PPT时间管理

有任何角色是自己感到不舒服 的？
有哪些未来的角色是我现在可 以开始努力的？
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个人 丈夫（妻子） /父亲（母亲） 网络安全工程师
软件工程师 网页设计师
你的角色应是平衡的
高效能组织
非紧急
重
Ⅱ
要 65-80%
不
重 要Ⅳ
>1%
紧急 I 20-25%
Ⅲ 15%
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四代时间管理理论 • 第一代时间管理 ----备忘录型 • 第二代时间管理----事先规划安排行程 • 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操之在我 • 第四代时间管理----以原则为中心，以良知 为导向，创造高品质生活
• 因事先准备充分，会议 或行事较能发挥实效
缺点：
• 实现更多目标，却未必 满足真正的需求
• 最重要的事就是时间表 上的事
• 原则一：明确目标 • 原则二：有计划、有组织地进行工作 • 原则三：分清工作的轻重缓急 • 原则四：合理地分配时间 • 原则之五：与别人的时间取得协作 • 原则之六：制定规则、遵守纪律
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• 原则一：明确目标 如何制定目标
具体的 可衡量的 达到的 相关的 基于时间的
四、时间管理的原则
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四、时间管理的原则 • 原则二：有计划、有组织地进行工作
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不紧急
Ⅱ ➢ 有远见 ➢ 平衡 ➢ 纪律 ➢ 自制 ➢ 少有危机 Ⅳ ➢ 全无责任感 ➢ 工作不保 ➢ 依赖他人或社会机构维生
重要 多投资时间在Ⅱ
优先矩阵
Leabharlann Baidu
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
Ⅱ 重要，非紧急
Ⅰ 重要，紧急
尽量避免Ⅰ扩大
尽量避免Ⅳ事情
Ⅳ 非重要，非紧急
Ⅲ 非重要，紧急
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尽量减少Ⅲ事情 紧急
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• 会议前 • 会议中 • 会议后
5．如何减少冗长会议
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6．办公桌上的“5 S”运动
• 整理废纸篓的作用 • 文件存档系统 • “各就各位”的摆置 • 集中精力做一件事 • 不要总是重复处理同一文件 • 不要为了表面的整洁而塞入一处 • 下班前的清理 • 整理 整顿 清扫 清洁 修养
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四、时间管理的原则
请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制定一个 周末的时间安排表。
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分析： • 在这些项目中，有些是相互冲突的，有些是富有弹性的。如何制定一份合理实用的计划表呢？在制定时间表
以前请： 1、把要做的事情全部看一便。 2、确定每件事情的重要等级。 3、根据重要程度把把事情重新排序。
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什么是“时间管理”？ “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理的对象不是 “时间”，是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。
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“银行拨款”案例分析
《人生宝鉴》公布了一个很有意思的调查数据：一个人活到72岁，他的一生是这样度过的： 睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年
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四、时间管理的原则 原则三：分清工作的轻重缓急 • 把每天要做的事列一份清单 • 确定优先顺序，从最重要的事情做起 • 每天都这么做 • ——世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲 • 优先矩阵
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五、时间管理技巧 • 优先矩阵
• 紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。 • 重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任
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3. 学会说“NO！” 1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长 3显示慎重. 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定 6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝
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4.如何对付不速之客
1. 不要采行无条件的‘门户开放政策’ 2. 授权秘书对约会事宜作初步之安排 3. 授权秘书甄别并拦截来客。 4. 规定接见部属之时间。 5. 在办公室外接见外界不速之客。 6. 站立会客。 7. 让秘书控制会谈时间。 8、限时面谈。 9、 宁可提早上班，但不要延迟下班。 10、 定期与部属会面。
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时间大盗有： 打扰 （电话或没有预约）
重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却不 懂得拒绝 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力
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1．积极 2．通盘考虑 3．按顺序做事 4．提前准备
走出误区
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三、时间管理误区的解决方法
目标是我们的需求和愿望－－我们想得到什么，它们直接源于我们的价值观。
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小案例 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也
没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你 用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？
5、会议病 • 基于合群的愿望而聚会倾谈 • 为符合传统 • 为推卸责任 • 没有勇气，逃避指出个别员工之错误 • 无效的会议不断重复
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• 安全感 • 犹豫的个性 • 半途而废的工作习惯 • 个人的喜好
6．文件满桌病
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7．事必躬亲 • 担心部属做错 • 安全感 • 不愿放弃得心应手的工作 • 找不到可授权的下属
所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终 达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面： 1、将有联系的工作进行分类整理。 2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、按排列顺序进行处理。 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的 工作。
务的重要程度越高。
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优先矩阵 重要
Ⅱ 重要，非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
Ⅰ 重要，紧急
Ⅳ 非重要，非紧急
Ⅲ 非重要，紧急
紧急 38
优先矩阵分类表：
紧急 Ⅰ 重 ➢ 危机 ➢ 急迫的问题 ➢ 有期限压力的计划
要 Ⅲ
不 ➢ 不速之客 ➢ 某些电话
重 ➢ 某些信件和报告 ➢ 某些会议
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一、时间管理的概念 • 任何有效的时间管理系统均包括以下五个步骤：
1、明确你的价值观 2、确定你的目标 3、对你的目标按优先级排序 4、明确你的任务 5、对你的任务按优先级排序 价值观是我们想和做的基本原则，是进行时间安排的最基本因素。
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案例中的事件可分为的类别
• 健康－－看牙医、洗澡等等 • 家庭－－给家里打电话等等 • 友谊－－买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友，等等 • 爱情－－准备烛光晚餐等等 • 工作－－简报、电视节目、整理资料、考试，等等 • 金钱－－夜间兼职的面试，等等 • 兴趣－－看演唱会，等等
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3、“反正时间还早”——拖延 • 帕金森定律
工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一
项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。
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4、不速之客 没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。
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3.
