FSTQE2-01文件和资料控制程序(1)
程序文件：01文件控制程序
QEM-Ⅱ-01 文件控制程序1目的对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，确定QEM体系有效运行。
2适用范围适用于与QEM体系有关的文件的控制，包括于QEM体系有关的外来文件控制。
3职责3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。
3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。
3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。
3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。
3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。
3.6技术部负责技术性文件的管理工作。
3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。
3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。
4工作流程见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-0965 控制程序5.1 文件的分类和编号5.1.1本公司管理体系文件分以下几类：1）管理手册；2）程序文件；3）管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书；4）记录（包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等）；5）外来文件（包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等）；6）专门文件（例如《XTL化学物质管理体系》）。
5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理，编号按文件层次递进，易于查阅和检索。
本公司规定编号的统一结构如下图所示：文件顺序代码文件分类代码公司名称代码1）公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成，本公司缩写为“XTL”。
2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”；各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示，如财务部CW、品管部PG等。
3）文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。
4）对外来文件仍采用原发文编号，对没有编号的外来文件，如果被某部门采用，可由使用部门按规则编号，并登记《外来文件登记表》。
01 文件控制程序-1
1.目的为建立文件化的QEOHS管理体系，确保对文件实施有效控制，使相关部门和场所及时得到并使用有效版本的文件，防止使用作废文件，特制定本程序。
2.适用范围适用于公司与QEOHS管理体系有关的内外部文件控制（包括网络文件、电子文件等）。
3.定义3.1文件标识：指能证明文件身份的发文部门、发文时间、文件编号等。
4.引用文件4.1《法律法规、标准规范管理程序》QEOHSP-034.2《行政管理手册》（公司制度）5.职责5.1公司领导5.1.1总经理负责制订管理体系方针和目标，批准和发布QEOHS管理体系手册；5.1.2管理者代表负责批准和发布管理体系程序文件；5.1.3公司副总经理和总师（总监）负责批准所主管部门的文件。
5.2各部门（包括项目部，以下同）通用职责5.2.1负责部门主控程序文件和管理制度、办法的编写、评审；5.2.2负责部门主管文件的管理，确保受控；5.2.3负责建立部门业务范围内的文件清单，并确保其有效性；5.2.4负责识别、传递部门主管范围内的外来文件。
5.3办公室5.3.1负责公司行政管理文件的编写；5.3.2负责公司发布的各类管理文件和外来文件的控制管理；5.3.3负责对各部门文件管理工作进行指导、监督检查；5.3.4负责组织文件的归档管理工作。
