘书工作的思想准备二
3、充分发挥职务优势 这是⼀家通讯辅助设备制造公司，这天⽼板终于得到了与本地移动通讯公司⽼总见⾯的机会，并约好晚上⼀起吃饭。
下午，⽼板就晚上见⾯的事与秘书于雪商量。
“听朋友说，移动公司⼤⽼板的酒量很⼤，我原准备让研发部的刘奇今晚⼀起去，但他太书⽣⽓，不会喝酒。
除开销售部的王涛，你看今晚还派谁去⽐较合适？”⽼板兴致盎然地征求于雪的意见。
“我怎么知道？你是⽼板你定吧！”于雪诚恳地回答。
听于雪这么⼀说，⽼板兴致陡降，只好转移话题。
他指着移动公司的宣传样本说：“这个上⾯SP(编者注：指内容提供商)这两个英⽂字母，它是什么意思？” “对不起，我是学中⽂的，我也不知道这SP是什么意思。
”于雪实事求是地回答。
“好吧，你出去忙吧！”⽼板明显地不⾼兴。
问题出在哪⾥？ 秘书只是秘书，要求秘书是个“百事通”并不现实，所以，于雪不知道公司谁会喝酒和不能完全看懂客户的样本完全可以谅解。
随着市场竞争越来越激烈，上司⾯临的压⼒越来越⼤，对⾃⼰的助⼿的期望值越来越⾼，因此，作为秘书，应尽可能地提⾼⾃⼰的能⼒，以满⾜上司的⼯作要求。
如果从这个⾓度看，作为⽼板的助⼿，于雪连公司⼏个⾼层管理⼈员的酒量如何都不清楚，主要客户的样本也看不懂，那就不能不说是⼀种失职。
如果说这种失职还可以谅解的话，那么，在⽼板征询⾃⼰的意见时，⽤“不知道”来应付，⽽不⾜积极采取措施“我去查⼀下”或“我去问⼀问”，则更不可原谅。
于雪的问题在于她安于现状，没有积极地利⽤⾃⼰的职务优势，充实和提⾼⾃⼰。
作为秘书⼀定要学会利⽤⾃⼰的职位优势，突破⾃⼰本职⼯作的束缚，逐步开阔⾃⼰的视野，从整个公司运营的⾓度来观察问题，像上司⼀样思考问题。
⼀般的上司⼯作都⾮常忙，不可能将⾃⼰所有的⼯作和要求都向秘书“汇报”，所以，秘书必须学会利⽤⾃⼰的职务优势来收集⾃⼰⼯作的信息。
那么，作为秘书，在⽇常⼯作中应如何利⽤⾃⼰的职位优势充实⾃⼰呢？第⼀，对从⾃⼰经⼿转发的各种⽂件和资料仔细阅读和琢磨。
秘书常识：当工作出现失误时
⼀、⼯作失误是难免的 秘书⼯作千头万绪，在⼯作难免会出现⼀些这样或那样的差错。
有时在安排上司⼯作⽇程时，出现了“撞车”现象；有时给上司送的材料⽜头不对马嘴；也有对上司的提问⼀问三不知，等等。
秘书当然在平时就要注意学习，精通业务，以防患于未然。
但是，如果差错已经不可避免，那么，秘书应该如何处理呢？ ⽐如，这天下午你在帮助上司整理⽂件时，上司突然问你：“对市场部做的这个国庆节期间的促销⽅案，你看怎么样？” “实在对不起，我对这个问题不太清楚。
” 你的这种回答虽然诚实，但也只能算是⼀种应付。
上司征求你的意见，说明上司对你⽐较重视；你这样地回答，不仅让上司失望，⽽且也说明你作为上司的助⼿，业务⽔平有待提⾼。
出现了差错，就应当采取措施补救，第⼀步就是要能发现差错。
像上⾯这种情况，你事后也许会意识到对上司的询问的确缺乏应有的礼貌，但平时不注意钻研业务这个问题就往往容易被忽视。
⼆、失误后必须主动道歉 对于秘书来说，谁都可能在⼯作中出现失误。
虽然⼀般的失误不⼀定会造成实质性损失，但⾄少会给上司或同事带来⿇烦，所以，⼯作出现失误之后⼀定要主动道歉。
有些秘书在出现⼯作失误之后，不是说“我不知道”，就是把责任往别⼈⾝上推，以逃避或隐瞒失误。
如果这样，那这种“失误”不仅没有任何价值，⽽且它会像雪球⼀样越滚越⼤，最后有可能已铸成⼤错。
⼯作出现失误之后，将已发⽣的事如实告诉上司或同事，这样反⽽能反映出这为⼈的诚实，上司很可能会因此⽽⾮常信赖你。
如果偷偷隐瞒，它不会给你带来任何好处，相反，它有可能让过后感到内疚；如其这样，不如⼀开始就主动认错。
通过⼀个⼈对⾃⼰失误的态度，可以看出她对待⼯作的热忱程度和她的⼈品，很多秘书就是因为失误⽽得到上司信赖，因此，作为秘书，⼯作中⼀旦出现失误，就要坦诚⽽⼜尽快地道歉。
也只有这样，你才不会重犯相同的失误。
事实上，上司也不是圣⼈，他也会有失误的时候，他决不会因秘书偶尔出现的失误改变对秘书的看法。
秘书常识：领导人选择秘书的标准
⼀、容貌端庄 领导⼈在选择⾃⼰的秘书时，⼀般都有⾃⼰的偏好。
有的喜欢性格开朗的，有的喜欢美貌的，有的喜欢勤快的，有的喜欢沉稳的……尽管选择的标准各不相同，但最终对“好”秘书的看法都基本相似：⾸先，作为⼀个秘书，你必须容貌端庄，让上司看着舒服。
这个看着“舒服”，并不⼀定是特别漂亮，它还要求⾐着打扮和⾔谈举⽌都⾮常得体，有相当的⽓质。
秘书给上司的第⼀印象很重要。
在这个“第⼀印象”中，除了容貌之外，还包括你说话的重⾳、⾳调和⼝齿是否清楚等因素，它们都有可能影响他对你的第⼀印象。
尽管⼀个秘书的价值和她的外表没有什么直接的关系，但遗憾的是，即使你的内在品质⾮常优秀，你给上司的第⼀印象仍是由你的外貌决定的。