“反正时间还早”——拖延
4.
不速之客
5.
会议病
6.
文件满桌病
7.
事必躬亲
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1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 • 没时间做计划 • 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 • 计划常常被打断 • 不喜欢被计划束缚 • “船到桥头自然直”
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2. 不好意思拒绝别人 ——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝
1.
要事第一
2.
以最终的结果来开始行动（以终为始）
3.
学会说“NO！”
4.
如何对付不速之客
5.
如何减少冗长会议
6.
办公桌上的“5 S”运动
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• “二八”定律 • ABC法则 • 办事的优先次序
1、 要事第一
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2. 以终为始 • 是必须要做的吗？ • 不完成会怎样？ • 是自己想要的吗？ • 和目标直接相关吗？ • 回报与收益高吗？
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四代时间管理的着眼点 • 第一代：易有成就感，但没有“优先”观念 • 第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急 • 第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多 • 第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，
并且全盘规划日常生活，着重第二类事务的完成。
以上是个平均数，通过这些数据可以看到许多问题，想到许多问题。该在哪儿节省，该在哪儿下功夫？？
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• 管理时间 • 管理个人 • 管理团队
时间管理三要素
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• 设立目标 • 制定计划 • 区分轻重缓急
管理时间的三大任务
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二. 时间管理的误区
1.
猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里
2.
不好意思拒绝别人
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学习内容
1
时间管理的概念
2
时间管理上的误区
3
解决时间管理误区方法
4
时间管理基本原则
5
时间管理的技巧
5
案例分析
• 假设今天是星期一的晚上，你要计划未来的五天的日程，面前是这五天要做的事情： 1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。 2、星期六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。 3、你有好几个星期没有回家，也没有打电话或写信。 4、有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三去面试（19点以前），估计要花1小时。 5、明晚8点有个1小时电视节目，与你的工作有密切的联系。 6、明晚有一场演唱会。 7、你在图书馆借的书明天到期。 8、外地一个朋友邀请你去玩，你需要整理行李。 9、你要在星期五交计划书之前把它复印一份。 10、明天下午2点到4点有一个会议。 11、你欠某人200元钱－－他明天也要参加那个会议。 12、你明天早上9点到11点要听一场讲座。 13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。
要 ➢ 必要而不是重要的问题 ➢ 受欢迎的活动
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不紧急
Ⅱ ➢ 防患于未然 ➢ 改进产能 ➢ 建立人际关系 ➢ 发掘新机会 ➢ 规划、休闲 Ⅳ ➢ 繁琐的工作 ➢ 某些信件 ➢ 某些电话 ➢ 浪费时间之事 ➢ 有趣的活动
偏重各类事务的结果：
紧急 Ⅰ 重 ➢ 压力 ➢ 筋疲力尽 ➢ 危机处理 ➢ 忙于收拾残局 要 Ⅲ 不 ➢ 短视近利 ➢ 危机处理 重 ➢ 被视为巧言令色 ➢ 轻视目标与计划 要 ➢ 缺乏自制力，抱怨 ➢ 人际关系浮泛，破裂
自我管理 有效的时间管理
许多的电话在响 许多的事要备忘 许多的门与抽屉 开了又关关了又开如此的慌张
我来来往往，我匆匆忙忙 从一个方向到另一个方向 忙忙忙 盲盲盲 盲的已经没有主张 盲的已经失去方向 忙的分不清欢喜和忧伤 忙的没有时间痛哭一场
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琐碎事件
浪费
突发事件
确定事件
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学习目标 • 学会正确的时间分配并充分有效地利用时间 • 学会制定SMART的工作目标 • 掌握制定有效工作计划的方法和过程
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时间管理学的演变
第一代
第二代
优点：
• 重要事情发生时应变能力强，有 顺应时势的变通能力；
•人际关系较佳 • 时间安排不会太紧凑或太复杂， 会逐步完成待办事项
缺点：
• 没有严格的组织架构； • 因忽略组织规划而疲于应付； • 最重要的事就是眼前的事
优点：
• 准时赴约做答应做的事
• 通过制定目标与规划， 能完成较多事
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14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。 15、你想好好洗个澡。 16、你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1个小时。 17、你身上只有5元钱，需要取钱。 18、大家明天晚上聚餐。 19、你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录。 20、这个星期有些材料没整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时。 21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话。 22、星期天早上要做一次简报，预计准备简报要花15个小时，而且只能业余时间。 23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有。 24、下个星期二，你要参加一次业务考试。
投资你的第二象限 准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实 ……
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优先级排序 • 第二种分类
• 发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好 的住房。
• 维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。
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有任何角色是自己觉得花时间 太多或太少的？