5.4技术部5.4.1负责与质量、环境、职业健康安全、工程技术等相关活动的法律法规、标准规范的管理；5.4.2负责工程环境管理、技术管理等相关文件的编制；5.4.3负责审批项目部编制的重要技术文件。
5.5工程部5.5.1负责QEOHS管理体系文件的策划，并组织相关部门编写；5.5.2负责公司质量管理、安全管理等相关文件的编制与管理；5.5.3负责对各部门体系文件管理工作进行指导，监督检查，确保项目部各类文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等纳入公司文件控制程序。
5.6项目部5.6.1负责编制和发放项目运行所需的各类管理文件和技术文件；5.6.2负责编制和整理施工记录；6.工作程序6.1文件分类和编号6.1.1文件分类：6.1.1.1行政管理类文件：如公司各类管理制度和办法；上级机关来文；公司内部公文和其他临时性通知；合同、协议；各类工作计划、总结等。
CYX-QEHP-01文件资料与记录控制程序B0(工厂体系文件模板)
5.5.6一般文件必须于接收后四个工作小时内发行，特急文件要优先加急处理，收文部门应在《文件分发/回收记录表》上签收，各编制部门应同时提供原始电子档给文控备案。
5.5.7所发行文件在使用过程中因保管不善，损坏、遗失、缺页、字迹模糊，或各部门因工作需要，需增加文件发放份数或发放部门时，可填写《文件制订/修改/废止与申请表》，经相关审批权限核准后，向文控申请。
4.2.2监控企业各部门文件资料和记录按规范要求进行管理。
4.3各部门按规定保存及管理所分发的受控或参考文件，按文控通知退回作废文件。并负责本部门记录的填写、整理、编目、归档、保存及借阅管理。
5、内容及要求：
5.1文件的编制：
5.1.1文件的编制格式与内容架构：
5.1.1.1ISO管理体系文件的编制:
5.1.3.3流程图的编制要求
流程图包含流程步骤、执行部门、使用表单三个部分；其中流程图过程用长方形表示，审批、检查用菱形表示，开始、结束用圆角矩形表示，→表示过程路径。
5.1.4文件编号统一由文控负责，文件编号原则：各项文件制订、修订均由文控以编码原则编号。
5.1.4.1一阶文件编号规定：
CYX-****-**
3.19 OHSAS18001:2007：职业健康安全管理体系，于2007年7月1日发布。
4、职责：
4.1文件制定、审核、核准权责表：
阶层
文件类别
制订/修订/废止
审核
核准
一阶文件
管理手册
ISO专员
管理者代表
总经理
二阶文件
程序文件
FCOT-QEP-0101文件控制程序
文件编号
FCOT--QEP-0101
版本号
2.0第0次修改
章节
Q4.2.3/E4.4.5文件控制
生效日期
2010年1月1日
主题
文件控制程序
页次
第2页
D类：有关质量和环境记录。
E类：相关管理制度。
F类：外来文件，如国家和行业标准、客户图纸等。
其中A类属于第一层级文件，B类属于第二层级文件，C、E、F属于第三层级文件，D类属于第四层级文件。
5.11.3文件原稿可以是电子媒体和纸式保存。
5.12外来文件的控制
5.12.1生产制造部负责收集相关国家、国际标准，行业标准，国家法律、法规，上级主管部门、政府机构的管理规定，并登记于《外来文件清单》中，统一归档管理。
5.12.2外来文件中直接引用作为质量和环境管理体系运行依据时，按内部文件进行发放、回收、控制，生产制造部留存原稿。
3.5各部门负责部门级文件的编写和使用保管，部门负责人负责相关文件的批准。
3.6各部门负责本部门外来文件的收发、保管。
4定义
4.1文件：是指本公司指导生产和管理活动的依据和证明材料，包括质量手册、程序文件、作业指导书、技术标准、检验规范、工艺文件以及顾客提供的文件等。
4.2有效文件：是指经过相关主管批准并正式发布的，且未被新版本替代的公司文件。
5.7.3质量和环境体系文件使用者要妥善保管好文件，受控文件未经发放部门许可不得擅自复印、外借。文件因丢失、破损严重或其他情况（如增补、提供顾客/供应商/认证机构等）而需申请领取时，由申请者填写《文件领用申请单》，生产制造部批准后方可领取，作好发放记录。
5.8文件更改
5.8.1文件的小部分更改（如几个错别字更改、一至两句文字更改），由原文件编制部门或人员直接在文件上用红色笔更改，注明日期，更改者签名，文件不用改版。
CCC认证程序文件-QC2-001文件和资料控制程序