上司决定是否选择你做秘书，往往取决于给他的第⼀印象。
当然，如果仅仅只给上司留下好感，那还不⾜以让他放⼼地把⼯作交给你。
⼆、为⼈稳重 光看着舒服，上司还不会真正信任你；他还要继续考察你是否忠诚⽼实，为⼈稳重。
你只有让上司信得过，让他感到放⼼，才能算是真正的“秘书”，否则，尽管你可能被称为“秘书”，实际上也就是⼀个普通的⽂员。
为什么秘书⼀定要让上司感到放⼼呢？因为秘书经常要直接或间接地接触⼀些公司重⼤决策的信息，甚⾄有可能参与对这些信息的处理，如果他对你不放⼼，他就不会让你接触这些机密。
这⼀点也可以说是秘书与普通⽂员的标志性区别。
因此，作为秘书，你职业的第⼀条准则就是保守秘密。
有些年轻的秘书泄密，并不是她们有意这么做，很多时候的泄密是由于她们的疏忽造成的，如被⼈盗⾛机密，或对⽅通过对⾃⼰的⾏为进⾏推测得到机密。
因此，秘书要⼩⼼慎⾔。
另外，⼀些⼈由于失恋等原因造成精神上不很稳定，感情上有点什么波折都会挂在脸上，这样的⼈也很难让上司放⼼让她作⾃⼰的秘书。
三、经验丰富 只有当上司对秘书感到放⼼之后，他才会根据你的能⼒来安排你的⼯作，⽽秘书也只有通过充分发挥⾃⼰的能⼒，才能让上司对⾃⼰的⼯作满意，成为上司名副其实的助⼿。
2014年秘书资格考试秘书常识：常犯的(必备资料)
1、市场调查报告正文部分不应该包括（）。
（A）情况部分（B）预测部分（C）计划部分（D）建议部分2、单位内部所发书面通知由别人代为签领的，秘书于事后要（）。
（A）代为签名（B）要求被通知人签名（C）要求本人签名（D）追踪落实3、单位内部所发书面通知由别人代为签领的，秘书于事后要（）。
（A）代为签名（B）要求被通知人签名（C）要求本人签名（D）追踪落实4、你认为“责任感”（）A、非常重要B、无所谓C、市场经济不将责任感D、少数人的事情5、个体工商户的生产经营所得适用的税率为（）。
（A） 5%－45% （B） 20%－30%（C） 5%－35% （D） 20%6、在法国（）。
（A）菊花、杜鹃花、牡丹，都不宜送人（B）向女性送花宜送单数（C）男性不宜向关系一般的年轻女性送香水（D）送礼要避开数字“1”和“13”7、下列附条件合同效力的描述，正确的是（）。
（A）附生效条件的合同，自条件成就时失效（B）附解除条件的合同，自条件成就时生效（C）附生效条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同无效（D）附解除条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同继续有效8、下列属于以课税对象为标准分类的税目是（）。
（A）所得税（B）地方税（C）资源税（D）行为税9、送客礼仪要求（）。
（A）送客方要等客人走出自己的视野后再离开（B）送客方在客人未走出自己的视野时马上离开（C）送客方在与客人道别后即可离开（D）送客方在经客人应允后马上离开10、下列选项中，属于商业银行的是（）。
（A）中国工商银行（B）中国农业银行（C）中国进出口银行（D）国家开发银行11、以下关于职业技能的说法中，正确的是（）A、职业技能是人们履行职业责任的手段B、职业技能的提高靠经验积累C、职业技能的高低取决于个人性质强弱D、人的先天生理条件对职业技能的形成有一定的影响12、下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是（）。
商务礼仪知识(精选6篇)
商务礼仪知识（精选6篇）（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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【9A文】秘书学案例分析-50篇经典
秘书学案例分析（一）意外的电话这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。
公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。
十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。
面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。
b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。
回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。
d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。