家电有限公司二级文件文件名称：文件和资料控制程序文件编号：QC2-001制定日期：发行日期：版本：A/0核准审核制订管制文件，禁止翻印家电有限公司程序文件Page 2 of 8文件和资料控制程序1目的用途为了规范体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，对可能影响认证产品与标准的符合性和型式试验合格样品一致性的主要内容，应有必要的设计文件（如图纸、样版、关键件清单）、工艺文件和作业指导书。
防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新的正确的文件。
2适用范围2.1质量体系文件的编制、管制方法2.2供方及客户文件(如技术图纸、测试报告、使用说明书等)的控制方法.2.3其它外来文件(如适用的法律、法规、行业标准等)3定义注释3.1受控文件：凡是直接影响产品质量的文件或资料。
3.2非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料、其它各种管理制度。
3.3体系文件:3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向。
3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理体系的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程及质量体系要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
3.4外来文件：指由客户或供方提供的检验标准、使用说明书等及从本工厂外所取得法律/法规,参考标准等文件。
3.5质量记录：质量管理体系运作过程中所产生的各种记录，是体系运作的证实性文件。
4职责QC2-001 A/0 版。
02 01文件与资料管理程序
02 01文件与资料管理程序0201文件与资料管理程序02.01文件与资料管理程序q/mk广东蒙特科瑞莱空气处置设备有限公司企业标准q/mk02.01—2021文件与资料管理程序2021-08-05公布2021-08-10实行广东蒙特科瑞莱空气处置设备有限公司公布q/mk02.01—2021前言gb/t19001规定的质量手册、程序文件，是管理标准的一种形式，企业按照gb/t19001规定建立形成文件的质量管理体系。
本标准由品质保障中心提出。
本标准由品质保障中心归口。
本标准起草部门：品质保障中心。
本标准所代替标准的历次变更情况如下表：版本/次a/0修订日期2021.08.05修订内容修订理由首次制定批准审查何平制定何沛锦iq/mk02.01—2021文件与资料管理程序1范围本标准规定了公司文件与资料统一的管制办法，明晰管理体系建议有关的文件管理责任，对文件的编辑审核和通话采用展开掌控，保证了本公司管理体系文件的有效性和持续性。
本标准适用于于公司所有与管理体系有关的文件。
2规范性提及文件以下文件对于本文件的应用领域就是必不可少的。
凡是备注日期的提及文件，仅备注日期的版本适用于于本文件。
凡是烟树日期的提及文件，其最新版本（包含所有的修正单）适用于于本文件。
gb/t1.1标准化工作导则第1部分:标准的结构和撰写规则q/mk02.02记录管理程序3职责管理体系有关文件与资料之审核权责见到表中1。
表中1文件类别一阶文件二阶文件三阶文件文件与资料的制订、废除、通话与管制权责表中核准审查制订管制单位品质确保中心品质确保中心品质确保中心总经理总经理经理上级主管管理者代表上级主管管理者代表权责部门有关技术人员5管理体系作业内容5.1体系文件制订规范参看第三章a。
5.2文件制订、修改、废除作业流程图见到第三章b。
5.3文件制订、修改、废除作业5.3.1文件制订作业各部门依企业标准体系建议或实际须要明确提出标准草案，经有关部门会签、会审后，由草拟部门汇整并递交品质确保中心审查后,依条款4规定送来签下。
QEP-01_文件和资料管理程序_D1
8.1《附件名称》
5.1.3三级文件格式
三级文件有统一封面，原则上内页格式参照程序文件格式，可依文件性质适当修正文件架构。
5.1.4记录表单的格式
记录表单应有名称、编号、保存期限及版次，在设计表单样式时，要有记录人和确认人。
5.2文件的编号原则
5.2.1一级文件编号：
流水号（如01，02……）
C：制作、审查、核准；
D：页码版次管理。
5.1.2.2内页抬头格式包括：文件名称、文件类别、发行单位、文件编号、本页版次、生效日期、页码。
5.1.2.3程序文件的段落格式：
1.0目的
2.0适用范围
3.0职责
4.0定义
5.0程序
5.1
5.1.1
……
6.0相关文件
6.1《文件名称》
7.0记录表单
7.1《记录表格名称》
A3
A4
QC/汤艳
4
02/12/21
QP-01
文件和资料管理程序
增加5.8内容
A4
A5
QC/汤艳
5
03/3/22
QP-01
文件和资料管理程序
修订整版文件
A5
B1
QC/汤艳
6
03/11/07
QP-01
文件和资料管理程序
外部文件管理制修订
B1
B2
QC/汤艳
7
03/12/10
QP-01
文件和资料管理程序
修订5.5.3/5.3.3/5.3.2
5.4.5.2.2文控中心在接收到此类文件时存放于网上并通知工程部，按5.4.5.1.1执行。
5.2.10
名称
部门
简称
HB-2-01文件与资料管理程序
发行履历修订履历一：目的一：对公司现有的管理体系文件及记录进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件和记录的控制管理。
三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录，并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：相关记录：7.1《管制文件清单》7.2《文件变更申请表》 7.3《文件分发/回收记录》 7.4《外来文件一览表》 7.5《质量记录一览表》 7.6《借阅登记表》 7.7《请购单》八：附件一 文件编码规则◆ 质量手册（一级文件）的编号：QM-YY流水号（01、02…） 质量管理手册◆ 管理程序文件（二级文件）的编号:质量管理体系程序文件层级和流水号(01、02…) 公司代号 ◆ 作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（3:表示作业指导书）公司代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：。
2-1文件控制程序
4.3作业标准指导书(三阶文件):作业标准指导书包括工艺文件、作业指导书、检验规范等确定了与质量有关的人员的具体工作方法和步骤。
5.5文件销毁作业:
5.5.1按5.4.1及5.4.2回收的所有旧版及废止文件并销毁之,但文控或工程部须保留盖蓝色“作废”之原案文件。
5.5.2已逾保存期限的记录、数据等,各部门参照[质量记录控制程序]作业。
5.6外来文件的控制:
5.6.1外来文件的版本确认每半年向提供方电话询问一次,并记录于[外来文件一览表]。
5.2.2所有各阶文件均要标示其版本/版次,以控制文件的有效性。
5.3文件制订/修订/废止作业:
5.3.1文件制订/修订/废止作业:各项质量文件在实际作业中不符合现状须修订/制订/废止者,由各部门填写[文件申请单],提出制订/修订/废止原因,交制订部门修改,文控或工程依文件编码系统予以编号,按权责3审批后颁布发行并填写[文件分发/缴回记录表]。
5.4文件分发、回收作业:
5.4.1经颁布发生的体系文件,需由文控影印适当份数,一、二、三阶文件在文件上加盖红“受控文件”章,各份文件按需求分发,并请被分发部门于[文件分发/缴回记录表]上签字。
5.4.2工程文件(含图纸、工艺),由工程部备份,并在文件上加盖红色“受控文件”章,各份文件按需求分发,并请被分发部门于[图纸分发/缴回记录表]上签字。
东莞市永田实业有限公司钣金部
文件编号
版本
A版
生效日期
2013/04/25
QP-01文件和记录控制程序
1 目的制定并保持本程序，旨在确保使用有效文件，防止使用作废文件或失效文件。
2 适用范围适用于公司所有质量体系文件和记录的控制。
3 职责和权限3.1行政部文控中心负责文件的控制。
3.2 各部门负责本部门文件和资料的保管、维护，并协助文控中心进行文件管理。
4 工作程序4.1 文件分类：(1)质量手册(2)程序文件（各部门运作程序）(3)三级文件（检验规范及检验标准、产品工艺标准、图纸类）(4)外来文件（外部书籍、法规书籍、客户提供的资料、供方提供的资料）(5)记录（表格，客户提供的表格）4.2 文件编写、编号与核准4.2.1 文件及记录编号方法：1）质量手册QM-012）程序文件顺序号（用01，02，03，……表示）公司程序文件代号如：QP-01表示公司的第一份程序。