问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。
本题的最佳选择是C。
选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。
对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方可能越想越生气。
所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。
选B也不合适。
对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。
选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢？选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。
如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。
选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。
秘书常识给上司提建议十
秘书常识给上司提建议十一、建议要慎重如果你还不是一个经验很丰富的秘书那么原则上你应尽量少给上司提建议至少提建议时要慎重。
因为作为秘书你的职责是为上司创造最佳的决策环境而是不参与经营决策。
在实际工作中秘书对某些具体问题可能看得比上司还要清楚而且也能发现不少问题；即便如此由于秘书看问题的角度与上司不尽相同而且很多时候也不知道上司工作的重点在哪里所以尽管秘书就某个具体问题提出的建议有一定的价值但在上司看来这种建议可能仍然是无足轻重不仅如此还有可能干扰自己整体的工作部署。
因此当秘书觉得有必要给上司提建议时那就首先要考虑自已是否和上司站在同样的角度看和高度问题。
如果你对上司的工作内容和思考问题的方式不是很了解那么你的建议有可能只会给上司的工作添乱。
作为秘书你一定要熟悉上司的职责范围和思维方式知道他当前工作的重心在哪里和工作的出发点是什么。
只有做到了这一点你才有可能抓住机会给上司建议。
可以说能给上司提合理而又及时的建议是秘书水平的最高表现。
作为年轻的秘书原则上不要给上司提建议但是这并不是说作为秘书不能给上司提建议比如当上司要求你提建议或征询你的看法时你可以谈谈你的看法；又比如在与上司讨论一些非经营决策性的问题时你可以提这么一些建议如怎样保持健康在什么地方开会比较合适在什么地方请客人吃饭等。
二、建议的方式对于秘书来说在给上司提建议时应尽量让上司做“选择题”避免做“回答题”。
秘书小钢在与大隆公司总裁秘书聊天时得知恒盛公司老板的父亲下个星期满八十大寿。
如果小钢这么向自己的老总提建议：“听大隆公司的人说恒盛公司老板的父亲下个星期满八十大寿。
我们要准备点贺礼吗？”那对于老总来说小钢这种建议没有任何作用因为恒盛公司是本公司的最大客户老总得知这信息之后不可能不去祝寿既然要去祝寿自然要准备寿礼所以小钢一开始就应该知道即使自己不问老总也肯定是“要送”。
所以小钢在这种情况下应该直接提出具体建议比如他可以这么说：“我听恒盛总裁办小谢说老爷子喜欢书法我们给他送一套文房四宝您看如何？”自己只提建议决定权还是交给上司。
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秘书常识：当上司不在的时候
一、上司不在时的工作
上司的工作一般都很忙，经常因开会、外出、出差而不在公司。
当上司不在公司的时候，秘书应注意以下问题：
1、如果上司是出差在外地，那每天应在事先约定好的时间联络。
2、如遇有紧急事件，应马上与上司取得联系，请求指示。
3、在处理上司交办的工作时，严格按上司指示的范围办。
4、如果是替上司处理个人私事，就要替上司严格保密。
5、不要随便将上司的出差地点告诉外人。
6、上司不在时，如果上司有些个人事情需要处理，应与上司的夫人商量。
7、未经上司许可不能在文件上盖章签字。
8、上司回来时将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹的最上面。
二、上司不在时紧急情况的处理
在上司不在时也会有电话来找他。
秘书接到找上司的电话，无论对方是什么事，你都要知道它的紧急程度。
如果事情不急，就等上司回来再说或定时向上司汇报；如果是合同或协议急等上司签字，应马上与上司联系，请上司直接打电
话答复对方。
如果是要确认上司是否参会时，秘书不能根据自己的判断答复是否出席；遇到这种时间比较紧急的问题时，应这么答复对方：“我向上司请示以后再与您联系。
”之后挂掉电话，马上与上司取得联系，听取上司的的指示，然后将上司的意思转达给对方。