3）三级文件顺序号(用001，002，003，……表示)作业指导书代号如： WI-001表示公司的第一份三级文件。
4）外来文件a）当外来文件有编号则按其自身编号。
b）当外来文件无编号则按以下方法编号：OUT-XXX顺序号(用001，002，003，……表示)外来文件代号如:OUT-001表示公司的第一份外来文件5）记录表格编号方法QR -XXX-A/0版本号（用A/0，A/1，……表示）顺序号（用001，002，003，…表示）公司记录表格的代号如QR-001-A/0表示公司的第一份记录表格。
4.2. 2 版本号文件及记录每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用A/1表示，以下类推。
4.2.3 质量手册编写、审核、批准见（表1）4.2.4 程序文件编写、审核、批准见（表1）4.2.6 三级文件(1)作业指导书类：含工序流程图、包装要求、生产作业指导书、设备操作规程、生产管理类文件、品质检验规范、检测方法、岗位职责等。
三级文件编写、审核、批准见（表1）。
（表1）4.3 文件及记录分发4.3.1 质量体系文件和资料分为原稿文件，受控文件和非受控文件。
COP01文件与资料控制程序
修改履历1 目的和范围对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。
本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件（含外来文件）的控制。
2 引用文件《记录控制程序》3 职责3.1 行政部负责文件归口管理，3.2 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。
4 工作程序4.1 文件分类4.1.1 文件包括：B) 质量/环境/职业健康安全手册（包括形成文件的质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全目标）；b) 形成文件的程序；c) 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业程序、工作规范、管理规定等）；d) 外来文件（法律、法规、标准、上级文件等）；e) 记录（一种特殊类型的文件）。
4.1.2 文件可分为“受控”和“非受控”两类。
“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。
4.1.3 文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。
4.2 文件的编写及审批4.2.1 质量/环境/职业健康安全手册和程序文件由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.2 其他文件由相关部门负责人组织编写，总经理审批。
4.2.3 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。
4.3 文件的发放4.3.1 质量/环境/职业健康安全管理体系文件分为“受控文件”版本和“非受控文件”版本两种状态,受控文件正本应在文件封面页至末尾页右下角加盖“受控文件”印章，由行政部存档；受控文件副本发放前应在封面页至末尾页右下角加盖“受控文件”印章；非受控文件在发放前应在文件封面页至末尾页右下角加盖“謹供参考”印章，非受控文件正本应由行政部存档。
所有非受控文件不受文件修改的控制。
4.3.2文件在发放时必须由文控员在《文件收发登记表》上登记受控号和去向。
非受控文件则在文件正本反面签上接受文件人姓名及日期。
Q2-001文件控制程序
文件编号文件名称文件控制程序制/修订部门总经理室制/修订日期2010-03-17版次A/1页次2/51.目的：对与质量、环境体系有关的文件及资料进行控制，确保公司内所有场所使用的文件具有统一性和有效性。
2.适用范围：凡本公司之手册、程序、规定、办法、规格、标准及其一切相关事项与赖以执行的外来文件。
3.名词定义：3.1一阶文件：质量、环境手册3.2二阶文件：程序文件3.3三阶文件：检测标准、图面、施工说明书、制品规格书、操作标准、管理办法、管理制度等。
3.4四阶文件：表单等。
3.5外来文件：顾客提供的图面或本公司据以建立ISO制度或据以检验、生产及产品安全认证等相关之外来标准。
4.权责单位：4.1品质部：负责本公司质量手册、与质量有关的程序文件及表单、检验标准之编制、修改与会审。
4.2开发部：负责图面、制品规格书、测量仪器设备操作标准之编制、发放、更改、控制和管理，及施工说明书的制定、修改与会审。
4.3行政部：负责本公司环境手册、与环境有关的程序文件及表单、管理制度之编制、修改与会审。
4.4财务部：负责本公司会计制度之编制、修改与会审。
4.5文控中心：负责公司除图面、制品规格书、测量仪器设备操作标准及施工说明书外所有需进行控制的文件的发放、回收、销毁等控制与管理。
4.6 其他各部门：负责适用于本部门的程序文件、管理办法、表单等的编制、修改与会审。
5．作业程序：5.1文件分类与编号原则：5.1.1ISO相关文件编号格式：Ｘ/ ZF Ｘ - ＸＸＸ小分类中分类大分类分别以“质量、环境”英文字母第一个字母“Q、E”修订记录版次修订日期核准审查制订/年月日/年月日/年月日/年月日文件编号Q/ZF2-001文件名称文件控制程序制/修订部门总经理室制/修订日期2010-03-17版次A/1页次3/5a、 大分类及编号：YAT--- 公司商标缩写 b、 中分类及编号：1--- 质量、环境手册 2--- 程序文件3--- 管理规定、管理办法等（图纸、施工说明书及检测标准文件编号格式将不在此规定范围内）c、 小分类及编号：以阿拉伯数字流水号001—999编号。
QES-P22文件和资料控制程序
控人员 5.8.2 由于人员变动需收回或移交受控文件时，人力资源
部应将相关情况书面通知责任文控员，由文控员整理核对
异动人的受控文件移交情况后，由交接双方共同签字确认。
因故暂无接收人的，暂由责任文控员保管。
单位名称
广州化兴科创仪器设备有限公司
文件编号
QES-P22
文件类别
程序文件
版次
A0
文件名称
文件和资料控制程序
5.4
编制
各相关部 门和人员
5.4.1 由各责任部门人员依《文件编写格式标准》的规定 进行起草编制。必要时文件主管部门也可另行委托或提 请其它部门/人员协助编制。 5.4.2 必要时文件制订责任部门可在正式提请审批前组织 相关人员对文件进行评审（传阅、会签、演示等方法）。
5.5
审核
NG
各相关权 责人员
各文控单 位和人员
5.7.1 文件发行人依“文件发行控制单”复印好副本并盖 文件发行控制
发文部门红色“受控”章(附录表单和非受控文件不需盖此
单、
章)，并按《文件和资料编号标准》中规定的受文单位代号 发放。
5.7.1.1 文件发行范围由文件制订部门提出，手册、程序
文件补发申请 表、
的成套文件由管理者代表审核，总经理批准；对单个管理 受控文件清单
QP-01 文件和资料控制程序(仅供参考)
1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
如国家法律法规、政府文件、其他管制机构文件，国家/地方/行业标准，客户提供的工程规范、规定，供方提供的证明材料、报告等。
4.2.2 系统文件：指建立质量管理体系所需要的支持文件，包括方针和目标、管理手册、程序文件、相关文件等。
4.2.3 技术文件：加工卡、检验标准和规范等，凡在设计、生产过程中须使用的文件均属之。
文件与资料的控制程序
质量记录控制程序
Hale Waihona Puke 培训人：林春娣目的:增进对体系文件的了解和认识，确保 文件管理的正确性和有效性。
目前公司有几种体系文件呢?
ISO14000---环境体系文件
ISOTS16949---质量体系文件 OEM GP---制品环境品质保证手册
一、ISO14000环境体系文件的类型：
十二、小结：
刚才跟大家讲了体系文件的分类，文件的 结构、文件的审批；从新版文件发放到旧版
文件的回收管理规定；质量记录的管理。
通过学习，希望大家对体系文件的认识
及日常管理会有一个比较系统清晰的概念。
1.2 “次”表示修改状况,用整数表示,从0开始,0表
示未曾修改的原始文件,1、2、3、……15表示第
一、二、三、……15次修改.
1.3 文件累计修改15次后,文件编写部门或管理者
代表认为有必要时,应更换版本。作业指导变更栏
填满或有重大变更时，也应更换版次。
九、旧版文件的作废与处理
1、过时作废的旧文件由文件控制中心发放新版 文件时统一收回，并由提交部门在《文件发放/ 回收一览表》签名备注。 注：为了确保存文件版本的正确性、有效性， 请各担当务必按照以上处理流程执行。
由于这套体系涉及的业务范围仅针对组装部品, 所以,构成此体系的文件只有一套手册及相关记 录表格.同样此套体系仅发行了与组装部品生产 直接相关的部门.
TS16949与ISO14001文件编号的区别
文件类型 体系
ISO14000环境体系 手册类 ISOTS16949质量体系 DSPQM ISO14000环境体系 DSPEMS△△
1 从等级上分 A 环境管理手册，为一级文件 文件编号:DSPEM B 程序文件，为二级文件 文件编号:DSPEMS△△
01 文件控制程序(TSHQP01-2015)(1)
1、目的规定了质量体系有关文件及技术文件的控制范围和要求，旨在确保相关部门和相关场所及时得到并使用有效版本文件。
2、范围：适用于与本公司质量保证体系有关的文件和技术文件（包括外来文件）的控制。
3、职责：3.1 质保工程师负责组织质量体系文件的组织、编制、更改控制和管理。
3.2 质量手册由质保工程师审核，董事长批准。
程序文件及相关文件由相关职能部门和责任人编制，质保工程师审批。
3.3 技术文件由技术质量部负责编制，经具备资格的相关人员审核，技术负责人批准。
3.4 技术质量部负责质量体系文件与资料和技术文件（包括外来文件）的统一管理及其发放、回收与存档。
3.5 办公室负责人负责行政性文件和资料的统一管理及其发放、回收与存档。
3.6 各有关部门负责各自部门的专用文件的保管。
4、定义4.1质量手册：根据TSG D2001-2006《压力管道元件制造许可规则》、TSG Z0004-2007《特种设备制造、安装、改造、维修质量保证体系基本要求》和ISO9001：2008要求，阐述本公司质量管理体系，包括“TS”的标识、保护和管理。
4.2程序文件：描述为实施特种设备制造许可和ISO9001：2008的要求所涉及的各职能部门活动的文件。
4.3技术性文件：图纸、工艺规范、作业指导书、外来文件（外来图纸、软盘、技术标准等）等，凡在作业过程中须使用的文件均属之。
4.4质量记录（表、单等）5、程序5.1文件的编号GZY / Q M 01 — 15编制年份（记录表单中代表相应程序文件中表单的顺序号）顺序号（表单中代表与相应程序文件相对应的顺序号）QM质量手册、QP程序文件、GL管理规定、JS技术规范、ZY作业指导书（操作规程）、JL质量记录、WL外来文件天胜阀门集团有限公司关于其他文件（例如技术、规范、制度、标识等方面的文件）的编号规则不作统一规定，若属外来文件应使用其原编号；质量记录与ISO9000等其他体系相同时可借用相应的质量记录表单。
QE-2001文件和资料控制
1．0目的对文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。
2.0 适用范围适用于公司所有文件和资料的控制（包括外部提供的有关文件和资料）。
3.0定义外来文件：做为工作中的标准、指引，来自于国际、国家、或行业的法律、法规、规定等。
网络上可直接搜索到的文件，不属于外来文件。
4.0 职责4.1 总经理4.1.1批准公司程序文件；4.1.2批准公司质量手册。
4.2管理者代表4.2.1审核公司程序文件；4.2.2负责组织对现有体系文件的定期评审。
4.3文控文员4.3.1负责文件和资料的发放、回收、销毁、原稿的保存及作好相关记录；4.3.2负责设置修改文件密码。
4.4各部门负责人4.4.1负责相关文件的编制和使用。
5.0程序5.1 文件和资料的分类与编号5.1.1 手册、程序文件和相关的作业指导书采用如下编号方法：质量体系文件：文件层级文件类型编号A类文件管理手册QE-100XB类文件程序文件QE-2XXXC类文件作业指导书XX-3XXX-XXXD类文件质量记录XX-4XXX5.1.2 符号说明：a.)A类文件QM-100X其中“X”代表流水号。
b.)B类文件2XXX 其中“2”代表 B类文件，“XXX”代表流水号。
c.)C类文件XX代表部门，如CG：采购、SC：市场部、XS：销售部、CW：财务部、XZ：行政部、MF：生产部、WL：物流部、PG：品管部、YF：研发部、JF：技服部、CS：测试部、HW：海外部、CP：产品部。
3XXX 其中“3”代表C类文件，“XXX”代表的编号由部门内部制定。
-XXX 代表的编号，由部门内部制定。
d.)D类文件XX 代表部门，同C类文件中“XX”；4XXX 其中“4”代表D类文件，“XXX”代表流水号。
5.1.3首次发行的内部使用文件统一由“A0”版开始；5.1.4文件版本的更改(1)当第二次更改只更改文件中的某一页时，该页改版为“A1”，其他页不变，依此类推；(2)若质量体系发生变化、组织架构发生重大变化、文件一次更改有两页或以上页数时，改版发行用“B0”表示，依此类推，5.2 文件和资料的编写与审批5.2.1质量手册由管理者代表编写，副总经理审核，总经理批准；5.2.2程序文件由各过程相关责任部门组织编制，管理者代表审核，总经理批准；5.2.3C类文件由相关部门编写，负责相关部门的副总经理或总经理审批；5.2.4D类文件由相关部门编写，相关部门负责人审批；5.2.5文件编写人对A、B、C类文件设置“打开文件密码”；5.2.6文控文员对A、B、C类文件设置“修改文件密码”；5.2.7文件编写完成后，由文件编写部门将相关文件以及“打开文件密码”交于文件文员统一管理。